Πώς να εργαστείτε με συναλλαγές σε ένα ηλεκτρονικό μητρώο QuickBooks

Ανοίγετε ένα μητρώο από τη σελίδα Λογαριασμού στο QuickBooks Online (QBO). Για να ανοίξετε τη σελίδα Λογαριασμού, κάντε κλικ στο εικονίδιο με το γρανάζι δίπλα στο όνομα της εταιρείας σας και, από το μενού που εμφανίζεται, κάντε κλικ στο Λογαριασμό στη στήλη Ρυθμίσεις.

Από τη σελίδα Λογαριασμού, μπορείτε να κάνετε διπλό κλικ σε οποιονδήποτε λογαριασμό εμφανίζει ποσό σε δολάρια (συμπεριλαμβανομένου του 0) στη στήλη Υπόλοιπο QuickBooks. Όλοι αυτοί οι λογαριασμοί είναι λογαριασμοί Ισολογισμού και έχουν μητρώα.

Μπορείτε να κάνετε κλικ σε έναν λογαριασμό για να τον επιλέξετε. Εάν το κουμπί Εγγραφή πάνω από τη λίστα λογαριασμών είναι διαθέσιμο, τότε γνωρίζετε ότι έχετε επιλέξει λογαριασμό Ισολογισμού. Μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Εγγραφή για να ανοίξετε την εγγραφή του λογαριασμού.

Εισαγωγή συναλλαγής

Αφού κάνετε κλικ στο κουμπί Εγγραφή ή κάνετε διπλό κλικ σε έναν λογαριασμό Ισολογισμού, μπορείτε να καταχωρίσετε μια συναλλαγή σε ένα μητρώο. Ακολουθήστε αυτά τα βήματα:

Κάντε κλικ οπουδήποτε σε μια κενή γραμμή.

Το QBO συμπληρώνει τη σημερινή ημερομηνία και εμφανίζει ένα μικρό πλαίσιο λίστας πάνω από την ημερομηνία.

Κάντε κλικ στο πλαίσιο λίστας και, από τη λίστα που εμφανίζεται, επιλέξτε τον τύπο συναλλαγής που θέλετε να εισαγάγετε.

Πριν ανοίξετε το πλαίσιο λίστας, εμφανίζεται ένας τίτλος ενός τύπου συναλλαγής. Αφού ανοίξετε το πλαίσιο λίστας, το QBO εμφανίζει τη λίστα με τους διαθέσιμους τύπους συναλλαγών και, στη διαδικασία, καλύπτει την ημερομηνία συναλλαγής. γι' αυτό δεν μπορείτε να δείτε την ημερομηνία συναλλαγής για τη συναλλαγή εδώ.

Όταν ανοίγετε τη λίστα των τύπων συναλλαγών, το QBO εμφανίζει μόνο αυτούς τους τύπους συναλλαγών που είναι διαθέσιμοι στο μητρώο λογαριασμού που ανοίξατε. Για παράδειγμα, μπορείτε να καταγράψετε μια πληρωμή πελάτη σε μητρώο τραπεζικού λογαριασμού, αλλά δεν μπορείτε να εισαγάγετε ένα τιμολόγιο πελάτη. Ομοίως, μπορείτε να καταγράψετε μια επιταγή ή μια πληρωμή λογαριασμού σε μητρώο τραπεζικού λογαριασμού, αλλά δεν μπορείτε να καταχωρίσετε έναν λογαριασμό πωλητή.

Πατήστε Tab και, εάν χρειάζεται, αλλάξτε την ημερομηνία συναλλαγής.

Πατήστε Tab και, εάν χρειάζεται, δώστε έναν αριθμό αναφοράς για τη συναλλαγή.

Για παράδειγμα, εάν καταγράφετε μια επιταγή, δώστε τον αριθμό επιταγής.

Πατήστε Tab και δώστε ένα όνομα.

Για παράδειγμα, εάν καταγράφετε μια πληρωμή που λάβατε από έναν πελάτη, επιλέξτε το όνομα του πελάτη. Εάν συντάσσετε επιταγή, δώστε το όνομα του δικαιούχου πληρωμής.

Στην κατάλληλη στήλη, καταχωρίστε το ποσό της συναλλαγής.

Σε ένα μητρώο τραπεζικού λογαριασμού, καταγράψτε μια πληρωμή που κάνετε στην πρώτη στήλη ποσού σε δολάρια και ένα ποσό που καταθέτετε στη δεύτερη στήλη ποσού σε δολάρια.

Πατήστε Tab.

Η τοποθέτηση του σημείου εισαγωγής από το QBO εξαρτάται από τον τύπο της συναλλαγής που εισάγετε. Για παράδειγμα, εάν εισάγετε μια ληφθείσα πληρωμή, μια πληρωμή λογαριασμού ή μια συναλλαγή επιστροφής χρημάτων, το QBO τοποθετεί το σημείο εισαγωγής στη στήλη Σημείωση, όπου μπορείτε να πληκτρολογήσετε ένα σημείωμα για τη συναλλαγή.

Εάν, ωστόσο, εισάγετε μια επιταγή, μια κατάθεση, μια απόδειξη πώλησης, μια αγορά σε μετρητά, ένα κόστος, μια μεταφορά ή μια συναλλαγή ημερολογίου, το QBO τοποθετεί το σημείο εισαγωγής στη στήλη Λογαριασμός. Επιλέξτε τον άλλο λογαριασμό (εκτός από τον λογαριασμό του οποίου το μητρώο έχετε ανοίξει) που επηρεάζεται από τη συναλλαγή. Για παράδειγμα, εάν εισάγετε μια επιταγή, επιλέξτε έναν λογαριασμό εξόδων. Εάν εισάγετε έναν λογαριασμό και πατήσετε Tab, μπορείτε να εισαγάγετε μια σημείωση για τη συναλλαγή.

Πατήστε Tab και μετά κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση που εμφανίζεται ακριβώς κάτω από τη συναλλαγή.

Επεξεργασία συναλλαγής

Μπορείτε να επεξεργαστείτε μια συναλλαγή από ένα μητρώο κάνοντας κλικ στη συναλλαγή και στη συνέχεια κάνοντας κλικ στο κουμπί Επεξεργασία που εμφανίζεται κάτω από τη συναλλαγή. Ωστόσο, δεν επεξεργάζεστε τη συναλλαγή στο μητρώο. Αντίθετα, το QBO ανοίγει αυτόματα το παράθυρο συναλλαγής για τον τύπο συναλλαγής που επιλέξατε. Για παράδειγμα, εάν επιλέξετε να επεξεργαστείτε μια συναλλαγή Εξόδων σε ένα μητρώο λογαριασμού, το QBO εμφανίζει τη συναλλαγή στη σελίδα Συναλλαγές Εξόδων.

Εύρεση συναλλαγών

Μετά από λίγο, ο αριθμός των συναλλαγών σε ένα μητρώο μπορεί να αυξηθεί πολύ, ειδικά σε ένα μητρώο τραπεζικού λογαριασμού. Έτσι, η αναζήτηση μιας συναλλαγής μέσω του μητρώου - ή με τα μάτια - μπορεί να γίνει ένας μη παραγωγικός τρόπος εύρεσης μιας συναλλαγής. Αντίθετα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μερικές συντομεύσεις για να σας βοηθήσουν να βρείτε μια συγκεκριμένη συναλλαγή.

Αρχικά, μπορείτε να προσαρμόσετε την εμφάνιση των συναλλαγών στο μητρώο. κάντε κλικ στο κουμπί Προσαρμογή που εμφανίζεται κάτω από το όνομα του μητρώου. Το QBO εμφανίζει ένα παράθυρο που σας δίνει τη δυνατότητα

• Ταξινομήστε τις συναλλαγές κατά ημερομηνία, αριθμό αναφοράς, ποσό (αύξουσα ή φθίνουσα), κατάσταση συμφωνίας ή ημερομηνία δημιουργίας.

• Φιλτράρετε τις συναλλαγές που εμφανίζονται κατά κατάσταση συμφωνίας.

• Εμφάνιση κάθε συναλλαγής σε μία μόνο γραμμή εγγραφής και όχι σε δύο γραμμές.

Αυτό το σχήμα εστιάζει στη δεξιά πλευρά της σελίδας μητρώου. Παρατηρήστε το πλαίσιο Μετάβαση στην ημερομηνία. μπορείτε να πληκτρολογήσετε μια ημερομηνία συναλλαγής και να κάνετε κλικ στο κουμπί Μετάβαση στα δεξιά του πλαισίου Μετάβαση στην ημερομηνία για να δείτε γρήγορα τις συναλλαγές που ξεκινούν με αυτήν την ημερομηνία.

Επιπλέον, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Εύρεση στην εγγραφή που εμφανίζεται στην επάνω δεξιά γωνία της σελίδας εγγραφής. Όταν κάνετε κλικ στο Find in Register, το QBO εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Find Register.

Από αυτό το παράθυρο διαλόγου, μπορείτε να πραγματοποιήσετε αναζήτηση ανά δικαιούχο πληρωμής, λογαριασμό, ποσό, αριθμό αναφοράς, ημερομηνία, υπόμνημα ή τύπο συναλλαγής. Αφού επιλέξετε μία από αυτές τις επιλογές από το πλαίσιο λίστας Αναζήτηση, κάντε μια επιλογή ή πληκτρολογήστε αυτό που θέλετε να βρείτε στο πλαίσιο Εύρεση.

Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε το πλαίσιο λίστας Match If για να καθορίσετε εάν οι συναλλαγές που βρίσκει το QBO θα πρέπει να ταιριάζουν ακριβώς, να περιέχουν, να είναι μεγαλύτερες ή μικρότερες από τις πληροφορίες που παρείχατε στο πλαίσιο Εύρεση. Τέλος, κάντε κλικ στο κουμπί Εύρεση και το QBO εμφανίζει μια λίστα συναλλαγών που ταιριάζουν με τα κριτήρια αναζήτησής σας.

Στο παρασκήνιο, πίσω από το παράθυρο Εύρεση μητρώου, το QBO ανοίγει την πρώτη συναλλαγή στη λίστα στο παράθυρο συναλλαγής στο οποίο δημιουργήθηκε. Για παράδειγμα, εάν η πρώτη συναλλαγή στη λίστα είναι πληρωμή λογαριασμών, τότε το QBO ανοίγει το παράθυρο συναλλαγής πληρωμής λογαριασμού και εμφανίζει τις λεπτομέρειες αυτής της πρώτης συναλλαγής που βρέθηκε ως αποτέλεσμα της αναζήτησής σας.