Μαθήματα QuickBooks και κοστολόγηση βάσει δραστηριότητας

Εάν χρησιμοποιείτε ήδη QuickBooks, το μόνο που κάνετε για να εφαρμόσετε ένα απλό σύστημα κοστολόγησης βάσει δραστηριότητας (ABC) στο QuickBooks 2021 είναι αυτό που κάνετε αυτήν τη στιγμή. Με άλλα λόγια, απλώς συνεχίστε να παρακολουθείτε τα λειτουργικά σας έξοδα χρησιμοποιώντας ένα καλό, αξιοπρεπές λογιστικό σχέδιο. Αυτό είναι το 90 τοις εκατό της μάχης.

Πρέπει επίσης να φροντίσετε ένα ή δύο δευτερεύοντα πρόσθετα αντικείμενα:

• Ενεργοποιείτε τη δυνατότητα παρακολούθησης τάξης QuickBooks. Η παρακολούθηση κλάσεων σάς επιτρέπει να κατηγοριοποιείτε τις συναλλαγές εσόδων και εξόδων ως εμπίπτουσες όχι μόνο στους λογαριασμούς εσόδων και εξόδων, αλλά και σε συγκεκριμένες κατηγορίες.
• Όταν καταγράφετε μια δαπάνη, προσδιορίζετε επίσης την κατηγορία στην οποία εμπίπτει η δαπάνη. Χρησιμοποιώντας μαθήματα που αντιστοιχούν στις δραστηριότητές σας — λοιπόν, μπορείτε να δείτε ότι αυτό χρειάζεται, σωστά;

Αφού ενεργοποιήσετε την παρακολούθηση τάξης, η χρήση τάξεων είναι απλή. Δημιουργείτε κατηγορίες για τις σειρές προϊόντων ή τις σειρές υπηρεσιών για τις οποίες θέλετε να μετρήσετε την κερδοφορία. Κατατάσσετε τις συναλλαγές ως ταιριάζουν σε μια συγκεκριμένη κατηγορία είτε όπως καταγράφονται (εάν μπορείτε) είτε εκ των υστέρων (αν χρειάζεται να ασχοληθείτε με τα μαθηματικά της δραστηριότητας και του οδηγού κόστους).

Ρύθμιση των μαθημάτων σας για το ABC

Δημιουργείτε μια κατηγορία για κάθε προϊόν ή υπηρεσία για την οποία θέλετε να μετρήσετε την κερδοφορία. Στη φανταστική επιχείρηση χοτ-ντογκ-stand, για παράδειγμα, δημιουργείτε δύο τάξεις: μία για κανονικά χοτ ντογκ και μία για τσίλι.

Για να ρυθμίσετε μια τάξη, μπορείτε απλώς να εισαγάγετε το όνομα της τάξης στο πλαίσιο κλάσης που εμφανίζεται στο παράθυρο που χρησιμοποιείτε για την εγγραφή τιμολογίων, τη σύνταξη επιταγών και την πραγματοποίηση εγγραφών ημερολογίου. Εναλλακτικά, μπορείτε να επιλέξετε Λίστες→ Λίστα κλάσεων. Όταν το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο της λίστας κλάσεων, κάντε κλικ στο κουμπί Τάξη που εμφανίζεται στο κάτω μέρος του παραθύρου και επιλέξτε Νέο από το μενού που εμφανίζει το QuickBooks. Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο διαλόγου New Class που εμφανίζεται, όπως φαίνεται, για να περιγράψετε τη νέα κλάση.

Το παράθυρο διαλόγου Νέα τάξη

Ταξινόμηση ποσών εσόδων

Για να ταξινομήσετε τα έσοδα που ταιριάζουν σε μια συγκεκριμένη κατηγορία, χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Κατηγορία που εμφανίζεται στο παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων και στο παράθυρο Εισαγωγή απόδειξης πώλησης. (Αυτά είναι τα δύο παράθυρα που χρησιμοποιείτε για την καταγραφή των πωλήσεων.) Εάν ένα τιμολόγιο καταγράφει τις πωλήσεις ενός χοτ ντογκ, για παράδειγμα, μπορείτε να καταγράψετε την κατηγορία ως Regular Dog. Εάν μια απόδειξη πώλησης καταγράφει τις πωλήσεις ενός σκύλου τσίλι, μπορείτε να καταγράψετε την κατηγορία ως σκύλο τσίλι. Αυτό το σχήμα δείχνει το παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων που συμπληρώθηκε για να καταγράψει τις πωλήσεις σκύλων τσίλι της ημέρας.

Το παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων

Η αναπτυσσόμενη λίστα Τάξη βρίσκεται κοντά στην κορυφή του παραθύρου, δίπλα στην αναπτυσσόμενη λίστα Πελάτης:Εργασία. Βρίσκεται επίσης στην πρώτη στήλη στην αριστερή πλευρά της περιγραφής των αντικειμένων που τιμολογούνται.

Ταξινόμηση ποσών εξόδων

Για να καταγράψετε μια επιταγή που πληρώνει κάποια δαπάνη που ταιριάζει σε μια συγκεκριμένη δραστηριότητα, χρησιμοποιείτε επίσης τη στήλη Κατηγορία (η οποία εμφανίζεται στην καρτέλα Έξοδα, όπως φαίνεται) για να προσδιορίσετε τη σειρά προϊόντων ή την υπηρεσία στην οποία εντάσσεται η δαπάνη. Αυτό το σχήμα δείχνει πώς το παράθυρο Εγγραφή επιταγών μπορεί να φαίνεται ότι καταγράφει έξοδα ενοικίου ύψους 1.000 $ που κατανέμονται στη σειρά προϊόντων για σκύλους τσίλι.

Το παράθυρο Εγγραφή επιταγών

Η στήλη Τάξη βρίσκεται στη δεξιά άκρη της καρτέλας Έξοδα.

Μεταγενέστερες ταξινομήσεις

Σε ορισμένες περιπτώσεις, δεν θα μπορείτε να ταξινομήσετε ένα ποσό εξόδων ή εσόδων όταν καταγράφεται η αρχική συναλλαγή. Στο παράδειγμα του hot-dog-stand, πιθανότατα δεν θα μπορείτε να καταλάβετε πώς να μοιράσετε τη δαπάνη μισθού μεταξύ κανονικών χοτ ντογκ και τσίλι, παρά μόνο αφού πληρώσετε τους υπαλλήλους. Το ίδιο ισχύει και για τα έξοδα προμηθειών. Και στις δύο περιπτώσεις, πρέπει να γνωρίζετε πόσα κανονικά χοτ-ντογκ και πόσα σκυλιά τσίλι πούλησατε για να μπορέσετε να διαθέσετε ή να εντοπίσετε προμήθειες και μισθούς.

Σε αυτές τις περιπτώσεις, χρησιμοποιείτε το παράθυρο Δημιουργία γενικών εγγραφών περιοδικών για να ταξινομήσετε προηγουμένως μη ταξινομημένες δαπάνες. Το σχήμα σας δείχνει πώς να λάβετε 4.000 $ από προηγουμένως μη ταξινομημένες δαπάνες μισθών και να διαθέσετε το ποσό στις σειρές προϊόντων κανονικού σκύλου και τσίλι.

Το παράθυρο Δημιουργία γενικών εγγραφών περιοδικών

Η στήλη Τάξη βρίσκεται κατά μήκος της δεξιάς άκρης του παραθύρου Δημιουργία γενικών εγγραφών περιοδικών.

Παραγωγή αναφορών ABC

Αφού κατανείμετε όσο το δυνατόν περισσότερα γενικά έξοδα στις γραμμές προϊόντων ή υπηρεσιών, μπορείτε να ετοιμάσετε μια κατάσταση κερδών και ζημιών ανά κατηγορία που εμφανίζει τα δεδομένα κερδοφορίας ανά γραμμή προϊόντος.

Για να δημιουργήσετε μια κατάσταση κερδών και ζημιών ανά κατηγορία, επιλέξτε Αναφορές→Εταιρικές & Οικονομικές→Κέρδη & Ζημίες ανά Κατηγορία.