Πραγματοποίηση κατάθεσης σε έλεγχο λογαριασμού με το QuickBooks 2005

Δεν μπορείτε να γράψετε επιταγές εκτός και αν καταθέσετε κάποια χρήματα στον τραπεζικό λογαριασμό σας. Δεν το ήξερες; Λοιπόν, την επόμενη φορά που θα κάνετε την άσκησή σας στην αυλή της φυλακής, σκεφτείτε το σοβαρά. Από καιρό σε καιρό, πρέπει να καταθέτετε χρήματα στον λογαριασμό όψεως και να καταγράφετε αυτές τις καταθέσεις στο μητρώο ελέγχου QuickBooks.

Μπορείτε να καταγράψετε τις καταθέσεις με δύο τρόπους. Μάθετε για αυτούς τους τρόπους στις ακόλουθες ενότητες.

Καταγραφή απλών καταθέσεων

Εάν έχετε μια απλή κατάθεση να κάνετε — ένα χρηματικό ποσό που δεν προήλθε από έναν από τους πελάτες σας — απλώς κάντε την κατάθεση απευθείας στο Μητρώο Έλεγχου.

Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι η ηλικιωμένη θεία σας Ίρις σας στέλνει 100 $ με ένα σημείωμα που εξηγεί πώς πριν από 80 και πλέον χρόνια, ο Great-Uncle Bert ξεκίνησε την επιχείρηση κατασκευής αιώρας με μόνο $100 και για καλή τύχη, σας στέλνει 100 $ για να σας βοηθήσει.

Η καταγραφή μιας απλής κατάθεσης είναι, λοιπόν, αρκετά απλή. Ακολουθήστε αυτά τα βήματα:

1. Ανοίξτε το Μητρώο Έλεγχος.

Επιλέξτε Τραπεζική -> Χρήση Εγγραφή. Ή επιλέξτε Τράπεζες από τη λίστα Πλοηγητές και κάντε κλικ στο εικονίδιο Έλεγχος Εγγραφής. Εάν έχετε περισσότερους από έναν τραπεζικούς λογαριασμούς, το QuickBooks εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Χρήση εγγραφής. Επιλέξτε τον λογαριασμό όψεως στον οποίο θέλετε να κάνετε την κατάθεση και κάντε κλικ στο OK. Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Έλεγχος εγγραφής.

2. Εισαγάγετε την ημερομηνία κατά την οποία κάνατε την κατάθεση στη στήλη Ημερομηνία.

3. Στη στήλη Δικαιούχος πληρωμής, εισαγάγετε το όνομα του ατόμου ή της επιχείρησης που σας έστειλε χρήματα.

Μην ανησυχείτε εάν το QuickBooks προσθέσει έναν αριθμό επιταγής στο πεδίο Αριθμός όταν μεταβαίνετε στη στήλη Δικαιούχος πληρωμής. Όταν εισάγετε ένα ποσό κατάθεσης, το QuickBooks αλλάζει το πεδίο Αριθμός σε DEP (για κατάθεση, φυσικά).

4. Εισαγάγετε το ποσό που καταθέτετε.

Μετακινήστε τον κέρσορα στη στήλη Κατάθεση και εισαγάγετε το ποσό.

5. Εισαγάγετε έναν λογαριασμό για αυτήν την κατάθεση.

Μεταβείτε στο πεδίο Λογαριασμός, κάντε κλικ στο κάτω βέλος και επιλέξτε έναν λογαριασμό από τη λίστα. Πιθανότατα, θα επιλέξετε έναν λογαριασμό όπως το μη κατηγοριοποιημένο εισόδημα.

6. Κάντε κλικ στο κουμπί Εγγραφή.

Η κατάθεσή σας εισάγεται και το υπόλοιπο του τραπεζικού λογαριασμού σας παχαίνει ανάλογα. Σημειώστε ότι όλες οι εγγραφές στο Μητρώο Επιταγών γίνονται με χρονολογική σειρά, με πρώτα τις καταθέσεις και μετά τις επιταγές.

Κατάθεση εσόδων από πελάτες

Η κατάθεση εσόδων από πελάτες είναι λίγο πιο περίπλοκη επειδή περιλαμβάνει το πλαίσιο διαλόγου Πληρωμές σε Κατάθεση. Καταγράφετε τις πληρωμές πελατών καθώς εισέρχονται; (Το κάνετε επιλέγοντας Πελάτες –> Λήψη πληρωμών ή Πελάτες –> Εισαγάγετε την απόδειξη πώλησης.) Εάν καταγράφατε τις πληρωμές πελατών και έχετε πει στο QuickBooks να τις ομαδοποιήσει με τα άλλα μη κατατεθειμένα κεφάλαιά σας, το QuickBooks τοποθετεί αυτές τις πληρωμές στον λογαριασμό σας Μη Κατατεθειμένα Κεφάλαια . Τώρα το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να μεταφέρετε τα κεφάλαια που δεν έχουν κατατεθεί στον τραπεζικό λογαριασμό σας. Δείτε πώς:

1. Επιλέξτε Τραπεζικές εργασίες –> Πραγματοποίηση καταθέσεων.

Μπορείτε επίσης να επιλέξετε Τράπεζες από τη λίστα Πλοηγητές και να κάνετε κλικ στο εικονίδιο Καταθέσεις. Επειδή έχετε μη κατατεθειμένα κεφάλαια, βλέπετε το παράθυρο διαλόγου Πληρωμές σε Κατάθεση. Αυτό το πλαίσιο διαλόγου εμφανίζει τις επιταγές που έχετε λάβει αλλά δεν έχετε τοποθετήσει ακόμη σε λογαριασμό όψεως ή άλλο τραπεζικό λογαριασμό.

Το πλαίσιο αναπτυσσόμενης λίστας Προβολή Τύπου μεθόδου πληρωμής σάς επιτρέπει να βλέπετε πληρωμές μόνο ενός συγκεκριμένου τύπου: μετρητά, επιταγές, American Express και ούτω καθεξής. Εάν ομαδοποιήσετε τις καταθέσεις ανά τύπο πληρωμής, αυτό το πλαίσιο λειτουργεί ως ένα εύχρηστο εργαλείο για την ομαδοποίηση των συναλλαγών που θα καταθέσετε μαζί.

2. Επιλέξτε τις επιταγές που θέλετε να καταθέσετε.

Τοποθετήστε ένα σημάδι επιλογής δίπλα στις επιταγές που θέλετε να καταθέσετε κάνοντας κλικ στη στήλη δίπλα τους. Εάν θέλετε να καταθέσετε όλες τις επιταγές, κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογή όλων. Κάντε κλικ στο OK.

Εμφανίζεται το παράθυρο Πραγματοποίηση καταθέσεων. Αναγνωρίζετε τις πληροφορίες στη μέση του παραθύρου; Περιγράφει τις επιταγές που μόλις επιλέξατε να κατατεθούν.

Θέλετε να βεβαιωθείτε ότι το Σύνολο κατάθεσης που εμφανίζεται στο παράθυρο Πραγματοποίηση καταθέσεων είναι το σωστό ποσό κατάθεσης — με άλλα λόγια, το πραγματικό ποσό που κατατέθηκε πραγματικά στον τραπεζικό λογαριασμό. Όταν αργότερα επιχειρήσετε να συμβιβάσετε τον τραπεζικό λογαριασμό, θα συγκρίνετε το σύνολο της κατάθεσης που εμφανίζεται εδώ με το ποσό των εκκαθαρισμένων καταθέσεων του τραπεζικού λογαριασμού σας.

3. Επιλέξτε τον λογαριασμό όψεως για να λάβετε αυτές τις καταθέσεις.

Επιλέξτε τον λογαριασμό από την αναπτυσσόμενη λίστα Κατάθεση σε στο επάνω μέρος του παραθύρου. Και ενώ είστε σε αυτό, επιλέξτε το πλαίσιο κειμένου Ημερομηνία για να βεβαιωθείτε ότι εμφανίζει την ημερομηνία κατά την οποία θα καταθέσετε αυτές τις επιταγές στον τραπεζικό λογαριασμό σας. Με άλλα λόγια, εάν δεν πρόκειται να φτάσετε στην τράπεζα ή στο ΑΤΜ μέχρι αύριο, βάλτε την αυριανή ημερομηνία στο πλαίσιο κειμένου Ημερομηνία.

4. Προσθέστε οποιεσδήποτε άλλες καταθέσεις εκτός πελατών που θα συμπεριληφθούν στο δελτίο κατάθεσης.

Εάν η γιαγιά σας, ευλογεί την καρδιά της, σας έδωσε 1.000 πένες σε 10 ρολά, για παράδειγμα, αυτά είναι 10 επιπλέον δολάρια που μπορείτε να καταγράψετε σε αυτό το δελτίο κατάθεσης. Στο κάτω μέρος της λίστας πληρωμών, εισαγάγετε το όνομα του ατόμου που σας έδωσε τα μετρητά, τον λογαριασμό, ένα σημείωμα, έναν αριθμό επιταγής, τον τρόπο πληρωμής (σε μετρητά, σε αυτήν την περίπτωση), μια κατηγορία εάν χρησιμοποιείτε τάξεις και το ποσό.

5. Γράψτε μια σημείωση για τον εαυτό σας στο πλαίσιο Σημείωση για να περιγράψετε αυτήν την κατάθεση, εάν θέλετε, και κάντε κλικ στο κουμπί Εκτύπωση για να λάβετε ένα έντυπο αντίγραφο της απόδειξης κατάθεσης.

Πολλές τράπεζες δέχονται αυτό το δελτίο κατάθεσης, επομένως μπορείτε να το εκτυπώσετε και να το βάλετε στον φάκελο με την κατάθεσή σας στο ΑΤΜ ή να το παραδώσετε στον τραπεζικό υπάλληλο. Ό,τι γράψετε στο σημείωμα εμφανίζεται στο Μητρώο Έλεγχος. (Πιθανότατα θα πρέπει να γράψετε ένα σημείωμα στον εαυτό σας σε περίπτωση που χρειαστεί να μάθετε τι είναι αυτή η κατάθεση σε χρόνια από τώρα.)

6. Καταγράψτε τυχόν επιστροφή μετρητών που σκοπεύετε να λάβετε με την κατάθεση.

Εάν χρειάζεται να λάβετε μετρητά για να αναπληρώσετε τον λογαριασμό σας σε μικρά μετρητά, επιλέξτε τον λογαριασμό από το πλαίσιο αναπτυσσόμενης λίστας Cash Back Goes To, γράψτε ένα σημείωμα και, στη συνέχεια, καταγράψτε το ποσό των μετρητών που θέλετε να λάβετε πίσω από την κατάθεση.

7. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο στο κάτω μέρος του παραθύρου Δημιουργία καταθέσεων.

Η κατάθεση καταγράφεται στα QuickBooks. Εμφανίζεται στο Μητρώο Έλεγχου δίπλα στη συντομογραφία DEP (που σημαίνει Κατάθεση).