Πώς να εισαγάγετε άτομα σε μια διαδικτυακή λίστα QuickBooks

Η εισαγωγή πληροφοριών λίστας από την επιφάνεια εργασίας του QuickBooks σε μια δωρεάν δοκιμή του QuickBooks Online (QBO) μπορεί να σας βοηθήσει να εξοικειωθείτε με το QBO ενώ χρησιμοποιείτε πληροφορίες λίστας που ήδη αναγνωρίζετε. Και, η εισαγωγή αυτών των πληροφοριών στο QBO μπορεί να σας βοηθήσει να αποφύγετε να πληκτρολογήσετε ξανά όλες τις πληροφορίες για κάθε καταχώρηση λίστας. Μπορείτε να εισαγάγετε πληροφορίες λίστας από μια εταιρεία υπολογιστών QuickBooks χρησιμοποιώντας ένα αρχείο Excel ή ένα αρχείο CSV.

Για να εισαγάγετε με επιτυχία πληροφορίες στο QBO από ένα αρχείο CSV ή ένα βιβλίο εργασίας του Excel, οι πληροφορίες πρέπει να συμμορφώνονται με μια συγκεκριμένη μορφή. Και, ευτυχώς, το QBO σάς δίνει την επιλογή να κάνετε λήψη ενός δείγματος αρχείου σε μορφή Excel, ώστε να μπορείτε να προβάλετε την απαιτούμενη μορφή για την εισαγωγή πληροφοριών λίστας. μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το δείγμα ως κατευθυντήρια γραμμή για τη ρύθμιση των δεδομένων στο δικό σας αρχείο.

Για λήψη και προβολή του δείγματος αρχείου για προμηθευτές, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1 Κάντε κλικ στην επιλογή Προμηθευτές στη γραμμή πλοήγησης για να εμφανιστεί η σελίδα Προμηθευτές.

Χρησιμοποιείτε την ίδια διαδικασία για να εισάγετε πελάτες ή προμηθευτές από ένα προϊόν επιτραπέζιου υπολογιστή QuickBooks.

2 Κάντε κλικ στο κάτω βέλος δίπλα στο κουμπί Νέος προμηθευτής στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης. Κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή προμηθευτών.

Το QBO εμφανίζει τη σελίδα Προμηθευτές εισαγωγής.

3 Κάντε κλικ στο σύνδεσμο Λήψη δείγματος αρχείου.

Μόλις κάνετε κλικ στη σύνδεση, το QBO κατεβάζει το δείγμα αρχείου και εμφανίζει ένα κουμπί στη γραμμή εργασιών των Windows για αυτό.

4 Κάντε κλικ στο κουμπί του δείγματος αρχείου στη γραμμή εργασιών των Windows.

Το δείγμα αρχείου ανοίγει στο Excel.

5 Εξετάστε το περιεχόμενο του αρχείου κάνοντας κύλιση προς τα δεξιά για να δείτε τις πληροφορίες που είναι αποθηκευμένες σε κάθε στήλη.

Δημιουργήστε το δικό σας αρχείο, μοντελοποιώντας το στο δείγμα αρχείου.

Θα διαπιστώσετε ότι η εισαγωγή των δεδομένων σας λειτουργεί καλύτερα εάν μπορείτε να αντιστοιχίσετε τις επικεφαλίδες στο αρχείο δεδομένων σας με αυτές που βρίσκονται στο δείγμα αρχείου δεδομένων.

Το αρχείο δεδομένων σας δεν μπορεί να περιέχει περισσότερες από 1.000 σειρές ή να υπερβαίνει τα 2 MB σε μέγεθος. Μην ξεχάσετε να αποθηκεύσετε το αρχείο δεδομένων σας είτε ως βιβλίο εργασίας του Excel 97-2003 είτε ως αρχείο CSV (οριοθετημένο με κόμμα).

6 Βεβαιωθείτε ότι το αρχείο δεδομένων σας δεν είναι ανοιχτό.

Εμφανίστε τη σελίδα Εισαγωγών προμηθευτών όπως φαίνεται.

7 Κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογή αρχείου.

Μεταβείτε στο φάκελο όπου αποθηκεύσατε το αρχείο που περιέχει τις πληροφορίες της λίστας σας.

8 Επιλέξτε το αρχείο και επιλέξτε Άνοιγμα.

Το QBO ενημερώνει τη σελίδα Import Vendors με το όνομα του αρχείου που επιλέξατε.

9 Κάντε κλικ στο Continue.

Το QBO ανεβάζει το αρχείο σας και εμφανίζει την οθόνη που εμφανίζεται.

10 Βεβαιωθείτε ότι τα πεδία στο αρχείο δεδομένων σας ταιριάζουν σωστά με τα πεδία στο QBO.

Όπως χρειάζεται, ανοίξτε το πλαίσιο λίστας δίπλα σε κάθε όνομα πεδίου QBO και αντιστοιχίστε το με τις ετικέτες στο αρχείο δεδομένων σας.

11 Κάντε κλικ στο Continue.

Το QBO εμφανίζει τις εγγραφές που έχει αναγνωρίσει.

12Εξετάστε τις εγγραφές που προτείνει η QBO για εισαγωγή για να βεβαιωθείτε ότι οι πληροφορίες είναι σωστές.

Μπορείτε να κάνετε αλλαγές στις πληροφορίες σε οποιοδήποτε πεδίο κάνοντας κλικ σε αυτό το πεδίο και πληκτρολογώντας. Μπορείτε επίσης να καταργήσετε την επιλογή οποιασδήποτε σειράς για να αποφύγετε την εισαγωγή των πληροφοριών αυτής της σειράς στο QBO.

13Όταν βεβαιωθείτε ότι οι πληροφορίες είναι σωστές, κάντε κλικ στο κουμπί Εισαγωγή εγγραφών X (όπου X είναι ο αριθμός των εγγραφών που πρόκειται να εισαγάγετε).

Το QBO εμφανίζει ένα παράθυρο διαλόγου που δείχνει τον αριθμό των εγγραφών που θα εισαγάγετε και ρωτά εάν θέλετε να εισαγάγετε τις εγγραφές.

14 Κάντε κλικ στο OK.

Το QBO εισάγει τις πληροφορίες και εμφανίζει μια σύνοψη της διαδικασίας εισαγωγής που προσδιορίζει τον αριθμό των επαφών που εισήχθησαν. Η σελίδα περιέχει επίσης έναν σύνδεσμο "Δείτε όλους τους προμηθευτές μου" στον οποίο μπορείτε να κάνετε κλικ. κάνοντας κλικ στον σύνδεσμο έχει το ίδιο αποτέλεσμα με το κλικ στον σύνδεσμο Προμηθευτές στη γραμμή πλοήγησης, η οποία εμφανίζει τη λίστα των προμηθευτών σας.