Ανεξάρτητα από το αν χρησιμοποιείτε την έκδοση Express Start ή την έκδοση Advanced Setup/EasyStep Interview της διαδικασίας εγκατάστασης QuickBooks, στην πραγματικότητα δεν λαμβάνετε ένα πλήρες δοκιμαστικό υπόλοιπο στο εταιρικό αρχείο QuickBooks απλώς με την "ρύθμιση". Παίρνετε μόνο τον τραπεζικό σας λογαριασμό, τους εισπρακτέους λογαριασμούς, το απόθεμα και τα υπόλοιπα των πληρωτέων λογαριασμών σας στο QuickBooks.
Ωστόσο, πρέπει να εισαγάγετε όλες τις πληροφορίες του υπολοίπου δοκιμής που λείπουν στα QuickBooks, για να αρχίσετε να λαμβάνετε καλές αναφορές από τα QuickBooks και να χρησιμοποιείτε τα QuickBooks για την παροχή οικονομικών δεδομένων στις φορολογικές σας δηλώσεις.
Για να καταγράψετε το υπόλοιπο του αρχικού δοκιμαστικού σας υπολοίπου, καταγράφετε μια εγγραφή ημερολογίου. Η ημερολογιακή καταχώριση καταγράφει τα υπόλοιπα ποσά του δοκιμαστικού υπολοίπου για όλους τους άλλους λογαριασμούς σας κατά την ημερομηνία μετατροπής ή έναρξης: λογαριασμούς εκτός από τους τραπεζικούς λογαριασμούς, εισπρακτέους λογαριασμούς, πληρωτέους λογαριασμούς και απόθεμα.
Ως απλό παράδειγμα για να σας δείξουμε πώς λειτουργεί αυτό, ας υποθέσουμε ότι έχετε το δοκιμαστικό υπόλοιπο που φαίνεται στον παρακάτω πίνακα.
Ένα δοκιμαστικό υπόλοιπο
| λογαριασμός | Χρέωση | Πίστωση |
|---|---|---|
| Μετρητά | 5.000 | |
| Καταγραφή εμπορευμάτων | 0 | |
| Πληρωτέοι λογαριασμοί | 0 | |
| πληρωτέο δάνειο | 0 | |
| S. Nelson, πρωτεύουσα | 1.000 | |
| Πωλήσεις εμπορευμάτων | 13.000 | |
| Κόστος των αγαθών που πουλήθηκαν | 3.000 | |
| Έξοδα Ενοικίου | 1.000 | |
| Μισθοί | 4.000 | |
| Προμήθειες | 1.000 | _____ |
| Σύνολα | 14.000 | 14.000 |
Λάβετε υπόψη ότι δεν καταγράφεται υπόλοιπο για τραπεζικό λογαριασμό, εισπρακτέοι λογαριασμοί (αυτός ο λογαριασμός δεν εμφανίζεται καν στο δοκιμαστικό υπόλοιπο) και δεν καταγράφονται υπόλοιπα για απόθεμα ή πληρωτέους λογαριασμούς (επειδή αυτοί οι λογαριασμοί έχουν μηδενικά υπόλοιπα κατά την ημερομηνία μετατροπής) .
Για τους σκοπούς αυτού του παραδείγματος, το υπόλοιπο μετρητών δεν είναι τραπεζικός λογαριασμός, αλλά στην πραγματικότητα είναι μετρητά: ένα συρτάρι γραφείου γεμάτο με χαμηλής αξίας, χρησιμοποιημένους λογαριασμούς με μη διαδοχικούς σειριακούς αριθμούς.
Δείτε πώς φαίνεται το παράθυρο Δημιουργία γενικών εγγραφών περιοδικού όταν καταγράφει τις πληροφορίες του υπολοίπου δοκιμής που λείπουν. Μετά την καταγραφή αυτής της ημερολογιακής εγγραφής, το δοκιμαστικό υπόλοιπο είναι σωστό από την ημερομηνία έναρξης.
Επιλέξτε την εντολή Company→Make Journal Entry. Όταν το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Γενικές Εγγραφές Ημερολογίου, χρησιμοποιήστε τις στήλες Λογαριασμός, Χρέωση και Πίστωση για να καταγράψετε την καταχώριση ημερολογίου σας.
Σας τρομάζει η ιδέα να κάνετε μια καταχώριση ημερολογίου; Αν ναι, μπορεί να βρεθείτε σε λίγο τουρσί. Πρέπει να νιώθετε άνετοι όταν εργάζεστε με τη διπλή λογιστική, προκειμένου να ρυθμίσετε τα QuickBooks σε άλλη χρονική στιγμή από την αρχή του έτους.
Αυτό σημαίνει, δυστυχώς, ότι εάν ρυθμίζετε τα QuickBooks κάποια στιγμή στα μέσα του έτους, πρέπει να εισαγάγετε μια γενική καταχώριση ημερολογίου για να διορθώσετε το παράξενο που δημιουργεί το QuickBooks Setup. Εάν δεν ξέρετε πώς λειτουργεί η τήρηση βιβλίων με διπλές καταχωρίσεις - εάν οι χρεώσεις και οι πιστώσεις δεν είναι φίλοι σας - πιθανότατα πρέπει να ζητήσετε τη βοήθεια κάποιου.
Το Slack είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο συνεργασίας. Είστε έτοιμοι να δημιουργήσετε μια ομάδα χρηστών; Αυτός ο οδηγός σας καθοδηγεί στη διαδικασία για αυτήν τη δυνατότητα premium προγράμματος.
Στο QuickBooks 2010, χρησιμοποιείτε μια Λίστα Προμηθευτών για να διατηρείτε αρχεία στους προμηθευτές σας. Μια Λίστα Προμηθευτών σάς επιτρέπει να συλλέγετε και να καταγράφετε πληροφορίες, όπως τη διεύθυνση του προμηθευτή, τον υπεύθυνο επικοινωνίας και ούτω καθεξής. Μπορείτε να προσθέσετε έναν προμηθευτή στη Λίστα προμηθευτών σας με μερικά απλά βήματα.
Το QuickBooks 2010 διευκολύνει τους λογιστές να εργάζονται με αρχεία δεδομένων πελατών. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα Αντιγραφής Λογιστή στο QuickBooks για να στείλετε απλώς με e-mail (ή να στείλετε σαλιγκάρι) στον λογιστή σας ένα αντίγραφο του αρχείου δεδομένων QuickBooks. Δημιουργείτε το αντίγραφο του λογιστή του αρχείου δεδομένων QuickBooks χρησιμοποιώντας την έκδοση του QuickBooks που διαθέτετε και την πραγματική […]
Για να εισαγάγετε έναν λογαριασμό που λαμβάνετε από έναν προμηθευτή, χρησιμοποιείτε τη συναλλαγή λογαριασμού QuickBook Online. Το QBO παρακολουθεί τον λογαριασμό ως πληρωτέο, το οποίο είναι υποχρέωση της επιχείρησής σας — χρήματα που οφείλετε αλλά δεν έχετε πληρώσει ακόμη. Οι περισσότερες εταιρείες που εισέρχονται σε συναλλαγές λογαριασμού το κάνουν επειδή λαμβάνουν έναν δίκαιο αριθμό λογαριασμών και […]
Τα QuickBooks Online και QuickBooks Online Accountant περιέχουν ένα εργαλείο που ονομάζεται Συνεργάτης Πελατών το οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να επικοινωνήσετε με τον πελάτη σας σχετικά με τις υπάρχουσες συναλλαγές. Το Client Collaborator είναι ένα αμφίδρομο εργαλείο. εσείς ή ο πελάτης σας μπορείτε να στείλετε ένα μήνυμα και ο παραλήπτης του μηνύματος μπορεί να απαντήσει. Σκεφτείτε τον Συνεργάτη Πελάτη ως έναν τρόπο για να […]
Μάθετε για το Slack, το οποίο σας δίνει τη δυνατότητα να επικοινωνείτε και να συνεργάζεστε με συναδέλφους εντός και εκτός του οργανισμού σας.
Η κοστολόγηση βάσει δραστηριότητας (ABC για συντομία) μπορεί να είναι η καλύτερη νέα λογιστική ιδέα τις τελευταίες τρεις δεκαετίες. Η προσέγγιση είναι πραγματικά πολύ απλή εάν χρησιμοποιείτε ήδη QuickBooks. Εν ολίγοις, το μόνο που κάνετε για να εφαρμόσετε ένα απλό σύστημα ABC στο QuickBooks είναι αυτό που κάνετε αυτή τη στιγμή. Με άλλα λόγια, απλώς συνεχίστε να παρακολουθείτε […]
Το QuickBooks παρέχει περισσότερες από 100 οικονομικές καταστάσεις και λογιστικές αναφορές. Μπορείτε να μεταβείτε σε αυτές τις αναφορές ανοίγοντας το μενού Αναφορές. Το μενού "Αναφορές" οργανώνει αναφορές σε περίπου δώδεκα κατηγορίες, συμπεριλαμβανομένων των Εταιρειών και Οικονομικών, των Πελατών και των Απαιτήσεων, των Πωλήσεων, των Εργασιών και του Χρόνου & Διανυθείσας Διανυκτέρευσης. Για να δημιουργήσετε σχεδόν οποιαδήποτε από τις αναφορές που είναι διαθέσιμες μέσω των Αναφορών […]
Το QuickBooks σάς επιτρέπει να αφιερώνετε λιγότερο χρόνο στην τήρηση βιβλίων και περισσότερο χρόνο στην επιχείρησή σας. Χρησιμοποιώντας συντομεύσεις θα κινηθείτε στα λογιστικά σας ακόμα πιο γρήγορα και πιο εύκολα.
Αφού ενεργοποιήσετε την Παρακολούθηση τάξης στο QuickBooks, η χρήση τάξεων είναι πολύ απλή. Δημιουργείτε κατηγορίες για τις σειρές προϊόντων ή τις σειρές υπηρεσιών για τις οποίες θέλετε να μετρήσετε την κερδοφορία. Κατατάσσετε τις συναλλαγές ως ταιριασμένες σε μια συγκεκριμένη κατηγορία είτε όπως καταγράφονται (αν μπορείτε) είτε εκ των υστέρων (εάν χρειάζεται να […]
