Πώς να εφαρμόσετε ένα απλό σύστημα ABC στο QuickBooks

Το μόνο που κάνετε για να εφαρμόσετε ένα απλό σύστημα κοστολόγησης βάσει δραστηριότητας (ABC) στο QuickBooks είναι αυτό που κάνετε αυτήν τη στιγμή. Με άλλα λόγια, απλώς συνεχίστε να παρακολουθείτε τα λειτουργικά σας έξοδα χρησιμοποιώντας ένα καλό, αξιοπρεπές λογιστικό σχέδιο. Αυτό είναι το 90 τοις εκατό της μάχης.

Πρέπει επίσης να φροντίσετε μόνο ένα ή δύο δευτερεύοντα, πρόσθετα αντικείμενα. Αρχικά, ενεργοποιείτε τη δυνατότητα παρακολούθησης τάξης QuickBooks. Η παρακολούθηση κλάσεων σάς επιτρέπει να κατηγοριοποιείτε τις συναλλαγές εσόδων και εξόδων ως εμπίπτουσες όχι μόνο στους λογαριασμούς εσόδων και εξόδων, αλλά και σε συγκεκριμένες κατηγορίες.

Δεύτερον, όταν καταγράφετε μια δαπάνη, προσδιορίζετε επίσης την κατηγορία στην οποία εμπίπτει η δαπάνη. Χρησιμοποιώντας μαθήματα που αντιστοιχούν στις δραστηριότητές σας — λοιπόν, μπορείτε να δείτε ότι χρειάζεται, σωστά;

Μπορείτε να κάνετε το ABC πολύ περίπλοκο. Επιπλέον, εάν βγείτε έξω και προσλάβετε έναν εξωτερικό σύμβουλο - κάποιον που θέλει να σας χρεώσει χιλιάδες ή ακόμα και δεκάδες χιλιάδες δολάρια για να εγκαταστήσετε ένα από αυτά τα συστήματα - μπορεί να καταλήξετε με κάτι πολύ, πολύ ισχυρό και πολύ, πολύ περίπλοκος.

Τούτου λεχθέντος, ωστόσο, τα συστήματα ABC δεν χρειάζεται να είναι τόσο περίπλοκα, ιδιαίτερα εάν θέλετε απλώς καλύτερη κατανομή των γενικών εξόδων σας αντί για ένα σύστημα που να εξετάζει τους οδηγούς κόστους ή τις δραστηριότητες που περιλαμβάνουν τα γενικά έξοδα σας. Το ABC μπορεί να είναι αρκετά απλό. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα σε μια μικρή ή μεσαία επιχείρηση. Στην πραγματικότητα, μπορείτε πιθανώς να εφαρμόσετε ένα καλό, πρώτης τάξεως σύστημα ABC ακολουθώντας τα ακόλουθα τέσσερα βήματα:

Δείτε τα γενικά έξοδα σας.

Βεβαιωθείτε ότι έχετε αρκετά γενικά έξοδα για να ανησυχείτε. Εάν είστε σε μια επιχείρηση με μεγάλα περιθώρια κέρδους και πολύ χαμηλά γενικά έξοδα, το ABC μπορεί να μην έχει νόημα για εσάς. Η αυξητική αξία που επιτυγχάνετε με την ακριβέστερη κατανομή των γενικών εξόδων μπορεί να είναι απλώς μια εκδήλωση μιας ιδεοψυχαναγκαστικής διαταραχής προσωπικότητας παρά μια καλή λογιστική.

Προσδιορίστε το μεγάλο γενικό κόστος.

Πρέπει να το κάνετε αυτό εάν αποφασίσετε ότι θέλετε να διαθέσετε μέρος ή ένα σωρό από τα γενικά σας έξοδα μέσω μιας προσέγγισης ABC. Μην ξοδεύετε χρόνο προσπαθώντας να κατανείμετε με ακρίβεια κάποια ποσά πριν από την πένα (εκτός αν είναι απλά στην κατανομή που μπορούν να γίνουν ταυτόχρονα με το μεγαλύτερο έργο).

Πηγαίνετε για τη μεγαλύτερη έκρηξη που μπορείτε να πάρετε για τα λεφτά σας. Δημιουργήστε ένα σύστημα ABC που κατανέμει, με ελάχιστη προσπάθεια, ένα μεγάλο κομμάτι των γενικών εξόδων σας. Μην γίνεσαι πολύ σχολαστικός.

Προσδιορίστε τις κύριες δραστηριότητες που καταναλώνουν τα γενικά έξοδα.

Στο απλό παράδειγμα της επιχείρησης του φανταστικού χοτ ντογκ, έχετε μόνο μία δραστηριότητα: την εξυπηρέτηση ενός πελάτη. Σίγουρα θα έχετε περισσότερες δραστηριότητες από αυτό. Ωστόσο, δεν χρειάζεται να δημιουργήσετε μια λίστα με 80 δραστηριότητες.

Προσδιορίστε τις μεγάλες δραστηριότητες που σας επιτρέπουν να διαθέσετε τα γενικά σας έξοδα. Όσο λιγότερες είναι οι δραστηριότητες που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να το κάνετε αυτό, τόσο πιο εύκολη θα είναι η λογιστική σας. Βρείτε μια χούφτα δραστηριοτήτων που σας επιτρέπουν να κατανέμετε δίκαια και με ακρίβεια τα γενικά έξοδα στις σειρές προϊόντων. Αυτή είναι η μεγάλη εικόνα.

Εντοπίστε τις δραστηριότητες στα προϊόντα χρησιμοποιώντας τα κατάλληλα μέτρα.

Αφού προσδιορίσετε τις λίγες δραστηριότητες που σας επιτρέπουν να συνδέσετε γενικά έξοδα με προϊόντα, βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε το κατάλληλο μέτρο — γνωστό και ως οδηγός κόστους — για να συνδέσετε τα γενικά έξοδα με τις σειρές προϊόντων ή τις γραμμές εξυπηρέτησης.

Στο παράδειγμα της επιχείρησης με βάση για χοτ ντογκ, ένα γενικό κόστος - ενοίκιο - δεν χρειαζόταν καν οδηγό κόστους. Η δαπάνη προμηθειών επίσης δεν χρειαζόταν οδηγό κόστους επειδή μπορέσατε να κατανείμετε αυτό το κόστος μέσω απλής παρατήρησης.

Η δαπάνη μισθών απαιτούσε μια πιο εξελιγμένη προσέγγιση για την κατανομή των εγχειριδίων. Για να κατανείμετε το κόστος των μισθών, δημιουργήσατε μια δραστηριότητα που ονομάζεται εξυπηρέτηση του πελάτη και, στη συνέχεια, κατανείματε το κόστος αυτής της δραστηριότητας με βάση τον αριθμό των βημάτων που απαιτούνται για κάθε σειρά προϊόντων.

Ένα σύστημα ABC είναι ένα εργαλείο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να διαχειριστείτε τα γενικά έξοδα και την κερδοφορία των προϊόντων ή των υπηρεσιών που πουλάτε. Πρακτικά, θέλετε να εστιάσετε στα μεγάλα γενικά έξοδα και στο τέλος, το μόνο που θέλετε πραγματικά είναι ένα σύστημα ABC που παράγει χρήσιμους αριθμούς — αριθμούς που σας βοηθούν να σκεφτείτε την επιχείρησή σας πιο καθαρά και δημιουργικά.