Πώς να ετοιμάσετε ένα τιμολόγιο στο QuickBooks Online

Εισαγάγετε τιμολόγια στο QBO για να ενημερώσετε τους πελάτες ότι σας οφείλουν χρήματα για αγαθά που τους πούλησατε ή για υπηρεσίες που τους προσφέρατε. Στο QBO, μπορείτε να ετοιμάσετε τιμολόγια και να τα στείλετε χρησιμοποιώντας email ή χρησιμοποιώντας την Ταχυδρομική Υπηρεσία των ΗΠΑ.

Όταν συντάσσετε ένα τιμολόγιο, συμπεριλαμβάνετε πληροφορίες σχετικά με το τι πουλάτε στον πελάτη, συμπεριλαμβάνοντας στοιχεία στο τιμολόγιο. Μπορείτε να δημιουργήσετε στοιχεία τόσο για υπηρεσίες όσο και για προϊόντα χρησιμοποιώντας τη λίστα Προϊόντα και Υπηρεσίες. Για να εισαγάγετε ένα τιμολόγιο, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Επιλέξτε Συναλλαγές→ Πωλήσεις για να εμφανιστεί η σελίδα Συναλλαγές πωλήσεων.

Κάντε κλικ στο κουμπί Νέα συναλλαγή και, από τη λίστα που εμφανίζεται, κάντε κλικ στο Τιμολόγιο.

Το QBO εμφανίζει το παράθυρο Τιμολογίου που εμφανίζεται εδώ.

Η κεφαλίδα και το τμήμα Λεπτομέρειες του παραθύρου Τιμολογίου.

Επιλέξτε έναν πελάτη.

Το QBO εμφανίζει την ταχυδρομική διεύθυνση του πελάτη, τους όρους πληρωμής, την ημερομηνία τιμολογίου, την ημερομηνία λήξης και την επιλογή Αποστολή αργότερα. Το σχήμα δείχνει επίσης ένα πεδίο Crew # που εμφανίζεται επειδή το τιμολόγιο προσαρμόστηκε.

Εάν εμφανιστεί ένα παράθυρο στη δεξιά πλευρά, εμφανίζει συναλλαγές που ίσως θέλετε να συνδέσετε με το τιμολόγιο που δημιουργείτε.

Επιλέξτε δύο φορές την Ημερομηνία τιμολογίου, την Ημερομηνία λήξης και τους Όρους και κάντε την κατάλληλη επιλογή στο πλαίσιο ελέγχου Αποστολή αργότερα.

Εάν θέλετε να στείλετε τιμολόγια μέσω email, μπορείτε να ρυθμίσετε τις προτιμήσεις σας στις Ρυθμίσεις εταιρείας. κάντε κλικ στο εικονίδιο με το γρανάζι δίπλα στο όνομα της εταιρείας σας και επιλέξτε Ρυθμίσεις εταιρείας.

Συμπληρώστε τα προϊόντα και τις υπηρεσίες που αγοράζει ο πελάτης:

Κάντε κλικ στη στήλη Προϊόν/Υπηρεσία και επιλέξτε ένα κατάλληλο είδος για το τιμολόγιο που δημιουργείτε.

Μπορείτε να πληκτρολογήσετε χαρακτήρες στη στήλη Προϊόν/Υπηρεσία και το QBO θα σας βοηθήσει να βρείτε το αντικείμενο.

Προαιρετικά, επεξεργαστείτε τη στήλη Περιγραφή για το επιλεγμένο στοιχείο.

Χρησιμοποιήστε τις στήλες Ποσότητα, Τιμή και Ποσό για να δώσετε την ποσότητα του επιλεγμένου προϊόντος που πουλάτε, την τιμή που χρεώνετε για κάθε είδος και το ποσό που πρέπει να πληρώσει ο πελάτης. Όταν παρέχετε οποιεσδήποτε δύο από τις τιμές Ποσότητα, Τιμή και Ποσό, το QuickBooks υπολογίζει την τρίτη τιμή.

Εάν χρειάζεται, επιλέξτε το πλαίσιο Φόρος.

Επαναλάβετε τα βήματα α έως δ για να προσθέσετε περισσότερα στοιχεία στο τιμολόγιο.

Μπορείτε να μετακινηθείτε προς τα κάτω στο παράθυρο Τιμολόγιο, όπως φαίνεται εδώ, και να επιλέξετε έναν συντελεστή φόρου επί των πωλήσεων και, εάν χρειάζεται, ένα ποσό έκπτωσης ή ένα ποσοστό.

Χρησιμοποιήστε το κάτω μέρος του παραθύρου Τιμολογίου για να χειριστείτε φόρο επί των πωλήσεων, πληροφορίες έκπτωσης, μηνύματα και συνημμένα.

Μπορείτε να δείτε την επιλογή Ποσοστό Φόρου Πωλήσεων στα τιμολόγια μόνο εάν έχετε ενεργοποιήσει τη λειτουργία Φόρος επί των πωλήσεων επιλέγοντας Φόρος πωλήσεων→ Ρύθμιση συντελεστών φόρου επί των πωλήσεων.

Μπορείτε επίσης να εφαρμόσετε έκπτωση στο τιμολόγιο εάν έχετε ενεργοποιήσει την εταιρική προτίμηση για να εμφανίζεται το πλαίσιο Έκπτωση. πληκτρολογήστε ένα μήνυμα στον πελάτη. πληκτρολογήστε πληροφορίες στο πλαίσιο Υπόμνημα δήλωσης, τις οποίες το QBO μεταφέρει απευθείας σε οποιαδήποτε δήλωση δημιουργήσετε στο μέλλον. και να επισυνάψετε ηλεκτρονικό έγγραφο στο τιμολόγιο.

Εάν στο πλαίσιο διαλόγου Ρυθμίσεις εταιρείας, ενεργοποιήσετε την προτίμηση εμφάνισης του πλαισίου Κατάθεση στο κάτω μέρος του τιμολογίου, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να μειώσετε το ποσό του τιμολογίου κατά το ποσό κατάθεσης που κατέβαλε ο πελάτης.

Μπορείτε να ελέγξετε εάν η έκπτωση είναι έκπτωση προ φόρων ή μετά από φόρους κάνοντας κλικ στο διακόπτη που εμφανίζεται στα αριστερά των πλαισίων Έκπτωση και Ποσοστό Φόρου Πωλήσεων. Κάνοντας κλικ στο διακόπτη αλλάζει η θέση των δύο πλαισίων. όταν εμφανίζεται το πλαίσιο Έκπτωση στην κορυφή, η έκπτωση είναι προ φόρου.

Για να επισυνάψετε ένα ηλεκτρονικό έγγραφο στο τιμολόγιο, κάντε κλικ στο πλαίσιο Συνημμένα και μεταβείτε στο έγγραφο ή σύρετε και αποθέστε το ηλεκτρονικό αντίγραφο στο πλαίσιο Συνημμένα.

Στο κάτω μέρος του παραθύρου, μπορείτε

• Ακυρώστε το τιμολόγιο ή διαγράψτε το παράθυρο και ξεκινήστε ξανά.

• Κάντε κλικ στην επιλογή Εκτύπωση ή Προεπισκόπηση για εκτύπωση ή προεπισκόπηση του τιμολογίου.

• Κάντε κλικ στην επιλογή Επαναλαμβανόμενη για να ορίσετε το τιμολόγιο ως επαναλαμβανόμενο τιμολόγιο που σκοπεύετε να στείλετε σε ένα χρονοδιάγραμμα που καθορίζετε.

• Κάντε κλικ στην Προσαρμογή για να προσαρμόσετε τη φόρμα τιμολογίου.

• Κάντε κλικ στην Αποθήκευση για να εκχωρήσετε έναν αριθμό τιμολογίου και να αποθηκεύσετε το τιμολόγιο στο QBO.

• Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση και αποστολή για να εκχωρήσετε έναν αριθμό τιμολογίου, να αποθηκεύσετε το τιμολόγιο και να στείλετε ένα αντίγραφο μέσω email στον πελάτη.

Εμφανίζεται ένα παράθυρο, στο οποίο μπορείτε να γράψετε ένα μήνυμα email και να δείτε μια προεπισκόπηση του τιμολογίου. Αφού στείλετε το τιμολόγιό σας, οι πληροφορίες ώρας και ημερομηνίας email εμφανίζονται στην κεφαλίδα.

Μπορείτε να κάνετε κλικ στο βέλος δίπλα από την Αποθήκευση και την αποστολή και, στη συνέχεια, να επιλέξετε Αποθήκευση και Νέο για να αποθηκεύσετε το τιμολόγιο και να ξεκινήσετε ένα νέο ή να επιλέξετε Αποθήκευση και Κλείσιμο για να αποθηκεύσετε το τιμολόγιο και να κλείσετε το παράθυρο Τιμολογίου. Η επιλογή που θα επιλέξετε θα εμφανιστεί την επόμενη φορά που θα εμφανίσετε το παράθυρο Τιμολογίου. Μάλιστα, σε οποιοδήποτε παράθυρο συναλλαγής, η επιλογή που κάνετε εμφανίζεται την επόμενη φορά που θα ανοίξετε το παράθυρο.