Πώς μετατρέπονται οι λίστες του QuickBooks Desktop σε QuickBooks Online

Όταν εργάζεστε με ορισμένες λίστες εταιρειών QuickBooks για επιτραπέζιους υπολογιστές, ορισμένα πεδία μετατρέπονται σε QuickBooks Online (QBO), αλλά άλλα όχι. Αυτή η ενότητα οργανώνεται από τη λίστα QuickBooks για επιτραπέζιους υπολογιστές. Περιλαμβάνονται επίσης ορισμένες πληροφορίες σχετικά με το πώς λειτουργεί το απόθεμα στο QBO.

Λίστα πελατών και θέσεων εργασίας

Όσον αφορά τη μετατροπή, τα πεδία στη λίστα Customer:Job του προϊόντος QuickBooks για επιτραπέζιους υπολογιστές εμπίπτουν σε τρεις κατηγορίες:

• Τα πεδία που πραγματοποιούν μετατροπή περιλαμβάνουν το πλαίσιο ελέγχου Πελάτης, Επωνυμία Εταιρείας, Κύριος/Κυρ./?, Όνομα, Μέσο αρχικό, Επώνυμο, Τηλέφωνο, ΦΑΞ, Εναλλακτικό τηλέφωνο, Email, Αριθμός μεταπώλησης, Όροι και Φορολογείται.

• Τα πεδία που μετατρέπονται με εξαιρέσεις περιλαμβάνουν Bill to Address (εκτός Σημείωση), Αποστολή σε Διεύθυνση (εκτός Σημείωση), Προτιμώμενη μέθοδο πληρωμής (εκτός από QuickBooks 2003 ή μεταγενέστερα), Πληροφορίες πιστωτικής κάρτας (εκτός από QuickBooks 2003 ή νεότερη έκδοση) και Σημείωση (πάνω έως 4000 χαρακτήρες).

• Τα πεδία που δεν μετατρέπονται περιλαμβάνουν Contact, Alt. Επικοινωνία, Τύπος πελάτη, Αντιπρόσωπος, Επίπεδο Τιμής, Φορολογικό Στοιχείο, Προσαρμοσμένα πεδία, Λογαριασμός και Πιστωτικό Όριο. Λάβετε επίσης υπόψη ότι οι πελάτες σε ανενεργή κατάσταση μετατρέπονται ως ενεργοί.

Μετά τη μετατροπή, μπορείτε να επεξεργαστείτε τους πελάτες για να τους καταστήσετε ανενεργούς.

Επιπλέον, αυτά τα πεδία Pro Only δεν μετατρέπονται: Κατάσταση εργασίας, Ημερομηνία έναρξης, Προβλεπόμενη λήξη, Ημερομηνία λήξης, Περιγραφή εργασίας και Τύπος εργασίας.

Λίστα προϊόντων

Στις συναλλαγές, τα υποσύνολο στοιχεία εμφανίζονται σε ξεχωριστές γραμμές με κείμενο στο πεδίο Σημείωση που υποδεικνύει ότι αποτελούν υποσύνολο.

Τα στοιχεία ομάδας δεν μετατρέπονται. Αντίθετα, κάθε στοιχείο στην ομάδα εμφανίζεται σε μια γραμμή λεπτομερειών και γραμμές μηδενικού ποσού εμφανίζονται στην αρχή και στο τέλος της ομάδας για να προσδιορίσουν τα στοιχεία που ήταν μέρος της ομάδας. Η επάνω γραμμή δείχνει το όνομα της ομάδας και η κάτω γραμμή δείχνει την περιγραφή της ομάδας.

Τα στοιχεία της ομάδας φόρου επί των πωλήσεων δεν μετατρέπονται, αλλά μπορείτε να ρυθμίσετε συνδυασμένα στοιχεία φόρου επί των πωλήσεων στο QBO. Το QBO δεν υποστηρίζει φορολογικούς κωδικούς τριών χαρακτήρων που σχετίζονται με αντικείμενα.

Κατάλογος Υπαλλήλων

Οι πληροφορίες στην επιτραπέζια έκδοση QuickBooks Λίστα υπαλλήλων μετατρέπονται σε QuickBooks Online, αλλά το QBO διατηρεί μόνο τις ακόλουθες πληροφορίες:

• Κύριος κυρία.

• Ονομα

• Μεσαίο αρχικό

• Επίθετο

• Διεύθυνση

• Εκτύπωση ως

• Τηλέφωνο

• Αριθμός κοινωνικής ασφάλισης

• Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

• Ημερομηνία πρόσληψης

• Ημερομηνία κυκλοφορίας

Κατάλογος προμηθευτή

Τα ακόλουθα πεδία Λίστας προμηθευτών δεν μετατρέπονται:

• Επικοινωνία

• Εναλλακτική επαφή

• Σημείωση

• Αδρανής

• Τύπος προμηθευτή

• Πιστωτικό όριο

• Τον αριθμό φορολογικού μητρώου

• κατάσταση 1099

• Προσαρμοσμένα πεδία

Καταγραφή εμπορευμάτων

Το QBO υποστηρίζει βασικές ανάγκες αποθέματος. εάν διευθύνετε μια επιχείρηση παροχής υπηρεσιών ή πουλάτε τελικά προϊόντα, η QBO θα πρέπει να είναι σε θέση να υποστηρίξει τις ανάγκες αποθέματός σας. Τα είδη αποθέματος μετατρέπονται ως είδη διπλής όψης στο QBO με τιμές και κόστος αλλά όχι ποσότητες. Δείτε πώς το QuickBooks Online μετατρέπει εξαρτήματα και συναλλαγές αποθέματος:

• Το QBO δημιουργεί νέα υπο-στοιχεία που ονομάζονται Inventory Asset και COGS για κάθε είδος αποθέματος που χρησιμοποιείται σε μια συναλλαγή. Αν και τα ονόματα αυτών των επιμέρους στοιχείων υποδηλώνουν ότι είναι λογαριασμοί, δεν είναι. Αυτά τα είδη περιέχουν την ίδια περιγραφή με το μητρικό τους, αλλά έχουν, αντίστοιχα, τον λογαριασμό περιουσιακού στοιχείου αποθέματος και τον λογαριασμό COGS που σχετίζονται με αυτά. Το Conversion τα χρησιμοποιεί για να διασφαλίσει ότι οι αναφορές είναι σωστές μετά τη μετατροπή.

• Μετά από κάθε γραμμή αποθέματος σε τιμολόγια μετατροπής, αποδείξεις πωλήσεων, πιστωτικά σημειώματα και σε ορισμένους λογαριασμούς, επιταγές και συναλλαγές πιστωτικών καρτών που περιείχαν στοιχεία αποθέματος, η QBO δημιουργεί δύο νέες γραμμές λεπτομερειών χρησιμοποιώντας τα νέα υποστοιχεία που αντιπροσωπεύουν το περιουσιακό στοιχείο του αποθέματος και τα ποσά COGS .

Για απλήρωτες ή μερικώς εξοφλημένες συναλλαγές που περιέχουν στοιχεία αποθέματος, οι αναφορές μετρητών με ποσό COGS στο QBO θα διαφέρουν από τις αναφορές μετρητών με ποσό COGS σε επιτραπέζια QuickBooks. Οι αναφορές μετρητών για συναλλαγές αποθέματος με πλήρη πληρωμή ή συναλλαγές μη αποθέματος θα είναι ίδιες στο QBO και στα QuickBooks για υπολογιστές.

Αφού μετατρέψετε το απόθεμα από μια εταιρεία επιτραπέζιων υπολογιστών QuickBooks σε QBO, δεν μπορείτε απλώς να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε το απόθεμα στο QBO. Πρέπει να περάσετε από μια διαδικασία καθαρισμού. Μπορείτε να βρείτε εξαιρετικές λεπτομέρειες σχετικά με τη διαδικασία εκκαθάρισης στο βίντεο « Τρόπος επίλυσης ζητημάτων αποθέματος μετατροπών ανάρτησης στο QBO ».

Γενικά, η μετατροπή δημιουργεί τα νέα υποστοιχεία ως προσωρινό μέτρο με μοναδικό σκοπό να διασφαλίσει ότι οι αναφορές σας είναι σωστές. Μετά τη μετατροπή, βρίσκετε, στο Λογαριασμό Λογαριασμού, έναν λογαριασμό αποθέματος που έχει μετατραπεί από την εταιρεία επιτραπέζιων υπολογιστών QuickBooks. Στη συνέχεια, όταν ενεργοποιείτε την παρακολούθηση αποθέματος και ποσότητας στο QBO, το QBO δημιουργεί έναν άλλο λογαριασμό Αποθέματος — αυτόν που χρησιμοποιείτε στο μέλλον καθώς εργάζεστε στο QBO.

Για να καθορίσετε τη σωστή αποτίμηση σε δολάρια αποθέματος στον λογαριασμό αποθέματος που δημιουργήθηκε από την QBO και για να ενημερώσετε τα στοιχεία αποθέματός σας στο μέλλον τον σωστό λογαριασμό αποθέματος — αυτόν που δημιουργήθηκε από την QBO — θα πρέπει να επεξεργαστείτε κάθε στοιχείο αποθέματος (όχι τα υποστοιχεία που δημιουργήθηκαν κατά τη μετατροπή) και συμπληρώστε τη σωστή ποσότητα στο χέρι.

Αυτή η διαδικασία έχει ως αποτέλεσμα τον διπλασιασμό της αξίας του αποθέματός σας εμφανίζοντάς το τόσο στον λογαριασμό Αποθέματος που δημιουργήθηκε από την εταιρεία επιτραπέζιου υπολογιστή σας QuickBooks κατά τη μετατροπή όσο και στον λογαριασμό Αποθέματος που δημιουργεί το QBO. Για να διορθώσετε την υπερεκτίμηση, θα χρησιμοποιήσετε μια καταχώριση ημερολογίου που αφαιρεί τα δολάρια από τον λογαριασμό αποθέματος επιτραπέζιου υπολογιστή QuickBooks.

Ωστόσο, προτού διορθώσετε την τιμή αποθέματος και αφού επεξεργαστείτε κάθε στοιχείο, μπορείτε και πρέπει να διαγράψετε τα δευτερεύοντα στοιχεία που δημιουργήθηκαν κατά τη μετατροπή.

Επειδή πρέπει να κάνετε τη διαδικασία καθαρισμού ανά είδος, εάν έχετε εκατοντάδες είδη αποθέματος, μπορεί να σας φανούν υπερβολικά όλα αυτά. Εναλλακτικά, μπορείτε να επιλέξετε να μην μετατρέψετε το απόθεμα και, αντ' αυτού, να ακολουθήσετε τις οδηγίες που βρίσκονται στο βίντεο. Το βίντεο προτείνει να εισαγάγετε τη Λίστα αντικειμένων αλλά όχι τις λεπτομέρειες για κάθε στοιχείο. Αντίθετα, ρυθμίστε τις λεπτομέρειες κάθε στοιχείου στο QBO. Για εκατοντάδες είδη, η εισαγωγή μόνο των πληροφοριών της λίστας θα είναι πιθανώς ταχύτερη και καθαρότερη.

Υπάρχει ένα μειονέκτημα στην εισαγωγή μόνο πληροφοριών λίστας: Χάνετε τα δεδομένα ιστορικού που σχετίζονται με τα στοιχεία αποθέματός σας. Αλλά τίποτα δεν σας εμποδίζει να διατηρήσετε την εταιρεία επιτραπέζιων υπολογιστών QBO για τις στιγμές που μπορεί να χρειαστείτε αυτό το ιστορικό.