Πώς να δημιουργήσετε μια εντολή αγοράς στο QuickBooks 2010

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το QuickBooks για να δημιουργήσετε μια παραγγελία αγοράς για την επιχείρησή σας. Μια παραγγελία αγοράς λέει σε έναν πωλητή ότι θέλετε να αγοράσετε κάποιο προϊόν. Στην πραγματικότητα, μια εντολή αγοράς είναι μια σύμβαση αγοράς.

1Επιλέξτε Προμηθευτές→Δημιουργία Παραγγελιών Αγοράς.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Δημιουργία εντολών αγοράς.

2 Από την αναπτυσσόμενη λίστα Προμηθευτής, επιλέξτε τον προμηθευτή από τον οποίο θέλετε να αγοράσετε το αντικείμενο.

Η αναπτυσσόμενη λίστα Προμηθευτών περιλαμβάνει καθέναν από τους προμηθευτές στη Λίστα προμηθευτών σας.

3(Προαιρετικό) Ταξινομήστε την αγορά χρησιμοποιώντας την αναπτυσσόμενη λίστα Κατηγορία.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κλάσεις για να καθορίσετε σε ποιο τμήμα της επιχείρησής σας ισχύει η αγορά.

4(Προαιρετικό) Αλλάξτε τη διεύθυνση επιλέγοντας ένα όνομα από την αναπτυσσόμενη λίστα Αποστολή σε.

Η αναπτυσσόμενη λίστα Αποστολή σε εμφανίζει μια λίστα με όλους τους πελάτες, τους προμηθευτές και τους υπαλλήλους σας. Αφού επιλέξετε μια καταχώριση από τη λίστα Αποστολή σε, το QuickBooks συμπληρώνει το πλαίσιο Διεύθυνση Αποστολή σε με τις κατάλληλες πληροφορίες.

5 Επιβεβαιώστε την ημερομηνία παραγγελίας αγοράς.

Αρχικά, το QuickBooks τοποθετεί την τρέχουσα ημερομηνία συστήματος στο πλαίσιο Ημερομηνία. Ωστόσο, θα πρέπει να επιβεβαιώσετε ότι η ημερομηνία που εισάγει το QuickBooks ως ημερομηνία παραγγελίας είναι σωστή.

6 Επιβεβαιώστε τον αριθμό παραγγελίας αγοράς.

Ο αριθμός εντολής αγοράς, ή PO, προσδιορίζει μοναδικά το έγγραφο της παραγγελίας αγοράς. Το QuickBooks αριθμεί διαδοχικά τις παραγγελίες αγοράς για εσάς και τοποθετεί τον κατάλληλο αριθμό στο πλαίσιο Αριθμός Τ.Θ. Η εικασία που κάνει το QuickBooks σχετικά με τον σωστό αριθμό παραγγελίας είναι συνήθως σωστή. Εάν δεν είναι σωστό, μπορείτε να εισαγάγετε έναν αριθμό αντικατάστασης.

7Επιβεβαιώστε τον προμηθευτή και στείλτε τις πληροφορίες.

Το μπλοκ Προμηθευτή και η Αποστολή Για να αποκλείσετε τον εντοπισμό του πωλητή από τον οποίο αγοράζετε το αντικείμενο και τη διεύθυνση στην οποία θέλετε να στείλει ο πωλητής την αποστολή. Εάν οι πληροφορίες δεν είναι σωστές, φυσικά, διορθώστε το. Μπορείτε να επεξεργαστείτε τις πληροφορίες μπλοκ διευθύνσεων επιλέγοντας τις εσφαλμένες πληροφορίες και, στη συνέχεια, πληκτρολογώντας ξανά ό,τι πρέπει να εμφανίζεται.

8 Στη στήλη Item, καταγράψτε τον μοναδικό αριθμό αντικειμένου για το είδος που θέλετε να αγοράσετε.

Να θυμάστε ότι τα στοιχεία πρέπει να εισαχθούν ή να περιγραφούν στη Λίστα ειδών. Το κύριο πράγμα που πρέπει να γνωρίζετε σχετικά με τη Λίστα αντικειμένων είναι ότι οτιδήποτε θέλετε να εμφανίσετε στο τιμολόγιο — ή, εν προκειμένω, σε μια παραγγελία αγοράς — πρέπει να περιγράφεται στο αρχείο αντικειμένων.

9 Στη στήλη Περιγραφή, εισαγάγετε ορισμένες λεπτομέρειες σχετικά με το στοιχείο που επιλέγετε.

Μπορείτε επίσης να επεξεργαστείτε το πεδίο Περιγραφή έτσι ώστε να είναι λογικό για τους πελάτες ή τους προμηθευτές.

10 Καθορίστε την ποσότητα του είδους που θέλετε στη στήλη Ποσότητα.

Προφανώς, εισάγετε τον αριθμό του συγκεκριμένου στοιχείου που θέλετε.

11 Στη στήλη Τιμή, εισαγάγετε την τιμή ανά μονάδα ή την τιμή ανά μονάδα για το είδος.

Το QuickBooks χρησιμοποιεί διαφορετικές ετικέτες για αυτήν τη στήλη ανάλογα με τον τύπο της επιχείρησης που έχετε δημιουργήσει.

12 Εισαγάγετε το όνομα του πελάτη στη στήλη Πελάτης.

Σε αυτή τη μορφή, ο πελάτης είναι το άτομο για το οποίο αγοράζεται το αντικείμενο.

13(Προαιρετικό) Στη στήλη Ποσό, προσαρμόστε τη συνολική δαπάνη για το στοιχείο.

Το QuickBooks υπολογίζει την τιμή Ποσού για εσάς πολλαπλασιάζοντας την ποσότητα με την τιμή (ή την τιμή). Εάν προσαρμόσετε αυτό το σύνολο, το QuickBooks προσαρμόζει την τιμή (ή την τιμή) έτσι ώστε η τιμή επί της ποσότητας να ισούται πάντα με το ποσό.

14 Στη στήλη Κατηγορία, ταξινομήστε τα είδη παραγγελίας αγοράς σε επίπεδο αντικειμένου και όχι σε επίπεδο παραγγελίας αγοράς.

Εισαγάγετε μια περιγραφή για κάθε είδος που πρέπει να περιλαμβάνεται στην παραγγελία αγοράς. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να παραγγείλετε έξι είδη από έναν πωλητή, η παραγγελία αγοράς σας θα πρέπει να περιλαμβάνει έξι γραμμές πληροφοριών.

15 Κάντε κλικ στο κουμπί Εκτύπωση για να εκτυπώσετε την παραγγελία αγοράς.

Μπορείτε επίσης να εκτυπώσετε παραγγελίες αγοράς αργότερα σε μια παρτίδα. Για να το κάνετε αυτό, αποθηκεύστε όλες τις εντολές αγοράς που θέλετε να δημιουργήσετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αρχείο→ Εκτύπωση φορμών→ Παραγγελίες αγοράς.

16 Κάντε κλικ είτε στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο είτε στο κουμπί Αποθήκευση & Νέο.

Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Νέο, το QuickBooks αποθηκεύει αυτήν την παραγγελία και εμφανίζει ξανά μια κενή έκδοση του παραθύρου Δημιουργία εντολών αγοράς, ώστε να μπορείτε να καταγράψετε μια άλλη παραγγελία αγοράς.