Πώς να γράψετε επιταγές από το QuickBooks 2021

Μπορείτε να γράψετε επιταγές στο QuickBooks 2021 με δύο τρόπους: από το παράθυρο Εγγραφή επιταγών και από το μητρώο. Σε περίπτωση που κοιμόσαστε στην πίσω σειρά της τάξης, εδώ είναι η σύντομη έκδοση των οδηγιών για τη σύνταξη επιταγών.

Μπορείτε να καταγράφετε τις συναλλαγές με χρεωστικές κάρτες και ΑΤΜ με τον ίδιο τρόπο που καταγράφετε τις επιταγές που γράφετε.

Πώς να γράψετε επιταγές από το παράθυρο Εγγραφή επιταγών

Μπορείτε να καταγράψετε χειρόγραφες επιταγές και άλλες επιταγές που θέλετε να εκτυπώσετε με το QuickBooks, περιγράφοντας τις επιταγές στο παράθυρο Εγγραφή επιταγών.

Για να γράψετε μια επιταγή από το παράθυρο Εγγραφή επιταγών, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Επιλέξτε Τραπεζική → Γράψτε επιταγές.

Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο εικονίδιο Εγγραφή επιταγών που βρίσκεται στην ενότητα Τραπεζικές εργασίες της αρχικής οθόνης. Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Εγγραφή επιταγών, όπως φαίνεται.

Το παράθυρο Εγγραφή επιταγών

2. Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού Τραπεζικός Λογαριασμός στο επάνω μέρος του παραθύρου και επιλέξτε τον λογαριασμό από τον οποίο θέλετε να γράψετε αυτήν την επιταγή.

Αυτό το βήμα είναι πραγματικά σημαντικό και είναι κάτι που πρέπει πάντα να θυμάστε να κάνετε πριν γράψετε μια επιταγή εάν έχετε πολλούς τραπεζικούς λογαριασμούς.

3. Εισαγάγετε έναν αριθμό επιταγής ή σημειώστε την επιταγή για εκτύπωση.

Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Εκτύπωση αργότερα, εάν σκοπεύετε να εκτυπώσετε την επιταγή με το QuickBooks, χρησιμοποιώντας τον εκτυπωτή σας και τις προεκτυπωμένες φόρμες επιταγών που έχετε αγοράσει. Εάν καταγράφετε μια επιταγή που γράψατε με το χέρι, εισαγάγετε τον αριθμό ελέγχου που χρησιμοποιήσατε για την επιταγή στο πλαίσιο κειμένου Αρ.

4. Συμπληρώστε την επιταγή.

Εάν έχετε γράψει επιταγή σε αυτό το άτομο ή σε αυτό το μέρος στο παρελθόν, η δυνατότητα Αυτόματης Συμπλήρωσης συμπληρώνει το όνομα του δικαιούχου στη γραμμή πληρωμής στην παραγγελία για εσάς, αφού αρχίσετε να πληκτρολογείτε το όνομα. Ο τρόπος με τον οποίο το QuickBooks διαχειρίζεται αυτό το κατόρθωμα μπορεί να μοιάζει με μαγικό, αλλά στην πραγματικότητα δεν είναι τόσο δύσκολο. Το QuickBooks απλώς συγκρίνει αυτά που έχετε πληκτρολογήσει μέχρι τώρα με ονόματα στις λίστες πελατών, υπαλλήλων και άλλων. Μόλις το QuickBooks μπορεί να αντιστοιχίσει τα γράμματα που έχετε πληκτρολογήσει με ένα όνομα σε μία από αυτές τις λίστες, παίρνει το όνομα.

Εάν δεν έχετε γράψει επιταγή σε αυτό το άτομο ή σε αυτό το μέρος στο παρελθόν, το QuickBooks σας ζητά να προσθέσετε το όνομα του δικαιούχου πληρωμής. Κάνε αυτό.

Εισαγάγετε το ποσό της επιταγής δίπλα στο σύμβολο του δολαρίου και, στη συνέχεια, πατήστε Tab. Το QuickBooks γράφει το ποσό για εσάς στη γραμμή Δολάρια. Γράφει επίσης τη διεύθυνση εάν έχει συμπληρωθεί στο κύριο αρχείο του δικαιούχου πληρωμής.

5. Συμπληρώστε τις καρτέλες Έξοδα και Είδη, εάν χρειάζεται.

6. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο ή στο κουμπί Αποθήκευση & Νέο για να ολοκληρώσετε τη σύνταξη της επιταγής.

Ορίστε το έχετε. Η επιταγή σας είναι γραμμένη και καταχωρημένη στο μητρώο, έτοιμη να εκτυπωθεί και να ταχυδρομηθεί.

Πώς να γράψετε επιταγές από το μητρώο

Τα άτομα που έχουν συνηθίσει το Quicken, έναν ξάδερφο του QuickBooks, μπορεί να θέλουν να χρησιμοποιήσουν το παράθυρο εγγραφής για να γράφουν επιταγές. (Στους γρήγορους χρήστες αρέσει περισσότερο η μεταφορά εγγραφής, υποθέτω.)

Για να γράψετε μια επιταγή από το μητρώο, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Ανοίξτε το μητρώο.

Επιλέξτε Τράπεζες→ Χρήση Εγγραφής ή κάντε κλικ στο εικονίδιο Εγγραφή στην περιοχή Τραπεζών της αρχικής οθόνης. Εάν έχετε περισσότερους από έναν τραπεζικούς λογαριασμούς, το QuickBooks εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Χρήση εγγραφής, ώστε να μπορείτε να επιλέξετε τον κατάλληλο λογαριασμό.

Από το αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε τον λογαριασμό ελέγχου στον οποίο θέλετε να γράψετε την επιταγή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK. Βλέπετε το παράθυρο εγγραφής (εμφανίζεται). Ο κέρσορας βρίσκεται στο τέλος του μητρώου, έτοιμος να εισαγάγετε πληροφορίες ελέγχου. (Το QuickBooks συμπληρώνει αυτόματα τη σημερινή ημερομηνία.)

Το παράθυρο εγγραφής

Το QuickBooks χρησιμοποιεί το όνομα λογαριασμού στον τίτλο του παραθύρου. Αυτός είναι ο λόγος που ο αριθμός αναφέρεται στη Μεγάλη Εθνική Τράπεζα . Big National είναι το όνομα του εικονικού τραπεζικού λογαριασμού που έφτιαξα.

2. Συμπληρώστε τα στοιχεία για την επιταγή σας.

Σημειώστε ότι οι εγγραφές που κάνετε σε αυτό το μητρώο είναι οι ίδιες με αυτές που θα κάνατε στο παράθυρο Εγγραφή ελέγχων. Εάν είστε πιο άνετοι να εισάγετε επιταγές σε αυτό το παράθυρο, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Επεξεργασία συναλλαγής, το οποίο βρίσκεται στην κορδέλα στο επάνω μέρος του παραθύρου εγγραφής, για να δείτε το παράθυρο Εγγραφή επιταγών σε όλο του το μεγαλείο και να γράψετε μια επιταγή εκεί. Στην πραγματικότητα, εάν θέλετε να εισαγάγετε έξοδα ή να καταγράψετε αναλυτικά τι πληρώνετε με την επιταγή, πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί Επεξεργασία συναλλαγής και να μπείτε στο παράθυρο Εγγραφή επιταγών.

Διαφορετικά, απλώς πηγαίνετε από πεδίο σε πεδίο και εισάγετε τις πληροφορίες στο μητρώο. Για άλλη μια φορά, χρησιμοποιήστε τα αναπτυσσόμενα μενού για να εισαγάγετε τα ονόματα δικαιούχου πληρωμής και λογαριασμού. Εάν εισαγάγετε όνομα δικαιούχου πληρωμής ή λογαριασμού που το QuickBooks δεν αναγνωρίζει, το πρόγραμμα σας ζητά να δώσετε περισσότερες πληροφορίες.

Εδώ είναι μια ερώτηση κόλπο: Τι γίνεται αν η επιταγή που γράφετε πληρώνει περισσότερες από μία κατηγορίες δαπανών; Ας υποθέσουμε ότι πληρώνετε τον ιδιοκτήτη σας τόσο για το ενοίκιο όσο και για ένα μερίδιο των υπηρεσιών κοινής ωφέλειας. Περιορίζεστε σε έναν λογαριασμό εξόδων; Αντιμετωπίζετε τη μητέρα όλων των λογιστικών διλημμάτων: την επιλογή μεταξύ δύο σωστών λογαριασμών; Λοιπόν, όχι, δεν το κάνεις. Μπορείτε απλώς να κάνετε κλικ στο κουμπί Splits. Το QuickBooks εμφανίζει μια περιοχή διαχωρισμού που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να χωρίσετε μια επιταγή σε πολλούς λογαριασμούς. Μια επιταγή 1.500 $ που πληρώνει 1.200 $ για ενοίκιο και 300 $ για κοινή χρήση, για παράδειγμα, μπορεί να χωριστεί σε δύο ξεχωριστές γραμμές: μια που καταγράφει τα 1.200 $ της δαπάνης ενοικίου και μια που καταγράφει τα 300 $ των εξόδων κοινής ωφελείας.

3. Όταν ολοκληρώσετε τη συμπλήρωση των πληροφοριών ελέγχου, κάντε κλικ στο κουμπί Εγγραφή.

Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο κουμπί Επαναφορά εάν αποφασίσετε ότι θέλετε να επιστρέψετε για να ξεκινήσετε ξανά. Κάνοντας κλικ στο "Επαναφορά" σβήνει αυτό που μόλις εισαγάγατε.

Εάν γράφετε επιταγές με το χέρι, σε αντίθεση με την εκτύπωση με QuickBooks, βεβαιωθείτε ότι οι αριθμοί επιταγών στο μητρώο και οι αριθμοί επιταγών στο βιβλιάριο επιταγών ταιριάζουν. Ίσως χρειαστεί να μεταβείτε στο μητρώο QuickBooks και να αλλάξετε αριθμούς στη στήλη Αριθμός. Όταν έρθει το αντίγραφο κίνησης του τραπεζικού σας λογαριασμού, η συμφωνία του τραπεζικού λογαριασμού με το βιβλιάριο επιταγών σας είναι πολύ πιο εύκολη, εάν εισαγάγετε σωστά τους αριθμούς επιταγών.

Πώς να αλλάξετε μια επιταγή που έχετε γράψει

Τι γίνεται αν χρειαστεί να αλλάξετε μια επιταγή αφού την έχετε ήδη καταχωρίσει; Ίσως κάνατε ένα τρομερό λάθος, όπως η εγγραφή μιας επιταγής $52,50 ως $25,20. Μπορείς να το φτιάξεις? Σίγουρος. Απλώς μπείτε στο μητρώο και βρείτε την επιταγή που θέλετε να αλλάξετε. Μεταβείτε στο πεδίο Πληρωμή ή Κατάθεση και κάντε την αλλαγή.

Εάν έχετε πιο εκτεταμένες αλλαγές να κάνετε (εάν η επιταγή είναι διαίρεση συναλλαγής, για παράδειγμα), τοποθετήστε τον κέρσορα στο σημείο που βρίσκεται η επιταγή και κάντε κλικ στην Επεξεργασία συναλλαγής. Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Εγγραφή επιταγών με την αρχική επιταγή μέσα. Κάντε τις αλλαγές. (Μην ξεχάσετε να κάνετε αλλαγές και στις καρτέλες Στοιχεία και Έξοδα, εάν χρειάζεται.)

Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση & Κλείσιμο. Επιστρέφετε στο μητρώο, όπου βλέπετε τις αλλαγές στον έλεγχο.

Εάν εμφανίζεται το παράθυρο Εγγραφή επιταγών, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τα κουμπιά Επόμενο και Προηγούμενο για να σελιδοποιήσετε τις επιταγές σας και να κάνετε οποιεσδήποτε αλλαγές.

Συσκευάστε περισσότερες επιταγές στο μητρώο

Συνήθως, τα QuickBooks εμφανίζουν δύο σειρές πληροφοριών για κάθε επιταγή που εισάγετε. Εμφανίζει επίσης δύο σειρές πληροφοριών για κάθε τύπο συναλλαγής που εισάγετε. Εάν θέλετε να συσκευάσετε περισσότερες επιταγές σε ένα ορατό τμήμα του μητρώου, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου 1-γραμμή στο κάτω μέρος του παραθύρου του μητρώου. Όταν επιλέγετε αυτό το πλαίσιο ελέγχου, το QuickBooks χρησιμοποιεί μια μορφή μιας γραμμής για να εμφανίσει όλες τις πληροφορίες στο μητρώο εκτός από το πεδίο Σημείωση.

Το παράθυρο εγγραφής στην οθόνη 1-γραμμής

Συγκρίνετε τα δύο προηγούμενα σχήματα για να δείτε πώς φαίνεται η οθόνη 1-γραμμής. Τα μητρώα μπορεί να πάρουν τρομερά μεγάλη έκταση και η εμφάνιση 1 γραμμής είναι χρήσιμη όταν ψάχνετε σε ένα μεγάλο μητρώο για επιταγή ή συναλλαγή.