Πώς να γράψετε επιταγές στο QuickBooks 2010

Το QuickBooks 2010 περιλαμβάνει μια εντολή και ένα παράθυρο ειδικά για την καταγραφή και, ενδεχομένως, την εκτύπωση επιταγών. Μπορείτε να γράψετε επιταγές στο QuickBooks, καταγράφοντας τις πληροφορίες ανάληψης στον κατάλληλο λογαριασμό.

1Επιλέξτε Τραπεζική→ Γράψτε επιταγές.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Εγγραφή επιταγών.

2 Από την αναπτυσσόμενη λίστα Τραπεζικός Λογαριασμός, επιλέξτε έναν λογαριασμό.

Επιλέξτε τον σωστό λογαριασμό στον οποίο θέλετε να γράψετε επιταγή.

3Στο πεδίο Αρ., προσδιορίστε τον αριθμό επιταγής.

Εάν δεν γνωρίζετε ακόμη τον αριθμό επιταγής επειδή δεν έχετε εκτυπώσει την επιταγή, αφήστε κενό το πεδίο Αρ. Στη συνέχεια, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Προς εκτύπωση, το οποίο εμφανίζεται περίπου στη μέση του παραθύρου Εγγραφή επιταγών.

4Στο πεδίο Ημερομηνία, καταγράψτε την ημερομηνία που γράφεται ή θα γραφτεί η επιταγή.

Μπορείτε να εισαγάγετε την ημερομηνία ελέγχου σε μορφή μμ/ηη/εεεε. Μπορείτε επίσης να εισαγάγετε ημερομηνίες ως απλά μμηη ή μ/ηη και το QuickBooks τις μετατρέπει σε μμ/ηη/εεεε.

Εναλλακτικά, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί μικρού ημερολογίου που εμφανίζεται στα δεξιά του πεδίου Ημερομηνία και να επιλέξετε μια ημέρα στο αναδυόμενο ημερολόγιο που εμφανίζεται.

5 Στο πεδίο Πληρωμή στην παραγγελία, προσδιορίστε το άτομο ή την επιχείρηση που πληρώνετε με την επιταγή.

Εάν η επιταγή που καταγράφετε είναι η πρώτη επιταγή που έχετε κάνει ποτέ στον δικαιούχο πληρωμής, πρέπει να πληκτρολογήσετε το όνομα του δικαιούχου στο πεδίο. Εάν έχετε πληρώσει προηγουμένως τον δικαιούχο πληρωμής, κάντε κλικ στο κουμπί με το βέλος στο δεξιό άκρο του πεδίου Πληρωμή προς τη σειρά και επιλέξτε έναν δικαιούχο από την αναπτυσσόμενη λίστα που εμφανίζεται.

6 Κάντε κλικ στο πεδίο $ και πληκτρολογήστε το ποσό της επιταγής.

Το QuickBooks καταγράφει το ποσό της επιταγής στη γραμμή κάτω από το πεδίο Πληρωμή στην παραγγελία.

7(Προαιρετικό) Εισαγάγετε ή επεξεργαστείτε μια διεύθυνση στο μπλοκ Διεύθυνση.

Εάν θέλετε, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το μπλοκ διευθύνσεων για να δώσετε τη διεύθυνση του δικαιούχου πληρωμής. Το QuickBooks γράφει το όνομα δικαιούχου πληρωμής στην πρώτη γραμμή του μπλοκ διευθύνσεων όταν συμπληρώνετε το πεδίο Pay to the Order Of. Μπορείτε να προσθέσετε τις άλλες γραμμές στο μπλοκ διευθύνσεων με μη αυτόματο τρόπο. Σημειώστε, ωστόσο, ότι εάν έχετε εισαγάγει προηγουμένως μια διεύθυνση για έναν δικαιούχο πληρωμής (όπως την τελευταία φορά που καταγράψατε μια επιταγή στον δικαιούχο πληρωμής), το QuickBooks επαναχρησιμοποιεί αυτές τις πληροφορίες διεύθυνσης για επακόλουθους ελέγχους.

8(Προαιρετικό) Δώστε μια περιγραφή σημείωσης στο πεδίο Σημείωση.

Εάν πρόκειται να εκτυπώσετε την επιταγή, για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πεδίο Σημείωση για να προσδιορίσετε τον αριθμό λογαριασμού σας ή τον αριθμό τιμολογίου που πληρώνει η επιταγή.

9 (Προαιρετικό) Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Online Payment.

Επιλέγοντας αυτό το πλαίσιο ελέγχου, το QuickBooks θα διαβιβάσει αργότερα αυτές τις πληροφορίες επιταγής στην τράπεζά σας μαζί με οδηγίες ότι η τράπεζα πραγματοποιεί την πληρωμή.

10 Εάν η επιταγή πληρώνει για μια συγκεκριμένη δαπάνη ή αγοράζει ένα συγκεκριμένο περιουσιακό στοιχείο, κάντε κλικ στην καρτέλα Έξοδα, εάν δεν είναι ήδη ορατή.

Το παράθυρο Εγγραφή επιταγών μπορεί να έχει ανοίξει με την καρτέλα Έξοδα να εμφανίζεται ήδη.

11 Εισαγάγετε τον κατάλληλο λογαριασμό στη στήλη Λογαριασμός και το ποσό της δαπάνης ή της αγοράς στη στήλη Ποσό.

Αυτές οι βασικές πληροφορίες εξηγούν γιατί γράφετε την επιταγή και από πού προέρχονται τα χρήματα.

12(Προαιρετικό) Στη στήλη Σημείωση, δώστε μια περιγραφή σημείωσης αυτής της γραμμής λεπτομερειών εξόδων.

Συμπεριλάβετε κάποιες διευκρινίσεις σχετικά με την αγορά ή το κόστος, εάν θέλετε.

13(Προαιρετικό) Χρησιμοποιήστε τη στήλη Πελάτης:Εργασία και τη στήλη Κατηγορία για να περιγράψετε και να κατηγοριοποιήσετε περαιτέρω τη γραμμή λεπτομερειών του λογαριασμού.

Εάν κατηγοριοποιήσετε τη δαπάνη ως δαπάνη που πραγματοποιείται για έναν συγκεκριμένο πελάτη ή εργασία, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη στήλη Χρεώσιμη (που επισημαίνεται με ένα εικονίδιο) για να υποδείξετε εάν αυτό το στοιχείο θα χρεωθεί αργότερα στον πελάτη.

14 Κάντε κλικ στην καρτέλα Items του παραθύρου Write Checks.

Χρησιμοποιείτε την καρτέλα Είδη όταν γράφετε μια επιταγή για να αγοράσετε στοιχεία που εμφανίζονται και περιγράφονται στη λίστα αντικειμένων σας.

15 Προσδιορίστε το προϊόν που αγοράζεται εισάγοντας τον κωδικό ή το όνομα του προϊόντος στη στήλη Item.

Προαιρετικά, επεξεργαστείτε την περιγραφή του στοιχείου που εμφανίζεται στη στήλη Περιγραφή.

16 Στις στήλες Ποσότητα, Κόστος και Ποσό, περιγράψτε τον αριθμό των ειδών και το συνολικό κόστος των ειδών που αγοράστηκαν.

Όπως και στην καρτέλα Έξοδα, το QuickBooks σάς δίνει την επιλογή περαιτέρω ταξινόμησης ενός είδους χρησιμοποιώντας τις στήλες Customer:Job, Billing και Class.

17 Εάν δεν θέλετε να εκτυπώσετε την επιταγή αυτή τη στιγμή, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο ή στο κουμπί Αποθήκευση & Νέο.

Το κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο αποθηκεύει την επιταγή και επίσης κλείνει το παράθυρο Εγγραφή ελέγχων. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Νέα για να αποθηκεύσετε την επιταγή και, στη συνέχεια, εμφανίστε ξανά το παράθυρο Εγγραφή επιταγών, ώστε να μπορείτε να καταγράψετε μια άλλη επιταγή.

Εάν δεν θέλετε να αποθηκεύσετε την επιταγή, κάντε κλικ στο κουμπί Εκκαθάριση.

18Εάν θέλετε να εκτυπώσετε επιταγές ομαδικά, αφού καταγράψετε την τελευταία επιταγή που θέλετε να εκτυπώσετε, κάντε κλικ στο κάτω βέλος στα δεξιά του κουμπιού Εκτύπωση.

Εμφανίζεται το μενού Εκτύπωση.

Εάν θέλετε να εκτυπώσετε μόνο αυτόν τον έλεγχο, κάντε κλικ στο κουμπί Εκτύπωση.

19Επιλέξτε την εντολή Print Batch.

Ανοίγει το πλαίσιο διαλόγου Επιλογή ελέγχου για εκτύπωση.

20 Επιλέξτε τις επιταγές που θέλετε να εκτυπώσετε.

Κάντε κλικ για να τα επιλέξετε.

21Στο πλαίσιο κειμένου First Check Number, εισαγάγετε τον αριθμό της πρώτης φόρμας ελέγχου που θα χρησιμοποιήσετε για εκτύπωση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK.

Το QuickBooks εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Έλεγχοι εκτύπωσης.

22 Στην περιοχή Check Style, επιλέξτε το κουμπί επιλογής για τον τύπο των εντύπων επιταγών στις οποίες εκτυπώνετε.

Εάν χρησιμοποιείτε τυπικές επιταγές ή επιταγές τύπου πορτοφολιού, πρέπει επίσης να αναφέρετε τον αριθμό των επιταγών.

23 Κάντε κλικ στο κουμπί Εκτύπωση.

Μπορείτε επίσης να εκτυπώσετε φόρμες επιταγών ομαδικά, επιλέγοντας Αρχείο→Εκτύπωση φορμών→Έλεγχοι. Το QuickBooks εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Επιλογή ελέγχου για εκτύπωση. Προσδιορίστε ποιες επιταγές θέλετε να εκτυπώσετε, κάντε κλικ στο OK και χρησιμοποιήστε το πλαίσιο διαλόγου Εκτύπωση ελέγχων για να ολοκληρώσετε την εκτύπωση των επιταγών σας.