Κουμπιά παραθύρου αναφορών QuickBooks 2013

Το παράθυρο Αναφορά QuickBooks 2013 συνήθως παρέχει εννέα διαφορετικά κουμπιά: Προσαρμογή αναφοράς, Κοινή χρήση προτύπου, Απομνημόνευση, Εκτύπωση, E-mail, Excel, Απόκρυψη κεφαλίδας, Σύμπτυξη και Ανανέωση. Μπορείτε να μάθετε τι κάνουν αυτά τα κουμπιά εντολών με πειραματισμό.

Το κουμπί Τροποποίηση αναφοράς εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Τροποποίηση αναφοράς. Χρησιμοποιείτε αυτό το κουμπί εντολής για να προσαρμόσετε μια αναφορά.

Το κουμπί Απομνημόνευση εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Απομνημόνευση αναφοράς. Το παράθυρο διαλόγου Απομνημόνευση αναφοράς σάς επιτρέπει να απομνημονεύσετε ή να αποθηκεύσετε μόνιμα ένα συγκεκριμένο σύνολο ρυθμίσεων δημιουργίας αναφοράς. Αφού απομνημονεύσετε αυτές τις ρυθμίσεις, μπορείτε αργότερα να δημιουργήσετε την ίδια ακριβώς αναφορά επιλέγοντας την αναφορά απομνημόνευσης από το υπομενού Αναφορές→ Απομνημονευμένες αναφορές.

Μπορείτε να αποθηκεύσετε μια απομνημονευμένη αναφορά στην ομάδα απομνημονευμένων αναφορών και επίσης σε μια απομνημονευμένη ομάδα αναφοράς. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Save in Memorized Report Group. Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Save in Memorized Report Group για να επιλέξετε την ομάδα αναφοράς στην οποία θα πρέπει να αποθηκευτεί η απομνημονευμένη αναφορά.

Το κουμπί εντολής Εκτύπωση σάς δίνει τη δυνατότητα να εκτυπώσετε την αναφορά. Όταν κάνετε κλικ στην επιλογή Εκτύπωση, το QuickBooks (μερικές φορές μετά από λίγη ενόχληση) εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Εκτύπωση αναφορών. Το πλαίσιο διαλόγου Εκτύπωση αναφορών σάς επιτρέπει να επιλέξετε τον τρόπο εκτύπωσης της αναφοράς και πού θα εκτυπωθεί.

Για παράδειγμα, η καρτέλα Ρυθμίσεις σάς επιτρέπει να επιλέξετε τον εκτυπωτή, να επιλέξετε έναν προσανατολισμό σελίδας (είτε κατακόρυφο είτε οριζόντιο), να καθορίσετε ότι θέλετε να εκτυπώσετε μόνο μια σειρά από τις σελίδες της αναφοράς και να ελέγξετε την αλλαγή σελίδας.

Η καρτέλα Περιθώρια του παραθύρου διαλόγου Εκτύπωση αναφορών σάς επιτρέπει να καθορίσετε τα περιθώρια που πρέπει να χρησιμοποιεί το QuickBooks στις εκτυπωμένες σελίδες αναφορών. Καθορίζετε τα επάνω, δεξιά, κάτω και αριστερά περιθώρια σε ίντσες.

Κάντε κλικ στο κουμπί Προεπισκόπηση, που παρέχεται στο πλαίσιο διαλόγου Εκτύπωση αναφορών, για να εμφανιστεί το παράθυρο Προεπισκόπηση. Το παράθυρο Προεπισκόπηση δείχνει πώς μοιάζουν οι εκτυπωμένες σελίδες αναφορών σας. Το παράθυρο Προεπισκόπηση περιλαμβάνει επίσης κουμπιά για να σελιδοποιήσετε την προηγούμενη και την επόμενη σελίδα της αναφοράς, για μεγέθυνση και σμίκρυνση της αναφοράς και για εκτύπωση της αναφοράς σε χαρτί.

Αφού χρησιμοποιήσετε την καρτέλα Ρυθμίσεις και την καρτέλα Περιθώρια για να καθορίσετε τον τρόπο εκτύπωσης μιας αναφοράς από το QuickBooks, κάντε κλικ στην επιλογή Εκτύπωση. Το QuickBooks στέλνει την αναφορά στον εκτυπωτή σας.

Το κουμπί εντολής E – mail σάς επιτρέπει να στείλετε με e-mail ένα αντίγραφο της αναφοράς ως συνημμένο. Όταν κάνετε κλικ στο E-mail, το QuickBooks ξεκινά το πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας για εσάς.

Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί Excel , το QuickBooks εμφανίζει ένα υπομενού από το οποίο μπορείτε να επιλέξετε Δημιουργία νέου φύλλου εργασίας ή Ενημέρωση υπάρχοντος φύλλου εργασίας. Επιλέξτε Δημιουργία νέου φύλλου εργασίας για να εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Αποστολή αναφοράς στο Excel. Το παράθυρο διαλόγου Αποστολή αναφοράς στο Excel σάς επιτρέπει να λαμβάνετε τις πληροφορίες μιας αναφοράς και να τις αντιγράφετε σε ένα αρχείο που ένα πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων, όπως το Microsoft Excel, μπορεί εύκολα να ανοίξει.

Μπορείτε να στείλετε το αντίγραφο σε ένα νέο υπολογιστικό φύλλο Excel, σε ένα υπάρχον υπολογιστικό φύλλο Excel ή σε ένα αρχείο .csv (τιμές διαχωρισμένες με κόμμα), το οποίο μπορεί να ανοίξει σχεδόν από οποιοδήποτε πρόγραμμα υπολογιστικού φύλλου ή βάσης δεδομένων.

Για να αντιγράψετε την αναφορά σε ένα νέο βιβλίο εργασίας, επιλέξτε την επιλογή Δημιουργία νέου φύλλου εργασίας του Excel και, στη συνέχεια, την επιλογή Σε νέο βιβλίο εργασίας. Για να αντιγράψετε την αναφορά σε ένα νέο φύλλο εργασίας σε ένα υπάρχον βιβλίο εργασίας, επιλέξτε τα κουμπιά επιλογής Δημιουργία νέου φύλλου εργασίας και Σε υπάρχον βιβλίο εργασίας και, στη συνέχεια, εισαγάγετε τη διαδρομή και το όνομα του βιβλίου εργασίας στο πλαίσιο κειμένου που ανοίγει το QuickBooks αφού κάνετε κλικ στο κουμπί επιλογής.

Εάν δεν γνωρίζετε τη διαδρομή και το όνομα του βιβλίου εργασίας, κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε το πλαίσιο διαλόγου που εμφανίζει το QuickBooks για να εντοπίσετε το αρχείο του βιβλίου εργασίας.

Εάν θέλετε να αντικαταστήσετε ένα υπάρχον υπολογιστικό φύλλο Excel με τη νέα αναφορά που στέλνετε στο Excel, κάντε κλικ στην επιλογή Αντικατάσταση υπάρχοντος φύλλου εργασίας του Excel και, στη συνέχεια, όταν το QuickBooks ανοίξει ένα πλαίσιο κειμένου και προσθέσει το κουμπί Αναζήτηση, είτε εισάγετε τη διαδρομή και το όνομα του το βιβλίο εργασίας στο πλαίσιο κειμένου ή κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση, μεταβείτε στο βιβλίο εργασίας και επιλέξτε το.

Τέλος, εάν θέλετε να αντιγράψετε τις πληροφορίες της αναφοράς σε ένα αρχείο .csv (μια μορφή αρχείου που μπορεί να ανοίξει από οποιοδήποτε υπολογιστικό φύλλο ή πρόγραμμα βάσης δεδομένων), επιλέξτε το κουμπί επιλογής Αρχείο διαχωρισμένο με κόμματα (csv).

Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί Για προχωρημένους στο παράθυρο διαλόγου Αποστολή αναφοράς στο Excel, το QuickBooks εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Προηγμένες επιλογές του Excel.

Αυτό το πλαίσιο διαλόγου σάς επιτρέπει να ελέγχετε τη μορφοποίηση που αντιγράφει το QuickBooks στο Excel (κάντε το με τα πλαίσια ελέγχου Επιλογές μορφοποίησης), να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε ορισμένες δυνατότητες μορφοποίησης του Excel (κάντε αυτό με τα πλαίσια ελέγχου Χαρακτηριστικά του Excel) και να ρυθμίσετε κάποια προκαταρκτική εκτύπωση βιβλίου εργασίας πληροφορίες στο Excel (κάντε αυτό με τα κουμπιά επιλογής Επιλογές εκτύπωσης).

Όλα αυτά σχετίζονται με τον τρόπο λειτουργίας του Excel. Εάν αισθάνεστε άνετα να εργάζεστε με το Excel, προχωρήστε και κάντε τις αλλαγές που θέλετε. Εάν δεν αισθάνεστε άνετα να εργάζεστε με το Excel, προχωρήστε και αποδεχτείτε τις προεπιλεγμένες προτάσεις του QuickBooks. Μπορείτε να αλλάξετε όλα αυτά αργότερα, μάλλον εύκολα, στο Excel.

Το κουμπί Απόκρυψη κεφαλίδας και το κουμπί Σύμπτυξη αλλάζουν τον τρόπο εμφάνισης της αναφοράς στο παράθυρο Αναφορά και, εάν εκτυπωθεί, στη σελίδα.

Κάντε κλικ στο κουμπί Απόκρυψη κεφαλίδας για να αφαιρέσετε τις πληροφορίες κεφαλίδας, όπως το όνομα της εταιρείας. Εάν αποκρύψετε την κεφαλίδα, μπορείτε να κάνετε ξανά κλικ στο κουμπί Απόκρυψη κεφαλίδας για να αντικαταστήσετε την κεφαλίδα.

Το κουμπί Σύμπτυξη συμπτύσσει λεπτομέρειες σε μια αναφορά. Το QuickBooks δεν εμφανίζει δευτερεύοντες λογαριασμούς σε μια συμπτυγμένη αναφορά — μόνο λογαριασμούς.

Για να καταργήσετε τη σύμπτυξη μιας αναφοράς που είχατε προηγουμένως συμπτύξει, κάντε κλικ στο κουμπί Ανάπτυξη. Το QuickBooks αντικαθιστά το κουμπί Σύμπτυξη με το κουμπί Ανάπτυξη όταν το παράθυρο Αναφορά εμφανίζει μια συμπτυγμένη αναφορά.

Το κουμπί Ανανέωση λέει στο QuickBooks να ενημερώσει τις πληροφορίες μιας αναφοράς για αλλαγές στο αρχείο δεδομένων QuickBooks. Αυτό ακούγεται τρελό στην αρχή, αλλά μπορείτε πραγματικά να αφήσετε ανοιχτά τα παράθυρα αναφορών. Αυτό σημαίνει ότι ένα παράθυρο αναφοράς μπορεί να εμφανίζει μια κατάσταση κερδών και ζημιών, για παράδειγμα, πριν από μια εβδομάδα.

Εάν έχετε εισαγάγει πολλές συναλλαγές την περασμένη εβδομάδα, τα δεδομένα της αναφοράς ενδέχεται να μην είναι πλέον σωστά. Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί Ανανέωση, το QuickBooks γνωρίζει ότι πρέπει να ενημερώσει την αναφορά για τις πιο πρόσφατες αλλαγές.

Το QuickBooks σας ζητά συνήθως να ενημερώσετε μια αναφορά για αλλαγές στο αρχείο δεδομένων QuickBooks. Ωστόσο, εάν δεν ακολουθήσετε την πρόταση του QuickBooks για ενημέρωση, μπορείτε αργότερα να κάνετε κλικ στην Ανανέωση για ενημέρωση.