Δημιουργία χρεώσιμης ώρας στο QuickBooks Online

Οι υπάλληλοί σας ενδέχεται να εργάζονται απευθείας για εσάς σε δραστηριότητες που απαιτούνται για τη λειτουργία της εταιρείας σας (όπως η προετοιμασία τιμολογίων πελατών ή η εισαγωγή λογιστικών στοιχείων στο QuickBooks Online) και μπορεί επίσης να εκτελούν εργασίες που σχετίζονται άμεσα με τους πελάτες σας. Στην τελευταία περίπτωση, ίσως θελήσετε να παρακολουθείτε τον χρόνο που αφιερώνουν οι εργαζόμενοι σε έργα που σχετίζονται με πελάτες και στη συνέχεια να χρεώνετε τους πελάτες σας για το χρόνο των υπαλλήλων σας.

Για να παρακολουθείτε το χρόνο, χρησιμοποιείτε είτε το παράθυρο Δραστηριότητα χρόνου είτε το παράθυρο Εβδομαδιαίο φύλλο χρόνου. ανεξάρτητα από το παράθυρο που χρησιμοποιείτε, το QBO παρακολουθεί την ώρα που καταχωρίσατε και, όταν ετοιμάζετε ένα τιμολόγιο για έναν πελάτη για τον οποίο καταγράφηκε ο χρόνος, το QBO σας ζητά να προσθέσετε την ώρα στο τιμολόγιο.

Θα μάθετε να εισάγετε την ώρα χρησιμοποιώντας τόσο το παράθυρο Δραστηριότητα ώρας όσο και το παράθυρο Εβδομαδιαίο φύλλο χρόνου και θα δείτε πώς το QBO σας ζητά να συμπεριλάβετε τον χρεώσιμο χρόνο στο τιμολόγιο ενός πελάτη. Σημειώστε ότι μια καταχώριση ώρας που μπορείτε να επιστρέφετε σε έναν πελάτη ονομάζεται, έξυπνα, χρεώσιμη ώρα.

Εισαγωγή μιας μεμονωμένης δραστηριότητας χρόνου

Ανοίξτε το παράθυρο Time Activity χρησιμοποιώντας το μενού με το σύμβολο Create plus (+) στο επάνω μέρος του QBO. Ακολουθήστε αυτά τα βήματα:

Κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία συν (+) για να ανοίξετε το μενού Δημιουργία.

Στη στήλη Υπάλληλοι, κάντε κλικ στην επιλογή Δραστηριότητα μεμονωμένης ώρας.

Το QBO εμφανίζει το παράθυρο Δραστηριότητα χρόνου.

Από τη λίστα Όνομα, επιλέξτε τον υπάλληλο ή τον πωλητή που πραγματοποίησε την εργασία.

Εισαγάγετε την ημερομηνία εκτέλεσης της εργασίας.

Από τη λίστα Πελάτης, επιλέξτε τον πελάτη για τον οποίο εκτελέστηκε η εργασία.

Από τη λίστα Service, επιλέξτε την υπηρεσία που εκτελέστηκε.

Τοποθετήστε ένα σημάδι στο πλαίσιο Billable, το οποίο αλλάζει σε πλαίσιο Bill At, και δώστε μια ωριαία χρέωση.

Εάν η εργασία που εκτελείται υπόκειται σε φόρο, επιλέξτε το πλαίσιο Φορολογητέα.

Στο πλαίσιο Χρόνος, εισαγάγετε το χρόνο που αφιερώθηκε σε αυτήν τη δραστηριότητα.

Μπορείτε να εισαγάγετε ώρες έναρξης και λήξης, συμπεριλαμβανομένου τυχόν χρόνου διαλείμματος, επιλέγοντας το πλαίσιο Εισαγωγή ωρών έναρξης και λήξης. Το QBO υπολογίζει τον χρόνο που δαπανάται και τον εμφανίζει κάτω από το πλαίσιο Περιγραφή.

Εισαγάγετε μια περιγραφή της εργασίας που θα εμφανίζεται, από προεπιλογή, σε ένα τιμολόγιο.

Μπορείτε να αλλάξετε την περιγραφή αφού προσθέσετε την καταχώριση ώρας στο τιμολόγιο.

Κάντε κλικ στην Αποθήκευση για να αποθηκεύσετε την καταχώριση ή στην επιλογή Αποθήκευση και Νέα για να εισαγάγετε μια άλλη δραστηριότητα ώρας.

Εάν κάνετε κλικ στο βέλος δίπλα στο Save and New, μπορείτε να επιλέξετε Save and Close.

Το παράθυρο Δραστηριότητα χρόνου.

Χρήση φύλλου χρόνου για την καταγραφή του χρόνου

Εάν προτιμάτε να εισάγετε την ώρα σε μορφή πλέγματος που εμφανίζει τις ημέρες και τις ημερομηνίες για μια εβδομάδα, τότε το Εβδομαδιαίο Φύλλο Χρονολογίου είναι για εσάς. Για να εισαγάγετε την ώρα χρησιμοποιώντας αυτό το παράθυρο, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία — το σύμβολο συν (+) — για να ανοίξετε το μενού Δημιουργία.

Στη στήλη Υπάλληλοι, κάντε κλικ στο Εβδομαδιαίο χρονοδιάγραμμα.

Επιλέξτε το όνομα του ατόμου του οποίου την ώρα ηχογραφείτε.

Επιλέξτε την εβδομάδα για την οποία θέλετε να καταγράψετε τον χρόνο.

Στην ενότητα Λεπτομέρειες, επιλέξτε ένα όνομα πελάτη, ένα στοιχείο υπηρεσίας και, εάν χρειάζεται, δώστε μια περιγραφή.

Για να χρεώσετε τον χρόνο επιστροφής σε έναν πελάτη, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Χρεώσιμος και δώστε μια τιμή με την οποία θα χρεωθεί ο χρόνος.

Συμπληρώστε τον χρόνο εργασίας την κατάλληλη ημέρα.

Κάντε κλικ στο Save, Save and New ή κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στο Save and New και επιλέξτε Save and Close.

Το εβδομαδιαίο χρονοδιάγραμμα.

Προσθήκη χρεώσιμης δαπάνης σε τιμολόγιο

Μπορείτε να προσθέσετε καταχωρήσεις χρεώσιμης ώρας σε ένα τιμολόγιο με δύο τρόπους. Για παράδειγμα, εάν προβάλετε τη σελίδα οποιουδήποτε πελάτη, το QBO εμφανίζει μια λίστα με τις εκκρεμείς συναλλαγές. Στη στήλη Ενέργεια οποιασδήποτε καταχώρισης χρεώσιμης ώρας, το QBO εμφανίζει ένα κουμπί Έναρξη τιμολογίου στο οποίο μπορείτε να κάνετε κλικ για να ξεκινήσετε ένα τιμολόγιο στον πελάτη και να συμπεριλάβετε τα χρεώσιμα έξοδα στο τιμολόγιο. Για να προβάλετε τη σελίδα ενός πελάτη, κάντε κλικ στην επιλογή Πελάτης στη γραμμή πλοήγησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο όνομα ενός πελάτη.

Αλλά δεν χρειάζεται να ψάχνετε για χρεώσιμες καταχωρήσεις χρόνου. Το QBO σάς προτρέπει να τα προσθέσετε σε οποιοδήποτε τιμολόγιο δημιουργείτε για έναν πελάτη για τον οποίο υπάρχουν καταχωρήσεις χρόνου χρέωσης. Ξεκινήστε ένα τιμολόγιο (από το μενού Δημιουργία — το σύμβολο συν — κάντε κλικ στο Τιμολόγιο) και επιλέξτε έναν πελάτη. Εάν ο πελάτης έχει καταχωρήσεις χρόνου χρέωσης, εμφανίζονται στο παράθυρο στη δεξιά πλευρά της οθόνης.

Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη σε κάθε καταχώριση χρεώσιμης ώρας που θέλετε να προσθέσετε στο τιμολόγιο. Ή, για να προσθέσετε όλες τις καταχωρήσεις, κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη όλων στο επάνω μέρος του παραθύρου στα δεξιά. Το QBO εισάγει τις πληροφορίες κάθε καταχώρισης χρόνου χρέωσης σε μια γραμμή στο τιμολόγιο, συμπληρώνοντας την υπηρεσία, την περιγραφή, την ποσότητα, την τιμή και το συνολικό ποσό. Μπορείτε να επεξεργαστείτε οποιαδήποτε πληροφορία στη γραμμή όπως απαιτείται. Συμπληρώστε το υπόλοιπο τιμολόγιο όπως θα κάνατε με οποιοδήποτε άλλο τιμολόγιο, προσθέτοντας άλλες γραμμές που μπορεί να μην σχετίζονται με εγγραφές χρόνου.

Μην ξεχνάτε ότι μπορείτε να προσθέσετε ένα υποσύνολο για εγγραφές χρόνου, εάν το επιλέξετε.