Πώς να κάνετε τραπεζικές καταθέσεις στο QuickBooks 2016

Κάθε φορά που καταγράφετε μια πώληση με μετρητά ή μια πληρωμή πελάτη σε ένα τιμολόγιο, το QuickBooks 2016 προσθέτει τα μετρητά στη λίστα με τα μη κατατεθειμένα κεφάλαιά του. Αυτά τα μη κατατεθειμένα κεφάλαια θα μπορούσαν να είναι μια δέσμη επιταγών που δεν έχετε καταθέσει ακόμη ή θα μπορούσαν να αποτελούνται από νομίσματα (νόμισμα και νομίσματα) ή ακόμα και πληρωμές με πιστωτική κάρτα, εάν τις αποδεχτείτε.

Μπορείτε επίσης να πείτε στο QuickBooks να σας δώσει την επιλογή να υποδείξετε ότι μια συγκεκριμένη απόδειξη πληρωμής ή πώλησης κατατίθεται απευθείας σε έναν καθορισμένο λογαριασμό. Για να πείτε στο QuickBooks να σας δώσει αυτήν την επιλογή, επιλέξτε Επεξεργασία → Προτιμήσεις, κάντε κύλιση προς τα κάτω στο εικονίδιο Πληρωμές, κάντε κλικ στην καρτέλα Προτιμήσεις Εταιρείας και, στη συνέχεια, αποεπιλέξτε την επιλογή Χρήση μη κατατεθειμένων κεφαλαίων ως προεπιλεγμένη κατάθεση σε λογαριασμό.

Αφού κάνετε αυτήν την αλλαγή, το QuickBooks προσθέτει κουμπιά και ένα πλαίσιο στην κάτω αριστερή γωνία των παραθύρων Εισαγωγή αποδείξεων πώλησης και λήψη πληρωμών, ώστε να μπορείτε να υποδείξετε σε ποιον τραπεζικό λογαριασμό κατατίθενται τα χρήματα.

Τελικά, όμως, θα θελήσετε να βγάλετε τα χρήματα από κάτω από το στρώμα σας και να τα καταθέσετε στην τράπεζα. Για να το κάνετε αυτό, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Επιλέξτε Τράπεζες → Πραγματοποίηση καταθέσεων.

Εναλλακτικά, επιλέξτε Καταγραφή καταθέσεων στην Αρχική οθόνη στην ενότητα Τραπεζικές εργασίες.

Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Πληρωμές σε Κατάθεση. Αυτό το παράθυρο διαλόγου εμφανίζει αρχικά όλες τις πληρωμές, ανεξάρτητα από τον τρόπο πληρωμής. Ωστόσο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την αναπτυσσόμενη λίστα Προβολή Τύπου μεθόδου πληρωμής για να υποδείξετε ότι θέλετε να βλέπετε πληρωμές μόνο συγκεκριμένου τύπου, όπως πληρωμές με πιστωτική κάρτα. (Αυτή η δυνατότητα μπορεί να είναι αρκετά βολική επειδή σας επιτρέπει να ομαδοποιείτε όλες τις συναλλαγές με πιστωτική κάρτα μαζί.)

Το παράθυρο διαλόγου Πληρωμές σε Κατάθεση.

Επιλέξτε τις πληρωμές που θέλετε να καταθέσετε.

Κάντε κλικ σε μια απόδειξη πληρωμής ή σε μετρητά για να τοποθετήσετε ένα σημάδι επιλογής μπροστά της, σημειώνοντάς την για κατάθεση. Εάν θέλετε να καταργήσετε την επιλογή μιας πληρωμής, κάντε ξανά κλικ σε αυτήν. Για να καταργήσετε την επιλογή όλων των πληρωμών, κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογή καμίας.

Για να επιλέξετε όλες τις πληρωμές, κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογή όλων. Εάν έχετε πολλές πληρωμές για να δείτε, μπορείτε επίσης να φιλτράρετε τη λίστα κάνοντας κλικ στην επιλογή Προβολή Τύπου Μεθόδου Πληρωμής στην κορυφή και να δείτε μόνο τα Μετρητά ή τις Πιστωτικές Κάρτες για να επιλέξετε. Εάν καταγράφετε πληρωμές με πιστωτική κάρτα που κατατέθηκαν, δεν χρειάζεται επίσης να ταξινομήσετε τις πληρωμές με επιταγή. Δεν έχουν φύγει. απλώς δεν εμφανίζονται μέχρι να επιλέξετε αυτόν τον τύπο πληρωμής ή Όλα.

Κάντε κλικ στο OK.

Αφού υποδείξετε ποιες πληρωμές θέλετε να καταθέσετε, κάντε κλικ στο OK. Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Πραγματοποίηση καταθέσεων.

Το παράθυρο Πραγματοποίηση Καταθέσεων.

Εάν πρέπει να εμφανίσετε ξανά το παράθυρο διαλόγου Πληρωμές σε Κατάθεση — ίσως κάνατε κάποιο λάθος ή κάτι τέτοιο και τώρα πρέπει να επιστρέψετε και να το διορθώσετε — κάντε κλικ στο κουμπί Πληρωμές στο επάνω μέρος της οθόνης Πραγματοποίηση καταθέσεων. Σημειώστε, ωστόσο, ότι το QuickBooks δεν θα εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Πληρωμές σε Κατάθεση, εκτός εάν η λίστα μη κατατεθειμένων κεφαλαίων εξακολουθεί να περιέχει πληρωμές που δεν έχουν κατατεθεί.

Πείτε στην QuickBooks σε ποιον τραπεζικό λογαριασμό θέλετε να καταθέσετε τα χρήματα.

Ενεργοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Κατάθεση σε και επιλέξτε τον τραπεζικό λογαριασμό στον οποίο θέλετε να τοποθετήσετε τα χρήματα.

Καθορίστε την ημερομηνία κατάθεσης.

Πατήστε Tab για να μετακινήσετε τον κέρσορα στο πλαίσιο κειμένου Ημερομηνία και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε τη σωστή ημερομηνία σε μορφή ΜΜ/ΗΗ/ΕΕΕΕ. Χρησιμοποιήστε τους μυστικούς κωδικούς επεξεργασίας ημερομηνίας εάν χρειάζεται να επεξεργαστείτε την ημερομηνία. (Λάβετε αυτούς τους κωδικούς από το διαδικτυακό Φύλλο εξαπάτησης QuickBooks εάν δεν τους γνωρίζετε.)

(Προαιρετικό) Προσθέστε μια περιγραφή σημείωσης εάν θέλετε.

Καθορίστε το ποσό επιστροφής μετρητών.

Εάν θέλετε επιστροφή μετρητών από την κατάθεση, ενεργοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Cash Back Goes To και επιλέξτε έναν λογαριασμό μετρητών, όπως Petty Cash. Στη συνέχεια, εισαγάγετε ένα σημείωμα στο πλαίσιο κειμένου Cash Back Memo και το ποσό της επιστροφής μετρητών που λαμβάνετε στο πλαίσιο κειμένου Cash Back Amount.

Καταγράψτε την κατάθεση κάνοντας κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο ή στο κουμπί Αποθήκευση & Νέο.

Εάν κάνετε κλικ στο Save & New, το QuickBooks εμφανίζει ένα νέο κενό παράθυρο Πραγματοποίηση καταθέσεων.

Εάν μερικές φορές παίρνετε μετρητά από το μητρώο ή από τις εισπράξεις της ημέρας για να ξοδέψετε σε προμήθειες επιχειρήσεων, για πληρωμές αντικαταβολής (συλλογή κατά την παράδοση), ακόμη και για κληρώσεις ιδιοκτητών, εισάγετε τη συναλλαγή πληρωμής με μετρητά ως άλλη γραμμή συναλλαγής στο παράθυρο Πραγματοποίηση καταθέσεων. Για παράδειγμα, εάν χρησιμοποιείτε 50 $ από την ταμειακή μηχανή για να πληρώσετε για προμήθειες γραφείου από το Acme Office Store, εισάγετε μια άλλη γραμμή στο παράθυρο Δημιουργία καταθέσεων.

Εισαγάγετε το Acme Office Store στη στήλη Received From, τον λογαριασμό εξόδων γραφείου σας στη στήλη From Account και –50 στη στήλη Amount. Χρησιμοποιείτε ένα αρνητικό ποσό για να μειώσετε τη συνολική κατάθεση στο σωστό ποσό που κατατίθεται πραγματικά στον λογαριασμό όψεως και για να χρεώσετε τον λογαριασμό εξόδων για το ποσό που καταβλήθηκε. Εδώ καταγράφετε επίσης τις προμήθειες εμπόρου που αφαιρούνται από τις καταθέσεις της πιστωτικής σας κάρτας.