Πώς να διατηρήσετε καλούς λογιστικούς ελέγχους με το QuickBooks

Το QuickBooks επιτρέπει πολλούς χρήστες. Πολλές επιχειρήσεις, αφού αναπτυχθούν σε ένα συγκεκριμένο μέγεθος, πρέπει να υποστηρίζουν πολλούς χρήστες με πρόσβαση σε λογιστικές πληροφορίες και τη δυνατότητα, σε ορισμένες περιπτώσεις, να δημιουργούν λογιστικές συναλλαγές. Δυστυχώς, πολλοί χρήστες του λογιστικού συστήματος δημιουργούν κίνδυνο για τον ιδιοκτήτη της επιχείρησης.

Έχοντας πρόσβαση στο λογιστικό σύστημα, οι χρήστες μπορούν είτε να εισάγουν ακούσια σφάλματα στο λογιστικό σύστημα είτε, δυστυχώς, να εξαπατήσουν σκόπιμα μια επιχείρηση. Για αυτούς τους λόγους, ακολουθεί μια λίστα με ορισμένες τεχνικές ελέγχου QuickBooks που μπορεί να χρησιμοποιήσει ένας ιδιοκτήτης επιχείρησης ή ένας διευθυντής επιχείρησης για να ελαχιστοποιήσει τα ακούσια σφάλματα και να ελαχιστοποιήσει την ευκαιρία για κλοπή.

• Συγκρίνετε τακτικά τις μετρήσεις φυσικών αποθεμάτων με τις λογιστικές εγγραφές αποθεμάτων. Το απόθεμα συρρικνώνεται, δυστυχώς. Άνθρωποι — μερικές φορές υπάλληλοι, αλλά συχνά ψευδοπελάτες όπως κλέφτες καταστημάτων — κλέβουν αποθέματα. Επομένως, ένα πράγμα που πρέπει να κάνετε, τόσο για να ελαχιστοποιήσετε τις απώλειες αποθέματός σας όσο και για να διατηρήσετε ακριβή λογιστικά αρχεία, είναι να συγκρίνετε τακτικά τις φυσικές μετρήσεις του αποθέματός σας με αυτό που δείχνουν τα λογιστικά σας αρχεία.

  Αυτή η προσέγγιση για τη συχνή καταμέτρηση των πιο πολύτιμων και πιο εύκολα στην κλοπή αντικειμένων επιτυγχάνει δύο πράγματα:

  • Η συρρίκνωση του αποθέματος εντοπίζεται γρήγορα.

  • Ο ιδιοκτήτης της επιχείρησης μπορεί να ελαχιστοποιήσει τη συρρίκνωση του αποθέματος προσδιορίζοντας τον τύπο του αποθέματος που κλέβεται συχνότερα ή ακόμα και όταν το απόθεμα κλέβεται συχνότερα.

• Συμφωνία τραπεζικών λογαριασμών. Ένα πράγμα που πρέπει να κάνουν οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων είναι να συμβιβάσουν τους δικούς τους τραπεζικούς λογαριασμούς. Συχνά, η κλοπή εργαζομένων από το λογιστικό προσωπικό συμβαίνει καθώς οι υπάλληλοι καταλαβαίνουν πώς να γράψουν επιταγές στον τραπεζικό λογαριασμό της εταιρείας που δεν βλέπει ο ιδιοκτήτης. Ένας σίγουρος τρόπος για να βρείτε μια πλασματική και δόλια συναλλαγή είναι να ζητήσετε από τον ιδιοκτήτη να συμβιβάσει την τραπεζική κίνηση.

  Εάν η ιδιοκτήτρια συμβιβάσει την κίνηση του τραπεζικού λογαριασμού, μπορεί να συγκρίνει τη λογιστική της τράπεζας για τον λογαριασμό με τα λογιστικά αρχεία QuickBooks της εταιρείας. Τυχόν εμφανείς αποκλίσεις μπορούν να διορθωθούν, πράγμα που σημαίνει ότι τα λογιστικά αρχεία QuickBooks είναι πιο ακριβή. Επιπλέον, οποιεσδήποτε ύποπτες συναλλαγές τείνουν να γίνονται εμφανείς όταν ο ιδιοκτήτης της επιχείρησης εξετάζει προσεκτικά τις επιταγές.

• Διαχωρίστε τη λογιστική από τη φυσική φύλαξη όπου είναι δυνατόν. Σε μια μικρή επιχείρηση, είναι δύσκολο να διαχωρίζετε πάντα τη λογιστική για κάποια δραστηριότητα από τη φυσική φύλαξη ή τη φυσική ευθύνη για αυτήν τη δραστηριότητα. Για παράδειγμα, είναι δύσκολο να διαχωρίσετε τη λογιστική απογραφής από τη φυσική φύλαξη ή την πρόσβαση σε αυτό το απόθεμα.

• Εκπαιδεύστε τους υπαλλήλους στη χρήση των QuickBooks. Θα πρέπει να εκπαιδεύσετε τους υπαλλήλους να χρησιμοποιούν QuickBooks εάν έχετε μια επιχείρηση οποιουδήποτε μεγέθους για δύο βασικούς λόγους:

  • Κάποιος που ξέρει πώς να χρησιμοποιεί τα QuickBooks είναι λιγότερο πιθανό να κάνει ακούσια λάθη.

  • Ακατάστατα λογιστικά αρχεία καμουφλάρουν την κλοπή εργαζομένων.

• Κλείστε το αρχείο QuickBooks. Εάν παρακολουθήσετε ένα μάθημα για τις Αρχές Λογιστικής, θα ανακαλύψετε ότι το κλείσιμο σημαίνει ένα σύνολο διαδικασιών τήρησης βιβλίων που κάποιος εκτελεί για να μηδενίσει τους λογαριασμούς εσόδων και εξόδων, έτσι ώστε από το νέο έτος, τα έσοδα και τα έξοδα να μπορούν να υπολογιστούν εύκολα. Στα QuickBooks, το κλείσιμο σημαίνει κάτι διαφορετικό.

  Ωστόσο, εξακολουθείτε να θέλετε να κλείσετε το αρχείο QuickBooks για να διατηρήσετε την ακεραιότητα των δεδομένων σας. Δείτε πώς: Επιλέξτε την εντολή Επεξεργασία→ Προτιμήσεις, επιλέξτε Λογιστικά, επιλέξτε την καρτέλα Προτιμήσεις Εταιρείας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Ορισμός ημερομηνίας κλεισίματος Ημερομηνία/Κωδικός πρόσβασης. Όταν σας ζητηθεί από το QuickBooks, καθορίστε μια ημερομηνία κλεισίματος και έναν κωδικό πρόσβασης.

  Αφού παρέχετε αυτές τις πληροφορίες, το QuickBooks απαγορεύει ή περιορίζει στους χρήστες να αλλάζουν ή να εισάγουν συναλλαγές με ημερομηνία πριν από την ημερομηνία κλεισίματος. (Μόνο άτομα με τον κωδικό πρόσβασης μπορούν να κάνουν αλλαγές ή να εισάγουν συναλλαγές με ημερομηνίες προγενέστερες από την ημερομηνία κλεισίματος.)

• Διαχειριστείτε το λογιστικό σας σύστημα QuickBooks. Πολλοί ιδιοκτήτες επιχειρήσεων δεν βλέπουν το λογιστικό σύστημα ως κάτι περισσότερο από ένα εργαλείο για την παραγωγή τιμολογίων, επιταγών αποδοχών και πληροφοριών που απαιτούνται για την ετήσια φορολογική δήλωση. Δυστυχώς, αυτή η μακρινή σχέση με το λογιστικό σύστημα σημαίνει ότι οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων συχνά δεν αισθάνονται μεγάλη ανάγκη να διαχειριστούν ενεργά τι συμβαίνει με το λογιστικό σύστημα.

  Ένα λογιστικό σύστημα θα πρέπει να είναι ένα εργαλείο που χρησιμοποιείτε για την καλύτερη διαχείριση της επιχείρησής σας. Και μπορεί να είναι αυτό. Αλλά αν πρόκειται να είναι ένα εργαλείο για την καλύτερη διαχείριση της επιχείρησής σας, πρέπει να διαχειριστείτε το σύστημα.

  Μπορείτε μάλλον εύκολα να βεβαιωθείτε ότι οι άνθρωποι κάνουν τα είδη των πραγμάτων που υποτίθεται ότι κάνουν δημιουργώντας μερικές απλές λίστες ελέγχου.

Δείγμα μηνιαίας λογιστικής λίστας υποχρεώσεων

Δείγμα Ετήσιας Λογιστικής Λίστας Υποχρεώσεων