Πώς να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη φόρμα τιμολογίου στο QuickBooks 2010

Αν και μπορείτε να επιλέξετε ένα προκαθορισμένο πρότυπο φόρμας τιμολογίου για τα τιμολόγιά σας, το QuickBooks 2010 σάς προσφέρει μεγαλύτερη ευελιξία από αυτήν. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε προσαρμοσμένα πρότυπα φόρμας τιμολογίων για να σχεδιάσετε ένα τιμολόγιο που να μοιάζει ακριβώς όπως θέλετε.

1Επιλέξτε Πελάτες→Δημιουργία Τιμολογίων.

Εμφανίζεται το παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων.

2 Κάντε κλικ στο κουμπί Προσαρμογή.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Προσαρμογή φορμών QuickBooks.

3 Κάντε κλικ στο κουμπί Προσαρμογή διάταξης δεδομένων.

Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί Προσαρμογή διάταξης δεδομένων, το QuickBooks θα πρέπει να εμφανίσει το πλαίσιο διαλόγου Βασική προσαρμογή.

Εναλλακτικά, κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία νέου σχεδίου για να μεταβείτε σε μια τοποθεσία Web που σας οδηγεί σε μια ολοκληρωμένη περίοδο λειτουργίας γραφικού σχεδιασμού για τη φόρμα τιμολογίου. Απλώς ακολουθήστε τις οδηγίες της τοποθεσίας Web, οι οποίες εμφανίζονται στις ιστοσελίδες.

4 Κάντε κλικ στο κουμπί Διαχείριση προτύπων.

Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Διαχείριση προτύπων.

5 Επιλέξτε το πρότυπο τιμολογίου που θέλετε να προσαρμόσετε.

Το QuickBooks αρχικά παρέχει ένα προσαρμοσμένο πρότυπο τιμολογίου και ένα πρότυπο χρέωσης οικονομικών που μπορείτε να προσαρμόσετε.

Εναλλακτικά, μπορείτε να επιλέξετε ένα από τα υπάρχοντα πρότυπα και, στη συνέχεια, να κάνετε κλικ στην Αντιγραφή για να δημιουργήσετε και, στη συνέχεια, να προσαρμόσετε ένα από αυτά τα πρότυπα, ενώ διατηρείτε το πρωτότυπο.

6 Κάντε κλικ στο OK.

Το QuickBooks κλείνει το παράθυρο διαλόγου Διαχείριση προτύπων και σας επιστρέφει στο πλαίσιο διαλόγου Βασική προσαρμογή.

7 Για να προσθέσετε ένα λογότυπο στα τιμολόγιά σας, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Χρήση λογότυπου.

Το QuickBooks εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Επιλογή εικόνας.

8 Επιλέξτε το αρχείο εικόνας γραφικών που εμφανίζει το λογότυπό σας στο πλαίσιο διαλόγου Επιλογή εικόνας.

Το πλαίσιο διαλόγου Επιλογή εικόνας λειτουργεί σαν ένα τυπικό πλαίσιο διαλόγου ανοιχτού αρχείου των Windows.

9 Για να προσθέσετε χρώμα στα τιμολόγιά σας, επιλέξτε τον συνδυασμό χρωμάτων που θέλετε να χρησιμοποιήσετε από την αναπτυσσόμενη λίστα Select Color Scheme και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Apply Color Scheme.

Προσθέστε χρώμα μόνο αν έχετε έγχρωμο εκτυπωτή και μην σας νοιάζει αν ξοδέψετε μια μικρή περιουσία σε έγχρωμο μελάνι.

10 Για να αλλάξετε τη γραμματοσειρά, επιλέξτε το bit του κειμένου που θέλετε από το πλαίσιο λίστας Change Font For και κάντε κλικ στο κουμπί Change Font.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Παράδειγμα.

11 Χρησιμοποιήστε τις επιλογές Γραμματοσειρά, Στυλ γραμματοσειράς και Μέγεθος του πλαισίου διαλόγου Παράδειγμα για να καθορίσετε πώς θα μοιάζει το επιλεγμένο κομμάτι κειμένου.

Το παράθυρο διαλόγου Παράδειγμα περιλαμβάνει ένα πλαίσιο Δείγμα που δείχνει πώς φαίνονται οι αλλαγές της γραμματοσειράς σας.

12 Όταν ολοκληρώσετε τις προδιαγραφές της γραμματοσειράς, κάντε κλικ στο OK.

Το παράθυρο διαλόγου Παράδειγμα κλείνει.

13Στην ενότητα Πληροφορίες εταιρείας και συναλλαγών του πλαισίου διαλόγου Βασική προσαρμογή, επιλέξτε τα πλαίσια ελέγχου που αντιστοιχούν στις πληροφορίες που θέλετε να συμπεριλάβετε.

Εάν θέλετε το όνομα της εταιρείας να εμφανίζεται στη φόρμα τιμολογίου — αυτό σημαίνει ότι δεν χρησιμοποιείτε επιστολόχαρτα ή προεκτυπωμένες φόρμες τιμολογίου — επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Εταιρείας Όνομα.

14(Προαιρετικό) Κάντε κλικ στο κουμπί Πρόσθετη προσαρμογή.

Εάν το κουμπί Πρόσθετη προσαρμογή δεν εμφανίζεται στο κάτω μέρος του πλαισίου διαλόγου Βασική προσαρμογή — και σε ορισμένες εκδόσεις των QuickBooks, δεν εμφανίζεται — κάντε κλικ στο κουμπί Ακύρωση.

Το QuickBooks εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Πρόσθετη προσαρμογή. Δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πλαίσιο διαλόγου Πρόσθετη προσαρμογή εάν εργάζεστε με ένα από τα προεπιλεγμένα πρότυπα τιμολογίων — μόνο εάν εργάζεστε με ένα αντίγραφο. Αντίστοιχα, το QuickBooks μπορεί να σας ζητήσει να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο ενός προτύπου τιμολογίου.

15 Στην καρτέλα Κεφαλίδα, εισαγάγετε τις πληροφορίες που θέλετε να εμφανίζονται στο επάνω τμήμα του παραθύρου Δημιουργία τιμολογίων και στην επάνω περιοχή μιας πραγματικής έντυπης φόρμας τιμολογίου.

Αυτές οι πληροφορίες παρέχουν τον αριθμό τιμολογίου, την ημερομηνία τιμολογίου και τις πληροφορίες χρέωσης και αποστολής.

16 Χρησιμοποιήστε τα πλαίσια ελέγχου Προεπιλεγμένος τίτλος για να καθορίσετε εάν ο τίτλος της φόρμας θα εμφανίζεται στην έκδοση του τιμολογίου στην οθόνη και στην έντυπη έκδοση του τιμολογίου.

Η έκδοση οθόνης εμφανίζεται μέσα στο παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων.

17 Στο πλαίσιο κειμένου Προεπιλεγμένος τίτλος, εισαγάγετε τον τίτλο της φόρμας.

Πληκτρολογήστε όποια περιγραφική φράση θέλετε να εμφανίζεται στο επάνω μέρος των τιμολογίων σας.

18 Χρησιμοποιήστε τα πλαίσια ελέγχου Ημερομηνία για να καθορίσετε εάν η ημερομηνία πρέπει να εμφανίζεται στην οθόνη και να εκτυπώσετε τις εκδόσεις του τιμολογίου.

Συμπεριλάβετε επίσης ποια ετικέτα θα πρέπει να χρησιμοποιείται για την περιγραφή της ημερομηνίας του τιμολογίου.

19 Κάντε κλικ στην καρτέλα Στήλες του πλαισίου διαλόγου Πρόσθετη προσαρμογή.

Ανοίγει η καρτέλα Στήλες.

20 Καθορίστε ποιες στήλες θέλετε να εμφανίζονται επιλέγοντας πλαίσια ελέγχου και εισάγοντας περιγραφικές ετικέτες στα πλαίσια κειμένου Τίτλος.

Χρησιμοποιήστε τα πλαίσια ελέγχου Screen and Print για να υποδείξετε εάν ένα συγκεκριμένο τμήμα πληροφοριών σε επίπεδο στήλης θα πρέπει να εμφανίζεται ως στήλη στο παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων ή στο πραγματικό τιμολόγιο που δημιουργήθηκε.

21 Τοποθετήστε τις στήλες με τη σειρά που θέλετε εισάγοντας τιμές στα πλαίσια κειμένου Σειρά στοιχείων.

Εάν ο αριθμός ή ο κωδικός του στοιχείου πρέπει να εμφανίζεται στην πρώτη στήλη στα αριστερά, για παράδειγμα, εισαγάγετε την τιμή 1 στο πλαίσιο κειμένου Σειρά στοιχείων.

22(Προαιρετικό) Κάντε κλικ στην καρτέλα Prog Cols.

Σε αυτήν την καρτέλα, μπορείτε να προσθέσετε και να αφαιρέσετε πληροφορίες όπως το ποσό παραγγελίας, το ποσό που τιμολογήθηκε προηγουμένως και τυχόν ποσά που έχουν παραγγελθεί εκ των υστέρων.

23 Κάντε κλικ στην καρτέλα Υποσέλιδο.

Σε αυτήν την καρτέλα, μπορείτε να καθορίσετε ποιες πληροφορίες θα εμφανίζονται στο παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων κάτω από την περιοχή των στηλών και στο πραγματικό εκτυπωμένο τιμολόγιο κάτω από την περιοχή των στηλών.

24Εάν θέλετε να εμφανίζονται κάποιες πληροφορίες για το υποσέλιδο, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Οθόνη και το πλαίσιο ελέγχου Εκτύπωση. για να αλλάξετε το κομμάτι κειμένου που χρησιμοποιεί το QuickBooks, επεξεργαστείτε τα περιεχόμενα του πλαισίου κειμένου Τίτλος.

Οι πληροφορίες υποσέλιδου περιλαμβάνουν ένα μήνυμα πελάτη, το σύνολο του τιμολογίου, πληρωμές και πληροφορίες πίστωσης, ένα πεδίο οφειλόμενου υπολοίπου και (προαιρετικά) ένα μεγαλύτερο πλαίσιο κειμένου.

25 Κάντε κλικ στην καρτέλα Εκτύπωση.

Σε αυτήν την καρτέλα, μπορείτε να ελέγξετε τον τρόπο με τον οποίο το QuickBooks εκτυπώνει τιμολόγια που χρησιμοποιούν το πρότυπο που έχετε προσαρμόσει.

26 Επιλέξτε ένα κουμπί επιλογής στο επάνω μέρος της καρτέλας.

Τα κουμπιά επιλογής στο επάνω μέρος της καρτέλας σάς επιτρέπουν να καθορίσετε ότι κατά την εκτύπωση αυτού του συγκεκριμένου προτύπου τιμολογίου, το QuickBooks θα πρέπει να χρησιμοποιεί τις κανονικές παλιές ρυθμίσεις του εκτυπωτή τιμολογίων ή άλλες ειδικές ρυθμίσεις εκτύπωσης.

27 Κάντε κλικ στο OK.

Το QuickBooks αποθηκεύει τις αλλαγές σας και κλείνει το πλαίσιο διαλόγου Πρόσθετη προσαρμογή.