Πώς να επιλέξετε έναν τύπο προϋπολογισμού στο QuickBooks 2011

Προτού δημιουργήσετε και χρησιμοποιήσετε έναν προϋπολογισμό στο QuickBooks, θα θελήσετε να εξετάσετε τρεις πολύ χρήσιμες και κοινές τακτικές προϋπολογισμού: προϋπολογισμός κορυφαίας γραμμής, προϋπολογισμός βάσει μηδενισμού και συγκριτική αξιολόγηση. Καμία από αυτές τις τρεις τακτικές δεν είναι περίπλοκη και το QuickBooks τις κάνει ακόμα πιο εύκολες. Πιθανότατα γνωρίζετε και καταλαβαίνετε τουλάχιστον δύο από αυτούς ήδη. Ωστόσο, θα πρέπει να λάβετε υπόψη όλες αυτές τις τακτικές, καθώς κατασκευάζετε επίσημους και ανεπίσημους προϋπολογισμούς για την επιχείρησή σας.

Κορυφαίος προϋπολογισμός

Ο προϋπολογισμός κορυφαίας γραμμής είναι η απλούστερη διαθέσιμη τεχνική προϋπολογισμού. Παίρνει τους αριθμούς του περασμένου έτους ή τους αριθμούς του προηγούμενου μήνα και τους χρησιμοποιεί για τον φετινό προϋπολογισμό. Φυσικά, εάν έχει σημειωθεί πληθωρισμός, ένας κορυφαίος προϋπολογισμός μπορεί να διογκώσει τα νούμερα του περασμένου έτους ή του περασμένου μήνα χρησιμοποιώντας έναν παράγοντα πληθωρισμού. Ή, αντίθετα, εάν η επιχείρηση έχει συρρικνωθεί λίγο ή έχει πέσει σε δύσκολες στιγμές, οι αριθμοί του προηγούμενου έτους ή του μήνα ενδέχεται να μειωθούν κατά κάποιο ποσό.

Ο κορυφαίος προϋπολογισμός έχει τουλάχιστον μερικά επιχειρήματα υπέρ του.

• Ο κορυφαίος προϋπολογισμός είναι εύκολος. Αυτό είναι κάτι μεγάλο υπέρ του. Άλλες τεχνικές προϋπολογισμού είναι συχνά πολύ πιο δουλειά.

• Ο κορυφαίος προϋπολογισμός βασίζεται στην πραγματικότητα. Οι αριθμοί από πέρυσι ή τον περασμένο μήνα είναι πραγματικοί. Αυτό το γεγονός είναι ένα μοναδικό πλεονέκτημα για τον προϋπολογισμό κορυφαίας γραμμής που δεν προσφέρουν άλλες τακτικές προϋπολογισμού.

Ωστόσο, ο κορυφαίος προϋπολογισμός έχει μια γνωστή αδυναμία: Τείνει να διαιωνίζει προηγούμενες κακές αποφάσεις σχετικά με τον προϋπολογισμό.

Μηδενικός προϋπολογισμός

Ο προϋπολογισμός με βάση το μηδέν είναι το αντίθετο του προϋπολογισμού κορυφαίας γραμμής. Λειτουργεί από κάτω προς τα πάνω. Ένας προϋπολογισμός μηδενικής βάσης ξεκινά με ατομικούς λογαριασμούς εσόδων, εξόδων, περιουσιακών στοιχείων, υποχρεώσεων και ιδίων κεφαλαίων. Εξετάζει έναν συγκεκριμένο λογαριασμό και στη συνέχεια προσπαθεί να εφαρμόσει την κοινή λογική και λογική για να καταλήξει σε ένα καλό ποσό προϋπολογισμού εξόδων αποστολής.

Το πλεονέκτημα του προϋπολογισμού με βάση το μηδέν είναι ότι τείνει να διορθώνει ποσά με κακή εκτίμηση, προηγουμένως προϋπολογισμένα. Καθιστά επίσης τα άτομα που επωφελούνται ή χρησιμοποιούν κάποιο προϋπολογισμένο ποσό υπεύθυνα για αυτό το προϋπολογισμένο ποσό. Για παράδειγμα, εάν κάποιος διευθυντής ξόδεψε 50.000 $ σε έξοδα ταξιδιού πέρυσι, ο προϋπολογισμός μηδενικής γραμμής κάνει τον διευθυντή να αποδείξει μέσω της κοινής λογικής και της απλής αριθμητικής ότι τα 50.000 $ έξοδα ταξιδιού είναι λογικά για φέτος.

Συγκριτική αξιολόγηση

Η συγκριτική αξιολόγηση συγκρίνει τους πραγματικούς ή τον προκαταρκτικό προϋπολογισμό σας με τους ίδιους αριθμούς επιχειρήσεων παρόμοιου μεγέθους στον κλάδο σας. Εάν γνωρίζετε τι ξοδεύουν άλλες εταιρείες ή άλλες ατομικές επιχειρήσεις, αυτές οι πληροφορίες μπορούν πιθανώς να σας βοηθήσουν να υπολογίσετε τι πρέπει ή μπορείτε να ξοδέψετε. Η πρόκληση, φυσικά, είναι να λάβουμε αυτές τις συγκρίσιμες πληροφορίες.

Ευτυχώς, η λήψη συγκρίσιμων πληροφοριών είναι ευκολότερη από ό,τι αντιλαμβάνονται οι περισσότεροι. Μπορείτε συνήθως να λάβετε πληροφορίες σχετικά με τα οικονομικά στατιστικά στοιχεία συγκρίσιμων εταιρειών στην τοπική βιβλιοθήκη σας ή μέσω ενώσεων του κλάδου.

Βάζοντάς τα όλα μαζί

Απλά για την ιστορία, δεν θα πρέπει να χρησιμοποιείτε μόνο μία προσέγγιση για να δημιουργήσετε τον προϋπολογισμό σας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον προϋπολογισμό κορυφαίας γραμμής για ορισμένους από τους αριθμούς σας και μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον προϋπολογισμό με βάση το μηδέν για άλλους αριθμούς. Και για πραγματικά σημαντικούς ή βασικούς αριθμούς στον προϋπολογισμό σας, μπορεί να αφιερώσετε χρόνο και προσπάθεια για να συγκρίνετε τους αριθμούς σας με αυτούς των εταιρειών παρόμοιου μεγέθους στον κλάδο σας. Ο καλός προϋπολογισμός, λοιπόν, συνδυάζει αυτές τις τρεις τακτικές προϋπολογισμού για να καταλήξετε σε έναν προϋπολογισμό που έχει νόημα και σας επιτρέπει να προγραμματίσετε τα οικονομικά σας για το έτος.