Πώς να εργαστείτε με τις εγγραφές περιοδικών QuickBooks 2018

Το QuickBooks σας διευκολύνει — έναν λογιστή — να καταγράφετε εγγραφές ημερολογίου. Εάν έχετε αφιερώσει χρόνο στην εργασία με τα QuickBooks, ίσως γνωρίζετε ότι οι περισσότερες από τις εγγραφές ημερολογίου που καταγράφονται στο αρχείο δεδομένων QuickBooks καταγράφονται αυτόματα. Εάν κάποιος γράψει μια επιταγή, για παράδειγμα, το QuickBooks καταγράφει την καταχώριση ημερολογίου για αυτό. Όταν κάποιος δημιουργεί ένα τιμολόγιο, πάλι, το QuickBooks καταγράφει την καταχώριση ημερολογίου για αυτό.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, ωστόσο, κάποιος —πιθανότατα εσείς— χρειάζεται να καταγράψει μια καταχώριση ημερολογίου για να λάβει κάποια συναλλαγή στο αρχείο δεδομένων QuickBooks. Χρησιμοποιείτε ημερολογιακές εγγραφές για την καταγραφή των αποσβέσεων, για τη συσσώρευση υποχρεώσεων και για την καταγραφή της διάθεσης περιουσιακών στοιχείων, για παράδειγμα.

Καταγραφή εγγραφής ημερολογίου

Για να καταγράψετε μια καταχώριση ημερολογίου, επιλέξτε Εταιρεία → Δημιουργία γενικών εγγραφών ημερολογίου. Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Δημιουργία γενικών εγγραφών περιοδικών, όπως φαίνεται.

Το παράθυρο Δημιουργία γενικών εγγραφών περιοδικών.

Μπορείτε πιθανώς να καταλάβετε πώς να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο Δημιουργία γενικών εγγραφών περιοδικών μόνοι σας. Εισαγάγετε τη γενική ημερομηνία καταχώρισης ημερολογίου στο πλαίσιο Ημερομηνία. Χρησιμοποιείτε το πλαίσιο Αριθμός καταχώρισης για να αριθμήσετε τις εγγραφές ημερολογίου ή για να τους εκχωρήσετε κάποιο σημαντικό κωδικό. Αφού παρέχετε αυτές τις βασικές πληροφορίες, χρησιμοποιείτε τις στήλες του παραθύρου Δημιουργία γενικών εγγραφών ημερολογίου για να καταγράψετε την καταχώριση ημερολογίου. Δεν χρειάζεται να σας πω ότι ο αριθμός λογαριασμού ή το όνομα του γενικού καθολικού εμφανίζεται στη στήλη Λογαριασμός, το ποσό χρέωσης στη στήλη Χρέωση και το ποσό πίστωσης στη στήλη Πίστωση. Ωστόσο, μπορεί να σας φανεί χρήσιμο να σας υπενθυμίζεται ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη στήλη Σημείωση για να εισαγάγετε κάποια περιγραφή της χρέωσης ή της πίστωσης. μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη στήλη Όνομα για να προσδιορίσετε τον πελάτη, τον πωλητή, τον υπάλληλο ή άλλο όνομα που σχετίζεται με την πίστωση ή τη χρέωση. μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη στήλη Χρεώσιμη για να υποδείξετε ότι η χρέωση ή η πίστωση πρέπει να αναγράφεται ως ποσό που θα χρεωθεί στον πελάτη που κατονομάζεται. και μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη στήλη Τάξη (αν έχετε ενεργοποιήσει την παρακολούθηση τάξης) για να ταξινομήσετε τη χρέωση ή την πίστωση.

Δεν πρέπει ποτέ να βάζετε ένα όνομα στην πρώτη σειρά της καταχώρισης ημερολογίου. Εάν το κάνετε, αυτό το όνομα θα συσχετιστεί με κάθε γραμμή αυτής της καταχώρισης ημερολογίου όταν προβάλλετε αναφορές στα QuickBooks, ακόμα κι αν το όνομα σχετίζεται μόνο με την πρώτη γραμμή.

Εάν θέλετε να συσχετίσετε ονόματα με γραμμές μιας καταχώρισης ημερολογίου, ένας τρόπος για να το κάνετε αυτό καθαρά είναι να αφήσετε κενή την πρώτη γραμμή της καταχώρισης ημερολογίου, έτσι ώστε καμία αδέσποτη εγγραφή να μην συσχετίζεται κατά λάθος με αναφορές.

Αντιστροφή καταχώρισης ημερολογίου

Για να αντιστρέψετε μια καταχώριση ημερολογίου, εμφανίστε πρώτα το παράθυρο Δημιουργία γενικών εγγραφών ημερολογίου επιλέγοντας την εντολή Company →Make General Journal Entries. Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Δημιουργία γενικών εγγραφών περιοδικών. Χρησιμοποιήστε τα κουμπιά Προηγούμενο και Επόμενο για να σελιδοποιήσετε τις γενικές εγγραφές ημερολογίου που έχετε ήδη εισαγάγει. Βρήκατε την καταχώρηση; Καλός.

Μια ενημέρωση στη φετινή έκδοση σημαίνει τώρα ότι όλες οι γενικές εγγραφές ημερολογίου μπορούν να αντιστραφούν με τον ίδιο τρόπο: Όταν βρείτε την καταχώριση ημερολογίου που θέλετε να αντιστρέψετε, κάντε κλικ στο κουμπί Αντίστροφη. (Το κουμπί Αντίστροφη εμφανίζεται στο επάνω άκρο της κύριας καρτέλας του παραθύρου Δημιουργία γενικών εγγραφών ημερολογίου.) Το QuickBooks αντιστρέφει τη γενική καταχώριση ημερολογίου εισάγοντας μια συναλλαγή τον επόμενο λογιστικό μήνα με τις χρεώσεις και τις πιστώσεις ανατρεπόμενες.

Το πλαίσιο ελέγχου Προσαρμογή καταχώρισης, που είναι διαθέσιμο στο παράθυρο Δημιουργία γενικών εγγραφών περιοδικών σε ορισμένες εκδόσεις του QuickBooks, υποδεικνύει ότι η ημερολογιακή καταχώριση είναι μια ειδική καταχώριση που γίνεται εκ των υστέρων από τον λογιστή. Μπορείτε να εκτυπώσετε μια αναφορά μόνο για αυτές τις ειδικές "εγγραφές προσαρμογής".

Επεξεργασία εγγραφών ημερολογίου

Συνήθως, δεν θα θέλετε να χαζεύετε και αργότερα να αλλάξετε τις εγγραφές ημερολογίου. Ωστόσο, εάν αισθάνεστε την ανάγκη να κάνετε αλλαγές, το QuickBooks παρέχει ένα μενού Επεξεργασίας με εντολές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μόνο για αυτόν τον σκοπό. Για ένα, το QuickBooks παρέχει μια εντολή Διαγραφή γενικού περιοδικού που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να διαγράψετε την καταχώριση ημερολογίου που εμφανίζεται στο παράθυρο Δημιουργία γενικών εγγραφών περιοδικού. Το QuickBooks παρέχει επίσης μια εντολή Void General Journal που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να ακυρώσετε τη γενική καταχώριση ημερολογίου που εμφανίζεται στο παράθυρο. Συνήθως - και πάλι, το γνωρίζετε ήδη - δεν θέλετε να διαγράψετε γενικές εγγραφές ημερολογίου. Αντίθετα, θέλετε να τα ακυρώσετε . Αρκετά ειπώθηκαν.