Πώς να ενημερώσετε το Ηλεκτρονικό Λογαριασμό QuickBooks

Στην καρτέλα Για προχωρημένους του παραθύρου διαλόγου Ρυθμίσεις στο QuickBooks Online, μπορείτε να ενεργοποιήσετε τους αριθμούς λογαριασμών για τους λογαριασμούς στο Λογαριασμό σας. Για να κάνετε αλλαγές σε αυτούς τους λογαριασμούς, επιλέξτε Gear→ Chart of Account. Στη σελίδα που εμφανίζεται, μπορείτε να εκτελέσετε μια ποικιλία λειτουργιών.

Για παράδειγμα, μπορείτε να εκτυπώσετε μια λίστα με τους λογαριασμούς σας (κάντε κλικ στο κουμπί Εκτύπωση) ή μια πιο περιεκτική αναφορά που σας παρέχει περισσότερες πληροφορίες για κάθε λογαριασμό (κάντε κλικ στο κουμπί Αναφορά). Και, μπορείτε να διαγράψετε έναν λογαριασμό που δεν έχετε χρησιμοποιήσει ακόμη κάνοντας κλικ σε αυτόν για να τον επιλέξετε και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στο κουμπί Διαγραφή.

Οι οθόνες που χρησιμοποιείτε για να προσθέσετε ή να επεξεργαστείτε έναν λογαριασμό μοιάζουν σχεδόν ακριβώς. Επειδή θα χρειαστείτε έναν τραπεζικό λογαριασμό για την εταιρεία σας, αυτά τα βήματα εξετάζουν τις οθόνες καθώς δημιουργείτε τον τραπεζικό σας λογαριασμό. Εάν σκοπεύετε να συνδέσετε τον τραπεζικό σας λογαριασμό QBO με τον αντίστοιχο λογαριασμό του σε ένα χρηματοπιστωτικό ίδρυμα, μην ακολουθήσετε αυτά τα βήματα.

Και, αν αποφασίσετε τώρα που δεν θέλετε να συνδέσετε και αργότερα αποφασίσετε ότι δεν θέλετε να συνδεθείτε, όλα είναι να μην χαθεί. Μπορείτε να συγχωνεύσετε τον τραπεζικό λογαριασμό που δημιουργείτε εδώ με μια ηλεκτρονική έκδοση.

Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να δημιουργήσετε έναν νέο λογαριασμό στο QBO:

Για να διασφαλίσετε ένα ακριβές τραπεζικό υπόλοιπο στο QBO, συμβιβάστε τον τραπεζικό σας λογαριασμό πριν δημιουργήσετε τον λογαριασμό στο QBO.

Κάντε κλικ στο κουμπί Νέο στη σελίδα Λογαριασμού για να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Λογαριασμός.

Ανοίξτε τη λίστα Τύπος κατηγορίας και επιλέξτε Τράπεζα.

Κάντε κλικ στην καταχώριση στη λίστα Τύπος λεπτομερειών που ταιριάζει περισσότερο με τον τύπο λογαριασμού που θέλετε να προσθέσετε.

Το QBO χρησιμοποιεί την επιλογή που κάνετε στη λίστα Τύπος λεπτομερειών ως όνομα λογαριασμού, αλλά μπορείτε να αλλάξετε το όνομα σε κάτι άλλο. Για το παράδειγμά μου, επέλεξα Έλεγχος και άλλαξα το όνομα λογαριασμού σε Checking-Chase Bank.

Εάν χρησιμοποιείτε αριθμούς λογαριασμού, δώστε έναν αριθμό για τον νέο λογαριασμό.

Μπορείτε, προαιρετικά, να δώσετε μια περιγραφή για τον λογαριασμό.

Μπορείτε να εισαγάγετε το υπόλοιπο του λογαριασμού σας όπως εμφανίζεται στο τελευταίο αντίγραφο κίνησης που λάβατε από την τράπεζά σας.

Κάντε κλικ στην Αποθήκευση.

Το QBO εμφανίζει ξανά τη σελίδα Λογαριασμού και ο νέος λογαριασμός σας εμφανίζεται στη λίστα.

Εάν ενεργοποιήσατε τους αριθμούς λογαριασμών στην καρτέλα Για προχωρημένους του πλαισίου διαλόγου Ρυθμίσεις, θα πρέπει να εκχωρήσετε έναν αριθμό λογαριασμού σε κάθε λογαριασμό. Αν και μπορεί να μπείτε στον πειρασμό να επεξεργαστείτε κάθε λογαριασμό, υπάρχει ένας ευκολότερος τρόπος. Κάντε κλικ στο κουμπί Εκχώρηση αριθμών λογαριασμού και το QBO εμφανίζει την οθόνη που εμφανίζεται.

Εάν επεξεργαστείτε έναν λογαριασμό, μην αλλάξετε τον τύπο του, εκτός εάν είστε βέβαιοι ότι γνωρίζετε τι κάνετε. Εξετάστε το ενδεχόμενο να συμβουλευτείτε τον λογιστή σας προτού κάνετε μια αλλαγή στην κατηγορία ή τον τύπο λεπτομερειών ενός λογαριασμού. Μπορείτε επίσης να προσδιορίσετε εάν ο λογαριασμός είναι πράγματι δευτερεύων λογαριασμός άλλου λογαριασμού.

Πληκτρολογήστε έναν αριθμό για κάθε λογαριασμό. Στην κάτω δεξιά γωνία της οθόνης, υπάρχει ένα κουμπί Αποθήκευση που δεν είναι ορατό εδώ. κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση όταν ολοκληρώσετε την προσθήκη αριθμών λογαριασμού. Το QBO εμφανίζει τον αριθμό λογαριασμού ως μέρος του ονόματος λογαριασμού στην οθόνη Λογαριασμού.

Και τέλος, οι λογαριασμοί ισολογισμού έχουν μητρώα. κάνοντας κλικ στο κουμπί Εγγραφή, μπορείτε να εμφανίσετε τις συναλλαγές στο μητρώο αυτού του λογαριασμού. Μπορείτε να προσδιορίσετε τους λογαριασμούς του ισολογισμού κοιτάζοντας στη στήλη Τύπος. Οι λογαριασμοί ισολογισμού εμφανίζουν έναν από τους ακόλουθους τύπους λογαριασμών:

• Τράπεζα

• Εισπρακτέοι λογαριασμοί

• Λοιπά κυκλοφορούντα περιουσιακά στοιχεία

• Πάγιο ενεργητικό

• Αλλα περιουσιακά στοιχεία

• Πιστωτική κάρτα

• Λοιπές βραχυπρόθεσμες υποχρεώσεις

• Μακροπρόθεσμες υποχρεώσεις

• Πληρωτέοι λογαριασμοί

• Μετοχικό κεφάλαιο

Ίσως αναρωτιέστε για την επιλογή QuickBooks Labs στο μενού Gear. Η Intuit αποκαλεί το QuickBooks Lab «παιδική χαρά υψηλής τεχνολογίας». Αν είστε τολμηροί, ελέγξτε το εργαστήριο και ενεργοποιήστε τις πειραματικές λειτουργίες για να δείτε πώς λειτουργούν.