Πώς να διαχειριστείτε τις ειδοποιήσεις Slack

Σε υψηλό επίπεδο, οι ειδοποιήσεις Slack εφιστούν την προσοχή σε όλα τα πράγματα σε έναν χώρο εργασίας που σας ενδιαφέρουν. Για να είμαστε δίκαιοι, αυτό είναι δυνητικά ένας μεγάλος κουβάς. Πιο συγκεκριμένα, μπορείτε να ορίσετε ειδοποιήσεις Slack όταν λαμβάνουν χώρα κάποιο ή όλα τα ακόλουθα συμβάντα:

• Κάποιος σου στέλνει DM
• Κάποιος σας αναφέρει σε ένα κανάλι χρησιμοποιώντας το @username
• Κάποιος αναφέρει το @everyone σε ένα κανάλι
• Κάποιος χρησιμοποιεί μία από τις λέξεις-κλειδιά σας
• Το Slackbot σας υπενθυμίζει να κάνετε κάτι

Φυσικά, μπορείτε να τροποποιήσετε κάθε μία από αυτές τις ρυθμίσεις. Δηλαδή, όταν συμβαίνει καθένα από αυτά τα πέντε πράγματα, το Slack δεν χρειάζεται να σας ειδοποιήσει. Το Slack δίνει στους χρήστες απαράμιλλη δυνατότητα ελέγχου των ειδοποιήσεων της εφαρμογής.

Διαχείριση ειδοποιήσεων Slack

Όταν εγκαθιστάτε για πρώτη φορά το Slack και συνδέεστε σε έναν χώρο εργασίας, το out-of-the-box Slack σας ειδοποιεί μόνο όταν κάποιος σας στέλνει ένα DM ή σας αναφέρει σε ένα κανάλι χρησιμοποιώντας το όνομα χρήστη σας.

Από προεπιλογή, οποιαδήποτε μη αναγνωσμένη δραστηριότητα στο χώρο εργασίας θα κάνει το Slack να εμφανίζει μια ένδειξη ή αυτό που το Slack και άλλες εφαρμογές αυτές τις μέρες χαρακτηρίζουν σήμα . Οι δύο τύποι σημάτων του Slack είναι

• Τελεία: Υποδηλώνει γενική μη αναγνωσμένη δραστηριότητα σε έναν από τους χώρους εργασίας σας Slack.
• Αριθμός σε κόκκινο κύκλο: Κάποιος έχει κάνει ένα από τα παρακάτω:
  • Σου έστειλε άμεσο μήνυμα
  • Σας ανέφερε ή ειδοποίησε ένα δημόσιο κανάλι στο οποίο ανήκετε
  • Χρησιμοποίησε μία από τις λέξεις-κλειδιά σας σε ένα δημόσιο κανάλι στο οποίο ανήκετε

Η παρακάτω εικόνα εμφανίζει έναν χώρο εργασίας Slack με σήματα και μη αναγνωσμένη δραστηριότητα.

Χαλαρός χώρος εργασίας με σήματα και μη αναγνωσμένη δραστηριότητα.

Εάν ανήκετε σε πολλούς χώρους εργασίας, τότε μπορεί να ανησυχείτε μήπως χάσετε μηνύματα στον έναν ενώ εργάζεστε στον άλλο. Μην είσαι. Το Slack εμφανίζει ένα αριθμητικό σήμα στα αριστερά της πλαϊνής γραμμής που υποδεικνύει ότι έχει λάβει χώρα νέα δραστηριότητα στον άλλο χώρο εργασίας.

Ένδειξη σήματος χαλαρού από άλλο χώρο εργασίας.

Σημειώστε ότι η προηγούμενη εικόνα εμφανίζει την προηγούμενη διεπαφή χρήστη του Slack.

Αυτό δεν σημαίνει ότι το Slack θα σας ενοχλήσει αν θέλετε να μείνετε μόνοι. Μπορείτε εύκολα να θέσετε σε παύση τις ειδοποιήσεις του χώρου εργασίας ανά πάσα στιγμή μέσω της λειτουργίας Do Not Disturb (DND).

Έλεγχος των διαφορετικών τύπων ειδοποιήσεων Slack

Στο Slack, οι ειδοποιήσεις αντιπροσωπεύουν έναν γενικό όρο που καλύπτει έναν αριθμό διαφορετικών τύπων ειδοποιήσεων. Σε υψηλό επίπεδο, μπορείτε να προβάλετε τις ρυθμίσεις για τις ειδοποιήσεις του χώρου εργασίας σας ακολουθώντας αυτά τα βήματα:

Κάντε κλικ στο κύριο μενού.

Από το αναπτυσσόμενο μενού, κάντε κλικ στις Προτιμήσεις.

Στο επάνω μέρος της οθόνης, βλέπετε τη λέξη Ειδοποιήσεις.

Πίνακας ειδοποιήσεων για χαλαρό χώρο εργασίας.

Με την πρόσβαση σε αυτόν τον πίνακα μέσω ενός κατάλληλου υπολογιστή, προσδιορίζετε πού συμβαίνει όλη η μαγεία.

Πριν προχωρήσετε πολύ στην τρύπα του κουνελιού, θυμηθείτε αυτό το αξίωμα: Δεν υπάρχει κανένας σωστός ή καλύτερος τρόπος για να ενεργοποιήσετε κάθε μία από τις διαφορετικές ειδοποιήσεις του Slack. Παίξτε μαζί τους μέχρι να βρείτε ένα σύστημα που λειτουργεί για εσάς. Θέλετε να εξισορροπήσετε τη λήψη σημαντικών ειδοποιήσεων έγκαιρα με τη διατήρηση της λογικής σας.

Ειδοποιήσεις του Slack για συγκεκριμένα κανάλια

Ας πούμε ότι ανήκετε σε ένα δημόσιο ή ιδιωτικό κανάλι, αλλά θέλετε να ελέγχετε μόνο περιοδικά. Δηλαδή, δεν χρειάζεται να λαμβάνετε τακτικές ειδοποιήσεις από ένα συγκεκριμένο κανάλι, αλλά δεν θέλετε να το αφήσετε εντελώς. Ευτυχώς, το Slack παρέχει δύο τρόπους για να ελέγχετε τις ειδοποιήσεις σας από ένα συγκεκριμένο κανάλι.

Σίγαση καναλιού Slack

Εάν θέλετε να παραμείνετε σε ένα κανάλι αλλά δεν θέλετε να λαμβάνετε καθόλου ειδοποιήσεις, τότε αυτή η δυνατότητα είναι απλώς το εισιτήριο για εσάς. Η σίγαση ενός καναλιού είναι ένα ιδιαίτερα πολύτιμο χαρακτηριστικό.

Για να κάνετε σίγαση ενός καναλιού στο Slack, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Κάντε κλικ στο όνομα του καναλιού που θέλετε να κάνετε σίγαση.

Το Slack εμφανίζει ένα νέο παράθυρο στη δεξιά πλευρά της οθόνης.

Κάντε κλικ στο εικονίδιο Περισσότερα και το Slack εμφανίζει έναν αριθμό επιλογών.

Κάντε κλικ στο κουμπί Σίγαση #[όνομα καναλιού] .

Ορίστε τακτικές υπενθυμίσεις για να κάνετε check-in σε κανάλια σε σίγαση.

Αφού κάνετε σίγαση ενός καναλιού, το Slack το κάνει γκρι στην πλαϊνή γραμμή και το τοποθετεί κάτω από τα μη σίγαση. Δηλαδή, δεν θα είναι πλέον το χρώμα των καναλιών χωρίς σίγαση. Παρακάτω, τα κανάλια #finance και #human_resources έχουν τεθεί σε σίγαση.

Παράδειγμα σίγασης καναλιών Slack.

Η σίγαση ενός καναλιού δεν είναι το ίδιο με τη σίγαση μιας συνομιλίας με ένα άτομο. Ένα μέλος του χώρου εργασίας μπορεί να στείλει μήνυμα DM ή να αλληλογραφεί με αυτό το άτομο σε άλλο κανάλι. Αυτή η ενέργεια ισχύει μόνο για το κανάλι και τα μέλη του.

Πείτε ότι έχετε βάλει σε σίγαση ένα κανάλι και κάποιος σας αναφέρει σε αυτό. Σε αυτήν την περίπτωση, το Slack εμφανίζει ένα κόκκινο σήμα στο κανάλι. Είναι ένας διακριτικός τρόπος να σας υπενθυμίσουμε να ελέγξετε το κανάλι. Ταυτόχρονα, όμως, το Slack δεν σας διακόπτει με ειδοποίηση.

Ρύθμιση ειδοποιήσεων καναλιού Slack

Το Slack σάς επιτρέπει να προσαρμόσετε τις ειδοποιήσεις καναλιού που λαμβάνετε και, ακόμα καλύτερα, τις συσκευές στις οποίες τις λαμβάνετε. Για να τροποποιήσετε τις ειδοποιήσεις του καναλιού Slack με μεγαλύτερο επίπεδο ευαισθησίας από τη σίγαση, ακολουθήστε αυτά τα βήματα:

Στο κάτω μισό της πλαϊνής γραμμής, κάντε κλικ στο όνομα του καναλιού του οποίου τις ρυθμίσεις ειδοποιήσεων θέλετε να αλλάξετε.

Κάντε κλικ στο κουμπί Λεπτομέρειες στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης.

Το Slack εμφανίζει ένα νέο παράθυρο στη δεξιά πλευρά της οθόνης.

Κάντε κλικ στις Ειδοποιήσεις.

Από εδώ, μπορείτε να αγνοήσετε πρόσθετες αναφορές και να τροποποιήσετε τις ειδοποιήσεις του καναλιού στον επιτραπέζιο υπολογιστή και την κινητή συσκευή σας. Για παράδειγμα, πείτε ότι δεν θέλετε να λαμβάνετε ειδοποιήσεις επιφάνειας εργασίας από ένα συγκεκριμένο κανάλι, αλλά θέλετε να λαμβάνετε @αναφορές στο κινητό σας τηλέφωνο. Εάν συμβαίνει αυτό, επιλέξτε τα πλαίσια όπως βλέπετε παρακάτω.

Παράδειγμα προσαρμοσμένων ειδοποιήσεων καναλιών.

Εάν δεν ενεργοποιήσετε τις ειδοποιήσεις από την εφαρμογή Slack στις ρυθμίσεις του τηλεφώνου σας, τότε δεν θα τις λαμβάνετε.

Με λίγα λόγια, μπορείτε να διαμορφώσετε το Slack ώστε να σας στέλνει διαφορετικούς τύπους ειδοποιήσεων από διαφορετικά κανάλια σε διαφορετικές συσκευές. Αυτό είναι ένα ακόμη παράδειγμα του πώς το Slack αφήνει το email στη σκόνη.

Ωραία, αλλά τι γίνεται αν θέλετε να δείτε όλες τις ρυθμίσεις ειδοποιήσεων των καναλιών σας σε ένα μόνο μέρος; Δεν χρειάζεται να κυνηγάς και να ραμφίζεις. Και πάλι, το Slack σας έχει καλύψει:

Κάντε κλικ στο κύριο μενού.

Από το αναπτυσσόμενο μενού, κάντε κλικ στις Προτιμήσεις.

Κάντε κλικ στις Ειδοποιήσεις και μετακινηθείτε προς τα κάτω στο κάτω μέρος της σελίδας.

Χαλαρή σύνθετη προβολή των ειδοποιήσεων καναλιού.

Κάντε κλικ στο x δίπλα σε μια ρύθμιση καναλιού. Στη συνέχεια, το Slack επαναφέρει τις ειδοποιήσεις του καναλιού στην προεπιλεγμένη κατάσταση.

Ειδοποιήσεις για συγκεκριμένες λέξεις-κλειδιά στο Slack

Η παρακολούθηση των μηνυμάτων καναλιού είναι ένα πράγμα, αλλά τι γίνεται αν θέλετε να ακολουθήσετε έναν όρο ή μια φράση σε όλα τα κανάλια; Η ρύθμιση μιας ειδοποίησης λέξης-κλειδιού για κάθε κανάλι θα ήταν περίπλοκη. Ο Slack δεν μπορούσε να συμφωνήσει περισσότερο. Για να ενεργοποιήσετε αυτές τις ειδοποιήσεις, ακολουθήστε αυτές τις οδηγίες:

Κάντε κλικ στο κύριο μενού.

Από το αναπτυσσόμενο μενού, κάντε κλικ στις Προτιμήσεις.

Κάντε κλικ στις Ειδοποιήσεις και μετακινηθείτε προς τα κάτω στις Λέξεις-κλειδιά μου.

Εισαγάγετε τις λέξεις-κλειδιά για τις οποίες θέλετε να λαμβάνετε ειδοποιήσεις.

Κάντε κλικ στο X στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης.

Στη συνέχεια, το Slack εμφανίζει ένα κόκκινο σήμα στη λίστα καναλιών σας όταν κάποιος χρησιμοποιεί μία από τις λέξεις-κλειδιά σας στο συγκεκριμένο κανάλι.

Ρύθμιση ειδοποίησης λέξης-κλειδιού χαλαρού χώρου εργασίας για τριμηνιαία συνάντηση.

Όταν κάποιος χρησιμοποιεί αυτή τη φράση σε ένα δημόσιο κανάλι, το Slack ειδοποιεί αυτό το άτομο. Σημειώστε, ωστόσο, ότι αυτό το άτομο δεν θα λαμβάνει ειδοποιήσεις όταν άλλοι χρησιμοποιούν αυτόν τον όρο σε ιδιωτικά μηνύματα DM και ιδιωτικά κανάλια. Αυτή η ειδοποίηση θα ήταν ξεκάθαρη παραβίαση του απορρήτου των χρηστών του Slack.

Slack DM από άτομα και ομάδες

Όταν ένας χρήστης ή ομάδα χρηστών του Slack σάς στέλνει DM, το Slack σάς στέλνει μια ειδοποίηση. Μπορείτε να δείτε μη αναγνωσμένα μηνύματα κάτω από τα κανάλια.

Χαλαρά μη αναγνωσμένα DM.

Αναπάντητες κλήσεις στο Slack

Τι γίνεται αν ένας συνάδελφος σας τηλεφωνήσει αλλά δεν μπορείτε να απαντήσετε; Σε αυτήν την περίπτωση, το Slack τοποθετεί ένα σήμα δίπλα στο όνομα αυτού του ατόμου στην πλαϊνή γραμμή. Εάν ένας συνάδελφος καλέσει ένα κανάλι και το χάσετε, το Slack εμφανίζει έντονη γραφή στο όνομα του καναλιού στην πλαϊνή γραμμή. Βλέπετε μια ειδοποίηση ότι χάσατε μια κλήση.

Υπενθυμίσεις DM

Μπορείτε εύκολα να ορίσετε υπενθυμίσεις DM. Για παράδειγμα, στις 3:51 μ.μ. της Παρασκευής, ο Steve σας στέλνει ένα DM αλλά είστε απασχολημένοι. Ορίστε γρήγορα μια υπενθύμιση για να δείτε αυτό το μήνυμα στις 8:30 π.μ. της Δευτέρας. Σε εκείνο το σημείο, το Slackbot σας υπενθυμίζει το DM του.

Απλή ειδοποίηση υπενθύμισης Slack.

Το μέλος του Slack εγγράφεται και αφήνει μηνύματα

Εάν εργάζεστε σε μια μεγάλη εταιρεία, τότε πιθανότατα θέλετε να απενεργοποιήσετε τις ειδοποιήσεις Slack όταν τα μέλη εγγράφονται και αποχωρούν από δημόσια κανάλια σε όλη την εταιρεία. Αν ναι, τότε ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

Κάντε κλικ στο κύριο μενού.

Από το αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε Ρυθμίσεις και διαχείριση και μετά Ρυθμίσεις χώρου εργασίας.

Το Slack εκκινεί ένα νέο παράθυρο ή καρτέλα στο προεπιλεγμένο πρόγραμμα περιήγησής σας.

Κάντε κύλιση προς τα κάτω στο Join & Leave Messages και κάντε κλικ στο λευκό κουμπί Ανάπτυξη.

Καταργήστε την επιλογή του πλαισίου δίπλα στις λέξεις Εμφάνιση μηνύματος όταν οι χρήστες εγγράφονται ή αποχωρούν από τα κανάλια.

Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.

Ανάλογα με τις ατομικές ρυθμίσεις και τις ρυθμίσεις του χώρου εργασίας σας, το Slack μπορεί να εμφανίζει ειδοποιήσεις σε ορισμένες περιπτώσεις. Τα παραδείγματα περιλαμβάνουν

• Μικρά δημόσια κανάλια
• Ιδιωτικά κανάλια
• Όταν κάποιος αποδέχεται μια πρόσκληση από ένα μέλος ενός υπάρχοντος ιδιωτικού καναλιού

Σκεφτείτε προσεκτικά τις ειδοποιήσεις που πρέπει να λαμβάνετε. Στην ιδανική περίπτωση, το καθένα έχει μεγάλη σημασία.

Νήματα και ειδοποιήσεις στο Slack

Υπάρχει ένα πρωταρχικό πρόβλημα με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στη δουλειά — συγκεκριμένα ότι όλα τα μηνύματα είναι εξίσου σημαντικά για όλους τους εργαζόμενους όλη την ώρα. Όπως πολύ καλά γνωρίζετε, τίποτα δεν θα μπορούσε να απέχει περισσότερο από την αλήθεια. διαφορετικά πράγματα έχουν σημασία για διαφορετικούς υπαλλήλους σε διαφορετικές χρονικές στιγμές. Ένα μέγεθος δεν ταιριάζει ποτέ σε όλα.

Οι χαλαροί χρήστες μπορούν να δημιουργήσουν νήματα που συνδυάζουν μεμονωμένα σχόλια και ερωτήσεις σε μια συνεκτική οντότητα. Επιπλέον, μπορείτε να τους ακολουθήσετε ή να μην ακολουθήσετε με τον ελεύθερο χρόνο σας. Εάν κρατάτε καρτέλες σε ένα νήμα, τότε το Slack τοποθετεί ένα κόκκινο σήμα δίπλα στο Threads στην κορυφή του χώρου εργασίας σας:

Χαλαρή ειδοποίηση νέας δραστηριότητας στο νήμα.

Ταυτόχρονη ειδοποίηση πολλών χρηστών στο Slack

Πιθανότατα λαμβάνετε μαζικά email σχεδόν κάθε μέρα στη δουλειά σας. Ίσως μερικά από αυτά τα μηνύματα ισχύουν πραγματικά για εσάς. Κατά τα λοιπά, δικαίως τα απορρίπτεις ως άσχετα. Οι μαζικές εκρήξεις email μπορεί να σας ενοχλήσουν ελαφρά. Ωστόσο, πιθανότατα τα ανέχεστε επειδή αντιπροσωπεύουν τον μόνο τρόπο για να ειδοποιήσετε όλους σε ένα τμήμα ή εταιρεία για μια ανακοίνωση ή εκδήλωση. Σε τελική ανάλυση, γενικά μιλώντας, είναι καλύτερα να γνωρίζουν πάρα πολλοί παρά λίγοι, σωστά;

Το Slack διευκολύνει τη μαζική ειδοποίηση τόσο του χώρου εργασίας όσο και των μελών του καναλιού. Ο παρακάτω πίνακας παρέχει μερικές γρήγορες συμβουλές για να τραβήξετε την προσοχή πολλών ανθρώπων. Χρησιμοποιώντας αυτές τις λαβές, δεν χρειάζεται να αναζητήσετε όλους στον χώρο εργασίας και να τους προσθέσετε σε ένα ομαδικό DM — μια σημαντική εξοικονόμηση χρόνου για να είστε σίγουροι. Επιπλέον, δεν χρειάζεται να πικάρετε ανελέητα τους συναδέλφους σας με άσχετα μηνύματα.

Χαλαρά κόλπα ειδοποίησης @-Symbol

Ας πούμε ότι χρησιμοποιείτε τη δημοσίευση ενός μηνύματος σε ένα κανάλι με έξι ή περισσότερα μέλη. Επιπλέον, το μήνυμά σας περιλαμβάνει @channel ή @everyone. Από προεπιλογή, το Slack σάς ζητά να επιβεβαιώσετε το μήνυμά σας προτού το στείλετε, εκτός εάν ένας κάτοχος του χώρου εργασίας έχει ήδη απενεργοποιήσει αυτήν την προειδοποίηση.

Επιπλέον, λάβετε υπόψη τις ακόλουθες υποδείξεις:

• Το @channel δεν λειτουργεί σε ένα νήμα. Εάν θέλετε πολλά άτομα να δουν την απάντησή σας σε μια ερώτηση, δημοσιεύστε έναν σύνδεσμο προς το μήνυμα στο κανάλι που θέλετε.
• Εάν χρησιμοποιείτε ένα από τα μηνύματα προώθησης που παρέχονται στον παραπάνω πίνακα σε ένα νήμα, τότε εμφανίζεται ένα κόκκινο σήμα στις πλαϊνές γραμμές των σχετικών μελών με μία προειδοποίηση: Ανάλογα με τον τρόπο με τον οποίο τα μεμονωμένα μέλη έχουν διαμορφώσει τις ειδοποιήσεις της συσκευής τους, ενδέχεται να μην λαμβάνουν ειδοποιήσεις.
• Να θυμάστε ότι μπορείτε πάντα να καλείτε έναν συγκεκριμένο χρήστη με το όνομα χρήστη. Για παράδειγμα, αν πληκτρολογήσετε @ianmosley, τότε ο Slack στέλνει στον Ian μια ειδοποίηση.
• Μάθετε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις ειδοποιήσεις επιφάνειας εργασίας του Slack . Το Slack σάς επιτρέπει να προσαρμόσετε τους ήχους, την εμφάνισή τους και πολλά άλλα.

Θέλετε να μάθετε περισσότερα; Δοκιμάστε αυτές τις δέκα υπέροχες συμβουλές για το Slack .