Πώς λειτουργούν οι παραγγελίες αγοράς στο QuickBooks 2019

Εάν πρέπει να παραγγείλετε πράγματα για την επιχείρησή σας, σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε PO. Δημιουργήστε PO QuickBooks ακόμα και αν παραγγέλνετε αγαθά μέσω τηλεφώνου ή τηλεγράφου ή ακόμα και μέσω του Παγκόσμιου Ιστού — δηλαδή, όποτε δεν ζητάτε προϊόντα εγγράφως. Η συμπλήρωση PO σάς δίνει τη δυνατότητα να καθορίσετε ποια είδη έχετε κατά παραγγελία και πότε θα φτάσουν τα αντικείμενα. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να ρωτήσετε το QuickBooks "Τι υπάρχει στην παραγγελία και πότε θα έρθει, τέλος πάντων;" Ποτέ ξανά δεν θα χρειαστεί να βάλετε το μυαλό σας για να θυμάστε αν έχετε παραγγείλει αυτά τα πράγματα και τα doohickeys.

Και όταν έρθει ο λογαριασμός, θα τον έχετε ήδη αναγράψει στη φόρμα PO. Μάντεψε? Έχοντας γράψει όλα τα στοιχεία στην PO σας, δεν χρειάζεται να συμπληρώσετε μια καρτέλα Αντικείμενα στην επιταγή σας όταν πληρώνετε τον λογαριασμό. Ή, εάν πληρώνετε λογαριασμούς με τη μέθοδο των πληρωτέων λογαριασμών, δεν χρειάζεται να συμπληρώσετε την καρτέλα Στοιχεία στο παράθυρο Εισαγωγή λογαριασμών. Όταν φτάσουν τα αντικείμενα, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να ενημερώσετε το QuickBooks. τα είδη προστίθενται αμέσως στη λίστα αποθέματός σας.

Χρησιμοποιήστε PO για αντικείμενα που παραγγέλνετε — δηλαδή για αντικείμενα που θα λαμβάνετε και θα πληρώνετε στο μέλλον. Εάν αγοράζετε αντικείμενα από τον πάγκο ή λαμβάνετε αντικείμενα που δεν παραγγείλατε, προφανώς δεν χρειάζεστε PO. Αυτό που πρέπει να κάνετε είναι να πληρώσετε το λογαριασμό και να αποθέσετε τα αντικείμενα που μόλις αγοράσατε.

Πώς να προσαρμόσετε μια φόρμα παραγγελίας αγοράς στο QuickBooks 2019

Το QuickBooks σάς επιτρέπει να προσαρμόσετε τη φόρμα PO σας, να εργάζεστε από την αρχή για να δημιουργήσετε μια νέα φόρμα PO ή να εργάζεστε από ένα υπάρχον πρότυπο PO.

Για να δημιουργήσετε μια φόρμα PO "από την αρχή", επιλέξτε Προμηθευτές → Δημιουργία παραγγελιών αγοράς και κάντε κλικ στο κουμπί Προσαρμογή σχεδίασης στην καρτέλα Μορφοποίηση του παραθύρου διαλόγου που προκύπτει. Το QuickBooks εμφανίζει μια ιστοσελίδα Intuit που σας καθοδηγεί στα βήματα για τη δημιουργία της δικής σας εξαιρετικά προσαρμοσμένης φόρμας.

Για να προσαρμόσετε μια υπάρχουσα φόρμα PO, επιλέξτε Προμηθευτές → Δημιουργία εντολών αγοράς και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Προσαρμογή διάταξης δεδομένων στην καρτέλα Μορφοποίηση του παραθύρου διαλόγου που προκύπτει. Το QuickBooks, σε αυτήν την περίπτωση, σας ζητά να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο της φόρμας παραγγελίας αγοράς και, στη συνέχεια, εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Πρόσθετη προσαρμογή (δεν εμφανίζεται), το οποίο παρέχει κουμπιά και πλαίσια που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να τροποποιήσετε την τυπική φόρμα PO QuickBooks έτσι ώστε τα δεδομένα που θέλετε εμφανίζεται και επισημαίνεται όπως θέλετε.

Το πλαίσιο διαλόγου Πρόσθετη προσαρμογή παρέχει μια περιοχή προεπισκόπησης που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να δείτε πώς φαίνονται οι αλλαγές σας και ένα κουμπί Ακύρωση στο οποίο μπορείτε να κάνετε κλικ εάν τα πράγματα ξεφύγουν τρομερά. Επιπλέον, το πλαίσιο διαλόγου Πρόσθετη προσαρμογή παρέχει ένα κουμπί Layout Designer, στο οποίο μπορείτε να κάνετε κλικ για να ανοίξετε το παράθυρο Layout Designer. Το παράθυρο Layout Designer σάς επιτρέπει να γίνετε πραγματικός καλλιτέχνης διάταξης και να κάνετε κάθε είδους αλλαγές στο PO σας απλώς μετακινώντας πεδία στη σελίδα με το ποντίκι σας.

Το κουμπί Διαχείριση προτύπων, διαθέσιμο επίσης στην καρτέλα Μορφοποίηση, σας επιτρέπει να επιλέξετε τη φόρμα PO που θέλετε να προσαρμόσετε όταν έχετε δημιουργήσει προηγουμένως περισσότερες από μία φόρμες.

Πώς να συμπληρώσετε μια παραγγελία αγοράς στο QuickBooks 2019

Ίσως εξαντλείτε τα gizmos, τα doohickeys ή κάποιο άλλο στοιχείο στη λίστα αντικειμένων σας και είστε έτοιμοι να τα παραγγείλετε ξανά — όποια κι αν είναι. Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να συμπληρώσετε μια PO:

1. Επιλέξτε Προμηθευτές → Δημιουργία Παραγγελιών Αγοράς.

Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο εικονίδιο Παραγγελίες αγοράς στην αρχική οθόνη ή να κάνετε κλικ στην περιοχή Νέες συναλλαγές του Κέντρου προμηθευτών και, στη συνέχεια, να επιλέξετε Παραγγελίες αγοράς. Βλέπετε το παράθυρο Δημιουργία εντολών αγοράς, το οποίο είναι παρόμοιο με το σχήμα που εμφανίζεται. Σημειώστε ότι οι ακριβείς λεπτομέρειες αυτού του παραθύρου εξαρτώνται από τον τρόπο προσαρμογής της φόρμας PO.

Το παράθυρο Δημιουργία εντολών αγοράς.

2. Επιλέξτε έναν προμηθευτή από το αναπτυσσόμενο μενού Προμηθευτής.

Κάντε κλικ στο κάτω βέλος για να δείτε μια λίστα με τους προμηθευτές σας. Κάντε κλικ σε έναν προμηθευτή για να δείτε το όνομα και τη διεύθυνσή του στο πλαίσιο Προμηθευτής. Εάν δεν μπορείτε να βρείτε το όνομα του προμηθευτή στο μενού σας, επιλέξτε Προσθήκη νέου από το μενού και, στη συνέχεια, συμπληρώστε τις πληροφορίες σχετικά με τον προμηθευτή στο παράθυρο διαλόγου Νέος προμηθευτής που προκύπτει. Κάντε κλικ στο OK όταν τελειώσετε με το πλαίσιο διαλόγου.

3. Εάν παρακολουθείτε το απόθεμά σας ανά τάξη, επιλέξτε μια τάξη από το αναπτυσσόμενο μενού Τάξη.

Το παράθυρο Δημιουργία εντολών αγοράς ενδέχεται να μην έχει αναπτυσσόμενο μενού Κατηγορίας. Εάν δεν έχει, και θέλετε να έχει ένα, πρέπει να ρυθμίσετε τα QuickBooks για να παρακολουθείτε τα έξοδα ανά τάξη. Για να το κάνετε αυτό, ανοίξτε το αρχείο QuickBooks σε λειτουργία ενός χρήστη ως διαχειριστής. Στη συνέχεια, επιλέξτε Επεξεργασία→ Προτιμήσεις και κάντε κλικ στο εικονίδιο Λογιστική στη λίστα στα αριστερά. (Μπορεί επίσης να χρειαστεί να κάνετε κλικ στην καρτέλα Προτιμήσεις εταιρείας.) Τέλος, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Χρήση παρακολούθησης τάξης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK.

4. (Προαιρετικό) Επιλέξτε ένα Rep, μια αναμενόμενη ημερομηνία και ένα FOB εάν τα χρησιμοποιείτε στο PO σας.

Ίσως χρειαστεί να συμπληρώσετε άλλα πεδία προτού φτάσετε στις περιγραφές στοιχείο προς στοιχείο στο κάτω μέρος. Και πάλι, αυτά τα πεδία ενδέχεται να μην εμφανίζονται εάν δεν έχετε δηλώσει ότι τα θέλετε στη φόρμα σας.

5. Μεταβείτε στη στήλη Στοιχείο και αρχίστε να εισάγετε τα είδη που παραγγέλνετε.

Η εισαγωγή των στοιχείων είναι το πιο σημαντικό μέρος της δημιουργίας μιας PO. Όταν μετακινείστε στη στήλη Στοιχείο, μετατρέπεται σε αναπτυσσόμενο μενού. Κάντε κλικ στο κάτω βέλος του για να δείτε τη λίστα Στοιχείων. Ίσως χρειαστεί να κάνετε κύλιση στο στοιχείο που θέλετε να εισαγάγετε. Ένας γρήγορος τρόπος για να μετακινηθείτε στο στοιχείο είναι να πληκτρολογήσετε τα πρώτα γράμματα του ονόματος του στοιχείου. Εάν πληκτρολογήσετε το όνομα ενός στοιχείου που δεν βρίσκεται στη λίστα Στοιχείων, το QuickBooks σας ρωτά εάν θέλετε να ρυθμίσετε αυτό το στοιχείο. Εάν ναι, κάντε κλικ στην επιλογή Ρύθμιση και, στη συνέχεια, συμπληρώστε το πλαίσιο διαλόγου Νέο στοιχείο.

Εισαγάγετε όσα στοιχεία θέλετε στη στήλη Στοιχείο. Το QuickBooks συμπληρώνει μια περιγραφή στοιχείου για εσάς, αλλά μπορείτε να επεξεργαστείτε ό,τι βάζει στη στήλη Περιγραφή, εάν χρειάζεται. Στη στήλη Ποσότητα, υποδείξτε πόσα από κάθε στοιχείο χρειάζεστε.

6. Εάν θέλετε, συμπληρώστε το πεδίο Προμηθευτής Μήνυμα — αλλά οπωσδήποτε συμπληρώστε το πεδίο Σημείωση.

Το πεδίο Μήνυμα Προμηθευτή είναι το σημείο όπου στέλνετε ένα μήνυμα στο μέρος που λαμβάνει την παραγγελία σας. Θα μπορούσατε να γράψετε Get me this stuff pronto!

Ό,τι κι αν κάνετε, φροντίστε να συμπληρώσετε το πεδίο Σημείωση. Αυτό που πληκτρολογείτε σε αυτό το πεδίο εμφανίζεται στο πλαίσιο διαλόγου Άνοιγμα εντολών αγοράς και αυτές οι πληροφορίες είναι ο πιο σίγουρος τρόπος για να προσδιορίσετε σε τι χρησιμεύει αυτή η PO. Εισαγάγετε κάτι σημαντικό που μπορείτε να καταλάβετε σε δύο εβδομάδες, τρεις εβδομάδες ή ένα μήνα από τώρα, όταν πληρώνετε για τα είδη που παραγγείλετε.

Στο επάνω μέρος του παραθύρου Δημιουργία εντολών αγοράς υπάρχει το πλαίσιο ελέγχου Εκτύπωση αργότερα, το οποίο σας ενημερώνει εάν θέλετε να εκτυπώσετε αυτήν την PO. Εάν θέλετε να εκτυπώσετε το PO, βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένο αυτό το πλαίσιο ελέγχου. Αφού εκτυπώσετε το PO, το σημάδι επιλογής εξαφανίζεται από το πλαίσιο.

7. Κάντε κλικ στην επιλογή Εκτύπωση για να εκτυπώσετε το PO.

Εάν αυτή η PO είναι μία από τις πολλές που έχετε συμπληρώσει και θέλετε να εκτυπώσετε πολλές ταυτόχρονα, κάντε κλικ στο βέλος κάτω από το κουμπί Εκτύπωση και επιλέξτε Μαζική από το αναπτυσσόμενο μενού. Προτού εκτυπώσετε το PO, ωστόσο, μπορεί να θέλετε να κάνετε κλικ στο κάτω βέλος κάτω από το κουμπί Εκτύπωση και να επιλέξετε Προεπισκόπηση για να δείτε πώς θα είναι το PO όταν το εκτυπώνετε. Το QuickBooks σάς δείχνει ένα αντίγραφο της PO στην οθόνη. Ελπίζω να φαίνεται εντάξει.

Χρησιμοποιείτε το κουμπί Ιστορικό αφού λάβετε τα στοιχεία που έχετε τόσο προσεκτικά καταχωρίσει στο PO. Αφού λάβετε τα είδη και καταγράψετε την απόδειξή τους, κάνοντας κλικ σε αυτό το κουμπί ενημερώνεται η QuickBooks να σας δώσει ολόκληρο το ιστορικό ενός αντικειμένου — πότε το παραγγείλατε και πότε το παραλάβατε.

Όσο για τα άλλα κουμπιά στο επάνω μέρος, νομίζω ότι ξέρετε ποια είναι αυτά.

8. Κάντε κλικ στο Save & New ή Save & Close για να καταγράψετε το PO.

Το QuickBooks αποθηκεύει το PO και εμφανίζει ένα νέο, κενό παράθυρο PO στο οποίο μπορείτε να εισαγάγετε μια άλλη παραγγελία.

Πώς να ελέγξετε τις παραγγελίες αγοράς στο QuickBooks

Καταγράφετε τα PO. Περνούν μερικές εβδομάδες και αναρωτιέσαι, «Παράγγειλα αυτά τα doohickeys από την Acme;» Επιλέξτε Αναφορές → Αγορές → Άνοιγμα εντολών αγοράς για να δείτε μια αναφορά που αναφέρει τις εκκρεμείς PO. Ή κάντε κλικ στο Κέντρο Αναφορών, επιλέξτε Αγορές στην αριστερή στήλη, κάντε κλικ στο κουμπί Προβολή λίστας στην επάνω δεξιά γωνία για να λάβετε μια πραγματική λίστα αναφορών αγορών και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην αναφορά Άνοιγμα παραγγελιών αγορών. Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το καρουζέλ του Κέντρου Αναφορών για να σελιδοποιήσετε τις αναφορές σε μια κατηγορία. Για να χρησιμοποιήσετε το καρουζέλ, επιλέξτε Αγορές στην αριστερή στήλη, κάντε κλικ στο κουμπί Προβολή καρουζέλ (δίπλα στο κουμπί Προβολή λίστας) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εικόνα στοίβας αναφορών που εμφανίζεται στα αριστερά ή στα δεξιά της εικόνας της επιλεγμένης κανω ΑΝΑΦΟΡΑ.

Τρόπος λήψης στοιχείων παραγγελίας αγοράς στο QuickBooks

Αφού φτάσουν τα doohickey και τα gizmos σας με το τρένο με καμήλα, πρέπει να καταγράψετε την παραλαβή των αντικειμένων και να τα προσθέσετε στη λίστα αντικειμένων σας.

Τα δύο πρώτα πράγματα που πρέπει να κάνετε είναι να σημειώσετε εάν τα πράγματα συνοδεύονταν από λογαριασμό και, στη συνέχεια, να αποφασίσετε πώς θέλετε να το πληρώσετε. Αυτές οι αποφάσεις είναι οι ίδιες που πρέπει να λάβετε εάν λάβετε αγαθά χωρίς να έχετε συμπληρώσει προηγουμένως μια PO.

Ηχογραφείτε αντικείμενα PO που λαμβάνετε με τον ίδιο τρόπο που καταγράφετε άλλα στοιχεία που λαμβάνετε:

• Εάν πληρώνετε για στοιχεία PO με επιταγή, χρησιμοποιήστε το παράθυρο Εγγραφή επιταγών.
• Εάν λαμβάνετε τα στοιχεία PO χωρίς λογαριασμό, χρησιμοποιήστε το παράθυρο Δημιουργία αποδείξεων αντικειμένου.
• Εάν λάβετε τα στοιχεία PO με λογαριασμό, χρησιμοποιήστε το παράθυρο Εισαγωγή λογαριασμών.

Ανεξάρτητα από το παράθυρο που χρησιμοποιείτε, όταν επιλέγετε τον προμηθευτή που σας πούλησε τα στοιχεία PO, το QuickBooks σάς ειδοποιεί ότι υπάρχουν ανοιχτά PO για τον προμηθευτή και σας ρωτά εάν θέλετε να λάβετε έναντι μιας PO. Φυσικά και ναι. ( Λήψη έναντι σημαίνει απλώς να συγκρίνετε αυτό που παραγγείλατε με αυτό που λάβατε.) Όταν κάνετε κλικ στο Ναι, το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα παραγγελιών αγοράς, όπως φαίνεται εδώ. Επιλέξτε τις PO(ες) στις οποίες λαμβάνετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK. Το QuickBooks συμπληρώνει την καρτέλα Στοιχεία για να εμφανίσει όλα τα πράγματα που παραγγείλατε. Εάν αυτό που εμφανίζει το QuickBooks δεν είναι αυτό που λάβατε, ίσως χρειαστεί να κάνετε προσαρμογές.

Το παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα εντολών αγοράς.