Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε διαφορετικά εργαλεία και ρυθμίσεις στο Xero ή στον υπολογιστή σας για να αξιοποιήσετε στο έπακρο την εμπειρία λογιστικής που βασίζεται στο cloud. Δείτε τις παρακάτω συμβουλές που σας βοηθούν να κάνετε τα βιβλία πιο εύκολα στο διαδίκτυο.
Όταν μετακομίζετε στη Xero από ένα υπάρχον λογιστικό σύστημα, είναι σημαντικό να εξηγείτε στο προσωπικό σας τους λόγους της μετακόμισης, τις συνέπειες της μετακόμισης και να εκπαιδεύετε το προσωπικό για το πώς να χρησιμοποιεί το Xero.
Όπως συμβαίνει με κάθε σημαντική αλλαγή, είναι σημαντικό να μιλήσετε με το προσωπικό σας πριν μεταφέρετε τις επιχειρηματικές διαδικασίες στη Xero. Η ομάδα σας είναι πιθανό να προσαρμοστεί εύκολα στο σύστημα εάν έχει εμπλακεί σε πρώιμες συζητήσεις και ανοιχτή επικοινωνία σχετικά με τα οφέλη του συστήματος. Θα μπορείτε επίσης να εντοπίσετε τυχόν ερωτήσεις ή πιθανά εμπόδια και να εφαρμόσετε στρατηγικές για την αντιμετώπισή τους.
Εάν τονίσετε ότι ένα από τα οφέλη της μετάβασης στο Xero είναι η μειωμένη εισαγωγή δεδομένων, το υπάρχον προσωπικό μπορεί να το ερμηνεύσει ως μείωση των ωρών. Στην ίδια ανάσα, τονίστε πώς αυτό επηρεάζει θετικά τον υπάρχοντα ρόλο του μέλους του προσωπικού. Για παράδειγμα,
"Το πλεονέκτημα της μετάβασης στο Xero είναι < εισαγάγετε επιχειρηματικό όφελος >, το οποίο επηρεάζει θετικά τον ρόλο σας με το < εισαγάγετε οφέλη για τα μέλη της ομάδας >".
Θα μπορούσατε να συνεχίσετε να εξηγείτε πώς το μέλος του προσωπικού εξακολουθεί να είναι υπεύθυνο για τον έλεγχο των συμφωνιών τράπεζας Xero με αντίγραφα κίνησης τραπεζών και πιστωτικών καρτών. Θα έχουν επίσης περισσότερο χρόνο για να ελέγξουν την ακρίβεια των αναφορών και να παρακολουθήσουν αποκλίσεις, να διεκδικήσουν πιστωτικά σημειώματα και να παράγουν αναφορές σε έγκαιρη βάση. Εδώ είναι ένα παράδειγμα συνομιλίας,
«Το πλεονέκτημα της μετάβασης στο Xero είναι ότι μπορείτε να έχετε πρόσβαση στο Xero στο Διαδίκτυο, πράγμα που σημαίνει ότι μπορείτε να εκδώσετε τιμολόγια οπουδήποτε, ακόμη και στις εγκαταστάσεις ενός πελάτη, αντί να προλάβετε τη γραφειοκρατία στο γραφείο. Αυτό σημαίνει επίσης ότι εκδίδετε τιμολόγια σε έγκαιρη βάση και τα εκδίδετε ενώ έχετε φρέσκες τις λεπτομέρειες της εργασίας στο μυαλό σας».
Εάν θέλετε να βάλετε ένα κεράσι από πάνω, θα μπορούσατε επίσης να αναφέρετε ότι έχουν τη δυνατότητα να ταξιδεύουν στο γραφείο λιγότερο, με περισσότερο χρόνο για να δημιουργήσουν πρόσθετο εισόδημα στο χώρο του ξενοδοχείου και να επιστρέψουν νωρίτερα στην οικογένειά τους!
Η ολοκληρωμένη εκπαίδευση για όλο το προσωπικό είναι ένα άλλο βασικό στοιχείο για μια επιτυχημένη ανάπτυξη. Πριν από την εφαρμογή, παρέχετε στο προσωπικό γενική εκπαίδευση και επίσης εκπαίδευση για οτιδήποτε συγκεκριμένο μπορεί να χρειαστεί ή να του αρέσει να γνωρίζει. Προσφέρετε μια λεωφόρο για υποστήριξη ένας προς έναν εάν τη χρειάζονται κι αυτοί. Ένας υπεύθυνος αγορών μπορεί να απαιτεί μόνο ειδική εκπαίδευση σχετικά με τον τρόπο χρήσης του Πίνακα ελέγχου αγορών, ενώ ένας υπάλληλος μετοχών μπορεί να απαιτεί εκπαίδευση σε μια πρόσθετη λύση αποθέματος που είναι ενσωματωμένη στο Xero.
Κατά τη διάρκεια και μετά την κυκλοφορία, έχετε συνεχή εκπαίδευση και υποστήριξη στη διάθεση του προσωπικού. Λάβετε επίσης υπόψη ότι ενδέχεται να απαιτείται πρόσθετη υποστήριξη όταν επιτυγχάνονται σημαντικά ορόσημα, όπως η αναφορά στο τέλος του έτους.
Το Slack είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο συνεργασίας. Είστε έτοιμοι να δημιουργήσετε μια ομάδα χρηστών; Αυτός ο οδηγός σας καθοδηγεί στη διαδικασία για αυτήν τη δυνατότητα premium προγράμματος.
Στο QuickBooks 2010, χρησιμοποιείτε μια Λίστα Προμηθευτών για να διατηρείτε αρχεία στους προμηθευτές σας. Μια Λίστα Προμηθευτών σάς επιτρέπει να συλλέγετε και να καταγράφετε πληροφορίες, όπως τη διεύθυνση του προμηθευτή, τον υπεύθυνο επικοινωνίας και ούτω καθεξής. Μπορείτε να προσθέσετε έναν προμηθευτή στη Λίστα προμηθευτών σας με μερικά απλά βήματα.
Το QuickBooks 2010 διευκολύνει τους λογιστές να εργάζονται με αρχεία δεδομένων πελατών. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα Αντιγραφής Λογιστή στο QuickBooks για να στείλετε απλώς με e-mail (ή να στείλετε σαλιγκάρι) στον λογιστή σας ένα αντίγραφο του αρχείου δεδομένων QuickBooks. Δημιουργείτε το αντίγραφο του λογιστή του αρχείου δεδομένων QuickBooks χρησιμοποιώντας την έκδοση του QuickBooks που διαθέτετε και την πραγματική […]
Για να εισαγάγετε έναν λογαριασμό που λαμβάνετε από έναν προμηθευτή, χρησιμοποιείτε τη συναλλαγή λογαριασμού QuickBook Online. Το QBO παρακολουθεί τον λογαριασμό ως πληρωτέο, το οποίο είναι υποχρέωση της επιχείρησής σας — χρήματα που οφείλετε αλλά δεν έχετε πληρώσει ακόμη. Οι περισσότερες εταιρείες που εισέρχονται σε συναλλαγές λογαριασμού το κάνουν επειδή λαμβάνουν έναν δίκαιο αριθμό λογαριασμών και […]
Τα QuickBooks Online και QuickBooks Online Accountant περιέχουν ένα εργαλείο που ονομάζεται Συνεργάτης Πελατών το οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να επικοινωνήσετε με τον πελάτη σας σχετικά με τις υπάρχουσες συναλλαγές. Το Client Collaborator είναι ένα αμφίδρομο εργαλείο. εσείς ή ο πελάτης σας μπορείτε να στείλετε ένα μήνυμα και ο παραλήπτης του μηνύματος μπορεί να απαντήσει. Σκεφτείτε τον Συνεργάτη Πελάτη ως έναν τρόπο για να […]
Μάθετε για το Slack, το οποίο σας δίνει τη δυνατότητα να επικοινωνείτε και να συνεργάζεστε με συναδέλφους εντός και εκτός του οργανισμού σας.
Η κοστολόγηση βάσει δραστηριότητας (ABC για συντομία) μπορεί να είναι η καλύτερη νέα λογιστική ιδέα τις τελευταίες τρεις δεκαετίες. Η προσέγγιση είναι πραγματικά πολύ απλή εάν χρησιμοποιείτε ήδη QuickBooks. Εν ολίγοις, το μόνο που κάνετε για να εφαρμόσετε ένα απλό σύστημα ABC στο QuickBooks είναι αυτό που κάνετε αυτή τη στιγμή. Με άλλα λόγια, απλώς συνεχίστε να παρακολουθείτε […]
Το QuickBooks παρέχει περισσότερες από 100 οικονομικές καταστάσεις και λογιστικές αναφορές. Μπορείτε να μεταβείτε σε αυτές τις αναφορές ανοίγοντας το μενού Αναφορές. Το μενού "Αναφορές" οργανώνει αναφορές σε περίπου δώδεκα κατηγορίες, συμπεριλαμβανομένων των Εταιρειών και Οικονομικών, των Πελατών και των Απαιτήσεων, των Πωλήσεων, των Εργασιών και του Χρόνου & Διανυθείσας Διανυκτέρευσης. Για να δημιουργήσετε σχεδόν οποιαδήποτε από τις αναφορές που είναι διαθέσιμες μέσω των Αναφορών […]
Το QuickBooks σάς επιτρέπει να αφιερώνετε λιγότερο χρόνο στην τήρηση βιβλίων και περισσότερο χρόνο στην επιχείρησή σας. Χρησιμοποιώντας συντομεύσεις θα κινηθείτε στα λογιστικά σας ακόμα πιο γρήγορα και πιο εύκολα.
Αφού ενεργοποιήσετε την Παρακολούθηση τάξης στο QuickBooks, η χρήση τάξεων είναι πολύ απλή. Δημιουργείτε κατηγορίες για τις σειρές προϊόντων ή τις σειρές υπηρεσιών για τις οποίες θέλετε να μετρήσετε την κερδοφορία. Κατατάσσετε τις συναλλαγές ως ταιριασμένες σε μια συγκεκριμένη κατηγορία είτε όπως καταγράφονται (αν μπορείτε) είτε εκ των υστέρων (εάν χρειάζεται να […]
