Διατήρηση εμπιστευτικών δεδομένων QuickBooks 2014

Τα λογιστικά δεδομένα είναι συχνά εμπιστευτικές πληροφορίες. Τα δεδομένα QuickBooks σας δείχνουν πόσα χρήματα έχετε στην τράπεζα, τι οφείλετε στους πιστωτές και πόσα (ή πόσο λίγα!) κέρδη παράγει η επιχείρησή σας. Επειδή αυτές οι πληροφορίες είναι ιδιωτικές, το πρώτο σας μέλημα κατά τη διαχείριση ενός λογιστικού συστήματος QuickBooks είναι να διατηρήσετε τα δεδομένα σας εμπιστευτικά.

Έχετε δύο συμπληρωματικές μεθόδους για να διατηρήσετε τα δεδομένα σας QuickBooks εμπιστευτικά. Η πρώτη μέθοδος για τη διατήρηση της εμπιστευτικότητας βασίζεται στις δυνατότητες ασφαλείας που είναι ενσωματωμένες στα Microsoft Windows. Η άλλη μέθοδος βασίζεται στις δυνατότητες ασφαλείας του QuickBooks.

Χρήση ασφάλειας των Windows

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ασφάλεια που παρέχεται από τα Microsoft Windows 7 ή 8, τα Windows Vista ή τα Windows XP για να περιορίσετε την πρόσβαση σε ένα αρχείο — είτε σε αρχείο προγράμματος είτε σε αρχείο δεδομένων — σε συγκεκριμένους χρήστες. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ασφάλεια σε επίπεδο Windows για να πείτε ποιος μπορεί και ποιος δεν μπορεί να χρησιμοποιήσει το πρόγραμμα QuickBooks ή να αποκτήσει πρόσβαση στο αρχείο δεδομένων QuickBooks.

Εάν χρησιμοποιείτε ήδη ασφάλεια σε επίπεδο Windows, εσείς (ή κάποιος στο γραφείο σας) γνωρίζετε πώς να χρησιμοποιήσετε αυτό το εργαλείο για να αποτρέψετε μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση (ή χρήση) σε αρχεία προγράμματος και αρχεία δεδομένων. Για να χρησιμοποιήσετε την ασφάλεια σε επίπεδο Windows για QuickBooks, μπορείτε απλώς να εφαρμόσετε τις υπάρχουσες γενικές σας γνώσεις στο αρχείο προγράμματος QuickBooks ή στο αρχείο δεδομένων QuickBooks.

Εάν δεν χρησιμοποιείτε ήδη ασφάλεια σε επίπεδο Windows, δεν χρειάζεται να μπείτε στον κόπο να μάθετε το περίπλοκο σύστημα ασφαλείας των Windows. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την απλούστερη ασφάλεια QuickBooks.

Χρήση της ασφάλειας QuickBooks

Μπορείτε να προστατεύσετε την εμπιστευτικότητα των δεδομένων σας QuickBooks εκχωρώντας έναν κωδικό πρόσβασης σε ένα αρχείο δεδομένων εταιρείας QuickBooks. Μπορείτε να το κάνετε αυτό κατά τη διαδικασία εγκατάστασης του QuickBooks.

Μπορείτε επίσης να ορίσετε έναν κωδικό πρόσβασης επιλέγοντας την εντολή Company→Set Up Users and Passwords→ Change Your Password. Όταν επιλέγετε αυτήν την εντολή, το QuickBooks εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Αλλαγή κωδικού πρόσβασης QuickBooks.

Για να ορίσετε έναν κωδικό πρόσβασης, απλώς εισάγετε τον ίδιο κωδικό πρόσβασης τόσο στο πλαίσιο κειμένου Νέος κωδικός πρόσβασης όσο και στο πλαίσιο κειμένου Επιβεβαίωση νέου κωδικού πρόσβασης. Σημειώστε ότι ο κωδικός πρόσβασής σας σχετίζεται με το όνομα χρήστη Admin (το οποίο σημαίνει διαχειριστής).

Εάν δεν έχετε ορίσει ακόμη κωδικό πρόσβασης, δεν έχετε παλιό κωδικό πρόσβασης, επομένως δεν θα δείτε ένα πλαίσιο κειμένου Παλαιός κωδικός πρόσβασης. Εάν εργάζεστε με κωδικό πρόσβασης διαχειριστή, πρέπει επίσης να δώσετε μια ερώτηση και απάντηση πρόκλησης. (Αυτό θα σας επιτρέψει να ανακτήσετε την πρόσβασή σας στο αρχείο QuickBooks εάν ξεχάσετε τον κωδικό πρόσβασης διαχειριστή.)

Προφανώς, θέλετε να ορίσετε τον κωδικό πρόσβασής σας έτσι ώστε κανείς (ούτε καν ένας υπολογιστής) να μην μπορεί να τον μαντέψει. Αυτό σημαίνει ότι ο κωδικός πρόσβασής σας δεν πρέπει να είναι λέξη σε ένα λεξικό. Ο κωδικός πρόσβασής σας επίσης δεν πρέπει να είναι αριθμός. Και ειδικά ο κωδικός πρόσβασής σας δεν πρέπει να είναι μια λέξη, φράση ή όνομα που κάποιος συνάδελφος μπορεί εύκολα να καταλάβει.

Οι καλύτεροι κωδικοί πρόσβασης (από άποψη ασφαλείας) είναι παράλογοι συνδυασμοί γραμμάτων και αριθμών, όπως f34t5s ή s3df43x2.

Αφού ορίσετε τον κωδικό πρόσβασής σας, θα πρέπει να τον αλλάζετε περιοδικά. Για να αλλάξετε τον κωδικό πρόσβασής σας, επιλέγετε επίσης την εντολή Company→Set Up Users and Passwords→ Change Your Password. Το QuickBooks εμφανίζει ξανά το πλαίσιο διαλόγου Αλλαγή κωδικού πρόσβασης QuickBooks.

Αυτή τη φορά, πρέπει να εισαγάγετε τον παλιό σας κωδικό πρόσβασης στο πλαίσιο κειμένου Αλλαγή κωδικού πρόσβασης. Στη συνέχεια, πρέπει να εισαγάγετε τον νέο σας κωδικό πρόσβασης τόσο στο πλαίσιο κειμένου Νέος κωδικός πρόσβασης όσο και στο πλαίσιο κειμένου Επιβεβαίωση νέου κωδικού πρόσβασης.

Το QuickBooks απαιτεί όνομα χρήστη και κωδικό πρόσβασης για να ανοίξει το αρχείο δεδομένων της εταιρείας. Για παράδειγμα, εάν εκχωρήσετε έναν κωδικό πρόσβασης στο αρχείο δεδομένων της εταιρείας σας, κάθε φορά που ξεκινά το QuickBooks, εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Σύνδεση QuickBooks, όπου εισάγετε το όνομα χρήστη και τον κωδικό πρόσβασής σας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK. Το QuickBooks ανοίγει το αρχείο δεδομένων. Εάν δεν μπορείτε να δώσετε τον κωδικό πρόσβασης, το QuickBooks δεν ανοίγει το αρχείο δεδομένων.