Καθορίστε τις Προτιμήσεις Αναφορών και Γραφημάτων στο QuickBooks 2014

Η καρτέλα Οι Προτιμήσεις μου του πλαισίου διαλόγου Προτιμήσεις Αναφορών & Γραφημάτων παρέχει κουμπιά επιλογής που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να υποδείξετε πώς το QuickBooks πρέπει να ανανεώνει τις αναφορές όταν αλλάζουν οι πληροφορίες στις οποίες βασίζεται η αναφορά. Η προεπιλεγμένη επιλογή ανανέωσης είναι Αυτόματη ανανέωση.

Μπορείτε επίσης να επιλέξετε το κουμπί επιλογής Prompt Me to Refresh για να προτείνει το QuickBooks (ευγενικά) να ανανεώνετε μια αναφορά μόνο όποτε αλλάζουν τα δεδομένα. (Μπορεί να μην θέλετε να κάνετε αυτόματη ανανέωση εάν έχετε μεγάλο σύνολο δεδομένων και πολλές αναφορές. Η ανανέωση μιας αναφοράς μπορεί να είναι μάλλον χρονοβόρα.)

Μπορείτε επίσης να επιλέξετε το κουμπί επιλογής Να μην ανανεωθεί εάν δεν θέλετε ή δεν χρειάζεται να σας υπενθυμίζεται η ανανέωση μιας αναφοράς.

Το πλαίσιο ελέγχου Προτροπή να τροποποιήσω τις επιλογές αναφοράς πριν από το άνοιγμα μιας αναφοράς, εάν επιλεγεί, λέει στο QuickBooks να ανοίγει το παράθυρο Τροποποίηση αναφοράς κάθε φορά που δημιουργείτε μια αναφορά. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο Τροποποίηση αναφοράς για να ελέγξετε ποιες πληροφορίες περιλαμβάνονται σε μια αναφορά (όπως σε ποιο εύρος ημερομηνιών βασίζεται η αναφορά) καθώς και άλλες επιλογές αναφοράς.

Εάν το πλαίσιο ελέγχου Προτροπή να τροποποιήσω τις επιλογές αναφοράς πριν από το άνοιγμα μιας αναφοράς δεν είναι επιλεγμένο, το QuickBooks δημιουργεί μια αναφορά χρησιμοποιώντας τις προεπιλεγμένες επιλογές αναφοράς.

Τα πλαίσια ελέγχου Μόνο γραφήματα σάς επιτρέπουν να ελέγχετε τον τρόπο με τον οποίο τα γραφήματα QuickBooks αναφέρουν πληροφορίες. Μπορείτε να επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου Σχεδίαση γραφημάτων σε 2D για να πείτε στα QuickBooks να σχεδιάζουν δισδιάστατα και όχι τρισδιάστατα γραφήματα. (Το QuickBooks σχεδιάζει δισδιάστατα γραφήματα πολύ πιο γρήγορα, επομένως μπορεί να θέλετε να χρησιμοποιήσετε δισδιάστατα γραφήματα.)

Σημειώστε ότι τα δισδιάστατα γραφήματα είναι οπτικά πιο ακριβή από τα τρισδιάστατα γραφήματα. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου Χρήση μοτίβων για να πείτε στα QuickBooks να σχεδιάσουν ένα γράφημα που χρησιμοποιεί μοτίβα διασταύρωσης αντί για χρώματα για τα διαφορετικά κομμάτια ενός γραφήματος.

Εδώ βρίσκεται η καρτέλα Εταιρικές Προτιμήσεις στο πλαίσιο διαλόγου Προτιμήσεις Αναφορών & Γραφημάτων.

Αυτή η καρτέλα Προτιμήσεις εταιρείας παρέχει πολλές χρήσιμες επιλογές για προεπιλεγμένους κανόνες δημιουργίας αναφορών. Τα κουμπιά επιλογής Βάση περίληψης αναφορών, για παράδειγμα, σας επιτρέπουν να υποδείξετε εάν η προεπιλεγμένη λογιστική μέθοδος που χρησιμοποιείται για τη δημιουργία μιας αναφοράς θα πρέπει να είναι η λογιστική σε δεδουλευμένη βάση ή η λογιστική σε ταμειακή βάση.

Τα κουμπιά επιλογής "Αναφορές γήρανσης" σάς επιτρέπουν να καθορίσετε πώς θα υπολογιστεί η ηλικία ενός τιμολογίου ή λογαριασμού: από την ημερομηνία λήξης ή από την ημερομηνία συναλλαγής. Τα κουμπιά επιλογής Αναφορές – Εμφάνιση λογαριασμών κατά σάς επιτρέπουν να καθορίσετε πώς εμφανίζονται οι πληροφορίες λογαριασμού στις αναφορές: μόνο όνομα λογαριασμού, μόνο περιγραφή ή όνομα και περιγραφή.

Δύο άλλες επιλογές είναι ιδιαίτερα αξιοσημείωτες. Το κουμπί Ταξινόμηση μετρητών εμφανίζει ένα παράθυρο διαλόγου που σας επιτρέπει να υποδείξετε εάν οι αλλαγές σε ένα συγκεκριμένο υπόλοιπο λογαριασμού πρέπει να εμφανίζονται στο τμήμα λειτουργίας, επένδυσης ή χρηματοδότησης της Κατάστασης Ταμειακών Ροών. Εάν δεν είστε επαγγελματίας λογιστής, θέλετε να λάβετε τη βοήθεια του CPA σας για να κάνετε αλλαγές σε αυτόν τον τομέα των QuickBooks. Οι κανόνες για την παρουσίαση μιας Κατάστασης Ταμειακών Ροών είναι αρκετά εμπλεκόμενοι.

Εάν καταργήσετε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου Προεπιλεγμένη μορφοποίηση για αναφορές και κάνετε κλικ στο κουμπί Μορφοποίηση, το QuickBooks εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Προτιμήσεις μορφής αναφοράς, το οποίο σας επιτρέπει να προσαρμόσετε τις πληροφορίες κεφαλίδας και υποσέλιδου αναφοράς.

Τα πλαίσια ελέγχου Εμφάνιση πληροφοριών κεφαλίδας στην καρτέλα Κεφαλίδα/Υποσέλιδο του πλαισίου διαλόγου Προτιμήσεις μορφής αναφοράς σάς επιτρέπουν να καθορίσετε ποιες πληροφορίες θα εμφανίζονται στην περιοχή κεφαλίδας της αναφοράς. Τα πλαίσια ελέγχου Εμφάνιση πληροφοριών υποσέλιδου σάς επιτρέπουν να κάνετε τις ίδιες προδιαγραφές για το υποσέλιδο της αναφοράς. Η αναπτυσσόμενη λίστα Στοίχιση διάταξης σελίδας σάς επιτρέπει να προσδιορίσετε πώς θα πρέπει να ευθυγραμμίζονται οι πληροφορίες στη σελίδα αναφοράς.

Η καρτέλα Γραμματοσειρές και αριθμοί του πλαισίου διαλόγου Προτιμήσεις μορφής αναφοράς σάς επιτρέπει να καθορίσετε ποια γραμματοσειρά και μορφοποίηση θέλετε να χρησιμοποιήσετε για bit των πληροφοριών αναφοράς. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να αλλάξετε τη γραμματοσειρά για τις ετικέτες στηλών αναφορών, κάντε κλικ στην καταχώρηση Ετικέτες στήλης στο πλαίσιο λίστας Αλλαγή γραμματοσειράς για. στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Αλλαγή γραμματοσειράς.

Το QuickBooks εμφανίζει ένα πλαίσιο διαλόγου Μορφοποίηση γραμματοσειράς που σας επιτρέπει να καθορίσετε τη γραμματοσειρά, το στυλ γραμματοσειράς, το μέγεθος του σημείου και άλλα ειδικά εφέ.