Πώς να ενεργοποιήσετε το QuickBooks Online Payroll

Το QuickBooks Online Payroll (QBOP) χρησιμοποιεί έναν οδηγό για να σας καθοδηγήσει στη διαδικασία ρύθμισης μισθοδοσίας. Ξεκινάτε ενεργοποιώντας πρώτα τη μισθοδοσία στο QBO. Στη συνέχεια, ο μάγος σας καθοδηγεί στη δημιουργία της εταιρείας σας, ώστε να μπορείτε να πληρώνετε τους υπαλλήλους σας.

Σημειώστε ότι μπορείτε να κάνετε κλικ στην Προσθήκη υπαλλήλου για να ρυθμίσετε τους υπαλλήλους χωρίς να ενεργοποιήσετε τη μισθοδοσία. Θα μπορείτε να εισαγάγετε τη μισθοδοσία αργότερα, ανατρέχοντας μέχρι την ημερομηνία κατά την οποία ξεκινήσατε τη συνδρομή μισθοδοσίας. Σημειώστε επίσης ότι η μη άμεση ενεργοποίηση της μισθοδοσίας δεν σας εξοικονομεί χρήματα. Θα χρεωθείτε για τη συνδρομή σας από τη στιγμή που θα εγγραφείτε στην υπηρεσία μείον τυχόν δοκιμαστικό χρόνο, ακόμη και αν δεν πληρώσετε κανέναν υπάλληλο. Σχεδιάστε να ρυθμίσετε τη μισθοδοσία αμέσως μόλις εγγραφείτε, ώστε να μην ξοδεύετε μήνες πληρώνοντας για μια συνδρομή που δεν χρησιμοποιείτε.

Ενεργοποίηση QBOP.

Κάντε κλικ στο σύνδεσμο Υπάλληλοι στη γραμμή πλοήγησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Έναρξη.

Ο Οδηγός μισθοδοσίας ξεκινά. Στην πρώτη σελίδα, επιλέγετε λειτουργίες μισθοδοσίας που είναι σημαντικές για εσάς, ώστε η QBO να σας βοηθήσει να επιλέξετε το κατάλληλο πρόγραμμα μισθοδοσίας για εσάς. Μόλις επιλέξετε Αυτόματοι Υπολογισμοί Φόρων, η QBO σας προσφέρει δύο επιλογές για μισθοδοσία:

• Θέλω να κάνω μισθοδοσία μόνος μου
• Θέλω να γίνει η μισθοδοσία για μένα

Εάν κάνετε κύλιση προς τα κάτω στη σελίδα, το QBO σάς δείχνει μια σύγκριση των δυνατοτήτων στις δύο διαφορετικές υπηρεσίες. Επιλέξτε το κουμπί «Δοκιμάστε τώρα» στην επιλογή «Θέλω να κάνω μισθοδοσία μόνος μου» — και αν θέλετε να χρησιμοποιήσετε το QBOP, θα πρέπει επίσης να επιλέξετε αυτήν την επιλογή.

Το QBO εμφανίζει ξανά τη σελίδα Υπαλλήλων, λέγοντάς σας ότι έχετε εγγραφεί στο QBOP. Κάντε κλικ στο κουμπί Get Set Up για να ξεκινήσει η διαδικασία ρύθμισης μισθοδοσίας.

Στην πρώτη σελίδα του Get Ready for Payroll Wizard, το QBO εμφανίζει τις πληροφορίες που παρείχατε κατά την αρχική δημιουργία της εταιρείας σας. Ελέγξτε ξανά τις πληροφορίες και κάντε κλικ στο κουμπί Συνέχεια στην κάτω δεξιά γωνία της οθόνης.

Στην επόμενη οθόνη του οδηγού, υποδεικνύετε εάν πληρώνατε υπαλλήλους κατά τη διάρκεια του τρέχοντος έτους ή εάν πρόκειται να αρχίσετε να πληρώνετε υπαλλήλους για πρώτη φορά.

Εάν υποδείξετε ότι έχετε κάνει στο παρελθόν τη μισθοδοσία και τώρα αλλάζετε σε QBOP, ο οδηγός εμφανίζει δύο επιπλέον ερωτήσεις για να απαντήσετε. Απαντήστε στις ερωτήσεις και κάντε κλικ στο κουμπί Συνέχεια στην κάτω δεξιά γωνία της οθόνης. Εάν υποδείξετε ότι δεν έχετε πληρώσει στο παρελθόν υπαλλήλους, δεν εμφανίζονται πρόσθετες ερωτήσεις, επομένως μπορείτε απλώς να κάνετε κλικ στο Συνέχεια στην κάτω δεξιά γωνία της οθόνης.

Υποδείξτε εάν έχετε πληρώσει στο παρελθόν υπαλλήλους κατά τη διάρκεια του τρέχοντος έτους.

Οι οδηγίες που ακολουθούν προϋποθέτουν ότι δεν έχετε πληρώσει προηγουμένως υπαλλήλους. Εάν χρησιμοποιείτε το QuickBooks για Windows Desktop για να προετοιμάσετε τη μισθοδοσία, μπορείτε να εισαγάγετε πληροφορίες ιστορικού μισθοδοσίας για κάθε εργαζόμενο και κάθε μισθοδοσία χρησιμοποιώντας πληροφορίες που θα βρείτε στην αναφορά Περίληψη μισθοδοσίας από το πρόγραμμα QuickBooks Desktop.

Η επόμενη σελίδα του οδηγού ρωτά εάν έχετε συλλέξει συμπληρωμένες φόρμες W-4 από τους υπαλλήλους σας. Τα έντυπα W-4 είναι το έντυπο της Υπηρεσίας Εσωτερικών Εσόδων που συμπληρώνουν οι εργαζόμενοι για να καθορίσουν το επίδομα παρακράτησης. Εάν πρέπει να συμπληρώσετε το Έντυπο W-4 για οποιονδήποτε υπάλληλο, μπορείτε να κάνετε κλικ στο σύνδεσμο Χρειάζομαι έντυπα W-4 στον Οδηγό ρύθμισης μισθοδοσίας για να εμφανίσετε και να εκτυπώσετε ή να αποθηκεύσετε μια έκδοση PDF μετά την εκτύπωση της φόρμας. η φόρμα που εμφανίζει το QBO δεν είναι επεξεργάσιμη φόρμα. Για μια επεξεργάσιμη φόρμα που μπορείτε να συμπληρώσετε χρησιμοποιώντας τον υπολογιστή σας, επισκεφτείτε τον ιστότοπο της IRS και κάντε κλικ στον σύνδεσμο W-4 στην ενότητα Φόρμες & Pubs για να εμφανίσετε επεξεργάσιμες φόρμες PDF.

Καθορίστε εάν έχετε πληροφορίες W-4 από όλους ή τους περισσότερους υπαλλήλους σας.

Αφού δηλώσετε ότι έχετε λάβει συμπληρωμένες φόρμες W-4 από τους υπαλλήλους σας, κάντε κλικ στην επιλογή Συνέχεια. Ο οδηγός σας ζητά να εισαγάγετε έναν από τους υπαλλήλους σας. Κάντε κλικ στην Προσθήκη υπαλλήλου για να εμφανιστεί μια οθόνη όπως αυτή.

Δώστε πληροφορίες για τον πρώτο υπάλληλο.

Εάν δεν έχετε Έντυπο W-4 από τον υπάλληλο, μπορείτε να προσκαλέσετε τον υπάλληλο να συμπληρώσει ο ίδιος τις πληροφορίες χρησιμοποιώντας μια ασφαλή πύλη. Εάν θέλετε ο υπάλληλος να παρέχει τις πληροφορίες, δώστε τη διεύθυνση email του υπαλλήλου και κάντε κλικ στην επιλογή Αποστολή email. Εναλλακτικά, επιλέξτε Όχι, θέλω να εισαγάγω τις πληροφορίες ο ίδιος και συμπληρώστε τη σελίδα με τις ακόλουθες πληροφορίες:

• Ονομα
• Ημερομηνία πρόσληψης
• Η συχνότητα με την οποία πληρώνετε τον εργαζόμενο και την επόμενη αναμενόμενη ημερομηνία πληρωμής
• Όταν παρέχετε πληροφορίες για τη συχνότητα πληρωμής, το QBO δημιουργεί ένα πρόγραμμα αμοιβών που μπορείτε να εφαρμόσετε στους επόμενους υπαλλήλους που θα δημιουργήσετε.
• Το ποσό που πληρώνετε στον εργαζόμενο
• Αν ο εργαζόμενος έχει κρατήσεις
• Πληροφορίες εντύπου W-4

Αυτές οι πληροφορίες περιλαμβάνουν τη διεύθυνση του υπαλλήλου, τον αριθμό κοινωνικής ασφάλισης, την οικογενειακή κατάσταση, το ποσό παρακράτησης και τον κρατικό φόρο μισθοδοσίας — που διαφέρει από πολιτεία σε πολιτεία, αλλά το QBOP σάς προτρέπει να παρέχετε πληροφορίες για την πολιτεία στην οποία λειτουργεί η επιχείρησή σας. Οι προτροπές για όλες αυτές τις πληροφορίες εμφανίζονται όταν κάνετε κλικ στο κουμπί Enter W-4 Form.

Για να προσδιορίσετε τις φορολογικές απαιτήσεις της πολιτείας σας, επισκεφτείτε τον ιστότοπο της πολιτείας σας και αναζητήστε φόρους μισθοδοσίας.

• Η μέθοδος που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για να πληρώσετε τον εργαζόμενο (όπως χάρτινη επιταγή ή απευθείας κατάθεση)
• Εάν επιλέξετε Άμεση κατάθεση, καθορίστε τα στοιχεία του τραπεζικού λογαριασμού για τον υπάλληλο (τύπος λογαριασμού, αριθμός δρομολόγησης και αριθμός λογαριασμού).

Αφού απαντήσετε στις ερωτήσεις 2–5, εάν χρειάζεται να κάνετε αλλαγές, κάντε κλικ στο εικονίδιο με το μολύβι δίπλα στην απάντηση. Καθώς παρέχετε πληροφορίες, το QBOP ενημερώνει την προεπισκόπηση του δείγματος ελέγχου στη δεξιά πλευρά του παραθύρου.

Όταν ολοκληρώσετε την παροχή των πληροφοριών του υπαλλήλου, κάντε κλικ στην επιλογή Τέλος και το QBO εμφανίζει τη σελίδα Εκτέλεση Μισθοδοσίας, παραθέτοντας τους υπαλλήλους που πληρώνονται χρησιμοποιώντας το ίδιο πρόγραμμα αμοιβών. Εάν το QBO εμφανίζει μια σελίδα με ένα κουμπί Προεπισκόπησης Μισθοδοσίας στην κάτω δεξιά γωνία, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κάτω βέλος δίπλα στο κουμπί και να επιλέξετε να το κάνετε αργότερα.

Μόλις προσθέσετε έναν υπάλληλο που πληρώνεται χρησιμοποιώντας κάποιο άλλο πρόγραμμα αμοιβών, το QBO εμφανίζει τη σελίδα Υπαλλήλων. οι υπάλληλοι που ρυθμίσατε εμφανίζονται στη λίστα και μπορείτε να κάνετε κλικ σε έναν υπάλληλο για να επεξεργαστείτε τα στοιχεία του υπαλλήλου ή μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Προσθήκη υπαλλήλου για να προσθέσετε περισσότερους υπαλλήλους.

Προσθήκη ή επεξεργασία υπαλλήλων.