Εισαγωγή δεδομένων στο MYOB

Γνωρίζατε ότι μπορείτε να εισάγετε δεδομένα στο MYOB από άλλες εφαρμογές; Για παράδειγμα, ίσως έχετε μια λίστα με ονόματα και διευθύνσεις πελατών κάπου αλλού στον υπολογιστή σας (ίσως σε ένα αρχείο Word, ένα αρχείο βάσης δεδομένων ή στο Excel) και θέλετε να εισαγάγετε αυτές τις πληροφορίες στο MYOB. Δείτε πώς μπορείτε να εισάγετε στοιχεία πελάτη ή προμηθευτή εν ριπή οφθαλμού.

Οργάνωση των δεδομένων σας

Το πρώτο στάδιο κατά την εισαγωγή δεδομένων είναι να χειριστείτε την καταχώριση πελατών ή προμηθευτών σας σε μια μορφή που μπορεί να κατανοήσει το MYOB.

Εάν τα στοιχεία του πελάτη ή του προμηθευτή σας βρίσκονται αυτήν τη στιγμή σε επεξεργαστή κειμένου ή βάση δεδομένων, προσπαθήστε να μεταφέρετε αυτά τα στοιχεία σε ένα υπολογιστικό φύλλο προτού προσπαθήσετε να εισαγάγετε τις πληροφορίες στο MYOB.

Για παράδειγμα, εάν τα δεδομένα σας είναι αποθηκευμένα σε μια βάση δεδομένων όπως η Microsoft Access, μπορείτε συνήθως να αποθηκεύσετε αυτά τα δεδομένα σε μορφή που μπορεί να ανοίξει στο Excel.

Χρησιμοποιώντας λογισμικό υπολογιστικών φύλλων όπως το Excel, τακτοποιήστε τις πληροφορίες τακτοποιημένα σε στήλες.

Τακτοποιήστε τα δεδομένα σας έτσι ώστε όλα τα ονόματα να εμφανίζονται το ένα μετά το άλλο, όλες οι διευθύνσεις να εμφανίζονται η μία μετά την άλλη και ούτω καθεξής. Με τις διευθύνσεις, διαχωρίστε την οδό, την πόλη, την πολιτεία και τον ταχυδρομικό κώδικα σε τέσσερις ξεχωριστές στήλες.

Εισαγάγετε μια σειρά στην κορυφή της λίστας σας (αν δεν το έχετε κάνει ήδη) που επισημαίνει τις στήλες.

Για παράδειγμα, Όνομα, Τηλέφωνο 1, Τηλέφωνο 2, Επαφή και ούτω καθεξής. Αυτή η σειρά ονομάζεται η γραμμή κεφαλίδας σας.

Αποθηκεύστε αυτό το υπολογιστικό φύλλο ως αρχείο οριοθετημένο με στηλοθέτες.

Για παράδειγμα, στο Excel, μεταβείτε στο μενού Αρχείο, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση ως και, στη συνέχεια, επιλέξτε Οριοθετημένη καρτέλα ως Τύπος αρχείου. Η μορφή αρχείου Tab-Delimited διευκολύνει την ανάγνωση του λογισμικού MYOB.

Εισαγωγή των δεδομένων σας

Τώρα που έχετε οργανώσει τα δεδομένα σας, είστε έτοιμοι να εισαγάγετε αυτές τις πληροφορίες στο MYOB. Κράτα γερά, ορίστε:

Από το μενού Αρχείο στο MYOB, επιλέξτε Βοηθός Εισαγωγή/Εξαγωγή .

Επιλέξτε Εισαγωγή δεδομένων και κάντε κλικ στο Επόμενο.

Επιλέξτε Κάρτες ως τύπο δεδομένων και Κάρτες πελατών ή Κάρτες προμηθευτή ως τύπο καρτών.

Κάντε κλικ στην Αναζήτηση, μεταβείτε στο φάκελο όπου αποθηκεύσατε τα δεδομένα σας και επιλέξτε το αρχείο που θέλετε να εισαγάγετε. Κάντε κλικ στο Επόμενο.

Ασχοληθείτε με τις ρυθμίσεις και κάντε κλικ στο Επόμενο.

Τα πράγματα γίνονται αρκετά τεχνικά σε αυτό το σημείο. Αλλά ποτέ μην φοβάστε! Πείτε στο MYOB ότι τα δεδομένα σας διαχωρίζονται με καρτέλες, ότι η πρώτη γραμμή περιέχει κεφαλίδες, ότι εάν υπάρχουν ήδη δεδομένα, θέλετε να τα ενημερώσετε και να αντιστοιχίσετε κάρτες χρησιμοποιώντας το επώνυμο. (Το παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης δείχνει πώς μοιάζουν αυτές οι ρυθμίσεις.)

Κάντε κλικ στην Αυτόματη αντιστοίχιση για να κάνετε το MYOB να αντιστοιχίζει αυτόματα τα πεδία και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Επόμενο.

Εναλλακτικά, μπορείτε να αντιστοιχίσετε πεδία με μη αυτόματο τρόπο, επισημαίνοντας πρώτα το πεδίο εισαγωγής στα αριστερά και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στο αντίστοιχο πεδίο εισαγωγής στα δεξιά. Κάνετε αυτό ένα προς ένα μέχρι κάθε πεδίο στα αριστερά να αντιστοιχιστεί με ένα πεδίο στα δεξιά.

Όταν σας ζητηθεί, δημιουργήστε ένα αντίγραφο ασφαλείας του αρχείου σας.

Γιατί να μπείτε στον κόπο να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας; Εάν μπερδέψετε πραγματικά την εισαγωγή σας (κάτι που μερικές φορές συμβαίνει την πρώτη φορά), μπορείτε να επαναφέρετε το αντίγραφο ασφαλείας και να ξεκινήσετε ξανά.

Κάντε κλικ στην Εισαγωγή και θαυμάστε καθώς αρχίζει η διασκέδαση.

Μερικές φορές η εισαγωγή διαρκεί πολύ οδυνηρά, μερικές φορές μόνο λίγα δευτερόλεπτα. Ωστόσο, η εισαγωγή ολοκληρώνεται όταν εμφανίζεται ένα ευχάριστο μήνυμα που σας ενημερώνει για την επιτυχία (ή την αποτυχία σας). Εάν η εισαγωγή σας απέτυχε, διαβάστε προσεκτικά το μήνυμα!

Αντιμετώπιση προβλημάτων εάν τα πράγματα πάνε στραβά

Η εισαγωγή στοιχείων κάρτας στο εταιρικό σας αρχείο MYOB θα πρέπει να είναι εύκολη, αλλά πολλά γκρέμλιν μπορούν να στείλουν ένα μήνυμα σφάλματος. Εάν λάβετε ένα μήνυμα μετά την εισαγωγή δεδομένων που λέει ότι η εισαγωγή είχε σφάλματα ή προειδοποιήσεις, ακολουθήστε την προτροπή για να δείτε το αρχείο καταγραφής σφαλμάτων.

• Εάν η εισαγωγή παρέλειψε ένα ρεκόρ, σημαίνει ότι κάτι ήταν τόσο κακό που η MYOB αγνόησε εντελώς αυτόν τον πελάτη ή προμηθευτή.

• Εάν λάβετε ένα προειδοποιητικό μήνυμα, αυτό σημαίνει ότι παρουσιάστηκε ένα μικρό πρόβλημα και το MYOB απέρριψε ένα μέρος των στοιχείων ενός πελάτη ή προμηθευτή (για παράδειγμα, ίσως το MYOB έχει προσθέσει το όνομα πελάτη, αλλά όχι τη διεύθυνση ή τον αριθμό τηλεφώνου).

Το αρχείο καταγραφής σφαλμάτων εμφανίζει μια λίστα με κάθε εγγραφή που έχει πρόβλημα, με έναν κωδικό σφάλματος να εμφανίζεται στην αρχή κάθε εγγραφής. Στην αρχή, αυτοί οι κωδικοί σφάλματος μοιάζουν με ακατανόητη ορολογία (Σφάλμα -7, για παράδειγμα, δεν σημαίνει πολλά για τους μη μυημένους). Ωστόσο, το επάνω μέρος αυτής της αναφοράς παρέχει μια λίστα με το τι σημαίνει κάθε μήνυμα σφάλματος.

Αφού προσδιορίσετε ποιες εγγραφές δεν εισήχθησαν σωστά και γιατί, μπορείτε να κάνετε μία από τις δύο κινήσεις. Εάν επηρεάζονται μόνο μερικές κάρτες, ανοίξτε το αρχείο της εταιρείας σας και διορθώστε αυτές τις κάρτες μία προς μία. Από την άλλη πλευρά, εάν το μεγαλύτερο μέρος της εισαγωγής δεν λειτούργησε, το καλύτερο στοίχημά σας είναι να επαναφέρετε το αντίγραφο ασφαλείας σας, να διορθώσετε το αρχείο εισαγωγής και να προσπαθήσετε ξανά.