Θέσπιση κανόνων στο QuickBooks Online για αποδοχή συναλλαγών

Το QuickBooks Online προσπαθεί να μάθει τις συνήθειές σας καθώς εξετάζετε τις συναλλαγές που έχετε λάβει. μπορείτε να βοηθήσετε τη διαδικασία θεσπίζοντας κανόνες που πρέπει να ακολουθεί το QBO. Όταν ορίζετε κανόνες, επιταχύνετε τη διαδικασία ελέγχου επειδή, ουσιαστικά, ενημερώνετε εκ των προτέρων στην QBO πώς να χειρίζεται ορισμένους τύπους συναλλαγών.

Πώς λειτουργούν οι κανόνες

Ας υποθέσουμε, για παράδειγμα, ότι αγοράζετε βενζίνη για αυτοκίνητα επαγγελματικής χρήσης από πρατήρια καυσίμων Shell και πληρώνετε πάντα χρησιμοποιώντας μια πιστωτική κάρτα που έχετε συνδέσει σε ένα χρηματοπιστωτικό ίδρυμα στο QBO. Ουσιαστικά, θέλετε να κατηγοριοποιήσετε όλες τις συναλλαγές σε πρατήρια Shell στον λογαριασμό εξόδων καυσίμου.

Μπορείτε να εκχωρήσετε με μη αυτόματο τρόπο την κατηγορία σε μία από αυτές τις συναλλαγές και να περιμένετε να «μάθει» το QBO την προτίμησή σας ή μπορείτε να ορίσετε έναν κανόνα που θα ακολουθήσει το QBO. Όταν θεσπίζετε έναν κανόνα, καθορίζετε πληροφορίες όπως οι λογαριασμοί και οι τύποι συναλλαγών (εισαγωγή ή έξοδος χρημάτων) για τους οποίους θα πρέπει να ισχύει ο κανόνας.

Μπορείτε να δημιουργήσετε έναν κανόνα που επηρεάζει όλους τους λογαριασμούς ή έναν κανόνα που επηρεάζει συγκεκριμένους λογαριασμούς.

Στη συνέχεια, προσδιορίζετε κριτήρια που πρέπει να πληρούν μεμονωμένες συναλλαγές προτού η QBO ενεργήσει στις συναλλαγές. Τέλος, ορίζετε τις πληροφορίες που πρέπει να εκχωρεί το QBO σε συναλλαγές που πληρούν τα κριτήρια. Για παράδειγμα, μπορείτε να καθορίσετε έναν τύπο συναλλαγής και μια κατηγορία.

Οι κανόνες που θεσπίζετε μπορούν να λειτουργήσουν με έναν από τους δύο τρόπους:

• Το QBO μπορεί να χρησιμοποιήσει τον κανόνα σας για να προτείνει αλλαγές σε συναλλαγές που έχετε λάβει τις οποίες στη συνέχεια ελέγχετε και εγκρίνετε. Ή
• Μπορείτε να επιλέξετε να εφαρμόζει αυτόματα το QBO τον κανόνα σε όλες τις συναλλαγές που κρίνει ότι ταιριάζουν με τους όρους του κανόνα και να προσθέσετε αυτές τις συναλλαγές στο QBO.

Όταν χρησιμοποιείτε την πρώτη προσέγγιση, το QBO προσδιορίζει, στην καρτέλα Για έλεγχο της σελίδας Τράπεζα και πιστωτικές κάρτες, συναλλαγές για τις οποίες βρίσκει και αναμένει να εφαρμόσει έναν κανόνα. Μπορείτε να αναγνωρίσετε αυτές τις συναλλαγές επειδή, στη στήλη Κατηγορία ή Αντιστοίχιση, εμφανίζουν ένα εικονίδιο κανόνα.

Το QBO χρησιμοποιεί διαφορετικά εικονίδια για να προσδιορίσει συναλλαγές που ταιριάζουν με κανόνες αλλά δεν έχουν προστεθεί ακόμη στην εταιρεία σας και συναλλαγές που προστίθενται αυτόματα από κανόνες.

Η δεύτερη προσέγγιση μπορεί να φαίνεται επικίνδυνη, αλλά στην πραγματικότητα δεν είναι. Παρόλο που το QBO εφαρμόζει αυτόματα τον κανόνα, μπορείτε να κάνετε αλλαγές σε συναλλαγές που αποδέχεται αυτόματα το QBO.

Δημιουργία κανόνα

Ρυθμίζετε οποιονδήποτε τύπο κανόνα — αυτόν που προτείνει αλλαγές και πρέπει να τις ελέγξετε, και αυτόν που προσθέτει αυτόματα συναλλαγές βάσει ενός κανόνα — χρησιμοποιώντας τα ίδια βήματα. Υπάρχει μόνο ένα βήμα όπου κάνεις τα πράγματα διαφορετικά.

Επιλέξτε Συναλλαγές → Τραπεζικές εργασίες.

Εμφανίζεται η σελίδα Τράπεζα και πιστωτικές κάρτες.

Στη δεξιά πλευρά της σελίδας, κάντε κλικ στο κάτω βέλος δίπλα στο κουμπί Ενημέρωση και επιλέξτε Διαχείριση κανόνων.

Το QBO εμφανίζει τη σελίδα Κανόνων.

Κάντε κλικ στο κουμπί Νέος κανόνας στην επάνω δεξιά γωνία της σελίδας Κανόνες.

Το QBO εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Κανόνας.

Δώστε στον κανόνα ένα όνομα — ένα όνομα που θα έχει νόημα για εσάς.

Προσδιορίστε εάν ο κανόνας ισχύει για χρήματα που εισέρχονται στο QBO ή χρήματα που ρέουν από το QuickBooks και επιλέξτε τους λογαριασμούς στους οποίους θέλετε να ισχύει ο κανόνας.

Χρησιμοποιήστε την ενότητα "Όταν συναντάται μια συναλλαγή" για να ορίσετε κριτήρια που πρέπει να χρησιμοποιεί η QBO κατά την εξέταση των ληφθέντων συναλλαγών για να καθορίσετε εάν θα εφαρμοστεί ο κανόνας σε αυτές.

Μπορείτε να ορίσετε πολλά κριτήρια χρησιμοποιώντας το κουμπί Προσθήκη γραμμής και μπορείτε να καθορίσετε ότι μια συναλλαγή θα πρέπει να πληροί όλα ή οποιοδήποτε από τα κριτήρια. Ο καθορισμός "όλα" είναι πιο αυστηρός και το QBO είναι πιο επιλεκτικό όσον αφορά την εφαρμογή του κανόνα.

Το πρώτο πλαίσιο λίστας στην ενότητα σάς δίνει τη δυνατότητα να καθορίσετε εάν το QBO θα πρέπει να συγκρίνει την περιγραφή της συναλλαγής, το κείμενο της τράπεζας ή το ποσό της συναλλαγής με μια συνθήκη που έχετε ορίσει. Για όσους ενδιαφέρονται εκεί έξω, η Περιγραφή (η περιγραφή της συναλλαγής) αναφέρεται στο κείμενο που εμφανίζεται στη στήλη Περιγραφή της σελίδας Τράπεζα και πιστωτικές κάρτες. Η επιλογή Κείμενο Τράπεζας αναφέρεται στην περιγραφή Στοιχεία Τράπεζας που κατεβάζει η τράπεζα. μπορείτε να δείτε την περιγραφή τραπεζικών στοιχείων εάν κάνετε κλικ σε οποιαδήποτε συναλλαγή που έχετε λάβει. Η περιγραφή Στοιχεία Τράπεζας εμφανίζεται κάτω αριστερά στις συναλλαγές που επεξεργάζονται.

Στο κάτω μέρος του παραθύρου διαλόγου Κανόνας, ορίστε τις πληροφορίες που θέλετε να εφαρμόζει το QBO σε συναλλαγές που πληρούν τα κριτήρια του κανόνα. Μπορείτε να επιλέξετε ένα ή περισσότερα από τα παρακάτω:

• Επιλέξτε τον Τύπο συναλλαγής που πρέπει να αντιστοιχίσει το QBO στη συναλλαγή.
• Επιλέξτε τον Δικαιούχο πληρωμής και μία ή περισσότερες κατηγορίες που θα εφαρμοστούν σε συναλλαγές που πληρούν τις προϋποθέσεις του κανόνα.
• Προαιρετικά, προσθέστε ένα Σημείωμα σε κάθε συναλλαγή που πληροί τις προϋποθέσεις του κανόνα.
• Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αυτόματη προσθήκη στα βιβλία μου, εάν θέλετε το QBO να προσθέτει αυτόματα συναλλαγές που πληρούν τους όρους του κανόνα στην εταιρεία σας.

  Αυτό είναι το «διαφορετικό» βήμα από αυτό που βρίσκετε στην εισαγωγή αυτών των βημάτων. Εάν επιλέξετε αυτό το πλαίσιο, δεν χρειάζεται να εγκρίνετε συναλλαγές στις οποίες η QBO εφαρμόζει αυτόν τον κανόνα. Αλλά μπορείτε πάντα να κάνετε αλλαγές σε συναλλαγές που προστίθενται αυτόματα.

Κάντε κλικ στην Αποθήκευση.

Μόλις δημιουργήσετε έναν κανόνα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη στήλη Ενέργειες της σελίδας Κανόνες για να τον αντιγράψετε (ώστε να μην χρειάζεται να δημιουργήσετε παρόμοιους κανόνες από την αρχή) και για να διαγράψετε κανόνες που δεν θέλετε πλέον. Και, εάν χρειάζεται να επεξεργαστείτε έναν κανόνα, κάντε κλικ στο κουμπί Επεξεργασία στη στήλη Ενέργειες για να ανοίξετε ξανά το πλαίσιο διαλόγου Κανόνας και να κάνετε αλλαγές.

Λογιστές, μπορείτε να βοηθήσετε τους πελάτες σας και να εξοικονομήσετε χρόνο εάν εξάγετε και εισάγετε κανόνες μεταξύ εταιρειών QBO.