Ακόμη και με τα QuickBooks γύρω, οι λογιστές συχνά αναρωτιούνται για πόσο καιρό θα πρέπει να διατηρούν παλιές αναφορές, αντίγραφα τιμολογίων και άλλα κομμάτια λογιστικών πληροφοριών. Δεν υπάρχει μια ενιαία απάντηση σε αυτό, αλλά το QuickBooks μπορεί να σας βοηθήσει με τη διατήρηση εγγράφων. Ωστόσο, υπάρχουν μερικά πράγματα που πρέπει να σκεφτείτε:
Σκεφτείτε εάν το άλλο μέρος σε μια συναλλαγή θα θέλει ποτέ τις πληροφορίες. Για παράδειγμα, εάν διαφωνείτε χρόνιες με έναν πωλητή σχετικά με το αν έχετε πληρώσει κάποιο λογαριασμό, είναι λογικό να εμμείνετε σε αυτούς τους λογαριασμούς του προμηθευτή και τυχόν αρχεία της πληρωμής σας για όσο διάστημα μπορεί να συνεχιστεί το επιχείρημα. Αυτό σημαίνει ότι τυχόν έγγραφα που τεκμηριώνουν τους λογαριασμούς και τις πληρωμές του πωλητή δεν χρειάζεται απαραίτητα να φυλάσσονται εάν δεν αντιμετωπίζετε πρόβλημα.
Λάβετε υπόψη τις φορολογικές λογιστικές απαιτήσεις. Σύμφωνα με το νόμο (πολλοί άνθρωποι δεν το συνειδητοποιούν αυτό), μια επιχείρηση πρέπει να διατηρεί λογιστικά αρχεία προκειμένου να αναφέρει τα κέρδη, τις ζημίες, τα έσοδα και τις μειώσεις της στην Υπηρεσία Εσωτερικών Εσόδων. Αυτό σημαίνει ότι οτιδήποτε χρειάζεστε για να υπολογίσετε τα κέρδη σας ή να τεκμηριώσετε στοιχεία των υπολογισμών σας θα πρέπει να διατηρηθεί. Ωστόσο, υπάρχει παραγραφή που συνήθως διαρκεί τρία χρόνια από την ημερομηνία τελευταίας υποβολής της δήλωσης. Αυτό σημαίνει ότι, στις περισσότερες περιπτώσεις, δεν χρειάζεται να κρατάτε έγγραφα που είναι παλαιότερα από τρία χρόνια μετά την επιστροφή με την οποία σχετίζονται. Πρέπει να προσέξουμε γιατί υπάρχουν μερικές εξαιρέσεις σε αυτήν την τριετή παραγραφή:
Εάν ήσασταν πραγματικά ατημέλητος και λόγω της προχειρότητας σας παραλείψατε το ακαθάριστο εισόδημα που υπερβαίνει το 25 τοις εκατό από αυτό που δείχνει η απόδοση σας, η παραγραφή ισούται με έξι χρόνια.
Εάν δεν υποβληθεί δήλωση ή υποβληθεί δόλια δήλωση, δεν υφίσταται παραγραφή.
Λάβετε υπόψη τα παλιά αρχεία που μπορεί να χρειαστείτε στο μέλλον για να υπολογίσετε ένα είδος για τη φορολογική σας δήλωση. Αυτά πρέπει να διατηρηθούν. Για παράδειγμα, εάν αγοράσατε ένα εργοστάσιο πριν από 30 χρόνια, κρατήστε αυτά τα αρχεία αγορών μέχρι να πουλήσετε το εργοστάσιο.
Σκεφτείτε ότι σε ορισμένους κλάδους υπάρχουν άλλοι κανόνες ή κανονισμοί διατήρησης εγγράφων. Για παράδειγμα, εάν είστε γιατρός, διατηρείτε τα παλιά σας αρχεία ασθενών - και αυτό μπορεί να περιλαμβάνει λογιστικές πληροφορίες ασθενών - για περισσότερο από μόλις τρία χρόνια. Αυτοί οι άλλοι κανόνες διατήρησης εγγράφων διαφέρουν ανάλογα με τον κλάδο. Μάθετε ποιοι είναι οι κανόνες για τον κλάδο σας.
Μπορεί να θέλετε να σκεφτείτε δύο φορές για να πετάξετε απλώς τα οικονομικά αρχεία. Μπορεί να θέλετε να τα τεμαχίσετε. Ορισμένα μεγάλα καταστήματα ειδών ταμείου προσφέρουν υπηρεσίες τεμαχισμού στα καταστήματα σε λογικές τιμές.
Το Slack είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο συνεργασίας. Είστε έτοιμοι να δημιουργήσετε μια ομάδα χρηστών; Αυτός ο οδηγός σας καθοδηγεί στη διαδικασία για αυτήν τη δυνατότητα premium προγράμματος.
Στο QuickBooks 2010, χρησιμοποιείτε μια Λίστα Προμηθευτών για να διατηρείτε αρχεία στους προμηθευτές σας. Μια Λίστα Προμηθευτών σάς επιτρέπει να συλλέγετε και να καταγράφετε πληροφορίες, όπως τη διεύθυνση του προμηθευτή, τον υπεύθυνο επικοινωνίας και ούτω καθεξής. Μπορείτε να προσθέσετε έναν προμηθευτή στη Λίστα προμηθευτών σας με μερικά απλά βήματα.
Το QuickBooks 2010 διευκολύνει τους λογιστές να εργάζονται με αρχεία δεδομένων πελατών. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα Αντιγραφής Λογιστή στο QuickBooks για να στείλετε απλώς με e-mail (ή να στείλετε σαλιγκάρι) στον λογιστή σας ένα αντίγραφο του αρχείου δεδομένων QuickBooks. Δημιουργείτε το αντίγραφο του λογιστή του αρχείου δεδομένων QuickBooks χρησιμοποιώντας την έκδοση του QuickBooks που διαθέτετε και την πραγματική […]
Για να εισαγάγετε έναν λογαριασμό που λαμβάνετε από έναν προμηθευτή, χρησιμοποιείτε τη συναλλαγή λογαριασμού QuickBook Online. Το QBO παρακολουθεί τον λογαριασμό ως πληρωτέο, το οποίο είναι υποχρέωση της επιχείρησής σας — χρήματα που οφείλετε αλλά δεν έχετε πληρώσει ακόμη. Οι περισσότερες εταιρείες που εισέρχονται σε συναλλαγές λογαριασμού το κάνουν επειδή λαμβάνουν έναν δίκαιο αριθμό λογαριασμών και […]
Τα QuickBooks Online και QuickBooks Online Accountant περιέχουν ένα εργαλείο που ονομάζεται Συνεργάτης Πελατών το οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να επικοινωνήσετε με τον πελάτη σας σχετικά με τις υπάρχουσες συναλλαγές. Το Client Collaborator είναι ένα αμφίδρομο εργαλείο. εσείς ή ο πελάτης σας μπορείτε να στείλετε ένα μήνυμα και ο παραλήπτης του μηνύματος μπορεί να απαντήσει. Σκεφτείτε τον Συνεργάτη Πελάτη ως έναν τρόπο για να […]
Μάθετε για το Slack, το οποίο σας δίνει τη δυνατότητα να επικοινωνείτε και να συνεργάζεστε με συναδέλφους εντός και εκτός του οργανισμού σας.
Η κοστολόγηση βάσει δραστηριότητας (ABC για συντομία) μπορεί να είναι η καλύτερη νέα λογιστική ιδέα τις τελευταίες τρεις δεκαετίες. Η προσέγγιση είναι πραγματικά πολύ απλή εάν χρησιμοποιείτε ήδη QuickBooks. Εν ολίγοις, το μόνο που κάνετε για να εφαρμόσετε ένα απλό σύστημα ABC στο QuickBooks είναι αυτό που κάνετε αυτή τη στιγμή. Με άλλα λόγια, απλώς συνεχίστε να παρακολουθείτε […]
Το QuickBooks παρέχει περισσότερες από 100 οικονομικές καταστάσεις και λογιστικές αναφορές. Μπορείτε να μεταβείτε σε αυτές τις αναφορές ανοίγοντας το μενού Αναφορές. Το μενού "Αναφορές" οργανώνει αναφορές σε περίπου δώδεκα κατηγορίες, συμπεριλαμβανομένων των Εταιρειών και Οικονομικών, των Πελατών και των Απαιτήσεων, των Πωλήσεων, των Εργασιών και του Χρόνου & Διανυθείσας Διανυκτέρευσης. Για να δημιουργήσετε σχεδόν οποιαδήποτε από τις αναφορές που είναι διαθέσιμες μέσω των Αναφορών […]
Το QuickBooks σάς επιτρέπει να αφιερώνετε λιγότερο χρόνο στην τήρηση βιβλίων και περισσότερο χρόνο στην επιχείρησή σας. Χρησιμοποιώντας συντομεύσεις θα κινηθείτε στα λογιστικά σας ακόμα πιο γρήγορα και πιο εύκολα.
Αφού ενεργοποιήσετε την Παρακολούθηση τάξης στο QuickBooks, η χρήση τάξεων είναι πολύ απλή. Δημιουργείτε κατηγορίες για τις σειρές προϊόντων ή τις σειρές υπηρεσιών για τις οποίες θέλετε να μετρήσετε την κερδοφορία. Κατατάσσετε τις συναλλαγές ως ταιριασμένες σε μια συγκεκριμένη κατηγορία είτε όπως καταγράφονται (αν μπορείτε) είτε εκ των υστέρων (εάν χρειάζεται να […]
