Πώς να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο λογιστών του αρχείου δεδομένων QuickBooks

Ο πελάτης σας δημιουργεί το αντίγραφο του λογιστή του αρχείου δεδομένων QuickBooks χρησιμοποιώντας την έκδοση του QuickBooks και το πραγματικό αρχείο δεδομένων και, στη συνέχεια, είτε δημιουργεί ένα αρχείο που σας στέλνει (όπως μέσω αλληλογραφίας ή μέσω email) είτε αυτό το Intuit , ο κατασκευαστής των QuickBooks, σας στέλνει. Ευτυχώς, η διαδικασία είναι πολύ απλή σε κάθε περίπτωση.

Χειρισμός του αντιγράφου του λογιστή με μη αυτόματο τρόπο

Δείτε τι πρέπει να κάνει ο πελάτης σας εάν ο πελάτης φροντίσει να σας στείλει το αρχείο:

Επιλέξτε την εντολή Αρχείο→Δημιουργία αντιγραφής.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση αντιγράφου ή δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας ρωτώντας τον πελάτη εάν θέλει

• Ένα αντίγραφο ασφαλείας του αρχείου, το οποίο είναι ένα δεύτερο αντίγραφο του αρχείου QuickBooks που δημιουργείτε (συνήθως), ώστε να έχετε ένα αντίγραφο του αρχείου σε περίπτωση που συμβεί κάτι κακό στο αρχικό αρχείο δεδομένων QuickBooks.

• Ένα φορητό αντίγραφο του αρχείου, το οποίο είναι ένα πραγματικό, ζωντανό αντίγραφο του αρχείου δεδομένων QuickBooks, το οποίο έχει ελαφρώς παραμορφωθεί σε μέγεθος, ώστε να είναι ευκολότερο να μετακινηθείτε (όπως μέσω email του αρχείου ως συνημμένο).

• Αντίγραφο λογιστή του αρχείου.

  

  Το πρώτο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση αντιγράφου ή δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας.

Επιλέξτε Αντίγραφο Λογιστή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Επόμενο για να συνεχίσετε.

Επιβεβαιώστε ότι θέλετε πραγματικά ένα Αντίγραφο Λογιστή.

Στη συνέχεια, το QuickBooks εμφανίζει ένα άλλο παράθυρο διαλόγου που επιμένει στον φτωχό αγχωμένο πελάτη σας να επιβεβαιώσει ότι θέλει πραγματικά ένα αντίγραφο λογιστή και όχι απλώς ένα φορητό αντίγραφο του αρχείου.

Το δεύτερο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση αντιγράφου ή δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας.

Καθορίστε μια ημερομηνία διαίρεσης.

Όταν ένας πελάτης κάνει κλικ στο κουμπί Επόμενο για να συνεχίσει με τη δημιουργία ενός αντιγράφου λογιστή, το QuickBooks του ζητά την ημερομηνία διαίρεσης. Οι συναλλαγές που πραγματοποιούνται πριν από αυτήν την ημερομηνία μπορούν να επεξεργαστούν μόνο μέσα στο αντίγραφο του λογιστή. Οι συναλλαγές που υπάγονται μετά την ημερομηνία αυτή μπορεί να τροποποιηθεί μέσα στο αντίγραφο Τόσο το λογιστή και αντίγραφο του πελάτη.

Κάντε κλικ στο Επόμενο για να συνεχίσετε.

Εμφανίζεται ένα άλλο μήνυμα, που λέει στον πελάτη ότι το QuickBooks πρέπει να κλείσει όλα τα παράθυρα για να δημιουργήσει ένα αντίγραφο λογιστή.

Κάντε κλικ στο OK.

Το QuickBooks εμφανίζει ένα ενημερωμένο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση αντιγράφου λογιστή, που εμφανίζεται εδώ.

Ένα ενημερωμένο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση αντιγράφου λογιστή.

Ονομάστε το αντίγραφο του λογιστή.

Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Όνομα αρχείου του παραθύρου διαλόγου Αποθήκευση λογιστή για να ονομάσετε το αντίγραφο του λογιστή του αρχείου δεδομένων QuickBooks. Εάν είναι απαραίτητο, ο πελάτης μπορεί επίσης να χρησιμοποιήσει την αναπτυσσόμενη λίστα Αποθήκευση σε για να καθορίσει πού θα αποθηκευτεί το αντίγραφο του λογιστή του αρχείου δεδομένων QuickBooks.

Ο πελάτης πρέπει να θυμάται πού αποθηκεύεται το αντίγραφο του αρχείου του λογιστή. Αυτό το αρχείο δίνεται στον λογιστή — μέσω email ή σαλιγκαριού, ή σε δίσκο — για να μπορεί να το χρησιμοποιήσει.

Δημιουργήστε το αρχείο.

Αφού ο πελάτης ονομάσει το αντίγραφο του λογιστή του αρχείου δεδομένων και υποδείξει, εάν χρειάζεται, πού πρέπει να αποθηκευτεί το αντίγραφο του λογιστή, ο πελάτης κάνει κλικ στην Αποθήκευση. Το QuickBooks αποθηκεύει το αντίγραφο ενός λογιστή του αρχείου δεδομένων QuickBooks.

Στη συνέχεια, αυτό το αρχείο δεδομένων διαβιβάζεται στον λογιστή από τον πελάτη . Με άλλα λόγια, ο πελάτης πρέπει να στείλει σαλιγκάρι ή email στο αρχείο.

Ο πάροχος email σας ενδέχεται να περιορίσει το μέγεθος των συνημμένων (συμπεριλαμβανομένων των αρχείων QuickBooks) που μπορείτε να στείλετε μέσω email. Εάν το μέγεθος σας ενοχλεί, μπορείτε να ανεβάσετε το αρχείο QuickBooks στον ιστότοπο του Intuit επιλέγοντας Αρχείο→Αποστολή εταιρικού αρχείου→Αντιγραφή λογιστή→Δραστηριότητες πελάτη→Αποστολή σε λογιστή. Η Intuit στέλνει στη λογίστρια ένα μήνυμα με έναν σύνδεσμο με δυνατότητα κλικ που μπορεί να χρησιμοποιήσει για να αρπάξει το αρχείο.

Τα αντίγραφα λογιστών χρησιμοποιούν τρεις τύπους αρχείων. Το Αρχείο Μεταφοράς Λογιστή (με την επέκταση αρχείου .qbx) είναι αυτό που δημιουργεί ένας πελάτης και δίνει στον λογιστή. Το πραγματικό Αντίγραφο Λογιστή (με την επέκταση αρχείου .qba) είναι αυτό με το οποίο συνεργάζεται ο λογιστής αφού ανοίξει το Αρχείο Μεταφοράς Λογιστή. Τέλος, υπάρχει το Αρχείο Εξαγωγής Λογιστή (με την επέκταση αρχείου .qby), το οποίο περιέχει τις αλλαγές που επιστρέφουν στον πελάτη.

Προφανώς, μπορεί στην πραγματικότητα να μην είναι ο πελάτης σας αυτός που κάνει αυτά τα βήματα. ίσως χρειαστεί να κάνετε τη βρώμικη δουλειά. Και στις δύο περιπτώσεις, όμως, έτσι λειτουργεί η διαδικασία. Σημειώστε, ωστόσο, ότι η εξοικονόμηση πραγματικού χρόνου για τον λογιστή και η εξοικονόμηση κόστους για τον πελάτη προκύπτουν όταν μπορείτε να κάνετε τον πελάτη να επιλέξει την εντολή και να εργαστεί με το παράθυρο διαλόγου. Στη συνέχεια, μπορείτε να χρεώσετε τον χρεώσιμο χρόνο για την πραγματική εργασία με τα δεδομένα του QuickBooks και όχι για τη χρήση του αρχείου.

Ηλεκτρονική αποστολή αντιγράφου λογιστή

Ο πελάτης σας μπορεί επίσης να στείλει ένα αντίγραφο του αντιγράφου του λογιστή QuickBooks ηλεκτρονικά χρησιμοποιώντας την υπηρεσία μεταφοράς αρχείων της Intuit. Για να το κάνει αυτό, ο πελάτης επιλέγει Αρχείο→Αποστολή εταιρικού αρχείου→Αντιγραφή λογιστή→Δραστηριότητες πελάτη→Αποστολή σε λογιστή. Το QuickBooks παρέχει οδηγίες στην οθόνη για την αποστολή ή τη μεταφόρτωση του αντιγράφου του λογιστή στον διακομιστή Intuit, συμπεριλαμβανομένων των βημάτων για την προσθήκη κωδικού πρόσβασης για την ασφάλεια του μεταφορτωμένου αρχείου.

Μετά τη μεταφόρτωση του αντιγράφου του λογιστή, ο διακομιστής Intuit στέλνει στον λογιστή ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με έναν σύνδεσμο που μπορεί να χρησιμοποιήσει ο λογιστής για τη λήψη του αρχείου αντιγράφου του λογιστή. Όπως σημειώθηκε, ο πελάτης παρέχει έναν κωδικό πρόσβασης για να περιορίσει την πρόσβαση στο ληφθέν αρχείο, επομένως ο λογιστής χρειάζεται αυτόν τον κωδικό πρόσβασης από τον πελάτη πριν από τη λήψη. Ο λογιστής χρειάζεται επίσης οποιονδήποτε κωδικό πρόσβασης QuickBooks για να ανοίξει το ληφθέν αρχείο.

Θέλετε να χρησιμοποιήσετε την εντολή Αποστολή αρχείου εταιρείας ή να ζητήσετε από τους πελάτες σας να χρησιμοποιήσουν την εντολή Αποστολή αρχείου εταιρείας εάν μπορείτε. Η εντολή Send Company File σάς εξοικονομεί πολύ θρήνο και τρίξιμο δοντιών. Παρέχει επίσης έναν εξαιρετικά ασφαλή τρόπο κοινής χρήσης των αντιγράφων του λογιστή. Ο σύνδεσμος στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνετε από το Intuit λήγει μετά από μερικές ημέρες. Αντίστοιχα, εάν ο πελάτης σας σας στείλει το αρχείο την πρώτη ημέρα των δύο εβδομάδων διακοπών σας, ο σύνδεσμος δεν θα λειτουργήσει όταν επιστρέψετε στο γραφείο. Ο σύνδεσμος θα έχει λήξει.