Μερικές φορές, χρειάζεστε μόνο έναν υπολογιστή και ένα μόνο αντίγραφο QuickBooks, παρόλο που έχετε πολλούς υπαλλήλους που χρησιμοποιούν QuickBooks. Εάν μια μικρή επιχείρηση έχει μόνο έναν βοηθό διαχειριστή και ο ιδιοκτήτης έχει πρόσβαση σε ένα αρχείο δεδομένων QuickBooks, για παράδειγμα, ένα αντίγραφο QuickBooks που εκτελείται σε έναν μόνο προσωπικό υπολογιστή μπορεί να είναι το μόνο που απαιτείται. Ωστόσο, το QuickBooks επιτρέπει την ταυτόχρονη χρήση του αρχείου δεδομένων QuickBooks από πολλούς χρήστες. Αναμενόμενα, πρέπει πρώτα να ρυθμίσετε πολλούς χρήστες.
Αφού ρυθμίσετε πολλούς χρήστες, μπορείτε να εγκαταστήσετε το πρόγραμμα QuickBooks σε άλλους προσωπικούς υπολογιστές και στη συνέχεια — με την προϋπόθεση ότι όλοι αυτοί οι προσωπικοί υπολογιστές συνδέονται σε ένα δίκτυο Windows — να χρησιμοποιήσετε αυτά τα άλλα αντίγραφα του QuickBooks για να αποκτήσετε πρόσβαση στο αρχείο δεδομένων QuickBooks που είναι αποθηκευμένο στο πρώτο ή τον κύριο υπολογιστή.
Για να χρησιμοποιήσετε το QuickBooks σε ένα περιβάλλον ταυτόχρονης χρήσης από πολλούς χρήστες, πρέπει επίσης να πείτε στο QuickBooks ότι η ταυτόχρονη χρήση είναι εντάξει. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε την εντολή File→Switch to Multi-User Mode. (Εάν θέλετε να απενεργοποιήσετε τη Λειτουργία πολλών χρηστών αργότερα, επιλέξτε Αρχείο → Μετάβαση σε Λειτουργία ενός χρήστη ξανά.)
Το QuickBooks υποστηρίζει την ταυτόχρονη χρήση από πολλούς χρήστες μέσω μιας τεχνολογίας που ονομάζεται κλείδωμα εγγραφών, η οποία κλειδώνει όλες τις εγγραφές με τις οποίες εργάζεστε, αλλά όχι ολόκληρο το αρχείο δεδομένων QuickBooks. Εάν θέλετε να εργαστείτε με την εταιρεία Α και κάποιος άλλος χρήστης θέλει να συνεργαστεί με την εταιρεία Β, δεν πειράζει. Το QuickBooks το επιτρέπει. Αυτό που δεν μπορείτε να κάνετε εσείς και ο άλλος χρήστης, ωστόσο, είναι να εργάζεστε στην ίδια εταιρεία (Α ή Β) ταυτόχρονα. Αυτό θα σήμαινε ότι εργάζεστε με το ίδιο αρχείο πελατών.
Δεν μπορείτε να εγκαταστήσετε το ίδιο αντίγραφο QuickBooks σε πολλά μηχανήματα και να έχετε νόμιμα ένα σύστημα QuickBooks πολλαπλών χρηστών. Πρέπει να αγοράσετε ένα αντίγραφο του QuickBooks για κάθε μηχάνημα στο οποίο είναι εγκατεστημένο το QuickBooks. Σημειώστε, ωστόσο, ότι το Intuit πουλά ορισμένες εκδόσεις QuickBooks πολλαπλών χρηστών στις οποίες αγοράζετε πέντε άδειες χρήσης σε ένα κουτί QuickBooks. (Η έκδοση Enterprise του QuickBooks υποστηρίζει δίκτυα πολλαπλών χρηστών με έως και 30 ταυτόχρονους χρήστες και οι άλλες εκδόσεις του QuickBooks υποστηρίζουν δίκτυα πολλαπλών χρηστών με έως και 5 ταυτόχρονους χρήστες.)
Μπορεί να θέλετε να έχετε πολλούς χρήστες QuickBooks, εάν οι αντιπρόσωποι πωλήσεων στην εταιρεία σας ετοιμάζουν τιμολόγια ή προετοιμάζουν προσφορές για πελάτες. Σε αυτήν την περίπτωση, μπορεί να θέλετε να ρυθμίσετε κάθε πωλητή στο QuickBooks. Σημειώστε, ωστόσο, ότι αυτοί οι πωλητές θα πρέπει να έχουν τη δυνατότητα μόνο να δημιουργήσουν ένα τιμολόγιο ή ίσως να δημιουργήσουν και να εκτυπώσουν μια εκτίμηση τιμολογίου. Για λόγους που συζητούνται πληρέστερα στην επόμενη ενότητα αυτού του κεφαλαίου, θέλετε να είστε πολύ προσεκτικοί όσον αφορά την παροχή πλήρους πρόσβασης στο λογιστικό σύστημα σε άπειρους χρήστες λογιστών.
Το Slack είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο συνεργασίας. Είστε έτοιμοι να δημιουργήσετε μια ομάδα χρηστών; Αυτός ο οδηγός σας καθοδηγεί στη διαδικασία για αυτήν τη δυνατότητα premium προγράμματος.
Στο QuickBooks 2010, χρησιμοποιείτε μια Λίστα Προμηθευτών για να διατηρείτε αρχεία στους προμηθευτές σας. Μια Λίστα Προμηθευτών σάς επιτρέπει να συλλέγετε και να καταγράφετε πληροφορίες, όπως τη διεύθυνση του προμηθευτή, τον υπεύθυνο επικοινωνίας και ούτω καθεξής. Μπορείτε να προσθέσετε έναν προμηθευτή στη Λίστα προμηθευτών σας με μερικά απλά βήματα.
Το QuickBooks 2010 διευκολύνει τους λογιστές να εργάζονται με αρχεία δεδομένων πελατών. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα Αντιγραφής Λογιστή στο QuickBooks για να στείλετε απλώς με e-mail (ή να στείλετε σαλιγκάρι) στον λογιστή σας ένα αντίγραφο του αρχείου δεδομένων QuickBooks. Δημιουργείτε το αντίγραφο του λογιστή του αρχείου δεδομένων QuickBooks χρησιμοποιώντας την έκδοση του QuickBooks που διαθέτετε και την πραγματική […]
Για να εισαγάγετε έναν λογαριασμό που λαμβάνετε από έναν προμηθευτή, χρησιμοποιείτε τη συναλλαγή λογαριασμού QuickBook Online. Το QBO παρακολουθεί τον λογαριασμό ως πληρωτέο, το οποίο είναι υποχρέωση της επιχείρησής σας — χρήματα που οφείλετε αλλά δεν έχετε πληρώσει ακόμη. Οι περισσότερες εταιρείες που εισέρχονται σε συναλλαγές λογαριασμού το κάνουν επειδή λαμβάνουν έναν δίκαιο αριθμό λογαριασμών και […]
Τα QuickBooks Online και QuickBooks Online Accountant περιέχουν ένα εργαλείο που ονομάζεται Συνεργάτης Πελατών το οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να επικοινωνήσετε με τον πελάτη σας σχετικά με τις υπάρχουσες συναλλαγές. Το Client Collaborator είναι ένα αμφίδρομο εργαλείο. εσείς ή ο πελάτης σας μπορείτε να στείλετε ένα μήνυμα και ο παραλήπτης του μηνύματος μπορεί να απαντήσει. Σκεφτείτε τον Συνεργάτη Πελάτη ως έναν τρόπο για να […]
Μάθετε για το Slack, το οποίο σας δίνει τη δυνατότητα να επικοινωνείτε και να συνεργάζεστε με συναδέλφους εντός και εκτός του οργανισμού σας.
Η κοστολόγηση βάσει δραστηριότητας (ABC για συντομία) μπορεί να είναι η καλύτερη νέα λογιστική ιδέα τις τελευταίες τρεις δεκαετίες. Η προσέγγιση είναι πραγματικά πολύ απλή εάν χρησιμοποιείτε ήδη QuickBooks. Εν ολίγοις, το μόνο που κάνετε για να εφαρμόσετε ένα απλό σύστημα ABC στο QuickBooks είναι αυτό που κάνετε αυτή τη στιγμή. Με άλλα λόγια, απλώς συνεχίστε να παρακολουθείτε […]
Το QuickBooks παρέχει περισσότερες από 100 οικονομικές καταστάσεις και λογιστικές αναφορές. Μπορείτε να μεταβείτε σε αυτές τις αναφορές ανοίγοντας το μενού Αναφορές. Το μενού "Αναφορές" οργανώνει αναφορές σε περίπου δώδεκα κατηγορίες, συμπεριλαμβανομένων των Εταιρειών και Οικονομικών, των Πελατών και των Απαιτήσεων, των Πωλήσεων, των Εργασιών και του Χρόνου & Διανυθείσας Διανυκτέρευσης. Για να δημιουργήσετε σχεδόν οποιαδήποτε από τις αναφορές που είναι διαθέσιμες μέσω των Αναφορών […]
Το QuickBooks σάς επιτρέπει να αφιερώνετε λιγότερο χρόνο στην τήρηση βιβλίων και περισσότερο χρόνο στην επιχείρησή σας. Χρησιμοποιώντας συντομεύσεις θα κινηθείτε στα λογιστικά σας ακόμα πιο γρήγορα και πιο εύκολα.
Αφού ενεργοποιήσετε την Παρακολούθηση τάξης στο QuickBooks, η χρήση τάξεων είναι πολύ απλή. Δημιουργείτε κατηγορίες για τις σειρές προϊόντων ή τις σειρές υπηρεσιών για τις οποίες θέλετε να μετρήσετε την κερδοφορία. Κατατάσσετε τις συναλλαγές ως ταιριασμένες σε μια συγκεκριμένη κατηγορία είτε όπως καταγράφονται (αν μπορείτε) είτε εκ των υστέρων (εάν χρειάζεται να […]
