Πώς να διατηρήσετε καλούς λογιστικούς ελέγχους με το QuickBooks 2011

Πολλές επιχειρήσεις, αφού αναπτυχθούν σε ένα συγκεκριμένο μέγεθος, πρέπει να υποστηρίζουν πολλούς χρήστες QuickBooks με πρόσβαση σε λογιστικές πληροφορίες και τη δυνατότητα, σε ορισμένες περιπτώσεις, να δημιουργούν λογιστικές συναλλαγές. Δυστυχώς, η ύπαρξη πολλών χρηστών λογιστικού συστήματος δημιουργεί κίνδυνο για τον ιδιοκτήτη της επιχείρησης.

Έχοντας πρόσβαση στα QuickBooks, οι χρήστες μπορούν είτε να εισάγουν ακούσια σφάλματα στο λογιστικό σύστημα είτε, δυστυχώς, να εξαπατήσουν σκόπιμα μια επιχείρηση. Ακολουθεί μια λίστα με ορισμένες τεχνικές ελέγχου QuickBooks που μπορεί να χρησιμοποιήσει ένας ιδιοκτήτης επιχείρησης ή ένας διευθυντής επιχείρησης για να ελαχιστοποιήσει τα ακούσια σφάλματα και την ευκαιρία για κλοπή:

• Συγκρίνετε τακτικά τις μετρήσεις φυσικών αποθεμάτων με τις λογιστικές εγγραφές αποθεμάτων. Αυτή η προσέγγιση επιτυγχάνει δύο πράγματα:

  • Η συρρίκνωση του αποθέματος εντοπίζεται γρήγορα.

  • Ο ιδιοκτήτης της επιχείρησης μπορεί να ελαχιστοποιήσει τη συρρίκνωση του αποθέματος προσδιορίζοντας τον τύπο του αποθέματος που κλέβεται συχνότερα ή ακόμα και όταν το απόθεμα κλέβεται συχνότερα.

• Συμφωνία τραπεζικών λογαριασμών. Ένα πράγμα που πρέπει να κάνουν οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων είναι να συμβιβάσουν τους δικούς τους τραπεζικούς λογαριασμούς. Συχνά, η κλοπή εργαζομένων από το λογιστικό προσωπικό συμβαίνει καθώς οι υπάλληλοι καταλαβαίνουν πώς να γράψουν επιταγές στον τραπεζικό λογαριασμό της εταιρείας που δεν βλέπει ο ιδιοκτήτης. Εάν η ιδιοκτήτρια συμβιβάσει την κίνηση του τραπεζικού λογαριασμού, μπορεί να συγκρίνει τη λογιστική της τράπεζας για τον λογαριασμό με τα λογιστικά αρχεία QuickBooks της εταιρείας.

• Διαχωρίστε τη λογιστική από τη φυσική φύλαξη όπου είναι δυνατόν. Σε μια μικρή επιχείρηση, είναι δύσκολο να διαχωρίζετε πάντα τη λογιστική για κάποια δραστηριότητα από τη φυσική φύλαξη ή τη φυσική ευθύνη για αυτήν τη δραστηριότητα. Όπου μπορείτε να διαχωρίσετε τη φυσική επιμέλεια από τη λογιστική, εμφανίζεται ένας ενσωματωμένος έλεγχος σφαλμάτων. Το άτομο που κάνει τη λογιστική ελέγχει έμμεσα τη φροντίδα του περιουσιακού στοιχείου από τους φυσικούς θεματοφύλακες. Μπορείτε να ζητήσετε βοήθεια από το CPA σας για να επινοήσετε τρόπους διαχωρισμού της φυσικής φύλαξης των περιουσιακών στοιχείων από τα λογιστικά και λογιστικά καθήκοντα.

• Εκπαιδεύστε τους υπαλλήλους πώς να χρησιμοποιούν τα QuickBooks. Θα πρέπει να εκπαιδεύσετε τους υπαλλήλους να χρησιμοποιούν QuickBooks εάν έχετε μια επιχείρηση οποιουδήποτε μεγέθους για δύο βασικούς λόγους:

  • Κάποιος που ξέρει πώς να χρησιμοποιεί τα QuickBooks είναι λιγότερο πιθανό να κάνει ακούσια λάθη.

  • Ακατάστατα λογιστικά αρχεία καμουφλάρουν την κλοπή εργαζομένων. Η εκπαίδευση δεν σημαίνει μόνο πιο ακριβή λογιστικά αρχεία, αλλά και ότι είναι λιγότερο πιθανό να έχετε ένα περιβάλλον που ευνοεί την κλοπή ή την υπεξαίρεση.

• Διαχειριστείτε το λογιστικό σας σύστημα QuickBooks. Ένα λογιστικό σύστημα θα πρέπει να είναι ένα εργαλείο που χρησιμοποιείτε για την καλύτερη διαχείριση της επιχείρησής σας. Για να λειτουργήσει το σύστημα, πρέπει να διαχειριστείτε αυτό το σύστημα. Μπορείτε μάλλον εύκολα να βεβαιωθείτε ότι οι άνθρωποι κάνουν τα είδη των πραγμάτων που υποτίθεται ότι κάνουν δημιουργώντας μερικές απλές λίστες ελέγχου. Μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε ως σημεία εκκίνησης για να δημιουργήσετε τη δική σας λίστα με πράγματα που πρέπει να κάνει ο λογιστής ή ο διευθυντής γραφείου κάθε μήνα ή στο τέλος κάθε έτους.

Δείγμα μηνιαίας λογιστικής λίστας υποχρεώσεων

• Δημιουργήθηκαν αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων και μετακινήθηκαν εκτός τοποθεσίας

• Οι τραπεζικοί λογαριασμοί συμβιβάστηκαν

• Όλα τα τιμολόγια, πιστωτικά σημειώματα, εκκαθαριστικά

• Τυχόν εκκρεμείς λογαριασμοί έχουν καθαριστεί

• Παραδόθηκαν οι οικονομικές καταστάσεις

• Αναφέρθηκαν εξαιρέσεις (για παράδειγμα, ληξιπρόθεσμα τιμολόγια, λογαριασμοί, εντολές αγοράς, υπο-αποθηκευμένα είδη αποθέματος)

Δείγμα Ετήσιας Λογιστικής Λίστας Υποχρεώσεων

• Προσαρμόστε το δοκιμαστικό υπόλοιπο

• Εγγραφή CD με αριθμούς τέλους έτους για μόνιμη εγγραφή

• Εξετάστε το ενδεχόμενο να καθαρίσετε τα αρχεία δεδομένων εάν είναι τεράστια

• Κλείσιμο της χρονιάς όταν πραγματικά τελειώσει