Πώς να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας του αρχείου δεδομένων QuickBooks 2011

Μια εξαιρετικά σημαντική εργασία που πρέπει να ολοκληρώσετε είτε εσείς είτε κάποιος συνάδελφος είναι να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας του αρχείου δεδομένων QuickBooks. Λίγα στοιχεία που είναι αποθηκευμένα στον σκληρό δίσκο του υπολογιστή σας αξίζουν τόση προσοχή όσο το αρχείο δεδομένων QuickBooks. Κυριολεκτικά, το αρχείο δεδομένων QuickBooks περιγράφει τις οικονομικές υποθέσεις της επιχείρησής σας. Δεν θέλετε να χάσετε το αρχείο δεδομένων.

Ευτυχώς, η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας του αρχείου δεδομένων QuickBooks είναι μάλλον απλή. Πρέπει να ολοκληρώσετε μόνο τρία βήματα:

Επιλέξτε Αρχείο → Δημιουργία αντιγράφου.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση αντιγράφου ή δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας, το οποίο παρέχει τρεις επιλογές:

• Αποθηκεύστε ένα αντίγραφο ασφαλείας του αρχείου QuickBooks σας

• Δημιουργήστε ένα φορητό εταιρικό αρχείο

• Δημιουργήστε ένα αντίγραφο λογιστή

Θέλετε να αποθηκεύσετε ένα αντίγραφο ασφαλείας, επομένως κάντε κλικ στο κουμπί επιλογής Αντιγράφου ασφαλείας και κάντε κλικ στο Επόμενο.

Μπορείτε να δημιουργήσετε είτε ένα πλήρες αρχείο αντιγράφου ασφαλείας είτε ένα φορητό εταιρικό αρχείο όταν αντιγράφετε το αρχείο QuickBooks. Ένα φορητό εταιρικό αρχείο είναι μικρότερο από ένα αρχείο αντιγράφου ασφαλείας, επομένως είναι πιο βολικό να μετακινηθείτε. Για παράδειγμα, μπορείτε πιο εύκολα να στείλετε e-mail σε ένα φορητό εταιρικό αρχείο. Το πρόβλημα με τα φορητά εταιρικά αρχεία είναι το εξής: Το QuickBooks πρέπει να εργαστεί σκληρά για να μικρύνει το αρχείο της φορητής εταιρείας σε μικρό μέγεθος. Το QuickBooks πρέπει επίσης να κάνει περισσότερη δουλειά για να καταργήσει τη σύζευξη του αρχείου αργότερα, όταν θέλετε να εργαστείτε με αυτό.

Αφού κάνετε κλικ στο Επόμενο, εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση αντιγράφου ή δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας.

Υποδείξτε εάν θέλετε να αποθηκεύσετε το αντίγραφο ασφαλείας του QuickBooks στον τοπικό διακομιστή της εταιρείας σας ή σε ένα κέντρο δεδομένων εκτός τοποθεσίας QuickBooks.

Κάντε κλικ στο Local Backup για να υποδείξετε ότι θέλετε να αποθηκεύσετε το αντίγραφο ασφαλείας του αρχείου σας στον σκληρό δίσκο του υπολογιστή σας.

Κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές για να επιλέξετε μια θέση αντιγράφου ασφαλείας.

Καθορίστε σε ποιο φάκελο ή θέση δίσκου θα πρέπει να δημιουργείται αντίγραφο ασφαλείας του αρχείου της εταιρείας.

(Προαιρετικό) Επιλέξτε τις επιλογές δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το πλαίσιο διαλόγου Επιλογές δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας για να καθορίσετε πότε τα QuickBooks θα σας υπενθυμίζουν να δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας και τον τρόπο δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας του QuickBooks:

• Χρονικές σημάνσεις: Για να προσθέσετε την ημερομηνία και την ώρα της λειτουργίας δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας στο όνομα του αρχείου αντιγράφου ασφαλείας, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Προσθήκη της ημερομηνίας και της ώρας του αντιγράφου ασφαλείας στο όνομα αρχείου.

• Περιορισμός αντιγράφων αντιγράφων ασφαλείας: Για να πείτε στο QuickBooks ότι πρέπει να απαλλαγεί από τα παλιά αντίγραφα ασφαλείας, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Limit the Number of Backup Copies in This Folder και, στη συνέχεια, καθορίστε πόσα αντίγραφα ασφαλείας θέλετε να διατηρήσετε χρησιμοποιώντας το διπλανό πλαίσιο κειμένου.

• Υπενθυμίσεις δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας: Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Remind me to back up When I Close My Company File και το παρακείμενο πλαίσιο κειμένου για να καθορίσετε ότι θέλετε να σας υπενθυμίζεται να δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας του αρχείου QuickBooks κάθε φορά, κάθε άλλη φορά, κάθε τρίτη φορά κ.λπ. και να κλείσετε τα QuickBooks.

• Επαλήθευση δεδομένων: Χρησιμοποιήστε τα κουμπιά Επαλήθευση για να πείτε στο QuickBooks ότι πρέπει να ελέγξει την ακεραιότητα των δεδομένων όταν δημιουργεί αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων σας.

Όταν ολοκληρώσετε τον καθορισμό της θέσης και των επιλογών δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας, κάντε κλικ στο Επόμενο.

Το QuickBooks εμφανίζει ένα παράθυρο διαλόγου που σας ρωτά πότε θέλετε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας.

Αποφασίστε πότε θέλετε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας.

Συνήθως, θέλετε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας όταν επιλέγετε την εντολή Save Copy ή Backup. Και σε αυτήν την περίπτωση, όταν το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση αντιγράφου ή δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας που θέτει την ερώτηση "πότε", κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση τώρα. Μπορείτε, ωστόσο, να πείτε στο QuickBooks να προγραμματίζει τακτικά αντίγραφα ασφαλείας σύμφωνα με κάποιο έξυπνο σχέδιο επιλέγοντας τα κουμπιά Save It Now και Schedule Future Backups ή επιλέγοντας το κουμπί Only Schedule Future Backups.

Κάντε κλικ στο Τέλος για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση αντιγράφου ή δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας.

Αφού καθορίσετε πώς θα λειτουργεί η λειτουργία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας, κάντε κλικ στο Τέλος. Το QuickBooks δημιουργεί αντίγραφα ασφαλείας του τρέχοντος εταιρικού αρχείου QuickBooks και αποθηκεύει αυτό το νέο αντίγραφο αρχείου στη θέση δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας.