Οι εντολές του μενού επεξεργασίας QuickBooks

Όταν εργάζεστε με ένα μητρώο στο QuickBooks, το μενού Επεξεργασία παρέχει πολλές άλλες χρήσιμες εντολές για την εισαγωγή νέων συναλλαγών, την επεξεργασία υπαρχουσών συναλλαγών και την επαναχρησιμοποίηση πληροφοριών συναλλαγών:

• Επεξεργασία επιταγής/κατάθεσης: Αυτή η εντολή είναι ισοδύναμη με το κουμπί Επεξεργασία συναλλαγής (το οποίο εμφανίζεται στο παράθυρο Εγγραφή). Εάν επιλέξετε την εντολή Επεξεργασία επιταγής/Κατάθεσης, το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Εγγραφή επιταγών, ώστε να μπορείτε να επεξεργαστείτε τη συναλλαγή με αυτό το εργαλείο.

  Το όνομα της εντολής αλλάζει ανάλογα με την επιλεγμένη συναλλαγή. Βλέπετε την εντολή Επεξεργασία ελέγχου εάν η επιλεγμένη συναλλαγή είναι επιταγή. Βλέπετε την εντολή Επεξεργασία κατάθεσης εάν η επιλεγμένη συναλλαγή είναι κατάθεση.

• Νέος έλεγχος: Αυτή η εντολή εμφανίζει το παράθυρο Εγγραφή επιταγών, ώστε να μπορείτε να καταγράψετε μια νέα συναλλαγή επιταγών και να την καταγράψετε στο μητρώο.

• Διαγραφή ελέγχου: Η εντολή Διαγραφή ελέγχου διαγράφει την επιλεγμένη συναλλαγή από το μητρώο. (Το όνομα αυτής της εντολής αλλάζει ανάλογα με τη συναλλαγή που έχει επιλεγεί στο μητρώο.)

• Έλεγχος απομνημόνευσης: Αυτή η εντολή, η οποία εμφανίζεται όταν χρειάζεται, απομνημονεύει την επιλεγμένη συναλλαγή, προσθέτει τις πληροφορίες επιταγής στη λίστα απομνημονευμένων συναλλαγών και έτσι σας επιτρέπει να επαναχρησιμοποιήσετε τις πληροφορίες επιταγής κάποια στιγμή στο μέλλον. (Εάν έχετε μια συναλλαγή που καταγράφετε συχνά — για παράδειγμα, κάθε μήνα — η απομνημόνευση της συναλλαγής και στη συνέχεια η επαναχρησιμοποίησή της εξοικονομεί συχνά χρόνο εισαγωγής δεδομένων.)

• Έλεγχος ακυρότητας: Αυτή η εντολή, η οποία εμφανίζεται επίσης όταν χρειάζεται, σας επιτρέπει να ακυρώσετε την επιλεγμένη συναλλαγή επιταγής.

• Αντιγραφή/Επικόλληση: Η εντολή Αντιγραφή αντιγράφει την τρέχουσα επιλεγμένη επιταγή. Εάν επιλέξετε την εντολή Επικόλληση, το QuickBooks επικολλά τον έλεγχο που μόλις αντιγράφηκε στην επόμενη κενή σειρά του μητρώου.

• Μετάβαση σε μεταφορά: Αυτή η εντολή πηγαίνει στην άλλη πλευρά μιας συναλλαγής μεταφοράς. Η εντολή Go To Transfer, προφανώς, έχει νόημα και λειτουργεί μόνο εάν η επιλεγμένη συναλλαγή είναι μεταφορά.

• Ιστορικό συναλλαγών: Αυτή η εντολή εμφανίζει ένα παράθυρο που παραθέτει όλες τις συναλλαγές που σχετίζονται με την τρέχουσα επιλεγμένη συναλλαγή. Συνήθως, χρησιμοποιείτε αυτήν την εντολή Ιστορικό συναλλαγών όταν η επιλεγμένη συναλλαγή είναι πληρωμή πελάτη.

  Σε αυτήν την περίπτωση, το παράθυρο Ιστορικό Συναλλαγών θα αναφέρει όλες τις συναλλαγές που σχετίζονται με τη συναλλαγή πληρωμής πελάτη. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο Ιστορικό συναλλαγών για να μεταβείτε γρήγορα σε μία από τις σχετικές συναλλαγές. Απλώς κάντε κλικ στη συναλλαγή που αναφέρεται. Μπορείτε επίσης να επεξεργαστείτε τις συναλλαγές που εμφανίζονται στο παράθυρο Ιστορικό συναλλαγών. Κάντε κλικ στη συναλλαγή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επεξεργασία πληρωμής για να το κάνετε αυτό.

• Σημειωματάριο: Επιλέξτε αυτήν την εντολή για να εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Σημειωματάριο, ώστε να μπορείτε να σημειώνετε πληροφορίες ελεύθερης μορφής σχετικά με τον δικαιούχο πληρωμής της επιλεγμένης συναλλαγής. Το πλαίσιο διαλόγου Σημειωματάριο περιλαμβάνει ένα κουμπί Σφραγίδα ημερομηνίας που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να καταγράψετε την ώρα που σημειώνετε μια σημείωση και ένα κουμπί Εκτύπωση που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να εκτυπώσετε έντυπα αντίγραφα.

• Αλλαγή χρώματος λογαριασμού: Αυτή η εντολή εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Αλλαγή χρώματος λογαριασμού, το οποίο σας επιτρέπει να επιλέξετε άλλο χρώμα για τη λωρίδα που εμφανίζεται στο παράθυρο Εγγραφή. Για να επιλέξετε άλλο χρώμα, κάντε κλικ στο τετράγωνο χρώματος που δείχνει το χρώμα που θέλετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK.

• Χρήση εγγραφής: Αυτή η εντολή εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Χρήση εγγραφής, το οποίο σας επιτρέπει να επιλέξετε τον λογαριασμό που θέλετε να εμφανίζεται σε ένα μητρώο.

• Use Calculator: Αυτή η εντολή, προβλέψιμα, εμφανίζει την Αριθμομηχανή των Windows. Εάν έχετε ερωτήσεις σχετικά με τον τρόπο εργασίας με την Αριθμομηχανή των Windows, ανατρέξτε στην τεκμηρίωση των Windows ή στο αρχείο Βοήθειας των Windows.

• Εύρεση: Η εντολή Εύρεση εμφανίζει είτε την καρτέλα Απλή του παραθύρου Εύρεση είτε την καρτέλα Για προχωρημένους του παραθύρου Εύρεση. Και οι δύο καρτέλες σάς επιτρέπουν να κάνετε αναζήτηση στο μητρώο σας και να βρείτε συναλλαγές.

  

  Για να χρησιμοποιήσετε την καρτέλα Απλή, χρησιμοποιήστε τα πλαίσια Τύπος συναλλαγής, Πελάτης: Εργασία, Ημερομηνία, Τιμολόγιο # και Ποσό για να περιγράψετε τη συναλλαγή που θέλετε. Εισαγάγετε όσες περισσότερες πληροφορίες μπορείτε, αλλά σημειώστε ότι εάν εισαγάγετε λανθασμένες πληροφορίες, το QuickBooks (προφανώς) δεν θα μπορεί να βρει τη συναλλαγή που αναζητάτε.

  Αφού περιγράψετε τη συναλλαγή με όσο περισσότερες λεπτομέρειες μπορείτε, κάντε κλικ στο κουμπί Εύρεση. Το QuickBooks εμφανίζει μια λίστα συναλλαγών που ταιριάζουν με τα κριτήρια αναζήτησής σας. Για να μεταβείτε σε μια συγκεκριμένη συναλλαγή, κάντε κλικ στη συναλλαγή στη λίστα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Μετάβαση σε.

  

  Η καρτέλα Για προχωρημένους σάς επιτρέπει να περιγράψετε ένα πολύ πιο ακριβές και πολύπλοκο σύνολο κριτηρίων αναζήτησης. Ουσιαστικά, μπορείτε να περιγράψετε με επώδυνες λεπτομέρειες ένα φίλτρο που πρέπει να εφαρμόζει το QuickBooks σε κάθε πεδίο που καταγράφεται για μια συναλλαγή. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να φιλτράρετε με βάση τον λογαριασμό, επιλέξτε την καταχώριση λογαριασμού από τη λίστα Φίλτρο.

  Στη συνέχεια, ανοίξτε την αναπτυσσόμενη λίστα Λογαριασμός και επιλέξτε μία από τις ομαδοποιήσεις λογαριασμών που εμφανίζει το QuickBooks. Η καταχώριση Όλοι οι λογαριασμοί είναι επιλεγμένη έτσι ώστε να εμφανίζονται όλοι οι λογαριασμοί, αλλά μπορείτε να επιλέξετε την καταχώρηση Επιλογή λογαριασμών για να εμφανιστεί ένα παράθυρο διαλόγου που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να επιλέξετε μεμονωμένα τους λογαριασμούς που θέλετε να αναζητήσετε.

  

  Η Συμπερίληψη Σπλιτ Λεπτομέρειας; Τα κουμπιά επιλογής σάς επιτρέπουν να υποδείξετε εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε πληροφορίες διαχωρισμού λεπτομερειών. Αφού περιγράψετε το φίλτρο ή τα φίλτρα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε, κάντε κλικ στο κουμπί Εύρεση. Όπως και με την καρτέλα Απλή του παραθύρου Εύρεση, το QuickBooks εμφανίζει μια λίστα με όλες τις συναλλαγές που ταιριάζουν με το φίλτρο σας. Για να μεταβείτε σε μία από τις συναλλαγές που αναφέρονται, κάντε κλικ σε αυτήν και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Μετάβαση σε.

• Αναζήτηση: Αυτή η εντολή ανοίγει ένα παράθυρο αναζήτησης που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αναζητήσετε συγκεκριμένες πληροφορίες στο αρχείο της εταιρείας σας.

• Προτιμήσεις: Αυτή η εντολή σάς δίνει τη δυνατότητα να αλλάξετε τον τρόπο λειτουργίας του QuickBooks έτσι ώστε να ταιριάζει καλύτερα στις λογιστικές απαιτήσεις της εταιρείας σας.