Πώς να δημιουργήσετε το αρχικό δοκιμαστικό υπόλοιπο του QuickBooks 2013 Setup

Ανεξάρτητα από το αν χρησιμοποιείτε την έκδοση Express Start ή την έκδοση Advanced Setup/EasyStep Interview της διαδικασίας εγκατάστασης QuickBooks, δεν λαμβάνετε στην πραγματικότητα ένα πλήρες δοκιμαστικό υπόλοιπο στο εταιρικό αρχείο QuickBooks απλώς με τη ρύθμιση. Υποθέτοντας ότι ακολουθείτε τις οδηγίες και τις συμβουλές που παρέχονται στις προηγούμενες παραγράφους, λαμβάνετε μόνο τον τραπεζικό σας λογαριασμό, τους εισπρακτέους λογαριασμούς, το απόθεμα και τους πληρωτέους λογαριασμούς στο QuickBooks.

Ωστόσο, πρέπει να εισαγάγετε όλες τις πληροφορίες του υπολοίπου δοκιμής που λείπουν στα QuickBooks, για να αρχίσετε να λαμβάνετε καλές αναφορές από τα QuickBooks και να χρησιμοποιείτε τα QuickBooks για την παροχή οικονομικών δεδομένων στις φορολογικές σας δηλώσεις.

Για να καταγράψετε το υπόλοιπο του αρχικού δοκιμαστικού σας υπολοίπου, καταγράφετε μια εγγραφή ημερολογίου. Η ημερολογιακή καταχώριση καταγράφει τα υπόλοιπα ποσά του δοκιμαστικού υπολοίπου για όλους τους άλλους λογαριασμούς σας κατά την ημερομηνία μετατροπής ή έναρξης: λογαριασμούς εκτός από τους τραπεζικούς λογαριασμούς, εισπρακτέους λογαριασμούς, πληρωτέους λογαριασμούς και απόθεμα.

Ως απλό παράδειγμα για να σας δείξουμε πώς λειτουργεί αυτό, ας υποθέσουμε ότι έχετε το δοκιμαστικό υπόλοιπο που φαίνεται στον παρακάτω πίνακα.

Ένα δοκιμαστικό υπόλοιπο

Λάβετε υπόψη ότι δεν καταγράφεται υπόλοιπο για τραπεζικό λογαριασμό, δεν καταγράφεται υπόλοιπο για εισπρακτέους λογαριασμούς (αυτός ο λογαριασμός δεν εμφανίζεται καν στο δοκιμαστικό υπόλοιπο) και δεν καταγράφονται υπόλοιπα για το απόθεμα ή τους πληρωτέους λογαριασμούς (επειδή αυτοί οι λογαριασμοί είναι μηδενικοί υπόλοιπα κατά την ημερομηνία μετατροπής).

Για τους σκοπούς αυτού του παραδείγματος, το υπόλοιπο μετρητών δεν είναι τραπεζικός λογαριασμός, αλλά στην πραγματικότητα είναι μετρητά: ένα συρτάρι γραφείου γεμάτο με χαμηλής αξίας, χρησιμοποιημένους λογαριασμούς με μη διαδοχικούς σειριακούς αριθμούς.

Το επόμενο σχήμα δείχνει πώς φαίνεται το παράθυρο Δημιουργία γενικών εγγραφών περιοδικού όταν καταγράφει τις πληροφορίες του υπολοίπου δοκιμής που λείπουν. Μετά την καταγραφή αυτής της ημερολογιακής εγγραφής, το δοκιμαστικό υπόλοιπο είναι σωστό από την ημερομηνία έναρξης.

Επιλέξτε την εντολή Company→ Make Journal Entry. Όταν το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Γενικές Εγγραφές Ημερολογίου, χρησιμοποιήστε τις στήλες Λογαριασμός, Χρέωση και Πίστωση για να καταγράψετε την καταχώριση ημερολογίου σας.

Εάν η ιδέα να κάνετε μια καταχώριση ημερολογίου σας τρομάζει, μπορεί να βρεθείτε σε λίγο τουρσί. Πρέπει να νιώθετε άνετοι όταν εργάζεστε με τη διπλή λογιστική, προκειμένου να ρυθμίσετε τα QuickBooks σε άλλη χρονική στιγμή από την αρχή του έτους.

Αυτό σημαίνει, δυστυχώς, ότι εάν ρυθμίζετε τα QuickBooks κάποια στιγμή στα μέσα του έτους, πρέπει να εισαγάγετε μια γενική καταχώριση ημερολογίου για να διορθώσετε το παράξενο που δημιουργεί το QuickBooks Setup. Εάν δεν ξέρετε πώς λειτουργεί η τήρηση βιβλίων με διπλές καταχωρίσεις - εάν οι χρεώσεις και οι πιστώσεις δεν είναι φίλοι σας - πιθανότατα πρέπει να ζητήσετε τη βοήθεια κάποιου.

Σημείωση: Αυτό δεν θα πρέπει να είναι μεγάλο έργο — σε περίπτωση που αποφασίσετε να καλέσετε το CPA σας. Εάν η CPA σας έρθει στο γραφείο σας και εάν έχετε έτοιμο το δοκιμαστικό υπόλοιπο, θα χρειαστεί μόνο λίγα λεπτά για να εισαγάγει την απαραίτητη γενική καταχώριση ημερολογίου. Ίσως μπορείτε να της αγοράσετε ένα ωραίο μεσημεριανό γεύμα και αυτό θα διευθετήσει την κατάσταση.

Ένα πραγματικό παράδειγμα προς ολοκλήρωση

Εντάξει, αληθινές ομολογίες. Το παράδειγμα που δίνω στις προηγούμενες τέσσερις παραγράφους; Πιθανότατα δεν θα είστε αρκετά τυχεροί ώστε η καταχώριση του ημερολογίου του αρχικού υπολοίπου δοκιμής σας να είναι τόσο απλή. Πιθανότατα θα πρέπει να ασχοληθείτε με έναν τραπεζικό λογαριασμό και με τα υπόλοιπα των λογαριασμών στους εισπρακτέους λογαριασμούς, τους πληρωτέους λογαριασμούς ή τους λογαριασμούς αποθέματος. Σας δείχνω τώρα, λοιπόν, πώς λειτουργεί αυτό.

Ας υποθέσουμε ότι έχετε τα δοκιμαστικά υπόλοιπα που εμφανίζονται στον Πίνακα 1-2. Σημειώστε ότι σε αυτό το παράδειγμα (σε αντίθεση με το προηγούμενο παράδειγμα), ο πρώτος λογαριασμός που εμφανίζεται — αυτός με 5.000 $ — είναι τραπεζικός λογαριασμός.

Άλλο ένα δοκιμαστικό υπόλοιπο

Εδώ είναι το δύσκολο μέρος της καταγραφής αυτού του δοκιμαστικού υπολοίπου. Δεν χρειάζεται να καταγράψετε όλες αυτές τις πληροφορίες του δοκιμαστικού υπολοίπου μέσω μιας καταχώρισης ημερολογίου. Επειδή ο τραπεζικός λογαριασμός, οι εισπρακτέοι λογαριασμοί, οι πληρωτέοι λογαριασμοί και τα τμήματα αποθέματος έχουν ήδη καταγραφεί εάν προσθέσατε πληροφορίες πελάτη, πωλητή, στοιχείου και τραπεζικού λογαριασμού κατά τη διαδικασία εγκατάστασης του QuickBooks, πρέπει απλώς να εισαγάγετε το υπόλοιπο δοκιμαστικό υπόλοιπο.

Επειδή δεν θα καταγράφετε όλο το δοκιμαστικό υπόλοιπο, ωστόσο, η καταχώριση ημερολογίου όχι μόνο δεν θα ταιριάζει με το πραγματικό δοκιμαστικό υπόλοιπο, αλλά ούτε και θα εξισορροπείται. Για να εξισορροπηθεί, επομένως, συνδέετε τη διαφορά σε έναν λογαριασμό που παρέχει το QuickBooks για αυτό ακριβώς το είδος λογιστικής τρέλας: τον λογαριασμό Opening Balance Equity (δείτε την παρακάτω εικόνα).