Πώς να εξισορροπήσετε έναν τραπεζικό λογαριασμό στο QuickBooks 2021

Η εξισορρόπηση ενός τραπεζικού λογαριασμού είναι εξαιρετικά εύκολη στο QuickBooks. Στην πραγματικότητα, θα φτάσω στο σημείο να πω ότι εάν έχετε προβλήματα, αυτά προέρχονται από . . . Λοιπόν, ακατάλληλη τήρηση αρχείων που προηγήθηκε της χρήσης του QuickBooks .

Φτάνει πια με αυτό το τσιτάτο. Ξεκινάω περιγράφοντας τον τρόπο συμφωνίας ενός λογαριασμού.

Δώστε στο QuickBooks πληροφορίες από το αντίγραφο κίνησης της τράπεζας

Σε μια συμφωνία, όπως πιθανότατα γνωρίζετε, συγκρίνετε τα αρχεία ενός τραπεζικού λογαριασμού με τα αρχεία της τράπεζας του ίδιου λογαριασμού. Θα πρέπει να μπορείτε να εξηγήσετε οποιαδήποτε διαφορά μεταξύ των δύο λογαριασμών — συνήθως υποδεικνύοντας τις επιταγές που γράψατε και δεν έχουν ακόμη εκκαθαριστεί. (Μερικές φορές, οι καταθέσεις εμπίπτουν στην ίδια κατηγορία. Καταγράφετε μια κατάθεση και την ταχυδρομείτε, αλλά η τράπεζα δεν έχει πιστώσει ακόμη τον λογαριασμό σας.)

Το πρώτο βήμα, λοιπόν, είναι η παροχή των πληροφοριών λογαριασμού της τράπεζας στο QuickBooks. Λαμβάνετε αυτές τις πληροφορίες από το μηνιαίο αντίγραφό σας. Δώστε στο QuickBooks τα στοιχεία που χρειάζεται, ως εξής:

1. Επιλέξτε Τράπεζες→ Συμφιλίωση ή κάντε κλικ στο εικονίδιο Συμφωνία στην αρχική οθόνη.

Το QuickBooks εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Έναρξη συμφιλίωσης, όπως φαίνεται.

Εάν έχετε πολλούς τραπεζικούς λογαριασμούς, ίσως χρειαστεί να επιλέξετε τον λογαριασμό που θέλετε να συμβιβάσετε.

Το παράθυρο διαλόγου Έναρξη συμφιλίωσης

2. Εάν ο τραπεζικός λογαριασμός που εμφανίζεται δεν είναι αυτός που θέλετε να συμφωνήσετε, ανοίξτε το αναπτυσσόμενο μενού Λογαριασμός και επιλέξτε τον σωστό λογαριασμό.

3. Εισαγάγετε την ημερομηνία κίνησης τραπεζικού λογαριασμού στο πλαίσιο κειμένου Ημερομηνία κίνησης.

Μπορείτε να προσαρμόσετε μια ημερομηνία μια μέρα τη φορά χρησιμοποιώντας τα πλήκτρα συν (+) και μείον (–). Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο κουμπί Ημερολόγιο στο δεξιό άκρο του πλαισίου κειμένου Ημερομηνία δήλωσης για να επιλέξετε μια ημερομηνία από το ημερολόγιο.

Δείτε το διαδικτυακό φύλλο εξαπάτησης για μια λίστα με άλλα μυστικά κόλπα επεξεργασίας ημερομηνίας.

4. Επαληθεύστε το υπόλοιπο έναρξης κίνησης τραπεζικού λογαριασμού.

Το QuickBooks εμφανίζει ένα ποσό στην ενότητα Αρχικό Υπόλοιπο της οθόνης.

5. Εισαγάγετε το τελικό υπόλοιπο από το αντίγραφο κίνησης του τραπεζικού σας λογαριασμού στο πλαίσιο κειμένου Τελικό υπόλοιπο.

6. Εισαγάγετε τη χρέωση υπηρεσιών της τράπεζας.

Εάν το αντίγραφο κίνησης τραπεζικού λογαριασμού εμφανίζει μια χρέωση υπηρεσιών και δεν την έχετε ήδη καταχωρίσει, μετακινήστε τον κέρσορα στο πλαίσιο κειμένου Χρέωση υπηρεσιών και πληκτρολογήστε το ποσό. (Πληκτρολογήστε 10 για χρέωση υπηρεσιών 10 $, για παράδειγμα.)

7. Εισαγάγετε μια ημερομηνία συναλλαγής για τη συναλλαγή χρέωσης υπηρεσιών.

Το QuickBooks προσθέτει έναν μήνα στην ημερομηνία χρέωσης υπηρεσιών από την τελευταία φορά που συμβιβάσατε. Εάν αυτή η ημερομηνία δεν είναι σωστή, πληκτρολογήστε τη σωστή.

8. Εκχωρήστε τη χρέωση υπηρεσιών της τράπεζας σε έναν λογαριασμό.

Εισαγάγετε τον λογαριασμό εξόδων στον οποίο εκχωρείτε χρεώσεις τραπεζικών υπηρεσιών στο πρώτο πλαίσιο κειμένου Λογαριασμός — αυτό δίπλα στο πλαίσιο κειμένου Ημερομηνία. Ενεργοποιήστε το αναπτυσσόμενο μενού κάνοντας κλικ στο κάτω βέλος, επισημάνετε την κατηγορία χρησιμοποιώντας τα πλήκτρα βέλους και, στη συνέχεια, πατήστε Enter. Βάζω στοίχημα οτιδήποτε θα καταγράψετε αυτές τις χρεώσεις στον λογαριασμό Χρεώσεων Τραπεζικής Υπηρεσίας που ρυθμίζει το QuickBooks από προεπιλογή.

Εάν είπατε στο QuickBooks ότι θέλετε επίσης να παρακολουθείτε τα ποσά εσόδων και εξόδων χρησιμοποιώντας τάξεις, το QuickBooks προσθέτει πλαίσια κειμένου Τάξης στο πλαίσιο διαλόγου Έναρξη συμφιλίωσης, ώστε να μπορείτε να συλλέξετε αυτές τις πληροφορίες.

9. Εισαγάγετε τα έσοδα από τόκους του λογαριασμού.

Εάν ο λογαριασμός κέρδισε τόκους για τον μήνα και δεν έχετε ήδη καταχωρίσει αυτό το νούμερο, πληκτρολογήστε ένα ποσό στο πλαίσιο κειμένου Κερδισμένοι τόκοι.

10. Εισαγάγετε μια ημερομηνία συναλλαγής για τη συναλλαγή εσόδων από τόκους.

Ξέρετε ήδη πώς να εισάγετε ημερομηνίες. Δεν θα σας κουράσω εξηγώντας το ξανά (αλλά δείτε το βήμα 3 αν έχετε πρόβλημα).

11. Εκχωρήστε τους τόκους σε έναν λογαριασμό.

Στο δεύτερο πλαίσιο κειμένου Λογαριασμός, εισαγάγετε τον λογαριασμό στον οποίο πρέπει να εκχωρηθεί το ενδιαφέρον αυτού του λογαριασμού. Βάζω στοίχημα ότι θα το καταγράψετε στον λογαριασμό Εισοδήματος από τόκους, ο οποίος βρίσκεται κοντά στο κάτω μέρος του αναπτυσσόμενου μενού Λογαριασμός. Για να επιλέξετε μια κατηγορία από το μενού Λογαριασμός, ενεργοποιήστε το μενού κάνοντας κλικ στο κάτω βέλος, επισημάνετε την κατηγορία και, στη συνέχεια, πατήστε Enter.

12. Κάντε κλικ στο κουμπί Συνέχεια.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Reconcile, όπως φαίνεται.

Το παράθυρο Συμφιλίωση

Σημειώστε εκκαθαρισμένες επιταγές και καταθέσεις

Στο παράθυρο Συμφωνία, λέτε στο QuickBooks ποιες καταθέσεις και επιταγές έχουν εκκαθαριστεί στην τράπεζα. (Ανατρέξτε στο αντίγραφο κίνησης του τραπεζικού σας λογαριασμού για αυτές τις πληροφορίες.) Ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Προσδιορίστε την πρώτη κατάθεση που έχει εκκαθαριστεί.

Ξέρεις πώς να το κάνεις αυτό, είμαι σίγουρος. Απλώς ξεφυλλίστε το αντίγραφο κίνησης της τράπεζας για να βρείτε την πρώτη κατάθεση που αναφέρεται.

2. Επισημάνετε την πρώτη εκκαθαρισμένη κατάθεση ως εκκαθαρισμένη.

Κάντε κύλιση στις συναλλαγές που αναφέρονται στην ενότητα Καταθέσεις και άλλες πιστώσεις του παραθύρου Συμφωνία, βρείτε την κατάθεση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ σε αυτήν. Εναλλακτικά, μπορείτε να επισημάνετε την κατάθεση χρησιμοποιώντας τα πλήκτρα Tab ή τα βέλη και, στη συνέχεια, πατώντας το πλήκτρο διαστήματος. Το QuickBooks τοποθετεί ένα σημάδι επιλογής μπροστά από την κατάθεση για να το επισημάνει ως εκκαθαρισμένο και ενημερώνει το εκκαθαρισμένο υπόλοιπο του αντίγραφου κίνησης.

Εάν έχετε μεγάλο αριθμό καταθέσεων για εκκαθάριση και μπορείτε να τις αναγνωρίσετε γρήγορα, κάντε κλικ στο κουμπί Επισήμανση όλων και, στη συνέχεια, απλώς καταργήστε την επισήμανση των συναλλαγών που δεν υπάρχουν στο αντίγραφο κίνησης του τραπεζικού λογαριασμού. Για να καταργήσετε την επισήμανση μιας συναλλαγής, κάντε κλικ σε αυτήν. Το σημάδι επιλογής εξαφανίζεται.

3. Καταγράψτε τυχόν εκκαθαρισμένες αλλά ελλείπουσες καταθέσεις.

Εάν δεν μπορείτε να βρείτε μια κατάθεση στο παράθυρο Συμφωνία, δεν την έχετε καταχωρίσει ακόμα στο μητρώο. Μπορώ μόνο να μαντέψω γιατί δεν το έχεις μπει. Ίσως απλά ξέχασες. Κλείστε ή απενεργοποιήστε το παράθυρο Συμφωνία κάνοντας κλικ στο κουμπί Αποχώρηση. Τώρα ανοίξτε το μητρώο και εισάγετε την κατάθεση στο μητρώο με τον συνήθη τρόπο. Για να επιστρέψετε στο παράθυρο Reconcile, είτε ανοίξτε το ξανά είτε ενεργοποιήστε το ξανά. Ή, αν θέλετε, επιλέξτε Τράπεζες→ Πραγματοποίηση Καταθέσεων και ανοίξτε την οθόνη κατάθεσης ακριβώς πάνω από το παράθυρο Συμφωνία. Καταγράψτε την κατάθεση και μετά κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο. Όταν ανοίξετε ξανά το παράθυρο Συμφωνία, η κατάθεση εμφανίζεται στην περιοχή Καταθέσεις και άλλες πιστώσεις.

4. Επαναλάβετε τα βήματα 1–3 για όλες τις καταθέσεις που αναφέρονται στο αντίγραφο κίνησης.

Βεβαιωθείτε ότι οι ημερομηνίες ταιριάζουν και ότι τα ποσά των καταθέσεων είναι σωστά. Εάν δεν είναι, επιστρέψτε στις συναλλαγές για να τις διορθώσετε. Για να μεταβείτε σε μια συναλλαγή, κάντε κλικ στο κουμπί Μετάβαση σε. Βλέπετε το παράθυρο Εγγραφή επιταγών ή πραγματοποίηση καταθέσεων όπου καταγράφηκε αρχικά η συναλλαγή. Κάντε τις διορθώσεις εκεί και μετά κάντε κλικ στο Save & Close. Επιστρέφετε στο παράθυρο Reconcile.

5. Προσδιορίστε την πρώτη επιταγή που έχει διαγραφεί.

Χωρίς ιδρώτα, σωστά; Απλώς βρείτε την πρώτη επιταγή ή ανάληψη που αναγράφεται στο αντίγραφο κίνησης του τραπεζικού λογαριασμού.

Το QuickBooks σάς δίνει τη δυνατότητα να ταξινομήσετε τις συναλλαγές που αναφέρονται στο παράθυρο Συμφωνία κάνοντας κλικ στις επικεφαλίδες στηλών στην ενότητα Επιταγές και πληρωμές και στην ενότητα Καταθέσεις και άλλες πιστώσεις. Ίσως θέλετε να πειραματιστείτε λίγο με αυτό το εύχρηστο χαρακτηριστικό. Η ταξινόμηση και η επαναδιαλογή συναλλαγών —ιδιαίτερα σε τραπεζικούς λογαριασμούς μεγάλου όγκου συναλλαγών— συχνά διευκολύνει το έργο της συμφωνίας ενός τραπεζικού λογαριασμού.

6. Επισημάνετε την πρώτη εκκαθαρισμένη επιταγή ως εκκαθαρισμένη.

Κάντε κύλιση στις συναλλαγές που αναφέρονται στην ενότητα Επιταγές και πληρωμές του παραθύρου Συμφωνία. βρείτε την πρώτη επιταγή? και μετά κάντε κλικ σε αυτό. Μπορείτε επίσης να το επισημάνετε πατώντας Tab και ένα πλήκτρο βέλους. Στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο διαστήματος. Το QuickBooks εισάγει ένα σημάδι επιλογής για να χαρακτηρίσει αυτή τη συναλλαγή ως εκκαθαρισμένη και ενημερώνει το εκκαθαρισμένο υπόλοιπο του αντίγραφου κίνησης.

7. Καταγράψτε τυχόν ελέγχους που λείπουν αλλά έχουν εκκαθαριστεί.

Εάν δεν μπορείτε να βρείτε επιταγή ή ανάληψη στο QuickBooks, μαντέψτε τι; Δεν το έχετε καταχωρήσει ακόμα στο μητρώο. Κλείστε ή απενεργοποιήστε το παράθυρο Συμφωνία κάνοντας κλικ στο κουμπί Αποχώρηση ή ενεργοποιώντας ένα άλλο παράθυρο. Στη συνέχεια, εμφανίστε το μητρώο και εισαγάγετε την επιταγή ή την ανάληψη. Για να επιστρέψετε στο παράθυρο Συμφωνία, ανοίξτε το ξανά ή ενεργοποιήστε το ξανά. Εναλλακτικά, μπορείτε να επιλέξετε Τραπεζική→ Εγγραφή επιταγών, να δημιουργήσετε την επιταγή ακριβώς πάνω από το παράθυρο Συμφωνία και, στη συνέχεια, να κάνετε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση & Κλείσιμο για να επιστρέψετε στην οθόνη Συμφωνία και να συνεχίσετε από εκεί που σταματήσατε.

8. Επαναλάβετε τα βήματα 5–7 για όλες τις αναλήψεις που αναφέρονται στο αντίγραφο κίνησης του τραπεζικού λογαριασμού.

Αυτά τα βήματα δεν διαρκούν πολύ. Η συμφωνία του λογαριασμού μου κάθε μήνα διαρκεί περίπου δύο λεπτά. Δεν αστειεύομαι ούτε υπερβάλλω. Λέγοντας δύο λεπτά, εννοώ πραγματικά δύο λεπτά.

Αν η διαφορά ισούται με μηδέν

Αφού επισημάνετε όλες τις εκκαθαρισμένες επιταγές και τις καταθέσεις, η διαφορά μεταξύ του εκκαθαρισμένου υπολοίπου για τον λογαριασμό και του Τελικού υπολοίπου της τραπεζικής κίνησης πρέπει να ισούται με μηδέν. Προσέξτε ότι είπα ότι πρέπει —δεν θα.Το παράθυρο φόντου στο παραπάνω σχήμα είναι ένα παράθυρο Reconcile στο οποίο τα πάντα είναι κυριολεκτικά. Βλέπετε ότι υπάρχει μηδενική διαφορά στην κάτω δεξιά γωνία του παραθύρου Reconcile στο παραπάνω σχήμα; Αυτό σημαίνει ότι ο τραπεζικός λογαριασμός σας και το αρχείο QuickBooks είναι συγχρονισμένα. Εάν η διαφορά είναι μικρή, αναζητήστε μικρές διαφορές μεταξύ των ποσών των επιταγών στο μητρώο και των πραγματικών εκκαθαρισμένων επιταγών στην τραπεζική κίνηση. Εάν διαπιστώσετε ασυμφωνία με μια συγκεκριμένη επιταγή, κάντε κλικ στο κουμπί Μετάβαση σε για να μεταβείτε στην επιταγή και να αλλάξετε το ποσό. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση & Κλείσιμο για να επιστρέψετε στο παράθυρο Συμφωνία.

Το παράθυρο διαλόγου Επιλογή αναφοράς συμφωνίας

Εάν η διαφορά είναι ίση με το μηδέν, έχετε τελειώσει. Κάντε κλικ στο κουμπί Συμφωνία τώρα. Το QuickBooks εμφανίζει ένα πλαίσιο συγχαρητηρίων μηνυμάτων (δείτε την παραπάνω εικόνα) που σας λέει ότι η συμφωνία έχει ολοκληρωθεί. Ως ανταμοιβή για το ότι είστε τόσο καλό αγόρι ή κορίτσι, το πλαίσιο μηνύματος σας ρωτά εάν θέλετε να εκτυπώσετε μια δωρεάν, πληρωμένη με όλα τα έξοδα Περίληψη ή αναφορά συμφωνίας λεπτομερειών. Κάντε κλικ στην επιλογή Σύνοψη ή Λεπτομέρεια και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK εάν θέλετε να εκτυπώσετε την αναφορά. Διαφορετικά, απλώς κάντε κλικ στο Κλείσιμο.

Δεν μπορείτε να αποφασίσετε αν θα εκτυπώσετε την αναφορά συμφωνίας; Εκτός και αν είστε λογιστής επιχείρησης ή λογιστής που συμβιβάζει έναν τραπεζικό λογαριασμό για κάποιον άλλο — τον εργοδότη σας ή έναν πελάτη, για παράδειγμα — δεν χρειάζεται να εκτυπώσετε την αναφορά συμφωνίας. Το μόνο που κάνει η εκτύπωση είναι να αποδεικνύει ότι συμβιβάσατε τον λογαριασμό. (Βασικά, αυτή η απόδειξη είναι ο λόγος για τον οποίο θα πρέπει να εκτυπώσετε την αναφορά εάν είστε λογιστής ή λογιστής. Το άτομο για το οποίο συμβιβάζετε τον λογαριασμό θα γνωρίζει ότι κάνατε τη δουλειά σας και θα έχει ένα χαρτί για να το αναφέρει για αργότερα με τυχόν ερωτήσεις.) Επίσης, μπορείτε πάντα να επιστρέψετε και να εκτυπώσετε την αναφορά αργότερα, εάν είναι απαραίτητο. Για να αποκτήσετε πρόσβαση στις αναφορές συμφωνίας που αποθήκευσε το QuickBooks, επιλέξτε Αναφορές→ Τραπεζικές εργασίες→ Προηγούμενη συμφωνία.

Τώρα κάθε κατάθεση, ανάληψη και έλεγχος που διαγράψατε επισημαίνεται με ένα σημάδι ελέγχου στο μητρώο σας. Αν δεν με πιστεύετε, ανοίξτε το μητρώο και μάθετε.

Αν η διαφορά δεν είναι ίση με μηδέν

Εάν η διαφορά δεν είναι ίση με το μηδέν, έχετε πρόβλημα. Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί Συμφωνία τώρα, το QuickBooks εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Reconcile Adjustment, που φαίνεται παρακάτω. Αυτό το πλαίσιο διαλόγου σάς ενημερώνει πόσο μη ισορροπημένος είναι ο λογαριασμός σας και σας ρωτά εάν θέλετε να προσαρμόσετε τον μη προσαρμοσμένο λογαριασμό σας.

Το παράθυρο διαλόγου Reconcile Adjustment

Κάντε κλικ στο κουμπί Return to Reconcile εάν θέλετε να επιστρέψετε στο παράθυρο Reconcile και να ξεκινήσετε την αναζήτηση για τη συναλλαγή που λείπει ή έχει εισαχθεί εσφαλμένα.

Εάν θέλετε να επιβάλετε να συμφωνήσουν τα δύο ποσά, κάντε κλικ στο OK. Το να εξαναγκάσετε τα δύο ποσά να συμφωνήσουν δεν είναι πολύ καλή ιδέα. Για να γίνει αυτό, το QuickBooks προσθέτει μια εκκαθαρισμένη συναλλαγή ίση με τη διαφορά.

Η αναβολή μιας συμφωνίας (κάνοντας κλικ στο κουμπί Αποχώρηση Συμφιλίωση) και η μη επιλογή της προσαρμογής του υπολοίπου του τραπεζικού λογαριασμού είναι συνήθως η καλύτερη προσέγγιση, επειδή μπορείτε να εντοπίσετε και να διορθώσετε το πρόβλημα αργότερα, όταν έχετε νέα μάτια. Στη συνέχεια, μπορείτε να ξεκινήσετε ξανά τη συμφιλίωση και να ολοκληρώσετε τη δουλειά σας. (Ξεκινάτε ξανά μια συμφωνία με τον ίδιο τρόπο που την ξεκινάτε.)