Η Λογιστική Μέθοδος Fiddle-Faddle

Η εργασία της προετοιμασίας των οικονομικών καταστάσεων - που ονομάζεται λογιστική ή τήρηση βιβλίων - απαιτεί είτε μια ολόκληρη δέσμη με τους αριθμούς ή την εκμάθηση του τρόπου χρήσης της λογιστικής διπλής εγγραφής. Για να δημιουργήσετε αυτές τις καταστάσεις με ένα λογιστικό πρόγραμμα όπως το QuickBooks 2012, πρέπει να χρησιμοποιήσετε τη λογιστική διπλή εγγραφή.

Μπορείτε να δημιουργήσετε οικονομικές καταστάσεις χρησιμοποιώντας τη μέθοδο fiddle-faddle. Αλλά η μέθοδος fiddle-faddle πάσχει από κάποιες πραγματικά εξουθενωτικές αδυναμίες. Αυτές οι αδυναμίες δείχνουν ότι χρειάζεστε ένα καλύτερο εργαλείο. Συγκεκριμένα χρειάζεται διπλογραφική τήρηση βιβλίων.

Οι περισσότερες μικρές επιχειρήσεις - ή τουλάχιστον εκείνες οι μικρές επιχειρήσεις όπου οι ιδιοκτήτες δεν έχουν ήδη εκπαιδευτεί στη λογιστική - έχουν χρησιμοποιήσει τη μέθοδο fiddle-faddle. Για παράδειγμα, ρίξτε μια ματιά στις οικονομικές καταστάσεις που εμφανίζονται στους παρακάτω πίνακες. Ο πρώτος πίνακας δείχνει την κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων για τη μία ημέρα το χρόνο που λειτουργεί η φανταστική επιχείρηση χοτ ντογκ.

Μια απλή δήλωση εισοδήματος για το περίπτερο Hot Dog

Αυτός ο επόμενος πίνακας δείχνει τον ισολογισμό κατά την έναρξη της πρώτης ημέρας λειτουργίας.

Ένας απλός ισολογισμός για το περίπτερο Hot Dog

Με τη λογιστική μέθοδο fiddle-faddle, υπολογίζετε ξεχωριστά κάθε αριθμό που εμφανίζεται στην οικονομική κατάσταση. Για παράδειγμα, το ποσό των εσόδων από πωλήσεις ισούται με 13.000 $. Η λογιστική μέθοδος fiddle-faddle απαιτεί με κάποιο τρόπο να βρείτε αυτόν τον αριθμό εσόδων από πωλήσεις με μη αυτόματο τρόπο.

Ίσως μπορέσετε να καταλήξετε σε αυτόν τον αριθμό θυμίζοντας κάθε μία από τις πωλήσεις που πραγματοποιήσατε κατά τη διάρκεια της ημέρας. Εναλλακτικά, εάν ετοιμάζετε τιμολόγια ή αποδείξεις πωλήσεων, ίσως μπορείτε να βρείτε αυτόν τον αριθμό προσθέτοντας όλες τις μεμονωμένες πωλήσεις. Εάν διαθέτετε ταμειακή μηχανή, ίσως μπορείτε επίσης να βρείτε αυτόν τον αριθμό κοιτάζοντας την ταινία της ταμειακής μηχανής.

Άλλοι αριθμοί εσόδων και εξόδων υπολογίζονται με τον ίδιο ακατέργαστο τρόπο. Για παράδειγμα, τα 1.000 $ της δαπάνης ενοικίου υπολογίζονται είτε θυμόμαστε το ποσό που πληρώσατε για το ενοίκιο είτε ψάχνοντας στο μητρώο επιταγών σας και βρίσκοντας την επιταγή που γράψατε για ενοίκιο.

Οι αξίες του ισολογισμού παράγονται με τον ίδιο περίπου τρόπο. Μπορείτε να συναγάγετε το υπόλοιπο μετρητών των 1.000 $, για παράδειγμα, κοιτάζοντας το βιβλιάριο επιταγών ή, στη χειρότερη περίπτωση, το αντίγραφο κίνησης της τράπεζας. Μπορείτε να συναγάγετε το υπόλοιπο του αποθέματος των 3.000 $ προσθέτοντας τις μεμονωμένες αξίες των στοιχείων αποθέματος. Μπορείτε να υπολογίσετε την υποχρέωση και τα ίδια κεφάλαια του ιδιοκτήτη με παρόμοιο τρόπο.

Ορισμένες από τις αξίες που εμφανίζονται σε μια κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων ή σε έναν ισολογισμό συνδέονται — που σημαίνει ότι υπολογίζονται χρησιμοποιώντας άλλους αριθμούς από την οικονομική κατάσταση. Για παράδειγμα, δεν αναζητάτε το ποσό του κέρδους σε κάποιο συγκεκριμένο μέρος. Αντίθετα, υπολογίζετε το κέρδος αφαιρώντας τα έξοδα από τα έσοδα. Μπορείτε επίσης, φυσικά, να υπολογίσετε τις αξίες του ισολογισμού, όπως τα συνολικά περιουσιακά στοιχεία, τα ίδια κεφάλαια και τη συνολική υποχρέωση των ιδίων κεφαλαίων του ιδιοκτήτη.

Η λογιστική μέθοδος fiddle-faddle λειτουργεί αρκετά καλά για μια πολύ μικρή επιχείρηση, αρκεί να έχετε ένα καλό βιβλιάριο επιταγών. Έτσι, για μια πολύ μικρή επιχείρηση, ίσως μπορέσετε να ξεφύγετε από αυτήν την ωμή, αποσπασματική προσέγγιση της λογιστικής.

Αλλά δυστυχώς, η μέθοδος fiddle-faddle πάσχει από τρεις φρικτές αδυναμίες για μια εταιρεία που δεν έχει εξαιρετικά απλά οικονομικά:

• Δεν είναι αρκετά συστηματικό για να είναι αυτοματοποιημένο. Μπορεί να μην σας ενδιαφέρει το γεγονός ότι η προσέγγιση fiddle-faddle δεν είναι αρκετά συστηματική για την αυτοματοποίηση. Μια συστηματική προσέγγιση όπως η τήρηση βιβλίων διπλής εγγραφής μπορεί να αυτοματοποιηθεί, όπως κάνει το QuickBooks. Αυτός ο αυτοματισμός σημαίνει ότι η εργασία προετοιμασίας οικονομικών καταστάσεων απαιτεί ίσως πέντε κλικ του ποντικιού.

  Επειδή η προσέγγιση του fiddle-faddle δεν μπορεί να αυτοματοποιηθεί, κάθε φορά που θέλετε να συντάξετε οικονομικές καταστάσεις, εσείς ή κάποιος φτωχός συνάδελφος πηγαίνετε σε μια τεράστια ποσότητα εργασίας για να συλλέξετε τους αριθμούς και όλα τα ακατέργαστα δεδομένα που είναι απαραίτητα για την παραγωγή πληροφοριών.

• Είναι πολύ εύκολο να χάσεις λεπτομέρειες. Βλέπετε ότι η επιχείρηση χοτ ντογκ έχει μόνο τρία λειτουργικά έξοδα: ενοίκιο, μισθούς και προμήθειες. Εάν γνωρίζετε τις κατηγορίες λειτουργικών εξόδων που υφίστανται η επιχείρηση, είναι αρκετά εύκολο να ψάξετε μέσα από το μητρώο επιταγών και να βρείτε την επιταγή ή τις επιταγές που πληρώνουν ενοίκιο, για παράδειγμα.

  Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια παρόμοια προσέγγιση με τους μισθούς και τα έξοδα προμηθειών. Ωστόσο, τι γίνεται αν έχετε επίσης μια κατηγορία δαπανών διαφήμισης ή ένα κόστος άδειας επιχείρησης ή κάποια άλλη κατηγορία που είναι εύκολο να ξεχαστεί; Εάν ξεχάσετε μια κατηγορία, χάνετε έξοδα.

• Δεν επιτρέπει τον αυστηρό έλεγχο σφαλμάτων. Ο έλεγχος σφαλμάτων είναι σημαντικός με τα λογιστικά και λογιστικά συστήματα. Με όλους τους αριθμούς και τις συναλλαγές να κυκλοφορούν, τα σφάλματα εισχωρούν εύκολα στο σύστημα.