Διορθώνοντας κοινά λάθη τιμολογίων QuickBooks 2015

Δεν είσαι τέλειος άνθρωπος. Heck, κανείς δεν είναι? όλοι κάνουν λάθη. Λάθη στα QuickBooks 2015 είναι επίσης βέβαιο ότι θα συμβούν. Δεν χρειάζεται να ασχολείστε με τα λάθη που κάνετε κατά την εισαγωγή πληροφοριών στα τιμολόγιά σας, επειδή ακολουθούν μερικές συμβουλές για τη διόρθωση των πιο συνηθισμένων λαθών που μπορεί να κάνετε στα τιμολόγιά σας.

Εάν το τιμολόγιο εξακολουθεί να εμφανίζεται στην οθόνη

Εάν το τιμολόγιο εξακολουθεί να εμφανίζεται στην οθόνη, μπορείτε απλώς να μετακινήσετε τον κέρσορα στο πλαίσιο ή στο κουμπί που είναι λάθος και στη συνέχεια να διορθώσετε το λάθος. Επειδή οι περισσότερες από τις πληροφορίες που εισάγετε στο παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων είναι σύντομες και γλυκές, μπορείτε εύκολα να αντικαταστήσετε τα περιεχόμενα ορισμένων πεδίων πληκτρολογώντας ό,τι υπάρχει ήδη εκεί.

Για να ξεκινήσετε από την αρχή, απλώς κάντε κλικ στο κουμπί Εκκαθάριση στο κάτω μέρος της οθόνης. Για να αποθηκεύσετε το τιμολόγιο αφού κάνετε τις αλλαγές σας, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Νέο.

Εάν πρέπει να εισαγάγετε μια γραμμή στη μέση του τιμολογίου, κάντε δεξί κλικ για να εμφανιστεί ένα μενού με βάση τα συμφραζόμενα και, στη συνέχεια, επιλέξτε Εισαγωγή γραμμής ή Διαγραφή γραμμής.

Εάν το τιμολόγιο δεν εμφανίζεται στην οθόνη

Εάν το τιμολόγιο δεν εμφανίζεται στην οθόνη και δεν το έχετε εκτυπώσει ακόμη, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα κουμπιά Επόμενο και Προηγούμενο, τα οποία εμφανίζονται στην καρτέλα Κύριο και εμφανίζουν εικόνες βελών με κατεύθυνση προς τα αριστερά και προς τα δεξιά, για να ξεφυλλίσετε τα τιμολόγια . Όταν φτάσετε σε αυτό με το σφάλμα, απλώς διορθώστε το σφάλμα.

Εάν κάνετε κάποιο σφάλμα κατά τη διόρθωση του τιμολογίου, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Επαναφορά για να επιστρέψετε στο αποθηκευμένο τιμολόγιο. Το κουμπί Επαναφορά αντικαθιστά το κουμπί Εκκαθάριση όταν προβάλλετε ένα υπάρχον τιμολόγιο — δηλαδή ένα τιμολόγιο που έχετε ήδη αποθηκεύσει.

Εάν εκτυπώσατε το τιμολόγιο, μπορείτε επίσης να κάνετε την αλλαγή που βλέπετε παραπάνω. Για παράδειγμα, μπορείτε να κάνετε σελιδοποίηση στα τιμολόγια μέχρι να βρείτε αυτό (τώρα τυπωμένο) που έχει το σφάλμα. Και μπορείτε να διορθώσετε το σφάλμα και να εκτυπώσετε ξανά το τιμολόγιο. Ωστόσο, μπορεί να μην θέλετε να ακολουθήσετε αυτήν τη διαδρομή, εάν έχετε ήδη στείλει το τιμολόγιο.

Ίσως θελήσετε να εξετάσετε το ενδεχόμενο να διορθώσετε το τιμολόγιο εκδίδοντας είτε ένα πιστωτικό σημείωμα (εάν το αρχικό τιμολόγιο ήταν υπερβολικό) είτε άλλο τιμολόγιο (εάν το αρχικό τιμολόγιο ήταν χαμηλότερο). Ο λόγος για τον οποίο πρέπει να εκδώσετε ένα πιστωτικό σημείωμα ή ένα άλλο τιμολόγιο είναι ότι η ζωή γίνεται τρομερά ακατάστατη εάν εσείς και ο πελάτης σας κυκλοφορούν πολλά αντίγραφα του ίδιου τιμολογίου και προκαλούν σύγχυση.

Διαγραφή τιμολογίου

Μπορείτε επίσης να διαγράψετε τιμολόγια. Διαδικαστικά, η διαγραφή ενός τιμολογίου είναι εύκολη. Απλώς εμφανίζετε το τιμολόγιο στο παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων και, στη συνέχεια, κάνετε κλικ στο κουμπί Διαγραφή ή επιλέξτε Επεξεργασία→ Διαγραφή τιμολογίου. Όταν το QuickBooks σας ζητήσει να επιβεβαιώσετε τη διαγραφή σας, κάντε κλικ στο Yes. Ωστόσο, διαβάστε πρώτα την παρακάτω παράγραφο, γιατί μπορεί να μην θέλετε να διαγράψετε το τιμολόγιο.

Παρόλο που η διαγραφή τιμολογίων είναι εύκολη, δεν είναι κάτι που πρέπει να κάνετε επιπόλαια ή για διασκέδαση. Η διαγραφή ενός τιμολογίου είναι εντάξει εάν το δημιουργήσατε μόλις, μόνο εσείς το έχετε δει και δεν το έχετε εκτυπώσει ακόμη. Σε αυτήν την περίπτωση, κανείς δεν χρειάζεται να ξέρει ότι κάνατε λάθος. Είναι το μυστικό σου.

Τον υπόλοιπο χρόνο — ακόμα κι αν δημιουργήσετε ένα τιμολόγιο που δεν θέλετε αργότερα — θα πρέπει να κρατήσετε ένα αντίγραφο του τιμολογίου στο σύστημα QuickBooks. Με αυτόν τον τρόπο, έχετε ένα αρχείο ότι το τιμολόγιο υπήρχε, κάτι που συνήθως διευκολύνει την απάντηση σε ερωτήσεις αργότερα.

«Αλλά πώς μπορώ να διορθώσω τα βιβλία μου αν αφήσω το πλαστό τιμολόγιο;» εσύ ρωτάς.

Καλή ερώτηση. Για να διορθώσετε τα οικονομικά σας αρχεία για το τιμολόγιο που δεν θέλετε πλέον να μετράτε, απλώς ακυρώστε το τιμολόγιο. Το τιμολόγιο παραμένει στο σύστημα QuickBooks, αλλά το QuickBooks δεν το υπολογίζει επειδή χάνει τις πληροφορίες ποσότητας και ποσού.

Καλά νέα — η ακύρωση ενός τιμολογίου είναι τόσο απλή όσο η διαγραφή ενός. Απλώς εμφανίστε το τιμολόγιο στο παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επεξεργασία→ Άκυρο τιμολόγιο. Εναλλακτικά, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο βέλος κάτω από το κουμπί Διαγραφή και επιλέξτε Άκυρο από το μενού που εμφανίζονται τα QuickBooks.