Διόρθωση λαθών τιμολογίου με το QuickBooks 2005

Χρησιμοποιείτε τη φόρμα τιμολογίου QuickBooks για να χρεώνετε πελάτες για τα αγαθά που πουλάτε. Κανείς δεν είναι τέλειος, επομένως δεν χρειάζεται να ασχολείστε με τα λάθη που κάνετε κατά την εισαγωγή πληροφοριών στα τιμολόγια. Εάν το κάνετε, ωστόσο, ακολουθούν ορισμένοι τρόποι για να διορθώσετε κοινά σφάλματα.

Εάν το τιμολόγιο εξακολουθεί να εμφανίζεται στην οθόνη

Εάν το τιμολόγιο εξακολουθεί να εμφανίζεται στην οθόνη, μπορείτε απλώς να μετακινήσετε τον κέρσορα στο πλαίσιο ή στο κουμπί που είναι λάθος και στη συνέχεια να διορθώσετε το λάθος. Επειδή οι περισσότερες από τις πληροφορίες που εισάγετε στο παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων είναι σύντομες και γλυκές, μπορείτε εύκολα να αντικαταστήσετε τα περιεχόμενα ορισμένων πεδίων πληκτρολογώντας ό,τι υπάρχει ήδη εκεί. Για να ξεκινήσετε από την αρχή, απλώς κάντε κλικ στο κουμπί Εκκαθάριση. Για να αποθηκεύσετε το τιμολόγιο αφού κάνετε τις αλλαγές σας, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση & Νέα.

Εάν πρέπει να εισαγάγετε μια γραμμή στη μέση του τιμολογίου, κάντε δεξί κλικ για να εμφανιστεί ένα μενού συντομεύσεων και επιλέξτε Εισαγωγή γραμμής ή Διαγραφή γραμμής από το μενού συντομεύσεων που εμφανίζεται.

Εάν το τιμολόγιο δεν εμφανίζεται στην οθόνη

Εάν το τιμολόγιο δεν εμφανίζεται στην οθόνη αλλά δεν το έχετε εκτυπώσει ακόμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα κουμπιά Επόμενο και Προηγούμενο για να σελιδοποιήσετε τα τιμολόγια. Όταν φτάσετε σε αυτό με το σφάλμα, απλώς διορθώστε το σφάλμα όπως περιγράφεται στην προηγούμενη ενότητα. Εάν κάνετε κάποιο σφάλμα κατά τη διόρθωση του τιμολογίου, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Επαναφορά για να επιστρέψετε στο αποθηκευμένο τιμολόγιο. Το κουμπί Επαναφορά αντικαθιστά το κουμπί Εκκαθάριση όταν προβάλλετε ένα υπάρχον τιμολόγιο — δηλαδή ένα τιμολόγιο που έχετε ήδη αποθηκεύσει.

Εάν έχετε εκτυπώσει το τιμολόγιο, μπορείτε επίσης να κάνετε την αλλαγή που περιγράφεται στις προηγούμενες παραγράφους. Για παράδειγμα, μπορείτε να κάνετε σελιδοποίηση στα τιμολόγια μέχρι να βρείτε αυτό (τώρα τυπωμένο) που έχει το σφάλμα. Και μπορείτε να αλλάξετε το σφάλμα και να εκτυπώσετε ξανά το τιμολόγιο. Ωστόσο, μπορεί να μην θέλετε να ακολουθήσετε αυτήν τη διαδρομή, εάν έχετε ήδη στείλει το τιμολόγιο. Ίσως θελήσετε να εξετάσετε το ενδεχόμενο να διορθώσετε το τιμολόγιο εκδίδοντας είτε ένα πιστωτικό σημείωμα (εάν το αρχικό τιμολόγιο ήταν υπερβολικό) είτε άλλο τιμολόγιο (εάν το αρχικό τιμολόγιο ήταν χαμηλότερο). Ο λόγος για τον οποίο μπορεί να θέλετε να εκδώσετε ένα πιστωτικό σημείωμα ή άλλο τιμολόγιο είναι ότι η ζωή γίνεται τρομερά ακατάστατη εάν εσείς ή ο πελάτης σας υπάρχουν πολλά αντίγραφα του ίδιου τιμολογίου και προκαλούν σύγχυση.

Διαγραφή τιμολογίου

Μπορείτε επίσης να διαγράψετε τιμολόγια. Διαδικαστικά, η διαγραφή ενός τιμολογίου είναι εύκολη. Απλώς εμφανίζετε το τιμολόγιο στο παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων και επιλέγετε Επεξεργασία –> Διαγραφή τιμολογίου. Όταν το QuickBooks σας ζητήσει να επιβεβαιώσετε τη διαγραφή σας, κάντε κλικ στο Yes. Αλλά διαβάστε πρώτα την παρακάτω παράγραφο. Μπορεί να μην θέλετε να διαγράψετε το τιμολόγιο. . . .

Παρόλο που η διαγραφή τιμολογίων είναι εύκολη, δεν είναι κάτι που πρέπει να κάνετε επιπόλαια ή για διασκέδαση. Η διαγραφή ενός τιμολογίου είναι εντάξει, εάν μόλις το δημιουργήσατε. μόνο εσύ το έχεις δει και δεν το έχεις εκτυπώσει ακόμα. Σε αυτήν την περίπτωση, κανείς δεν χρειάζεται να ξέρει ότι κάνατε λάθος. Είναι το μυστικό σου. Αλλά τον υπόλοιπο χρόνο — ακόμα κι αν έχετε δημιουργήσει ένα τιμολόγιο που δεν θέλετε αργότερα — θα πρέπει να κρατήσετε ένα αντίγραφο του τιμολογίου στο σύστημα QuickBooks. Με αυτόν τον τρόπο, έχετε ένα αρχείο ότι το τιμολόγιο υπήρχε, κάτι που συνήθως διευκολύνει την απάντηση σε ερωτήσεις αργότερα.

«Αλλά πώς μπορώ να διορθώσω τα βιβλία μου αν αφήσω το πλαστό τιμολόγιο;» εσύ ρωτάς. Καλή ερώτηση. Για να διορθώσετε τα οικονομικά σας αρχεία για το τιμολόγιο που δεν θέλετε πλέον να μετράτε, απλώς ακυρώστε το τιμολόγιο. Το τιμολόγιο παραμένει στο σύστημα QuickBooks, αλλά το QuickBooks δεν το υπολογίζει επειδή χάνει τις πληροφορίες ποσότητας και ποσού. Καλά νέα — η ακύρωση ενός τιμολογίου είναι εξίσου απλή με τη διαγραφή ενός. Απλώς εμφανίστε το τιμολόγιο στο παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επεξεργασία –> Άκυρο τιμολόγιο.