Πώς να ετοιμάσετε ένα τιμολόγιο στο QuickBooks 2016

Αφού ολοκληρώσετε όλες τις προκαταρκτικές εργασίες, η προετοιμασία ενός τιμολογίου με το QuickBooks 2016 είναι μια στιγμή. Χωρίς περαιτέρω καθυστέρηση, δείτε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε ένα τιμολόγιο:

Εμφανίστε το παράθυρο Δημιουργία Τιμολογίων επιλέγοντας Πελάτες → Δημιουργία Τιμολογίων.

Εμφανίζεται το παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων.

Το παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων.

Επιλέξτε το πρότυπο ή τη φόρμα τιμολογίου που θέλετε να χρησιμοποιήσετε από την αναπτυσσόμενη λίστα Πρότυπο που βρίσκεται στην επάνω δεξιά γωνία.

Ποιο εμφανίζεται από προεπιλογή εξαρτάται από το τι είπατε στο QuickBooks για την επιχείρησή σας κατά τη διάρκεια της εγκατάστασης του QuickBooks. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε το δικό σας.

Προσδιορίστε τον πελάτη και, εάν είναι απαραίτητο, την εργασία χρησιμοποιώντας την αναπτυσσόμενη λίστα Customer:Job.

Κάντε κύλιση στην αναπτυσσόμενη λίστα Customer:Job μέχρι να δείτε τον πελάτη ή το όνομα εργασίας που χρειάζεστε. μετά κάντε κλικ σε αυτό.

(Προαιρετικό) Αντιστοιχίστε μια τάξη στο τιμολόγιο.

Εάν χρησιμοποιείτε τάξεις για την παρακολούθηση εξόδων και εσόδων, ενεργοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Κατηγορία και επιλέξτε την κατάλληλη κατηγορία για το τιμολόγιο. Για να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε αυτόν τον εύχρηστο τρόπο κατηγοριοποίησης συναλλαγών, επιλέξτε Επεξεργασία → Προτιμήσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Λογιστική στα αριστερά, κάντε κλικ στην καρτέλα Προτιμήσεις εταιρείας και, στη συνέχεια, επιλέξτε ή καταργήστε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου Χρήση παρακολούθησης τάξης.

Δώστε την ημερομηνία του τιμολογίου.

Πατήστε το Tab πολλές φορές για να μετακινήσετε τον κέρσορα στο πλαίσιο κειμένου Ημερομηνία. Στη συνέχεια, εισαγάγετε τη σωστή ημερομηνία σε μορφή ΜΜ/ΗΗ/ΕΕΕΕ. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τους ακόλουθους μυστικούς κωδικούς για να αλλάξετε την ημερομηνία:

• Πατήστε + (το σύμβολο συν) για να μετακινήσετε την ημερομηνία μπροστά μια μέρα.

• Πατήστε – (το σύμβολο μείον) για να μετακινήσετε την ημερομηνία μια μέρα πίσω.

• Πατήστε T για να αλλάξετε την ημερομηνία στη σημερινή ημερομηνία.

• Πατήστε M για να αλλάξετε την ημερομηνία στην πρώτη ημέρα του μήνα.

• Πατήστε H για να αλλάξετε την ημερομηνία στην τελευταία ημέρα του μήνα.

• Πατήστε Y για να αλλάξετε την ημερομηνία στην πρώτη ημέρα του έτους.

• Πατήστε R για να αλλάξετε την ημερομηνία στην τελευταία ημέρα του έτους.

Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο κουμπί στη δεξιά πλευρά του πεδίου Ημερομηνία για να εμφανίσετε ένα μικρό ημερολόγιο. Για να επιλέξετε μια ημερομηνία από το ημερολόγιο, απλώς κάντε κλικ στην ημερομηνία που θέλετε.

(Προαιρετικό) Εισαγάγετε έναν αριθμό τιμολογίου στο πλαίσιο κειμένου Τιμολόγιο #.

Διορθώστε το Bill To address, εάν είναι απαραίτητο.

Το QuickBooks αφαιρεί τη διεύθυνση χρέωσης από τη λίστα πελατών.

Διορθώστε τη διεύθυνση Ship To, εάν είναι απαραίτητο.

Το QuickBooks αφαιρεί επίσης τη διεύθυνση αποστολής από τη λίστα πελατών.

(Προαιρετικό … είδος) Δώστε τον αριθμό παραγγελίας στο πλαίσιο κειμένου Αριθμός ταχυδρομικής αποστολής.

Εάν ο πελάτης εκδίδει εντολές αγοράς (POs), εισαγάγετε τον αριθμό της εντολής αγοράς που εξουσιοδοτεί αυτήν την αγορά.

Καθορίστε τους όρους πληρωμής επιλέγοντας μια επιλογή από την αναπτυσσόμενη λίστα Όροι.

(Προαιρετικό) Ονομάστε τον αντιπρόσωπο πωλήσεων.

Εάν θέλετε να παρακολουθείτε τις πωλήσεις ανά αντιπρόσωπο πωλήσεων, χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Rep. Για να προσθέσετε γρήγορα έναν εκπρόσωπο πωλήσεων, επιλέξτε Προσθήκη νέου και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τα εύχρηστα παράθυρα διαλόγου που εμφανίζει το QuickBooks. Για να εργαστείτε με τη λίστα Αντιπροσώπων πωλήσεων, επιλέξτε Λίστες → Λίστες προφίλ πελατών και προμηθευτών → Λίστα αντιπροσώπων πωλήσεων.

Καθορίστε την ημερομηνία αποστολής, εάν είναι κάτι διαφορετικό από την ημερομηνία τιμολογίου.

Καθορίστε τη μέθοδο αποστολής.

Καθορίστε το σημείο FOB χρησιμοποιώντας το πλαίσιο κειμένου FOB.

Το FOB σημαίνει free-on-board. Το σημείο FOB είναι πιο σημαντικό από ό,τι φαίνεται αρχικά, επειδή το σημείο FOB καθορίζει πότε πραγματοποιείται η μεταβίβαση της κυριότητας, ποιος πληρώνει το φορτίο και ποιος φέρει τον κίνδυνο ζημιάς στα εμπορεύματα κατά τη διάρκεια της αποστολής.

Εάν μια αποστολή είναι δωρεάν επί του πλοίου στο σημείο αποστολής, η κυριότητα των αγαθών που πωλούνται μεταβιβάζεται στον αγοραστή αμέσως μόλις τα αγαθά φύγουν από την αποβάθρα αποστολής του πωλητή. Στην περίπτωση αυτή, ο αγοραστής πληρώνει το ναύλο και φέρει τον κίνδυνο ζημιάς στη ναυτιλία.

Εάν μια αποστολή είναι δωρεάν επί του σκάφους στο σημείο προορισμού, η κυριότητα των αγαθών που πωλούνται μεταβιβάζεται στον αγοραστή αμέσως μόλις τα αγαθά φτάσουν στην αποβάθρα αποστολής του αγοραστή. Ο πωλητής πληρώνει το φορτίο και φέρει τον κίνδυνο ζημιάς στη ναυτιλία.

Εισαγάγετε κάθε αντικείμενο που πουλάτε.

Μετακινήστε τον κέρσορα στην πρώτη σειρά του πλαισίου λίστας Ποσότητα/Κωδικός είδους/Περιγραφή/Τιμή κάθε/Ποσό/Φόρος. Αφού μετακινήσετε τον κέρσορα σε μια σειρά στο πλαίσιο λίστας, το QuickBooks μετατρέπει το πεδίο Κωδικός στοιχείου σε αναπτυσσόμενη λίστα. Ενεργοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Κωδικός στοιχείου της πρώτης άδειας σειράς στο πλαίσιο λίστας και, στη συνέχεια, επιλέξτε το στοιχείο.

Εάν χρειάζεστε άλλα στοιχεία στο τιμολόγιο, χρησιμοποιήστε τις υπόλοιπες κενές σειρές του πλαισίου λίστας για να εισαγάγετε την καθεμία.

Εισαγάγετε τυχόν ειδικά στοιχεία που πρέπει να περιλαμβάνει το τιμολόγιο.

Για να περιγράψετε οποιοδήποτε από τα ειδικά στοιχεία, ενεργοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Item Code της επόμενης άδειας σειράς και, στη συνέχεια, επιλέξτε το ειδικό στοιχείο.

Εάν θέλετε να συμπεριλάβετε ένα είδος Έκπτωσης και να ισχύει για πολλά είδη, θα πρέπει να κολλήσετε ένα στοιχείο Μερικό σύνολο στο τιμολόγιο μετά το απόθεμα ή άλλα είδη που θέλετε να κάνετε έκπτωση. Στη συνέχεια, κολλήστε ένα αντικείμενο Έκπτωσης ακριβώς μετά το στοιχείο Υποσύνολο. Το QuickBooks υπολογίζει την έκπτωση ως ποσοστό του υποσυνόλου.

(Προαιρετικό) Προσθέστε ένα μήνυμα πελάτη.

Κάντε κλικ στο πλαίσιο Μήνυμα πελάτη, ενεργοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα και επιλέξτε ένα έξυπνο μήνυμα πελάτη. Για να προσθέσετε μηνύματα πελατών στη λίστα Μηνύματα πελατών, επιλέξτε την επιλογή Προσθήκη νέου και, στη συνέχεια, συμπληρώστε το πλαίσιο διαλόγου που εμφανίζει το QuickBooks.

Προσδιορίστε τον φόρο επί των πωλήσεων.

Εάν δεν είναι σωστό, μετακινήστε τον κέρσορα στο πλαίσιο Λίστα φόρου, ενεργοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα και επιλέξτε τον σωστό φόρο επί των πωλήσεων.

(Πραγματικά προαιρετικό) Προσθέστε ένα σημείωμα.

Εάν θέλετε, μπορείτε να προσθέσετε μια περιγραφή σημείωσης στο τιμολόγιο. Αυτό το σημείωμα δεν εκτυπώνεται σε τιμολόγια — μόνο στη δήλωση πελάτη.

Ένα ολοκληρωμένο παράθυρο Δημιουργία Τιμολογίων.

Εάν θέλετε να καθυστερήσετε την εκτύπωση αυτού του τιμολογίου, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Εκτύπωση αργότερα που εμφανίζεται με την κορδέλα των κουμπιών και των πλαισίων πάνω από το κύριο μέρος του παραθύρου Δημιουργία τιμολογίων.

Αποθηκεύστε το τιμολόγιο κάνοντας κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Νέο ή στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο στο κάτω μέρος του παραθύρου.

Το QuickBooks αποθηκεύει το τιμολόγιο που εμφανίζεται στην οθόνη.