Πώς να δημιουργήσετε μια παραγγελία αγοράς QuickBooks 2019

Μια παραγγελία αγοράς QuickBooks εξυπηρετεί έναν απλό σκοπό: Λέει σε έναν πωλητή ότι θέλετε να αγοράσετε κάποιο προϊόν. Στην πραγματικότητα, μια εντολή αγοράς είναι μια σύμβαση αγοράς.

Πολλές μικρές επιχειρήσεις δεν χρησιμοποιούν εντολές αγοράς. Αλλά όταν μεγαλώνουν σε ένα συγκεκριμένο μέγεθος, πολλές επιχειρήσεις αποφασίζουν να τις χρησιμοποιήσουν, επειδή οι παραγγελίες αγοράς γίνονται μόνιμες καταγραφές των αντικειμένων που έχουν παραγγείλει. Επιπλέον, η χρήση εντολών αγοράς συχνά επισημοποιεί τη διαδικασία αγοράς σε μια εταιρεία. Μπορείτε να αποφασίσετε, για παράδειγμα, ότι κανείς στην εταιρεία σας δεν μπορεί να αγοράσει οτιδήποτε κοστίζει περισσότερο από 100 $, εκτός εάν λάβει μια εντολή αγοράς. Εάν μπορείτε μόνο να εκδώσετε εντολές αγοράς, έχετε ουσιαστικά ελέγξει τις δραστηριότητες αγορών μέσω αυτής της διαδικασίας.

Πώς να δημιουργήσετε μια πραγματική παραγγελία αγοράς QuickBooks

Για να χρησιμοποιήσετε το QuickBooks για να δημιουργήσετε παραγγελίες αγοράς, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Πείτε στο QuickBooks ότι θέλετε να δημιουργήσετε μια παραγγελία επιλέγοντας Προμηθευτές→Δημιουργία Παραγγελιών Αγοράς.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο που εμφανίζεται.

Εάν το μενού Προμηθευτές δεν παρέχει μια εντολή Δημιουργία εντολών αγοράς, το QuickBooks δεν γνωρίζει ότι θέλετε να δημιουργήσετε εντολές αγοράς.

Χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Προμηθευτής για να προσδιορίσετε τον προμηθευτή από τον οποίο θέλετε να αγοράσετε το αντικείμενο.

Η αναπτυσσόμενη λίστα Προμηθευτής παραθέτει καθέναν από τους προμηθευτές στη λίστα προμηθευτών σας.

(Προαιρετικό) Ταξινομήστε την αγορά, χρησιμοποιώντας την αναπτυσσόμενη λίστα Κατηγορία.

Λάβετε υπόψη ότι δεν βλέπετε μια αναπτυσσόμενη λίστα Τάξης εκτός και αν έχετε ενεργοποιήσει την παρακολούθηση τάξης.

(Προαιρετικό) Επιλέξτε διαφορετική διεύθυνση Αποστολή σε από την αναπτυσσόμενη λίστα Αποστολή σε στην επάνω δεξιά γωνία.

Η αναπτυσσόμενη λίστα Αποστολή σε εμφανίζει μια λίστα με όλους τους πελάτες, τους προμηθευτές και τους υπαλλήλους σας. Μπορείτε να αλλάξετε τη διεύθυνση Αποστολή σε επιλέγοντας ένα από αυτά τα άλλα ονόματα. Αφού επιλέξετε μια καταχώριση από τη λίστα Αποστολή σε, το QuickBooks συμπληρώνει το πλαίσιο Διεύθυνση Αποστολή σε με τις κατάλληλες πληροφορίες.

Επιβεβαιώστε την ημερομηνία παραγγελίας αγοράς.

Αρχικά, το QuickBooks βάζει την τρέχουσα ημερομηνία συστήματος στο πλαίσιο Ημερομηνία. Ωστόσο, θα πρέπει να επιβεβαιώσετε ότι η ημερομηνία που το QuickBooks εισάγει ως ημερομηνία παραγγελίας είναι σωστή. Αυτή είναι η ημερομηνία της σύμβασης. Συχνά, η ημερομηνία ορίζει συμβατικούς όρους, όπως τον αριθμό των ημερών εντός των οποίων πρόκειται να αποσταλεί το αντικείμενο.

Επιβεβαιώστε τον αριθμό παραγγελίας αγοράς.

Ο αριθμός εντολής αγοράς ή ο αριθμός PO, προσδιορίζει μοναδικά το έγγραφο παραγγελίας αγοράς. Το QuickBooks αριθμεί διαδοχικά τις παραγγελίες αγοράς για εσάς και τοποθετεί τον κατάλληλο αριθμό στο πλαίσιο ταχυδρομικής αποστολής. Η εικασία που κάνει το QuickBooks σχετικά με τον σωστό αριθμό παραγγελίας είναι συνήθως σωστή. Εάν δεν είναι σωστό, μπορείτε να εισαγάγετε έναν αριθμό αντικατάστασης.

Επιβεβαιώστε τον προμηθευτή και τις πληροφορίες αποστολής σε.

Το μπλοκ Προμηθευτή και η Αποστολή Για να αποκλείσετε τον εντοπισμό του πωλητή από τον οποίο αγοράζετε το αντικείμενο και τη διεύθυνση στην οποία θέλετε να στείλει ο πωλητής την αποστολή. Αυτές οι πληροφορίες θα πρέπει να είναι σωστές εάν η λίστα προμηθευτών σας είναι ενημερωμένη και έχετε χρησιμοποιήσει σωστά την αναπτυσσόμενη λίστα Αποστολή σε για να προσδιορίσετε, εάν χρειάζεται, μια εναλλακτική διεύθυνση Αποστολή σε.

Ωστόσο, επιβεβαιώστε ότι οι πληροφορίες που εμφανίζονται σε αυτά τα δύο μπλοκ διευθύνσεων είναι σωστές. Εάν οι πληροφορίες δεν είναι σωστές, φυσικά, διορθώστε το. Μπορείτε να επεξεργαστείτε πληροφορίες μπλοκ διευθύνσεων επιλέγοντας τις εσφαλμένες πληροφορίες και, στη συνέχεια, πληκτρολογώντας ξανά ό,τι πρέπει να εμφανίζεται.

Περιγράψτε κάθε είδος που θέλετε να παραγγείλετε.

Χρησιμοποιείτε τις στήλες του παραθύρου Δημιουργία εντολών αγοράς για να περιγράψετε λεπτομερώς κάθε είδος που θέλετε να παραγγείλετε ως μέρος της αγοράς. Κάθε στοιχείο μπαίνει στη δική του σειρά. Για να περιγράψετε ένα αντικείμενο που θέλετε να αγοράσετε από τον προμηθευτή, παρέχετε τις ακόλουθες πληροφορίες:

• Στοιχείο: Η στήλη Στοιχείο είναι όπου καταγράφετε τον μοναδικό αριθμό αντικειμένου για το αντικείμενο που θέλετε να αγοράσετε. Να θυμάστε ότι τα στοιχεία πρέπει να εισαχθούν ή να περιγραφούν στη λίστα Στοιχεία. Το κύριο πράγμα που πρέπει να γνωρίζετε σχετικά με τη λίστα αντικειμένων είναι ότι οτιδήποτε θέλετε να εμφανίσετε στο τιμολόγιο — ή, εν προκειμένω, σε μια παραγγελία αγοράς — πρέπει να περιγράφεται στο αρχείο αντικειμένων.

• Περιγραφή: Στη στήλη Περιγραφή, περιγράφετε το στοιχείο που επιλέγετε. Μπορείτε επίσης να επεξεργαστείτε το πεδίο Περιγραφή έτσι ώστε να είναι λογικό για τους πελάτες ή τους προμηθευτές.

• Ποσότητα: Η στήλη Ποσότητα καθορίζει την ποσότητα του είδους που θέλετε. Προφανώς, εισάγετε τον αριθμό των στοιχείων που θέλετε σε αυτό το πεδίο.

• Rate: Η στήλη Rate καθορίζει την τιμή ανά μονάδα ή την τιμή ανά μονάδα για το είδος. Λάβετε υπόψη ότι το QuickBooks χρησιμοποιεί διαφορετικές ετικέτες για αυτήν τη στήλη ανάλογα με τον τύπο της επιχείρησης που έχετε δημιουργήσει.

• Πελάτης: Η στήλη Πελάτης προσδιορίζει τον πελάτη για τον οποίο αγοράζεται το προϊόν.

• Κατηγορία: Στη στήλη Κατηγορία, ταξινομείτε τα στοιχεία παραγγελίας αγοράς σε επίπεδο είδους και όχι σε επίπεδο παραγγελίας. Λάβετε υπόψη ότι δεν θα δείτε αυτήν τη στήλη εκτός και αν έχετε ενεργοποιήσει την παρακολούθηση τάξης.

• Ποσό: Η στήλη Ποσό εμφανίζει τη συνολική δαπάνη για το στοιχείο. Το QuickBooks υπολογίζει το ποσό για εσάς πολλαπλασιάζοντας την ποσότητα με την τιμή (ή την τιμή). Μπορείτε να επεξεργαστείτε το ποσό της στήλης. Σε αυτήν την περίπτωση, το QuickBooks προσαρμόζει την τιμή (ή την τιμή) έτσι ώστε η τιμή επί της ποσότητας να ισούται πάντα με το ποσό.

Εισαγάγετε μια περιγραφή για κάθε είδος που πρέπει να συμπεριληφθεί στην παραγγελία. Αυτό σημαίνει, για παράδειγμα, ότι εάν θέλετε να παραγγείλετε έξι είδη από έναν πωλητή, η παραγγελία αγοράς σας θα πρέπει να περιλαμβάνει έξι γραμμές πληροφοριών.

Εκτυπώστε την παραγγελία αγοράς.

Ο σκοπός της καταγραφής μιας παραγγελίας αγοράς στο QuickBooks είναι να δημιουργήσετε μια επίσημη εγγραφή μιας αγοράς. Σχεδόν πάντα θέλετε να διαβιβάσετε αυτήν την εντολή αγοράς στον πωλητή. Η εντολή αγοράς λέει στον πωλητή ακριβώς τι θέλετε να αγοράσετε και την τιμή που είστε διατεθειμένοι να πληρώσετε.

Για να εκτυπώσετε την παραγγελία αγοράς, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Εκτύπωση. Μπορείτε επίσης να εκτυπώσετε εντολές αγοράς σε μια δέσμη αργότερα, εάν επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου Εκτύπωση αργότερα (διαθέσιμο στην καρτέλα Κύρια) όταν δημιουργείτε εντολές αγοράς, αποθηκεύστε όλες τις εντολές αγοράς που θέλετε να εκτυπώσετε αργότερα και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αρχείο →Εκτύπωση Φόρμες→ Εντολή Παραγγελιών Αγοράς.

Αποθηκεύστε την εντολή αγοράς.

Για να αποθηκεύσετε την παραγγελία αγοράς σας, κάντε κλικ είτε στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο είτε στο κουμπί Αποθήκευση & Νέο. Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Νέο, το QuickBooks αποθηκεύει αυτήν την παραγγελία και εμφανίζει ξανά μια κενή έκδοση του παραθύρου Δημιουργία εντολών αγοράς, ώστε να μπορείτε να καταγράψετε μια άλλη παραγγελία αγοράς.

Συμβουλές και κόλπα για παραγγελίες αγοράς στο QuickBooks 2019

Ακολουθούν μερικές ακόμη σημαντικές παρατηρήσεις:

• Δεν αξίζει κάθε αγορά μια παραγγελία. Εάν δεν έχετε συνηθίσει να εργάζεστε με παραγγελίες αγοράς, είναι εύκολο να ξεπεράσετε τα όρια όταν αρχίσετε να χρησιμοποιείτε αυτό το εύχρηστο εργαλείο. Ωστόσο, έχετε υπόψη σας ότι δεν εγγυώνται όλες οι αγορές παραγγελίες αγοράς (δείτε το επόμενο στοιχείο).
• Χρησιμοποιήστε εντολές αγοράς για να διαχειριστείτε τις αγορές. Συνήθως, οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν εντολές αγοράς ως τρόπο ελέγχου και τεκμηρίωσης των αγορών. Στην πραγματικότητα, πολλές αγορές δεν απαιτούν πραγματικά εντολή αγοράς. Τα ποσά που έχετε συμφωνήσει να αγοράσετε και τα οποία τεκμηριώνονται μέσω τυπικών συμβολαίων — όπως λογαριασμοί από την τηλεφωνική εταιρεία, την εταιρεία φυσικού αερίου και τον ιδιοκτήτη σας — δεν χρειάζονται προφανώς εντολές αγοράς. Επιπλέον, οι μέτριες αγορές, όπως τα είδη γραφείου, συχνά δεν χρειάζονται παραγγελίες αγοράς. Χρειάζεστε οπωσδήποτε έναν τρόπο να ελέγξετε αυτές τις δαπάνες, αλλά οι παραγγελίες αγοράς μάλλον δεν είναι ο σωστός τρόπος.
• Εξετάστε άλλα, συμπληρωματικά εργαλεία ελέγχου. Άλλοι δημοσιονομικοί έλεγχοι, όπως η "έγκριση από τον επόπτη" ή ένας απλός προϋπολογισμός, συχνά λειτουργούν εξίσου καλά.