Πώς να κάνετε τραπεζικές καταθέσεις με το QuickBooks

Το QuickBooks, ως ένα πλήρες λογιστικό πρόγραμμα, παρέχει μια εντολή και ένα παράθυρο για την καταγραφή των τραπεζικών καταθέσεων. Για να καταγράψετε τραπεζικές καταθέσεις με το QuickBooks 2014, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1Επιλέξτε την εντολή Τραπεζική→ Πραγματοποίηση Καταθέσεων.

Το QuickBooks εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Πληρωμές προς Κατάθεση. Το πλαίσιο διαλόγου εμφανίζει τυχόν πληρωμές που είχαν καταγραφεί προηγουμένως μέσω των εντολών Λήψη πληρωμών και Εισαγωγή αποδείξεων πωλήσεων, οι οποίες εμφανίζονται στο μενού Πελάτες. (Λάβετε υπόψη ότι το QuickBooks πηγαίνει απευθείας στο παράθυρο Πραγματοποίηση καταθέσεων και παρακάμπτει το πλαίσιο διαλόγου Πληρωμές σε Κατάθεση, εάν δεν υπάρχουν εκκρεμείς καταθέσεις για πραγματοποίηση.)

2 Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο διαλόγου Payments to Deposit για να επιλέξετε τις πληρωμές που θέλετε να καταθέσετε.

Μπορείτε να επιλέξετε όλες τις πληρωμές που αναφέρονται κάνοντας κλικ στο κουμπί Επιλογή όλων. Μπορείτε να επιλέξετε μεμονωμένες πληρωμές κάνοντας κλικ σε αυτές. Το QuickBooks επισημαίνει τις επιλεγμένες πληρωμές με ένα σημάδι επιλογής.

3 Κάντε κλικ στο OK.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Πραγματοποίηση καταθέσεων. Χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Κατάθεση σε για να προσδιορίσετε τον τραπεζικό λογαριασμό στον οποίο καταθέτετε τα χρήματα.

4Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Ημερομηνία για να προσδιορίσετε την ημερομηνία κατάθεσης.

Μπορείτε να εισαγάγετε την ημερομηνία με τον τρόπο μμ/ηη/εεεε ή μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί μικρού ημερολογίου στα δεξιά του πεδίου Ημερομηνία. Στο ημερολόγιο που εμφανίζεται, κάντε κλικ στην ημέρα που θέλετε να εμφανίζεται το πεδίο Ημερομηνία.

5 (Προαιρετικό) Δώστε μια περιγραφή σημείωσης.

Αρχικά, το QuickBooks χρησιμοποιεί το πεδίο Σημείωση για να περιγράψει τη συναλλαγή ως κατάθεση. Αυτή είναι, προφανώς, μια αρκετά καλή περιγραφή μιας συναλλαγής κατάθεσης. Εάν θέλετε να αλλάξετε την περιγραφή του σημειώματος σε κάτι άλλο ακόμα πιο χρήσιμο — όπως ημερήσιες πωλήσεις μετρητών ή κάτι τέτοιο — αντικαταστήστε τα περιεχόμενα του πλαισίου Σημείωση.

6 Καταγράψτε τυχόν πρόσθετα ποσά κατάθεσης.

Εάν θέλετε να συμπεριλάβετε ως μέρος της κατάθεσης κάποια άλλη πληρωμή που δεν αναφέρεται αρχικά στο παράθυρο Πραγματοποίηση καταθέσεων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την επόμενη κενή σειρά της λίστας για να περιγράψετε αυτήν την πληρωμή. Για να περιγράψετε την πληρωμή, χρησιμοποιήστε τη στήλη Λήφθηκε από για να προσδιορίσετε τον πελάτη, τον πωλητή ή άλλο άτομο ή επιχείρηση που πραγματοποιεί την πληρωμή.

Χρησιμοποιήστε τη στήλη Από λογαριασμό για να προσδιορίσετε τον λογαριασμό που πρέπει να πιστωθεί για αυτήν την πληρωμή. Στην περίπτωση πληρωμής πελάτη που είναι πώληση, για παράδειγμα, ο λογαριασμός εσόδων από πωλήσεις θα πρέπει να είναι αυτός που καταγράφεται στη στήλη Από λογαριασμό. Χρησιμοποιήστε τις υπόλοιπες στήλες του παραθύρου Πραγματοποίηση καταθέσεων — Σημείωση, Αρ. Chk, Pmt Meth., Κατηγορία και Ποσό — για να δώσετε τις άλλες λεπτομέρειες της πληρωμής.

7 Προσδιορίστε οποιοδήποτε ποσό επιστροφής μετρητών.

Εάν κάνετε μια κατάθεση 1.000 $ αλλά θέλετε να κρατήσετε 100 $ από την κατάθεση ως μετρητά, καταγράφετε ένα ποσό επιστροφής μετρητών. Για να καταγράψετε ένα ποσό επιστροφής μετρητών, χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Cash Back Goes To για να προσδιορίσετε τον λογαριασμό που πρέπει να προσαρμοστεί για την επιστροφή μετρητών. Χρησιμοποιήστε το πεδίο Υπόμνημα επιστροφής μετρητών για να περιγράψετε τον λόγο της συναλλαγής επιστροφής μετρητών.

Τέλος, εισαγάγετε το ποσό επιστροφής μετρητών στο πλαίσιο με τον έξυπνο τίτλο Cash Back Amount. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να κρατήσετε επιστροφή μετρητών 100 $ για μπόνους υπαλλήλων, μπορείτε να εισαγάγετε μπόνους εργαζομένων (υποθέστε ότι πρόκειται για λογαριασμό εξόδων) στο πλαίσιο Cash Back Goes To.

Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πεδίο Υπόμνημα επιστροφής μετρητών για να περιγράψετε την περίσταση αυτών των μπόνους υπαλλήλων. Τέλος, εισάγετε το ποσό επιστροφής μετρητών, $100, στο πλαίσιο Cash Back Amount.

8 Αποθηκεύστε τη συναλλαγή κατάθεσης.

Όπως συμβαίνει με άλλα παράθυρα καταχώρισης συναλλαγών QuickBooks, κάντε κλικ είτε στο Αποθήκευση & Κλείσιμο είτε στο κουμπί Αποθήκευση & Νέο για να αποθηκεύσετε τη συναλλαγή κατάθεσης. Σημειώστε ότι αφού αποθηκεύσετε τη συναλλαγή κατάθεσης, το QuickBooks καταγράφει την κατάθεση στον κατάλληλο τραπεζικό λογαριασμό.

Αυτό το σύνολο συναλλαγής κατάθεσης — που εμφανίζεται στο πεδίο Σύνολο κατάθεσης στο κάτω μέρος του παραθύρου — είναι το ποσό που εμφανίζεται στην κίνηση του τραπεζικού σας λογαριασμού. Είναι επίσης το ποσό που εμφανίζεται στο μητρώο τραπεζικού λογαριασμού.

Το παράθυρο Πραγματοποίηση Καταθέσεων παρέχει επίσης τα κουμπιά Προηγούμενο και Επόμενο που σας δίνουν τη δυνατότητα να πραγματοποιείτε σελίδα εμπρός και πίσω μέσω των συναλλαγών κατάθεσης. Το κουμπί Εκτύπωση στο παράθυρο Πραγματοποίηση καταθέσεων σάς επιτρέπει να εκτυπώσετε μια λίστα καταθέσεων. Το κουμπί Πληρωμές σάς επιτρέπει να εμφανίσετε ξανά το πλαίσιο διαλόγου Πληρωμές σε Κατάθεση.

Το κουμπί Ιστορικό σάς επιτρέπει να εμφανίσετε ένα ιστορικό συναλλαγών για την επιλεγμένη πληρωμή. Τέλος, το κουμπί Επισύναψη ανοίγει ένα παράθυρο διαλόγου που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να επισυνάψετε ένα έγγραφο (όπως μια εικόνα PDF μιας επιταγής) στην κατάθεση.