Πώς να δημιουργήσετε μια πραγματική εντολή αγοράς στο QuickBooks 2012

Μια παραγγελία αγοράς εξυπηρετεί έναν απλό σκοπό: Λέει σε κάποιον προμηθευτή ότι θέλετε να αγοράσετε κάποιο προϊόν. Στην πραγματικότητα, μια εντολή αγοράς είναι μια σύμβαση αγοράς. Για να χρησιμοποιήσετε το QuickBooks 2012 για να δημιουργήσετε παραγγελίες αγοράς, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Πείτε στο QuickBooks ότι θέλετε να δημιουργήσετε μια παραγγελία επιλέγοντας Προμηθευτές→Δημιουργία Παραγγελιών Αγοράς.

Εάν το μενού Προμηθευτές δεν παρέχει μια εντολή Δημιουργία εντολών αγοράς, το QuickBooks δεν γνωρίζει ότι θέλετε να δημιουργήσετε εντολές αγοράς.

Χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα του μενού Προμηθευτής για να προσδιορίσετε τον προμηθευτή από τον οποίο θέλετε να αγοράσετε το αντικείμενο.

Η αναπτυσσόμενη λίστα Προμηθευτής παραθέτει καθέναν από τους προμηθευτές στη Λίστα προμηθευτών σας.

(Προαιρετικό) Ταξινομήστε την αγορά χρησιμοποιώντας την αναπτυσσόμενη λίστα Κατηγορία.

(Προαιρετικό) Καταχωρίστε διαφορετική διεύθυνση Αποστολή σε στην αναπτυσσόμενη λίστα Αποστολή σε.

Η αναπτυσσόμενη λίστα Αποστολή σε εμφανίζει μια λίστα με όλους τους πελάτες, τους προμηθευτές και τους υπαλλήλους σας. Επιλέγετε τη διεύθυνση Αποστολή σε επιλέγοντας ένα από αυτά τα άλλα ονόματα. Αφού επιλέξετε μια καταχώριση από τη λίστα Αποστολή σε, το QuickBooks συμπληρώνει το πλαίσιο Διεύθυνση Αποστολή σε με τις κατάλληλες πληροφορίες.

Το παράθυρο Δημιουργία παραγγελιών αγοράς παρέχει ορισμένα τυπικά και γνωστά κουμπιά και πλαίσια: Προηγούμενο, Επόμενο, Εκτύπωση, Εύρεση, Ορθογραφία, Ιστορικό και Πρότυπο.

Επιβεβαιώστε την ημερομηνία παραγγελίας αγοράς.

Αρχικά, το QuickBooks τοποθετεί την τρέχουσα ημερομηνία συστήματος στο πλαίσιο Ημερομηνία. Ωστόσο, θα πρέπει να επιβεβαιώσετε ότι η ημερομηνία που το QuickBooks εισάγει ως ημερομηνία παραγγελίας είναι σωστή. Αυτή είναι η ημερομηνία της σύμβασης. Συχνά, η ημερομηνία ορίζει συμβατικούς όρους — όπως τον αριθμό των ημερών εντός των οποίων πρόκειται να αποσταλεί το αντικείμενο.

Επιβεβαιώστε τον αριθμό παραγγελίας αγοράς.

Ο αριθμός εντολής αγοράς ή ο αριθμός PO, προσδιορίζει μοναδικά το έγγραφο παραγγελίας αγοράς. Το QuickBooks αριθμεί διαδοχικά τις παραγγελίες αγοράς για εσάς και τοποθετεί τον κατάλληλο αριθμό στο πλαίσιο Αριθμός Τ.Θ. Η εικασία που κάνει το QuickBooks σχετικά με τον σωστό αριθμό παραγγελίας είναι συνήθως σωστή. Εάν δεν είναι σωστό, μπορείτε να εισαγάγετε έναν αριθμό αντικατάστασης.

Επιβεβαιώστε τον προμηθευτή και τις πληροφορίες αποστολής σε.

Το μπλοκ Προμηθευτή και η Αποστολή Για να αποκλείσετε τον εντοπισμό του πωλητή από τον οποίο αγοράζετε το αντικείμενο και τη διεύθυνση στην οποία θέλετε να στείλει ο πωλητής την αποστολή. Αυτές οι πληροφορίες θα πρέπει να είναι σωστές εάν η λίστα προμηθευτών σας είναι ενημερωμένη και έχετε χρησιμοποιήσει σωστά την αναπτυσσόμενη λίστα Αποστολή σε για να προσδιορίσετε, εάν χρειάζεται, μια εναλλακτική διεύθυνση Αποστολή σε.

Ωστόσο, επιβεβαιώστε ότι οι πληροφορίες που εμφανίζονται σε αυτά τα δύο μπλοκ διευθύνσεων είναι σωστές. Εάν οι πληροφορίες δεν είναι σωστές, φυσικά, διορθώστε το. Μπορείτε να επεξεργαστείτε τις πληροφορίες μπλοκ διευθύνσεων επιλέγοντας τις εσφαλμένες πληροφορίες και, στη συνέχεια, πληκτρολογώντας ξανά ό,τι πρέπει να εμφανίζεται.

Περιγράψτε κάθε είδος που θέλετε να παραγγείλετε.

Χρησιμοποιείτε τις στήλες του παραθύρου Δημιουργία εντολών αγοράς για να περιγράψετε λεπτομερώς κάθε είδος που θέλετε να παραγγείλετε ως μέρος της αγοράς. Κάθε στοιχείο πηγαίνει στη δική του σειρά. Για να περιγράψετε ένα αντικείμενο που θέλετε να αγοράσετε από τον προμηθευτή, παρέχετε τις ακόλουθες πληροφορίες:

• Στοιχείο: Η στήλη Στοιχείο είναι όπου καταγράφετε τον μοναδικό αριθμό αντικειμένου για το αντικείμενο που θέλετε να αγοράσετε. Να θυμάστε ότι τα στοιχεία πρέπει να εισαχθούν ή να περιγραφούν στη Λίστα ειδών. Το κύριο πράγμα που πρέπει να γνωρίζετε σχετικά με τη Λίστα αντικειμένων είναι ότι οτιδήποτε θέλετε να εμφανίσετε στο τιμολόγιο — ή, εν προκειμένω, σε μια παραγγελία αγοράς — πρέπει να περιγράφεται στο αρχείο αντικειμένων.

• Περιγραφή: Στη στήλη Περιγραφή, περιγράφετε το στοιχείο που επιλέγετε. Μπορείτε επίσης να επεξεργαστείτε το πεδίο Περιγραφή έτσι ώστε να είναι λογικό για τους πελάτες ή τους προμηθευτές.

• Ποσότητα: Η στήλη Ποσότητα καθορίζει την ποσότητα του είδους που θέλετε. Προφανώς, εισάγετε τον αριθμό των στοιχείων που θέλετε σε αυτό το πεδίο.

• Rate: Η στήλη Rate καθορίζει την τιμή ανά μονάδα ή την τιμή ανά μονάδα για το είδος. Λάβετε υπόψη ότι το QuickBooks χρησιμοποιεί διαφορετικές ετικέτες για αυτήν τη στήλη ανάλογα με τον τύπο της επιχείρησης που έχετε δημιουργήσει.

• Πελάτης: Η στήλη Πελάτης προσδιορίζει τον πελάτη για τον οποίο αγοράζεται το προϊόν.

• Ποσό: Η στήλη Ποσό εμφανίζει τη συνολική δαπάνη για το στοιχείο. Το QuickBooks θα υπολογίσει το ποσό για εσάς πολλαπλασιάζοντας την ποσότητα με την τιμή (ή την τιμή). Μπορείτε επίσης να επεξεργαστείτε το ποσό της στήλης. Σε αυτήν την περίπτωση, το QuickBooks προσαρμόζει την τιμή (ή την τιμή) έτσι ώστε η τιμή επί της ποσότητας να ισούται πάντα με το ποσό.

• Κατηγορία: Στη στήλη Κατηγορία, ταξινομείτε τα στοιχεία παραγγελίας αγοράς σε επίπεδο είδους και όχι σε επίπεδο παραγγελίας.

Εισαγάγετε μια περιγραφή για κάθε είδος που πρέπει να περιλαμβάνεται στην παραγγελία αγοράς. Αυτό σημαίνει, για παράδειγμα, ότι εάν θέλετε να παραγγείλετε έξι είδη από έναν πωλητή, η παραγγελία αγοράς σας θα πρέπει να περιλαμβάνει έξι γραμμές πληροφοριών.

Εκτυπώστε την παραγγελία αγοράς.

Ο σκοπός της καταγραφής μιας παραγγελίας αγοράς στο QuickBooks είναι η δημιουργία μιας επίσημης εγγραφής μιας αγοράς. Σχεδόν πάντα θέλετε να διαβιβάσετε αυτήν την εντολή αγοράς στον πωλητή. Η εντολή αγοράς λέει στον πωλητή τι ακριβώς θέλετε να αγοράσετε και την τιμή που είστε διατεθειμένοι να πληρώσετε. Για να εκτυπώσετε την παραγγελία αγοράς, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Εκτύπωση. Μπορείτε επίσης να εκτυπώσετε παραγγελίες αγοράς αργότερα σε μια παρτίδα. Για να το κάνετε αυτό, αποθηκεύστε όλες τις εντολές αγοράς που θέλετε να δημιουργήσετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε την εντολή Αρχείο->Εκτύπωση φορμών→ Παραγγελίες αγοράς.

Αποθηκεύστε την εντολή αγοράς.

Για να αποθηκεύσετε την παραγγελία αγοράς σας, κάντε κλικ είτε στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο είτε στο κουμπί Αποθήκευση & Νέο. Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Νέα, το QuickBooks αποθηκεύει αυτήν την παραγγελία αγοράς και εμφανίζει ξανά μια κενή έκδοση του παραθύρου Δημιουργία παραγγελιών αγοράς, ώστε να μπορείτε να καταγράψετε μια άλλη παραγγελία.