Διατήρηση καλών λογιστικών ελέγχων στο QuickBooks 2012

Όταν εισάγετε πολλούς χρήστες λογιστικών συστημάτων στο QuickBooks 2012 σας, αυξάνετε την ανάγκη για λογιστικούς ελέγχους. Έχοντας πρόσβαση στο λογιστικό σύστημα, οι χρήστες μπορούν είτε να εισάγουν ακούσια σφάλματα στο λογιστικό σύστημα είτε, δυστυχώς, ορισμένοι χρήστες ενδέχεται να εξαπατήσουν σκόπιμα μια επιχείρηση.

Για αυτούς τους λόγους, ορισμένες από τις τεχνικές λογιστικού ελέγχου QuickBooks για την ελαχιστοποίηση των ακούσιων σφαλμάτων και την ελαχιστοποίηση της πιθανότητας κλοπής:

• Συγκρίνετε τακτικά τις μετρήσεις φυσικών αποθεμάτων με τις λογιστικές εγγραφές αποθεμάτων. Το απόθεμα, δυστυχώς, συρρικνώνεται. Άνθρωποι - μερικές φορές υπάλληλοι, αλλά συχνά ψευδοπελάτες όπως κλέφτες καταστημάτων - θα κλέψουν αποθέματα.

  Επομένως, ένα από τα πράγματα που πρέπει να κάνετε τόσο για να ελαχιστοποιήσετε τις απώλειες αποθέματός σας όσο και για να διατηρήσετε ακριβή λογιστικά αρχεία είναι να συγκρίνετε τακτικά τις φυσικές μετρήσεις του αποθέματός σας με αυτό που δείχνουν τα λογιστικά σας αρχεία.

  Ένα μικρό παντοπωλείο, για παράδειγμα, μπορεί να θέλει να συγκρίνει το απόθεμα καπνού σε καθημερινή βάση, το απόθεμα μπύρας και κρασιού σε εβδομαδιαία βάση και όλα τα άλλα είδη παντοπωλείου σε μηνιαία ή ετήσια βάση. Αυτή η προσέγγιση για τη συχνή καταμέτρηση των πιο πολύτιμων και πιο εύκολα στην κλοπή αντικειμένων επιτυγχάνει δύο πράγματα:

  • Η συρρίκνωση του αποθέματος εντοπίζεται γρήγορα.

  • Ο ιδιοκτήτης της επιχείρησης μπορεί να ελαχιστοποιήσει τη συρρίκνωση του αποθέματος προσδιορίζοντας τον τύπο του αποθέματος που κλέβεται συχνότερα ή ακόμα και όταν το απόθεμα κλέβεται συχνότερα.

• Συμφωνία τραπεζικών λογαριασμών. Ένα πράγμα που πρέπει να κάνουν οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων είναι να συμβιβάσουν τους δικούς τους τραπεζικούς λογαριασμούς. Συχνά, η κλοπή εργαζομένων από το λογιστικό προσωπικό συμβαίνει καθώς οι υπάλληλοι καταλαβαίνουν πώς να γράψουν επιταγές στον τραπεζικό λογαριασμό της εταιρείας που δεν βλέπει ο ιδιοκτήτης. Ένας σίγουρος τρόπος για να βρείτε μια εικονική και δόλια συναλλαγή είναι να ζητήσετε από τον ιδιοκτήτη να συμβιβάσει την τραπεζική κίνηση.

  Εάν η ιδιοκτήτρια συμβιβάσει την κίνηση του τραπεζικού λογαριασμού, μπορεί να συγκρίνει τη λογιστική της τράπεζας για τον λογαριασμό με τα λογιστικά αρχεία QuickBooks της εταιρείας. Οποιεσδήποτε εμφανείς αποκλίσεις μπορούν να διορθωθούν — πράγμα που σημαίνει ότι τα λογιστικά αρχεία QuickBooks είναι πιο ακριβή. Επιπλέον, οποιεσδήποτε ύποπτες συναλλαγές τείνουν να γίνονται εμφανείς όταν ο ιδιοκτήτης της επιχείρησης εξετάζει προσεκτικά τις επιταγές.

• Διαχωρίστε τη λογιστική από τη φυσική φύλαξη όπου είναι δυνατόν. Σε μια μικρή επιχείρηση, είναι δύσκολο να διαχωρίζετε πάντα τη λογιστική για κάποια δραστηριότητα από τη φυσική φύλαξη ή τη φυσική ευθύνη για αυτήν τη δραστηριότητα. Για παράδειγμα, είναι δύσκολο να διαχωρίσετε τη λογιστική απογραφής από τη φυσική φύλαξη ή την πρόσβαση σε αυτό το απόθεμα.

  Ένας υπάλληλος καταστήματος, για παράδειγμα, μπορεί εύκολα να είναι σε θέση να κλέψει τσιγάρα και επίσης να προσαρμόσει τα αρχεία αποθεμάτων μέσω των πωλήσεων ταμειακών μηχανών για τσιγάρα. Ωστόσο, οπουδήποτε μπορείτε να διαχωρίσετε τη φυσική επιμέλεια από τη λογιστική, εμφανίζεται ένας ενσωματωμένος έλεγχος σφαλμάτων.

  Μπορείτε να ζητήσετε βοήθεια από το CPA σας για να επινοήσετε τρόπους διαχωρισμού της φυσικής φύλαξης των περιουσιακών στοιχείων από τα λογιστικά και λογιστικά καθήκοντα. Και πραγματικά, πραγματικά πρέπει να το κάνετε αυτό. Δυστυχώς, η κλοπή εργαζομένων είναι πολύ συχνή.

• Εκπαιδεύστε τους υπαλλήλους στη χρήση των QuickBooks. Θα πρέπει να εκπαιδεύσετε τους υπαλλήλους να χρησιμοποιούν QuickBooks εάν έχετε μια επιχείρηση οποιουδήποτε μεγέθους για δύο βασικούς λόγους:

  • Κάποιος που ξέρει πώς να χρησιμοποιεί τα QuickBooks είναι λιγότερο πιθανό να κάνει ακούσια λάθη. Έτσι, αν μπορείτε, είναι λογικό να παρέχετε σε κάποιους υπαλλήλους βοήθεια ή εκπαίδευση ή και τα δύο. Αυτοί οι πόροι επιτρέπουν στους χρήστες να χρησιμοποιούν πιο άνετα και με μεγαλύτερη ακρίβεια τις λειτουργίες του QuickBooks για τη δημιουργία οικονομικών πληροφοριών που σας επιτρέπουν να διαχειρίζεστε καλύτερα την επιχείρησή σας.

  • Ακατάστατα λογιστικά αρχεία καμουφλάρουν την κλοπή εργαζομένων. Συχνά, ένα από τα πράγματα που βλέπετε όταν συμβαίνει κλοπή εργαζομένων είναι πραγματικά μπερδεμένα λογιστικά αρχεία. Επομένως, η εκπαίδευση δεν σημαίνει μόνο πιο ακριβή λογιστικά αρχεία, αλλά και ότι είναι λιγότερο πιθανό να έχετε ένα περιβάλλον που ευνοεί την κλοπή ή την υπεξαίρεση.

• Κλείστε το αρχείο QuickBooks. Εάν παρακολουθήσετε ένα μάθημα για τις Αρχές Λογιστικής, θα μάθετε ότι το κλείσιμο σημαίνει ένα σύνολο διαδικασιών τήρησης βιβλίων που ακολουθεί κάποιος για να μηδενίσει τους λογαριασμούς εσόδων και εξόδων.

  Στα QuickBooks, το κλείσιμο σημαίνει κάτι διαφορετικό. Ωστόσο, εξακολουθείτε να θέλετε να κλείσετε το αρχείο QuickBooks για να διατηρήσετε την ακεραιότητα των δεδομένων σας. Δείτε πώς: Επιλέξτε την εντολή Επεξεργασία→ Προτιμήσεις, επιλέξτε Λογιστικά και, στη συνέχεια, την καρτέλα Προτιμήσεις Εταιρείας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Ορισμός ημερομηνίας κλεισίματος Ημερομηνία/Κωδικός πρόσβασης. Όταν σας ζητηθεί από το QuickBooks, καθορίστε μια «ημερομηνία κλεισίματος» και έναν κωδικό πρόσβασης.

  Αφού παρέχετε αυτές τις πληροφορίες, το QuickBooks είτε απαγορεύει στους χρήστες είτε περιορίζει τους χρήστες να αλλάζουν ή να εισάγουν συναλλαγές με ημερομηνία πριν από την ημερομηνία κλεισίματος. (Μόνο άτομα με τον κωδικό πρόσβασης μπορούν να κάνουν αλλαγές ή να εισάγουν συναλλαγές με ημερομηνίες προγενέστερες από την ημερομηνία κλεισίματος.)