Διατήρηση εγγράφων στα QuickBooks

Πόσο καιρό θα πρέπει να διατηρείτε παλιές αναφορές, αντίγραφα τιμολογίων και άλλα τμήματα λογιστικών πληροφοριών; Δυστυχώς, δεν υπάρχει μια ενιαία απάντηση σε αυτές τις ερωτήσεις. Ωστόσο, εδώ είναι μερικά πράγματα που πρέπει να σκεφτείτε:

• Σκεφτείτε εάν το άλλο μέρος σε μια συναλλαγή θα θέλει ποτέ τις πληροφορίες. Για παράδειγμα, εάν διαφωνείτε χρόνιες με έναν πωλητή σχετικά με το αν έχετε πληρώσει κάποιο λογαριασμό, είναι λογικό να εμμείνετε σε αυτούς τους λογαριασμούς του προμηθευτή και τυχόν αρχεία της πληρωμής σας για όσο διάστημα μπορεί να συνεχιστεί το επιχείρημα.

  Αυτό σημαίνει ότι τυχόν έγγραφα που τεκμηριώνουν τους λογαριασμούς και τις πληρωμές του πωλητή δεν χρειάζεται απαραίτητα να φυλάσσονται εάν δεν αντιμετωπίζετε πρόβλημα.

• Λάβετε υπόψη τις φορολογικές λογιστικές απαιτήσεις. Σύμφωνα με το νόμο (πολλοί άνθρωποι δεν το συνειδητοποιούν αυτό), μια επιχείρηση πρέπει να διατηρεί λογιστικά αρχεία προκειμένου να αναφέρει τα κέρδη, τις ζημίες, τα έσοδα και τις μειώσεις της στην Υπηρεσία Εσωτερικών Εσόδων. Αυτό σημαίνει ότι οτιδήποτε χρειάζεστε για να υπολογίσετε τα κέρδη σας ή να τεκμηριώσετε στοιχεία των υπολογισμών σας θα πρέπει να διατηρηθεί.

  Ωστόσο, υπάρχει παραγραφή που συνήθως διαρκεί τρία χρόνια από την ημερομηνία τελευταίας υποβολής της δήλωσης. Αυτό σημαίνει ότι στις περισσότερες περιπτώσεις, δεν χρειάζεται να κρατάτε έγγραφα που είναι παλαιότερα από τρία χρόνια μετά την επιστροφή με την οποία σχετίζονται. Με άλλα λόγια, εάν έχετε στοιχεία από το έτος 2009 και υποβάλατε τη φορολογική δήλωση του 2009 στις 15 Μαρτίου 2010, έως τις 16 Μαρτίου 2013, δεν θα πρέπει (στις περισσότερες περιπτώσεις) να κρατήσετε όλη αυτή την παλιά γραφειοκρατία.

  Η παραγραφή υπαγορεύει ότι πρέπει να μπορείτε να απορρίψετε τα παλιά πράγματα. Χρειάζεται προσοχή, επειδή υπάρχουν μερικές εξαιρέσεις σε αυτήν την τριετή παραγραφή:

  • Εάν ήσασταν πραγματικά ατημέλητος και, λόγω της προχειρότητας σας, παραλείψατε το ακαθάριστο εισόδημα που υπερβαίνει το 25 τοις εκατό από αυτό που δείχνει η απόδοση σας, η παραγραφή ισούται με έξι χρόνια.

  • Εάν δεν υποβληθεί δήλωση ή υποβληθεί δόλια δήλωση, δεν υφίσταται παραγραφή.

  • Οι πολιτείες χωρίς φόρο εισοδήματος (όπως η πολιτεία της Ουάσιγκτον) χρησιμοποιούν διαφορετικό σύνολο κανόνων και ενδέχεται να χρησιμοποιούν μεγαλύτερη παραγραφή. Η πολιτεία της Ουάσιγκτον, για παράδειγμα, λέει ότι η παραγραφή διαρκεί τέσσερα χρόνια και όχι τρία.

• Λάβετε υπόψη τα παλιά αρχεία που μπορεί να χρειαστείτε στο μέλλον για να υπολογίσετε ένα είδος για τη φορολογική σας δήλωση. Αυτά τα αρχεία πρέπει να διατηρηθούν. Για παράδειγμα, εάν αγοράσατε ένα εργοστάσιο πριν από 30 χρόνια, διατηρήστε αυτά τα αρχεία αγορών μέχρι 3 (ή 6) χρόνια μετά την πώληση του εργοστασίου.

• Σκεφτείτε ότι σε ορισμένους κλάδους υπάρχουν άλλοι κανόνες ή κανονισμοί διατήρησης εγγράφων. Για παράδειγμα, εάν είστε γιατρός, διατηρείτε τα παλιά σας αρχεία ασθενών - και αυτό μπορεί να περιλαμβάνει λογιστικές πληροφορίες ασθενών - για περισσότερο από μόλις τρία χρόνια. Αυτοί οι άλλοι κανόνες διατήρησης εγγράφων διαφέρουν ανάλογα με τον κλάδο. Μάθετε ποιοι είναι οι κανόνες για τον κλάδο σας.

• Σκεφτείτε τον κίνδυνο να διατηρήσετε εμπιστευτικές πληροφορίες για πολύ καιρό. Τέλος, αν και μπορείτε να σκεφτείτε όλα τα παραπάνω σημεία και να καταλήξετε στο συμπέρασμα ότι πρέπει να διατηρείτε τα οικονομικά σας αρχεία στο διηνεκές, σημειώστε ότι αυτή η προσέγγιση δημιουργεί επίσης κινδύνους. Όσο περισσότερη οικονομική τεκμηρίωση αρχειοθετείτε, τόσο πιο εύκολο σε ορισμένες περιπτώσεις είναι να χαθούν ή να κλαπούν αυτές οι πληροφορίες.

  Δεν θα θέλατε, για παράδειγμα, να διατηρήσετε δεδομένα τόσα πολλά χρόνια που πρέπει να νοικιάσετε μια αποθήκη σε ένα κακό μέρος της πόλης μόνο και μόνο για να αποθηκεύσετε τα πράγματα.

Συνοψίζοντας, πώς αντιλαμβάνεστε αυτές τις ασαφείς προτάσεις; Καταλήξτε σε μια πρόχειρη εικασία για το πόσο καιρό πιστεύετε ότι θα πρέπει να κολλήσετε με πράγματα.

Εάν δεν κάνετε τίποτα εγκληματικό, δόλιο ή προχειρότητα, πετάξτε οτιδήποτε είναι άνω των πέντε ετών. Διαχωρίστε τα έγγραφα που μπορείτε να πετάξετε ανά έτος σε κουτιά. Σημειώστε τα κουτιά με τον αριθμό του έτους. Επισημάνετε επίσης τα κουτιά με μια σημείωση όπως "Απορρίψτε το 2016", για να γνωρίζετε πότε μπορείτε να πετάξετε αυτά τα πράγματα έξω.

Μπορεί να θέλετε να σκεφτείτε δύο φορές για να πετάξετε απλώς τα οικονομικά αρχεία. Μην πετάτε έξω τα προσωπικά σας αρχεία ή, φυσικά, τυχόν αρχεία πελατών: τεμαχίστε πρώτα τα έγγραφα.

Παρεμπιπτόντως, ορισμένα μεγάλα καταστήματα προμηθειών προσφέρουν υπηρεσίες τεμαχισμού στα καταστήματα σε λογικές τιμές.