Πώς να δημιουργήσετε γρήγορα αντίγραφα ασφαλείας των QuickBooks 2016

Είσαι απασχολημένος. Δεν έχετε χρόνο να χαζεύετε τα QuickBooks. Θέλετε απλώς να κάνετε μια εύχρηστη δουλειά δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και έχετε αποφασίσει πόσο συχνά σκοπεύετε να το κάνετε. Ακούγεται σαν την κατάστασή σας; Στη συνέχεια, ακολουθήστε αυτά τα βήματα:

1 Τοποθετήστε έναν κενό δίσκο/δίσκο στην κατάλληλη μονάδα δίσκου.

Μπορείτε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας σε οποιονδήποτε αφαιρούμενο δίσκο, συμπεριλαμβανομένων συσκευών μνήμης flash, φορητών σκληρών δίσκων και εγγράψιμων CD. Ωστόσο, σημειώστε ότι η Intuit (ο κατασκευαστής των QuickBooks) συνιστά να μην χρησιμοποιείτε την εντολή δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας QuickBooks για να μετακινήσετε ένα αρχείο αντιγράφου ασφαλείας σε ένα CD.

Αντίθετα, η Intuit συνιστά να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας του αρχείου στον σκληρό σας δίσκο και, στη συνέχεια, να χρησιμοποιήσετε την εντολή Αντιγραφή αρχείου των Windows για να εγγράψετε το αρχείο στο δίσκο. Αυτή η προσέγγιση λύσης τείνει να επιλύει ορισμένα από τα προβλήματα εγγραφής CD που αντιμετωπίζουν οι άνθρωποι όταν δημιουργούν αντίγραφα ασφαλείας απευθείας σε ένα CD από το QuickBooks.

Μπορείτε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας σε οποιονδήποτε σταθερό δίσκο, όπως ο σκληρός σας δίσκος ή ένας δίσκος δικτύου, αλλά το πλεονέκτημα ενός αφαιρούμενου δίσκου είναι ότι μπορείτε να τον αποθηκεύσετε σε κάποια άλλη θέση. Ως συμβιβασμός, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε έναν δίσκο δικτύου. Συνήθως δεν θέλετε να χρησιμοποιήσετε τον σκληρό σας δίσκο (αν και αυτό είναι καλύτερο από το τίποτα), επειδή μία από τις καταστροφές που μπορεί να συμβούν στα δεδομένα σας QuickBooks είναι η αποτυχία του σκληρού δίσκου.

Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων σας QuickBooks σε μια ηλεκτρονική περιοχή αποθήκευσης.

2Εάν αποθηκεύετε δεδομένα για περισσότερες από μία εταιρείες, βεβαιωθείτε ότι η εταιρεία της οποίας θέλετε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας είναι η ενεργή εταιρεία.

Για να μάθετε εάν η σωστή εταιρεία είναι ενεργή, απλώς κοιτάξτε τη γραμμή τίτλου του παραθύρου της εφαρμογής QuickBooks, η οποία ονομάζει την ενεργή εταιρεία. (Αν δεν θυμάστε να ρυθμίσετε πολλά αρχεία, μην ανησυχείτε. Πιθανότατα έχετε μόνο ένα αρχείο — η συνηθισμένη περίπτωση.)

3 Επιλέξτε Αρχείο → Εταιρεία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας → Δημιουργία τοπικού αντιγράφου ασφαλείας για να ξεκινήσει η λειτουργία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία αντιγράφου ασφαλείας.

Εάν χρησιμοποιείτε το QuickBooks σε λειτουργία πολλών χρηστών, πρέπει να μεταβείτε στη λειτουργία ενός χρήστη πριν δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας του αρχείου σας. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε Αρχείο → Εναλλαγή σε Λειτουργία ενός χρήστη.

4 Πείτε στο QuickBooks πού θέλετε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας του αρχείου δεδομένων QuickBooks.

Όταν το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία αντιγράφου ασφαλείας, καθορίστε τη θέση για το αντίγραφο ασφαλείας επιλέγοντας είτε το κουμπί επιλογής Online Backup είτε Local Backup.

Για να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας του αρχείου QuickBooks τοπικά, επιλέξτε την επιλογή Local Backup.

5 Περιγράψτε πώς το QuickBooks πρέπει να δημιουργεί αντίγραφα ασφαλείας του αρχείου δεδομένων σας.

Με το πρώτο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία αντιγράφου ασφαλείας να εμφανίζεται ακόμα, κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές. Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Επιλογές αντιγράφων ασφαλείας, από το οποίο καθορίζετε πώς και πότε το QuickBooks δημιουργεί αντίγραφα ασφαλείας του αρχείου δεδομένων σας:

Επιλέξτε μια προεπιλεγμένη τοποθεσία. Καθορίστε πού πρέπει να βρίσκεται το αρχείο αντιγράφου ασφαλείας. Μπορείτε να το κάνετε αυτό είτε εισάγοντας το όνομα διαδρομής του φακέλου αντιγράφων ασφαλείας στο πλαίσιο Πείτε μας πού να αποθηκεύσετε τα αντίγραφα ασφαλείας σας (ο δύσκολος τρόπος) είτε κάνοντας κλικ στο κουμπί Αναζήτηση και, στη συνέχεια, χρησιμοποιώντας το πλαίσιο διαλόγου Αναζήτηση φακέλου που εμφανίζουν τα Windows για να επιλέξετε προεπιλεγμένη θέση δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας.

Βελτιστοποιήστε τη λειτουργία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας. Το πλαίσιο διαλόγου Επιλογές αντιγράφων ασφαλείας παρέχει μερικά πλαίσια ελέγχου που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να ρυθμίσετε με ακρίβεια την παλιά λειτουργία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας QuickBooks. Το πλαίσιο ελέγχου Προσθήκη ημερομηνίας και ώρας δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας στο όνομα αρχείου, εάν είναι επιλεγμένο, κάνει ακριβώς αυτό που λέει. Το πλαίσιο ελέγχου Limit the Number of Backup Copies in This Folder to [X] λέει στο QuickBooks να περιορίσει τον αριθμό των αντιγράφων ασφαλείας του αρχείου QuickBooks που αποθηκεύει στον φάκελο backup. Ο προεπιλεγμένος αριθμός των αντιγράφων ασφαλείας που διατηρούνται σε ετοιμότητα είναι τρία. αυτό θα έπρεπε να είναι εντάξει.

Καθορίστε τον κανόνα υπενθύμισης αντιγράφων ασφαλείας. Μπορείτε να επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου Υπενθύμιση για δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας όταν κλείνω το εταιρικό μου αρχείο κάθε [X] φορές για να ενημερώσετε το QuickBooks ότι πρέπει να σας υπενθυμίζει κάθε τόσο να δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας. Από προεπιλογή, το QuickBooks σας υπενθυμίζει κάθε τέταρτη φορά που κλείνετε ένα αρχείο δεδομένων, αλλά μπορείτε να αντικαταστήσετε την τιμή στο πλαίσιο κειμένου για να καθορίσετε κάποια άλλη συχνότητα υπενθύμισης εφεδρικών αντιγράφων.

Επιλέξτε μια επιλογή επαλήθευσης δεδομένων. Το QuickBooks παρέχει τρεις επιλογές επαλήθευσης δεδομένων: Ολοκληρωμένη επαλήθευση (ασφαλής αλλά αργή), Γρήγορη επαλήθευση (γρήγορη αλλά όχι τόσο διεξοδική) και Χωρίς επαλήθευση (σας εξοικονομεί λίγο χρόνο τώρα με κίνδυνο τεράστιων προβλημάτων αργότερα). Η επιλογή Πλήρης επαλήθευση είναι αυτό που προτείνει το QuickBooks.

Όταν ολοκληρώσετε με το παράθυρο διαλόγου Επιλογές αντιγράφων ασφαλείας, κάντε κλικ στο OK και μετά στο Επόμενο. Το QuickBooks εμφανίζει το δεύτερο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία αντιγράφου ασφαλείας.

6 Καθορίστε πότε το QuickBooks πρέπει να δημιουργεί αντίγραφα ασφαλείας του αρχείου δεδομένων σας.

Το δεύτερο παράθυρο διαλόγου Backup Wizard παρέχει κουμπιά επιλογών που χρησιμοποιείτε για να προγραμματίσετε πότε θέλετε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας. Για παράδειγμα, για να υποδείξετε ότι θέλετε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας επί τόπου, επιλέξτε το κουμπί επιλογής Αποθήκευση τώρα.

Σημείωση: Την πρώτη φορά που δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας του αρχείου QuickBooks χρησιμοποιώντας την εντολή Create Backup, το QuickBooks δεν σας ρωτά πότε πρέπει να δημιουργήσει αντίγραφα ασφαλείας του αρχείου δεδομένων σας. Το QuickBooks απλώς δημιουργεί αντίγραφα ασφαλείας του αρχείου δεδομένων, παρακάμπτοντας αυτό το βήμα.

7 Επιβεβαιώστε τη θέση και το όνομα του αρχείου αντιγράφου ασφαλείας.

Όταν εμφανίζεται το δεύτερο παράθυρο διαλόγου Backup Wizard, κάντε κλικ στο Next. Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση αντιγράφου ασφαλείας.

Απλώς για να είστε ασφαλείς, επιβεβαιώστε ότι το όνομα αρχείου και η θέση του φακέλου που εμφανίζονται στο πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση αντιγράφου αντιγράφου είναι σωστά. Εάν η θέση του φακέλου δεν είναι σωστή, επιλέξτε μια νέα θέση φακέλου από την αναπτυσσόμενη λίστα Αποθήκευση σε. Εάν το όνομα αρχείου δεν είναι σωστό, επεξεργαστείτε το όνομα που εμφανίζεται στο πλαίσιο κειμένου Όνομα αρχείου.

8 Κάντε κλικ στην Αποθήκευση.

Το QuickBooks δημιουργεί αντίγραφα ασφαλείας του αρχείου δεδομένων σας και εμφανίζει ένα πλαίσιο μηνύματος που σας ενημερώνει ότι έχει δημιουργήσει αντίγραφα ασφαλείας του αρχείου σας. Το μήνυμα δίνει επίσης το όνομα του αρχείου αντιγράφου ασφαλείας και τη θέση του φακέλου.