Πώς να δημιουργήσετε μια εκτίμηση εργασίας στο QuickBooks 2016

Στο QuickBooks, η κοστολόγηση εργασίας ξεκινά με μια εκτίμηση. Μια εκτίμηση είναι απλώς μια λίστα με το εκτιμώμενο κόστος που θα επιβαρυνθείτε για κάποια εργασία που θα εκτελέσετε για κάποιον πελάτη. Αν υποθέσουμε ότι έχετε ήδη δημιουργήσει μια εργασία και είπατε στο QuickBooks ότι χρησιμοποιείτε εκτιμήσεις, ακολουθούν τα βήματα για να δημιουργήσετε μια εκτίμηση:

Επιλέξτε Πελάτες → Δημιουργία εκτιμήσεων.

Το QuickBooks ανοίγει μια φόρμα Δημιουργία Εκτιμήσεων, η οποία έχει μια απίστευτη ομοιότητα με τη φόρμα Δημιουργία τιμολογίων που έχετε δει αν έχετε εργαστεί καθόλου με τα QuickBooks.

Το παράθυρο Δημιουργία εκτιμήσεων.

Ξεκινήστε να συμπληρώνετε τα κενά.

Επιλέξτε το κατάλληλο Customer:Job από την αναπτυσσόμενη λίστα στο επάνω μέρος της φόρμας. Το QuickBooks συμπληρώνει αυτόματα όσες περισσότερες πληροφορίες μπορεί — συνήθως τουλάχιστον το πλαίσιο κειμένου Όνομα/Διεύθυνση — στη φόρμα. Στο παράδειγμα, η εργασία είναι "Μοναδικός σχεδιασμός για το Grotto Shop", το "Μοναδικό σχέδιο για το Grotto Shop" είναι η φανταστική δουλειά που είχε συμφωνήσει να εκτελέσει η φανταστική σας επιχείρηση λιανικής πώλησης.

Εάν έχετε διαμορφώσει τα QuickBooks για παρακολούθηση τάξεων, η κατάλληλη αναπτυσσόμενη λίστα εμφανίζεται στο επάνω κέντρο της φόρμας. Προχωρήστε και χρησιμοποιήστε το πλαίσιο, εάν χρειάζεται.

Μη διστάσετε να αλλάξετε τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις — για παράδειγμα την Ημερομηνία και την Εκτίμηση #.

Προσθέστε τα στοιχεία γραμμής — λεπτομέρειες, λεπτομέρειες, λεπτομέρειες.

Συμπληρώνετε τα στοιχεία ενός παραθύρου Δημιουργία Εκτιμήσεων με τον ίδιο τρόπο που συμπληρώνετε τα στοιχεία ενός παραθύρου Δημιουργία Τιμολογίων.

Ένα πεδίο που είναι μοναδικό για το παράθυρο Δημιουργία εκτιμήσεων είναι η Σήμανση. Το πεδίο Σήμανση, το οποίο εμφανίζεται σε ορισμένες εκδόσεις του παραθύρου Δημιουργία εκτιμήσεων, προσθέτει ένα καθορισμένο ποσοστό της συνολικής τιμής του στοιχείου γραμμής. Ανατρέξτε στην παραπάνω εικόνα, όπου τα ποσοστά σήμανσης καθορίζονται ως 100%, έτσι οι τιμές της στήλης Ποσό διπλασιάζονται στη στήλη Σύνολο ή αυξάνονται κατά 100%.

Ωστόσο, εάν η καθορισμένη σήμανση ισούται με 100 (και όχι 100%), οι τιμές που εμφανίζονται στη στήλη Σύνολο θα είναι όλες μεγαλύτερες κατά 100 $. Το πεδίο Σήμανση δεν εμφανίζεται σε όλες τις εκδόσεις του προτύπου Εκτιμήσεις: μόνο τα πρότυπα Προσαρμοσμένης Εκτίμησης και Πρότασης.

Κάθε στοιχείο γραμμής που θέλετε να συμπεριλάβετε στην εκτίμηση της εργασίας σας πρέπει να περιγράφεται στη λίστα Στοιχεία. Λάβετε υπόψη ότι επειδή συχνά πουλάτε εργασία σε πελάτες και πελάτες χρησιμοποιώντας, εν μέρει, μια εκτίμηση, θα πρέπει συνήθως να συμπεριλάβετε πλήρεις περιγραφές των αντικειμένων.

(Προαιρετικό) Προσθέστε τυχόν προαιρετικές πληροφορίες.

Χρησιμοποιήστε οποιοδήποτε από τα άλλα πλαίσια που είναι διαθέσιμα στο παράθυρο Δημιουργία εκτιμήσεων για να συλλέξετε και να αποθηκεύσετε πρόσθετες πληροφορίες. Για παράδειγμα, όπως και με το παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων, μπορείτε να κάνετε κλικ στην αναπτυσσόμενη λίστα Μήνυμα πελάτη και να επιλέξετε ή να γράψετε ένα φιλικό μήνυμα.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το πεδίο Σημείωση για να γράψετε μια σημείωση στον εαυτό σας σχετικά με την εργασία. Ή ίσως προσθέστε μερικές σημειώσεις για το σενάριο που σκεφτόσασταν να παρουσιάσετε στα στούντιο. Ό,τι σου ταιριάζει.

Εάν θέλετε να συμπεριλάβετε άλλα στοιχεία στο παράθυρο Δημιουργία εκτιμήσεων, μπορείτε να προσαρμόσετε αυτό το παράθυρο. Κάντε κλικ στην καρτέλα Μορφοποίηση για να εμφανιστεί η κορδέλα Μορφοποίηση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Προσαρμογή διάταξης δεδομένων. Το QuickBooks εμφανίζει ένα παράθυρο διαλόγου που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να ελέγξετε ποια κομμάτια πληροφοριών εμφανίζονται στην εκτίμηση.

Πριν εκτυπώσετε αυτήν την εκτίμηση, να θυμάστε ότι οι πληροφορίες στο παράθυρο Δημιουργία εκτιμήσεων δεν είναι οι ίδιες πληροφορίες που εμφανίζονται στη γραπτή εκτίμηση. Για να δείτε πώς φαίνεται η έντυπη έκδοση, κάντε κλικ στο κάτω βέλος κάτω από το κουμπί Εκτύπωση στο παράθυρο Δημιουργία εκτιμήσεων και επιλέξτε Προεπισκόπηση από την αναπτυσσόμενη λίστα. Το αποτέλεσμα είναι μια ολοσέλιδη εικόνα, συρρικνωμένη για να χωράει στην οθόνη.

Εάν δεν έχετε αποθηκεύσει ακόμα την εκτίμησή σας, προχωρήστε και κάντε κλικ είτε στο κουμπί Αποθήκευση & Νέο είτε στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο.

Για να εξετάσετε την εκτίμηση (ή οποιαδήποτε φόρμα QuickBooks στην οθόνη) πιο προσεκτικά, κάντε κλικ στο κουμπί Ζουμ στο επάνω μέρος της οθόνης Προεπισκόπηση εκτύπωσης ή μετακινήστε τον κέρσορα του ποντικιού πάνω στην εικόνα. Όταν ο κέρσορας μοιάζει με μεγεθυντικό φακό με το σύμβολο συν (+), κάντε κλικ στο αριστερό κουμπί του ποντικιού. Επειδή μπορείτε να δείτε μόνο μέρος της προεπισκόπησης με αυτόν τον τρόπο, χρησιμοποιήστε τις γραμμές κύλισης στο κάτω και δεξιά μέρος των παραθύρων για να μετακινηθείτε στις διάφορες περιοχές.

Σημειώστε ότι ο μεγεθυντικός φακός έχει πλέον ένα σύμβολο μείον (–) και το κουμπί Zoom In αλλάζει σε Zoom Out. Εάν ολοκληρώσετε περισσότερες από μία εκτιμήσεις, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα κουμπιά Προηγούμενη σελίδα και Επόμενη σελίδα στην οθόνη Προεπισκόπηση εκτύπωσης για να δείτε άλλες εκτιμήσεις. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο.

Όταν επιστρέψετε στο παράθυρο Δημιουργία εκτιμήσεων, κάντε κλικ στο κουμπί Εκτύπωση. Το QuickBooks Pro εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Print One Estimate. Κάντε κλικ στην επιλογή Εκτύπωση για να εκτυπώσετε την εκτίμηση χωρίς περαιτέρω καθυστέρηση.

Εάν δεν έχετε χρησιμοποιήσει στο παρελθόν το QuickBooks για την εκτύπωση εκτιμήσεων, ίσως χρειαστεί να ρυθμίσετε πρώτα τον εκτυπωτή σας για αυτήν την εργασία. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε Αρχείο → Ρύθμιση εκτυπωτή και, στη συνέχεια, επιλέξτε Εκτίμηση από την αναπτυσσόμενη λίστα Όνομα φόρμας. Καθορίστε τις ρυθμίσεις εκτυπωτή που θέλετε για τις εκτιμήσεις εκτύπωσης. (Αυτή η διαδικασία λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο όπως και για την εκτύπωση άλλων εντύπων, όπως τιμολόγια.) Κάντε κλικ στο OK όταν τελειώσετε.

Το παράθυρο διαλόγου Print One Estimate που εμφανίζει το QuickBooks αφού κάνετε κλικ στο Print στο παράθυρο Create Estimates λειτουργεί επίσης με τον ίδιο τρόπο όπως το πλαίσιο διαλόγου Print One Invoice.