Παρακολουθήστε χρεωστικές, ATM και πιστωτικές κάρτες πελατών στο QuickBooks 2019

Οι χρεωστικές κάρτες και οι κάρτες ΑΤΜ, όταν τα καταφέρετε, δεν είναι καθόλου πιστωτικές κάρτες. Η χρήση χρεωστικής κάρτας ή κάρτας ATM μοιάζει περισσότερο με τη σύνταξη επιταγής παρά οτιδήποτε άλλο. Ωστόσο, αντί να κάνετε ανάληψη χρημάτων γράφοντας μια επιταγή, κάνετε ανάληψη χρημάτων χρησιμοποιώντας μια χρεωστική κάρτα.

Αν και μερικές φορές μια συναλλαγή με χρεωστική κάρτα μοιάζει (τουλάχιστον στους φίλους σας και στους εμπόρους από τους οποίους ψωνίζετε) σαν συναλλαγή με πιστωτική κάρτα, θα πρέπει να αντιμετωπίζετε μια συναλλαγή με χρεωστική κάρτα όπως αντιμετωπίζετε μια επιταγή. Με λίγα λόγια, ορίστε τι πρέπει να κάνετε:

• Όταν χρεώνετε κάτι σε μια χρεωστική κάρτα, καταγράψτε τη συναλλαγή όπως ακριβώς καταγράφετε μια κανονική επιταγή. Μπορεί να θέλετε να εισαγάγετε τον αριθμό συναλλαγής ως αριθμό επιταγής ή στη γραμμή Σημείωση, ώστε να μπορείτε να παρακολουθείτε τη συναλλαγή.
• Όταν κάνετε ανάληψη μετρητών χρησιμοποιώντας χρεωστική κάρτα, καταγράψτε τη συναλλαγή ως κανονική ανάληψη (ή μεταφορά σε λογαριασμό μικρομετρητών), σαν να πήγατε στην τράπεζα με ένα δελτίο ανάληψης.
• Όταν κάνετε μια κατάθεση μέσω ενός ταμείου χρησιμοποιώντας μια χρεωστική κάρτα, καταγράψτε τη συναλλαγή όπως ακριβώς καταγράφετε μια κανονική κατάθεση.

Τι γίνεται με τις πιστωτικές κάρτες πελατών;

Εάν δεν το γνωρίζετε ήδη, αν και οι πελάτες σας πιθανώς αγαπούν να σας πληρώνουν με πιστωτικές κάρτες, οι πιστωτικές κάρτες πελατών σας δημιουργούν πονοκέφαλο. Ο λόγος είναι ότι η εμπορική τράπεζα ή ο επεξεργαστής πιστωτικών καρτών σας συγκεντρώνει τις χρεώσεις της πιστωτικής κάρτας πελατών και στη συνέχεια —ίσως σε καθημερινή βάση ή ίσως κάθε λίγες ημέρες— καταθέτει ένα μεγάλο ποσό μετρητών στον τραπεζικό σας λογαριασμό. Τα μετρητά αντιπροσωπεύουν το άθροισμα των πρόσφατων χρεώσεων πιστωτικής κάρτας μείον μια χρέωση.

Όλα αυτά ακούγονται αρκετά αβλαβή, αλλά εδώ είναι ένα παράδειγμα του πώς λειτουργεί. Οι πελάτες Α, Β και Γ έρχονται τη Δευτέρα και ξοδεύουν $5, $10 και $15, αντίστοιχα. Στη συνέχεια, την Τρίτη, οι πελάτες D, E και F έρχονται και ξοδεύουν $10, $50 και $30, αντίστοιχα. Την Τετάρτη, δεν πουλάτε τίποτα σε κάποιον που χρησιμοποιεί πιστωτική κάρτα, αλλά βλέπετε μια κατάθεση 105 $ στον τραπεζικό σας λογαριασμό από την εταιρεία της πιστωτικής κάρτας.

Το πρόβλημα είναι ότι εξετάζετε τις συναλλαγές με πιστωτική κάρτα των τελευταίων δύο ημερών και γνωρίζετε ότι είναι συνολικά 120 $, επειδή αυτό είναι το σύνολο που πουλήσατε στους πελάτες A, B, C, D, E και F. Λοιπόν, τι είναι με τα 105$? Τα 15 $ που λείπουν είναι ένα τέλος υπηρεσίας; Ω, όχι, περίμενε. Ίσως ο Πελάτης Α τηλεφώνησε στην εταιρεία της πιστωτικής του κάρτας και απέκλεισε την πρώτη χρέωση των 5 $. Ή μήπως ήταν ο πελάτης Β;

Εάν αποδεχτείτε μια πιστωτική κάρτα, ξέρετε πώς λειτουργεί, σωστά; Είναι βασιλικός πονοκέφαλος.

Νομίζω ότι έχετε πιθανώς δύο λογικές προσεγγίσεις για να αντιμετωπίσετε αυτήν την τρέλα:

• The Good Accountant's Way: Μπορείτε να καταγράψετε τις πληρωμές με πιστωτική κάρτα πελατών με τον συνήθη τρόπο — με τον τρόπο που περιμένει το QuickBooks. Το The Good Accountant's Way παράγει ωραία, ακριβή αρχεία, αλλά με κόστος τεράστιων λογιστικών ταλαιπωριών. Ενδιαφέρεστε για περισσότερες πληροφορίες; Εξαιρετική! Χρησιμοποιήστε την εντολή QuickBooks Help για να αναζητήσετε τη διαδικτυακή βοήθεια QuickBooks για το θέμα της καταγραφής μιας πληρωμής με πιστωτική κάρτα.
• Ο τρόπος του κακού λογιστή: Μπορείτε απλώς να καταγράψετε συναλλαγές απόδειξης πωλήσεων όταν η εταιρεία της πιστωτικής κάρτας καταθέτει ποσά καθαρών χρεώσεων στον τραπεζικό σας λογαριασμό. Με άλλα λόγια, χρησιμοποιώντας τους αριθμούς παραδειγμάτων που δίνονται σε προηγούμενη παράγραφο, αντί να καταγράφετε μεμονωμένες συναλλαγές για πελάτες A, B, C, D, E και F όταν πραγματοποιούνται οι πωλήσεις, μπορείτε να καταγράψετε μια συναλλαγή 105 $ όταν η εταιρεία της πιστωτικής κάρτας καταθέτει 105 $ στον τραπεζικό σας λογαριασμό. Εάν γνωρίζετε τη χρέωση υπηρεσιών της εταιρείας πιστωτικής κάρτας, μπορείτε επίσης να την καταγράψετε χρησιμοποιώντας μια καταχώριση ημερολογίου. (Πιθανότατα θα θέλετε να ζητήσετε βοήθεια από τον λογιστή σας για αυτό.)

Να σου πω και κάτι άλλο. Το The Bad Accountant's Way πιθανότατα δεν δικαιολογείται εκτός εάν βρίσκεστε σε κατάσταση μεγάλου όγκου — όπως ένα κατάστημα λιανικής — και όταν χρησιμοποιείτε ένα σύστημα περιοδικής απογραφής ή όταν δεν πουλάτε απόθεμα. Εάν έχετε μόνο λίγες συναλλαγές με πιστωτική κάρτα — ας πούμε, μία κάθε λίγες μέρες — ή εάν προσπαθείτε να χρησιμοποιήσετε ένα σύστημα διαρκούς απογραφής, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε το Good Accountant's Way.