Διατηρήστε καλούς λογιστικούς ελέγχους στο QuickBooks 2018

Το QuickBooks 2018 προσφέρει τεχνικές ελέγχου που μπορεί να χρησιμοποιήσει ένας ιδιοκτήτης επιχείρησης ή ένας διευθυντής επιχείρησης για να ελαχιστοποιήσει τα ακούσια σφάλματα και να ελαχιστοποιήσει την πιθανότητα κλοπής που συμβαίνει όταν έχουν πρόσβαση πολλοί χρήστες. Εδώ είναι μερικές υπέροχες ιδέες:

• Συγκρίνετε τακτικά τις μετρήσεις φυσικών αποθεμάτων με τις λογιστικές εγγραφές αποθεμάτων. Το απόθεμα συρρικνώνεται, δυστυχώς. Άνθρωποι — μερικές φορές υπάλληλοι, αλλά συχνά ψευδοπελάτες, όπως κλέφτες καταστημάτων — κλέβουν αποθέματα. Επομένως, ένα πράγμα που πρέπει να κάνετε, τόσο για να ελαχιστοποιήσετε τις απώλειες αποθέματός σας όσο και για να διατηρήσετε ακριβή λογιστικά αρχεία, είναι να συγκρίνετε τακτικά τις φυσικές μετρήσεις του αποθέματός σας με αυτό που δείχνουν τα λογιστικά σας αρχεία. Ένα μικρό παντοπωλείο, για παράδειγμα, μπορεί να θέλει να συγκρίνει το απόθεμα καπνού σε καθημερινή βάση, το απόθεμα μπύρας και κρασιού σε εβδομαδιαία βάση και όλα τα άλλα είδη παντοπωλείου σε μηνιαία ή ετήσια βάση. Αυτή η προσέγγιση για τη συχνή καταμέτρηση των πιο πολύτιμων και πιο εύκολα στην κλοπή αντικειμένων επιτυγχάνει δύο πράγματα:
  • Η συρρίκνωση του αποθέματος εντοπίζεται γρήγορα.
  • Ο ιδιοκτήτης της επιχείρησης μπορεί να ελαχιστοποιήσει τη συρρίκνωση του αποθέματος προσδιορίζοντας τον τύπο του αποθέματος που κλέβεται συχνότερα ή ακόμα και όταν το απόθεμα κλέβεται συχνότερα.
• Συμφωνία τραπεζικών λογαριασμών. Ένα πράγμα που πρέπει να κάνουν οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, κατά τη γνώμη μου, είναι να συμβιβάσουν τους δικούς τους τραπεζικούς λογαριασμούς. Συχνά, η κλοπή εργαζομένων από το λογιστικό προσωπικό συμβαίνει καθώς οι υπάλληλοι καταλαβαίνουν πώς να γράψουν επιταγές στον τραπεζικό λογαριασμό της εταιρείας που δεν βλέπει ο ιδιοκτήτης. Ένας σίγουρος τρόπος για να βρείτε μια εικονική και δόλια συναλλαγή είναι να ζητήσετε από τον ιδιοκτήτη να συμβιβάσει την τραπεζική κίνηση. Εάν η ιδιοκτήτρια συμβιβάσει την κίνηση του τραπεζικού λογαριασμού, μπορεί να συγκρίνει τη λογιστική της τράπεζας για τον λογαριασμό με τα λογιστικά αρχεία QuickBooks της εταιρείας. Οποιεσδήποτε εμφανείς αποκλίσεις μπορούν να διορθωθούν, πράγμα που σημαίνει ότι τα λογιστικά αρχεία QuickBooks είναι πιο ακριβή. Επιπρόσθετα, οποιεσδήποτε ξεφλουδισμένες, ύποπτες συναλλαγές τείνουν να γίνονται εμφανείς όταν ο ιδιοκτήτης της επιχείρησης εξετάζει προσεκτικά τις επιταγές.
• Διαχωρίστε τη λογιστική από τη φυσική φύλαξη όπου είναι δυνατόν.Σε μια μικρή επιχείρηση, είναι δύσκολο να διαχωρίζετε πάντα τη λογιστική για κάποια δραστηριότητα από τη φυσική φύλαξη ή τη φυσική ευθύνη για αυτήν τη δραστηριότητα. Είναι δύσκολο να διαχωρίσετε τη λογιστική απογραφής από τη φυσική φύλαξη ή την πρόσβαση σε αυτό το απόθεμα. Ένας υπάλληλος καταστήματος, για παράδειγμα, μπορεί εύκολα να είναι σε θέση να κλέψει τσιγάρα και επίσης να προσαρμόσει τα αρχεία αποθεμάτων μέσω των πωλήσεων ταμειακών μηχανών για τσιγάρα. Ωστόσο, οπουδήποτε μπορείτε να διαχωρίσετε τη φυσική επιμέλεια από τη λογιστική, πραγματοποιείται ενσωματωμένος έλεγχος σφαλμάτων. Το άτομο που κάνει τη λογιστική ελέγχει έμμεσα τη φροντίδα του περιουσιακού στοιχείου από τον φυσικό θεματοφύλακα. Εάν ο φυσικός θεματοφύλακας κλέβει χαρτοκιβώτια τσιγάρων, για παράδειγμα, αυτό φαίνεται όταν ο λογιστής συγκρίνει τα λογιστικά αρχεία με τους φυσικούς λογαριασμούς του αποθέματος. Ομοίως, κάποιος που δεν έχει πρόσβαση στα μετρητά και στον τραπεζικό λογαριασμό δεν μπορεί εύκολα να κλέψει μετρητά, ακόμα κι αν έχει πλήρη πρόσβαση σε αρχεία λογιστικής μετρητών. Μπορείτε να ζητήσετε βοήθεια από το CPA σας για να επινοήσετε τρόπους διαχωρισμού της φυσικής φύλαξης των περιουσιακών στοιχείων από τα λογιστικά και λογιστικά καθήκοντα. Και πραγματικά, πραγματικά πρέπει να το κάνετε αυτό. Δυστυχώς, η κλοπή εργαζομένων είναι πολύ συχνή.
• Εκπαιδεύστε τους υπαλλήλους στη χρήση των QuickBooks. Θα πρέπει να εκπαιδεύσετε τους υπαλλήλους να χρησιμοποιούν QuickBooks εάν έχετε μια επιχείρηση οποιουδήποτε μεγέθους για δύο βασικούς λόγους:
  • Κάποιος που ξέρει πώς να χρησιμοποιεί τα QuickBooks είναι λιγότερο πιθανό να κάνει ακούσια λάθη. Τα QuickBooks δεν είναι δύσκολα στη χρήση, αλλά δεν είναι επίσης κάτι που μπορείτε να μάθετε ούτως ή άλλως χωρίς βοήθεια. Ορισμένες συναλλαγές είναι αρκετά δύσκολες, ιδιαίτερα για ορισμένες επιχειρήσεις. Επομένως, εάν μπορείτε, είναι λογικό να παρέχετε βοήθεια ή εκπαίδευση εργαζομένων ή και τα δύο. Αυτοί οι πόροι επιτρέπουν στους χρήστες να χρησιμοποιούν τις λειτουργίες του QuickBooks πιο άνετα και με μεγαλύτερη ακρίβεια για τη δημιουργία οικονομικών πληροφοριών που σας επιτρέπουν να διαχειρίζεστε καλύτερα την επιχείρησή σας.
  • Ακατάστατα λογιστικά αρχεία καμουφλάρουν την κλοπή εργαζομένων. Συχνά, ένα πράγμα που βλέπετε όταν συμβαίνει κλοπή εργαζομένων είναι πραγματικά μπερδεμένα λογιστικά αρχεία. Για αυτόν τον λόγο, μπορείτε να βρεθείτε σε μια κατάσταση στην οποία οι ανεπαρκώς εκπαιδευμένοι υπάλληλοι δημιουργούν ένα ακατάστατο λογιστικό σύστημα που επιτρέπει την κλοπή εργαζομένων. Επομένως, η εκπαίδευση σημαίνει όχι μόνο ότι θα έχετε πιο ακριβή λογιστικά αρχεία, αλλά και ότι θα είναι λιγότερο πιθανό να έχετε ένα περιβάλλον που ευνοεί την κλοπή ή την υπεξαίρεση.
• Κλείστε το αρχείο QuickBooks. Εάν παρακολουθήσετε ένα μάθημα για τις Αρχές Λογιστικής, θα ανακαλύψετε ότι το κλείσιμο σημαίνει ένα σύνολο διαδικασιών τήρησης βιβλίων που εκτελεί κάποιος για να μηδενίσει τους λογαριασμούς εσόδων και εξόδων, έτσι ώστε από το νέο έτος, τα έσοδα και τα έξοδα να μπορούν να υπολογιστούν εύκολα. Στο QuickBooks, κλείνεισημαίνει κάτι διαφορετικό. Ωστόσο, εξακολουθείτε να θέλετε να κλείσετε το αρχείο QuickBooks για να διατηρήσετε την ακεραιότητα των δεδομένων σας. Δείτε πώς: Επιλέξτε την εντολή Επεξεργασία –> Προτιμήσεις, επιλέξτε Λογιστικά, επιλέξτε την καρτέλα Προτιμήσεις εταιρείας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Ορισμός ημερομηνίας κλεισίματος Ημερομηνία/Κωδικός πρόσβασης. Όταν σας ζητηθεί από το QuickBooks, καθορίστε μια ημερομηνία κλεισίματος και έναν κωδικό πρόσβασης. Αφού παρέχετε αυτές τις πληροφορίες, το QuickBooks απαγορεύει ή περιορίζει τους χρήστες από το να αλλάζουν ή να εισάγουν συναλλαγές με ημερομηνία πριν από την ημερομηνία κλεισίματος. (Μόνο άτομα με τον κωδικό πρόσβασης μπορούν να κάνουν αλλαγές ή να εισάγουν συναλλαγές με ημερομηνίες προγενέστερες από την ημερομηνία κλεισίματος.)
• Διαχειριστείτε το λογιστικό σας σύστημα QuickBooks. Λυπάμαι που αναφέρω ότι πολλοί ιδιοκτήτες επιχειρήσεων δεν βλέπουν το λογιστικό σύστημα ως κάτι περισσότερο από ένα εργαλείο για την παραγωγή τιμολογίων, επιταγών αποδοχών και πληροφοριών που απαιτούνται για την ετήσια φορολογική δήλωση. Δυστυχώς, αυτή η μακρινή σχέση με το λογιστικό σύστημα σημαίνει ότι οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων συχνά δεν αισθάνονται μεγάλη ανάγκη να διαχειριστούν ενεργά τι συμβαίνει με το λογιστικό σύστημα.

Μια άποψη που βασίζεται σε περισσότερα από 30 χρόνια εμπειρίας ως CPA είναι ότι αυτή η στάση είναι εσφαλμένη. Ένα λογιστικό σύστημα πρέπει να είναι ένα εργαλείο που χρησιμοποιείτε για την καλύτερη διαχείριση της επιχείρησής σας. Και μπορεί να είναι αυτό. Αλλά αν πρόκειται να είναι ένα εργαλείο για την καλύτερη διαχείριση της επιχείρησής σας, πρέπει να διαχειριστείτε το σύστημα. Με άλλα λόγια, σας προτείνω με σεβασμό να αναλάβετε την ευθύνη να διασφαλίσετε ότι οι υπάλληλοι εκπαιδεύονται για να κάνουν τα πράγματα που προστατεύουν το λογιστικό σας σύστημα (όπως η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας του αρχείου δεδομένων) και ότι διασφαλίζετε ότι ολοκληρώνουν τις κατάλληλες λογιστικές διαδικασίες σε μηνιαία και ετήσια βάση βάση (όπως η αποστολή όλων των τιμολογίων, η συμφωνία τραπεζικών λογαριασμών, ο καθαρισμός ακατάστατων συναλλαγών κ.λπ.).

Αυτή η ευθύνη διαχείρισης δεν χρειάζεται να είναι βαριά. Μπορείτε μάλλον εύκολα να βεβαιωθείτε ότι οι άνθρωποι κάνουν τα είδη των πραγμάτων που υποτίθεται ότι κάνουν δημιουργώντας μερικές απλές λίστες ελέγχου. Ο παρακάτω πίνακας δείχνει ένα δείγμα λίστας μηνιαίων λογιστικών υποχρεώσεων.

Δείγμα μηνιαίας λογιστικής λίστας υποχρεώσεων

Αυτός ο πίνακας δείχνει ένα δείγμα ετήσιων λογιστικών υποχρεώσεων. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτούς τους πίνακες ως σημεία εκκίνησης για να δημιουργήσετε τη δική σας λίστα με πράγματα που πρέπει να κάνει ο λογιστής ή ο διευθυντής γραφείου κάθε μήνα ή στο τέλος κάθε έτους.

Δείγμα Ετήσιας Λογιστικής Λίστας Υποχρεώσεων