Δημιουργία εντολής αγοράς στο QuickBooks

Μια παραγγελία αγοράς εξυπηρετεί έναν απλό σκοπό: Λέει σε κάποιον προμηθευτή ότι θέλετε να αγοράσετε κάποιο προϊόν. Στην πραγματικότητα, μια εντολή αγοράς είναι μια σύμβαση αγοράς.

Πολλές μικρές επιχειρήσεις δεν χρησιμοποιούν εντολές αγοράς. Αλλά όταν μεγαλώνουν σε ένα συγκεκριμένο μέγεθος, πολλές επιχειρήσεις αποφασίζουν να τα χρησιμοποιήσουν, επειδή οι παραγγελίες αγοράς γίνονται μόνιμες καταγραφές των αντικειμένων που έχετε παραγγείλει. Επιπλέον, η χρήση εντολών αγοράς συχνά επισημοποιεί τη διαδικασία αγοράς σε μια εταιρεία. Για παράδειγμα, μπορεί να αποφασίσετε ότι κανείς στην επιχείρησή σας δεν μπορεί να αγοράσει οτιδήποτε κοστίζει περισσότερο από 100 $, εκτός εάν λάβει μια εντολή αγοράς. Εάν μπορείτε μόνο να εκδώσετε εντολές αγοράς, έχετε ουσιαστικά ελέγξει τις δραστηριότητες αγορών μέσω αυτής της διαδικασίας.

Για να χρησιμοποιήσετε το QuickBooks για να δημιουργήσετε παραγγελίες αγοράς, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Πείτε στο QuickBooks ότι θέλετε να δημιουργήσετε μια εντολή αγοράς επιλέγοντας Προμηθευτές –> Δημιουργία εντολών αγοράς.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Δημιουργία εντολών αγοράς.

Σημειώστε ότι εάν το μενού Προμηθευτές δεν παρέχει μια εντολή Δημιουργία εντολών αγοράς, το QuickBooks δεν γνωρίζει ότι θέλετε να δημιουργήσετε εντολές αγοράς.

2. Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο αναπτυσσόμενης λίστας του μενού Προμηθευτές για να προσδιορίσετε τον προμηθευτή από τον οποίο θέλετε να αγοράσετε το αντικείμενο.

Το πλαίσιο αναπτυσσόμενης λίστας Προμηθευτής παραθέτει καθέναν από τους προμηθευτές στη Λίστα προμηθευτών σας.

3. (Προαιρετικό) Ταξινομήστε την αγορά χρησιμοποιώντας το πλαίσιο αναπτυσσόμενης λίστας Κατηγορία.

4. (Προαιρετικό) Καταχωρίστε μια διαφορετική διεύθυνση Αποστολή σε στο πλαίσιο αναπτυσσόμενης λίστας Αποστολή σε.

Το πλαίσιο αναπτυσσόμενης λίστας Αποστολή σε εμφανίζει μια λίστα με όλους τους πελάτες, τους προμηθευτές και τους υπαλλήλους σας. Επιλέγετε το πλοίο στο οποίο απευθύνεστε επιλέγοντας ένα από αυτά τα άλλα ονόματα. Αφού επιλέξετε μια καταχώριση από τη λίστα Αποστολή σε, το QuickBooks συμπληρώνει το πλαίσιο Διεύθυνση Αποστολή σε με τις κατάλληλες πληροφορίες.

Το παράθυρο Δημιουργία παραγγελιών αγοράς παρέχει ορισμένα τυπικά και, ελπίζουμε, γνωστά κουμπιά και πλαίσια: Προηγούμενο, Επόμενο, Εκτύπωση, Εύρεση, Ορθογραφία, Ιστορικό και Πρότυπο.

5. Επιβεβαιώστε την ημερομηνία παραγγελίας αγοράς.

Αρχικά, το QuickBooks τοποθετεί την τρέχουσα ημερομηνία συστήματος στο πλαίσιο Ημερομηνία. Ωστόσο, θα πρέπει να επιβεβαιώσετε ότι η ημερομηνία που το QuickBooks εισάγει ως ημερομηνία παραγγελίας είναι σωστή. Αυτή είναι η ημερομηνία της σύμβασης. Συχνά, η ημερομηνία ορίζει συμβατικούς όρους — όπως τον αριθμό των ημερών κατά τις οποίες πρέπει να αποσταλεί το αντικείμενο.

6. Επιβεβαιώστε τον αριθμό παραγγελίας αγοράς.

Ο αριθμός εντολής αγοράς ή ο αριθμός PO, προσδιορίζει μοναδικά το έγγραφο παραγγελίας αγοράς. Το QuickBooks αριθμεί διαδοχικά τις παραγγελίες αγοράς για εσάς και τοποθετεί τον επόμενο αριθμό στο πλαίσιο Τ.Θ. Η εικασία που κάνει το QuickBooks σχετικά με τον σωστό αριθμό παραγγελίας αγοράς είναι συνήθως σωστή, αλλά αν δεν είναι σωστή, εισαγάγετε τον αριθμό αντικατάστασης.

7. Επιβεβαιώστε τον πωλητή και στείλτε τις πληροφορίες.

Το μπλοκ Προμηθευτή και η Αποστολή Για να αποκλείσετε τον προσδιορισμό του πωλητή από τον οποίο αγοράζετε το αντικείμενο και του πλοίου στη διεύθυνση στην οποία θέλετε ο πωλητής να στείλει την αποστολή. Αυτές οι πληροφορίες θα πρέπει να είναι σωστές εάν η λίστα προμηθευτών σας είναι ενημερωμένη και έχετε χρησιμοποιήσει σωστά το πλαίσιο αναπτυσσόμενης λίστας Αποστολή σε για να προσδιορίσετε, εάν χρειάζεται, μια εναλλακτική διεύθυνση Αποστολή σε. Ωστόσο, επιβεβαιώστε ότι οι πληροφορίες που εμφανίζονται σε αυτά τα δύο μπλοκ διευθύνσεων είναι σωστές. Εάν οι πληροφορίες δεν είναι σωστές, φυσικά, διορθώστε το. Μπορείτε να επεξεργαστείτε τις πληροφορίες μπλοκ διευθύνσεων επιλέγοντας τις εσφαλμένες πληροφορίες και, στη συνέχεια, πληκτρολογώντας ξανά ό,τι πρέπει να εμφανίζεται.

8. Περιγράψτε κάθε είδος που θέλετε να παραγγείλετε.

Χρησιμοποιείτε τις στήλες του παραθύρου Δημιουργία εντολών αγοράς για να περιγράψετε λεπτομερώς κάθε είδος που θέλετε να παραγγείλετε ως μέρος της αγοράς. Κάθε στοιχείο πηγαίνει στη δική του σειρά. Για να περιγράψετε ένα αντικείμενο που θέλετε να αγοράσετε από τον προμηθευτή, παρέχετε τις ακόλουθες πληροφορίες:

• Στοιχείο: Η στήλη Στοιχείο σάς επιτρέπει να καταγράψετε τον μοναδικό αριθμό αντικειμένου για το είδος που θέλετε να αγοράσετε. Να θυμάστε ότι τα στοιχεία πρέπει να εισαχθούν ή να περιγραφούν στη Λίστα ειδών. Το κύριο πράγμα που πρέπει να γνωρίζετε σχετικά με τη Λίστα αντικειμένων είναι ότι οτιδήποτε θέλετε να εμφανίσετε στο τιμολόγιο — ή, εν προκειμένω, σε μια παραγγελία αγοράς — πρέπει να περιγράφεται στο αρχείο αντικειμένων.

• Περιγραφή: Η στήλη Περιγραφή εμφανίζει την περιγραφή για το στοιχείο που επιλέγετε. Μπορείτε επίσης να επεξεργαστείτε το πεδίο Περιγραφή έτσι ώστε να είναι λογικό για τους πελάτες ή τους προμηθευτές.

• Ποσότητα: Η στήλη Ποσότητα σάς επιτρέπει να προσδιορίσετε την ποσότητα του είδους που θέλετε. Εισάγετε τον αριθμό των στοιχείων που θέλετε σε αυτό το πεδίο, προφανώς.

• Rate: Η στήλη Rate σάς επιτρέπει να εισαγάγετε την τιμή ανά μονάδα ή την τιμή ανά μονάδα για το είδος. Λάβετε υπόψη ότι το QuickBooks χρησιμοποιεί διαφορετικές ετικέτες για αυτήν τη στήλη ανάλογα με τον τύπο της επιχείρησης που έχετε δημιουργήσει.

• Πελάτης: Η στήλη Πελάτης σάς επιτρέπει να προσδιορίσετε τον πελάτη για τον οποίο αγοράζεται το προϊόν.

• Ποσό: Η στήλη Ποσό εμφανίζει τη συνολική δαπάνη για το είδος. Το QuickBooks θα υπολογίσει το ποσό για εσάς πολλαπλασιάζοντας την ποσότητα με την τιμή (ή την τιμή). Μπορείτε επίσης να επεξεργαστείτε το ποσό της στήλης. Σε αυτήν την περίπτωση, το QuickBooks προσαρμόζει την τιμή (ή την τιμή) έτσι ώστε η τιμή επί της ποσότητας να ισούται πάντα με το ποσό.

Πρέπει να εισαγάγετε μια περιγραφή για κάθε είδος που πρέπει να περιλαμβάνεται στην παραγγελία αγοράς. Αυτό σημαίνει, για παράδειγμα, ότι εάν θέλετε να παραγγείλετε έξι είδη από έναν πωλητή, η παραγγελία αγοράς σας θα πρέπει να περιλαμβάνει έξι γραμμές πληροφοριών.

9. Εκτυπώστε την παραγγελία αγοράς.

Θα θέλετε να εκτυπώσετε την παραγγελία αγοράς. Ο σκοπός της καταγραφής μιας παραγγελίας αγοράς στο QuickBooks είναι η δημιουργία μιας επίσημης εγγραφής μιας αγοράς. Σχεδόν πάντα θα θέλετε να διαβιβάσετε αυτήν την εντολή αγοράς στον πωλητή. Η εντολή αγοράς λέει στον πωλητή τι ακριβώς θέλετε να αγοράσετε και την τιμή που είστε διατεθειμένοι να πληρώσετε. Για να εκτυπώσετε την παραγγελία αγοράς, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Εκτύπωση. Μπορείτε επίσης να εκτυπώσετε παραγγελίες αγοράς αργότερα σε μια παρτίδα. Για να το κάνετε αυτό, αποθηκεύστε όλες τις εντολές αγοράς που θέλετε να δημιουργήσετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε την εντολή Αρχείο –> Εκτύπωση φορμών –> Παραγγελίες αγοράς.

10. Αποθηκεύστε την εντολή αγοράς.

Για να αποθηκεύσετε την παραγγελία αγοράς σας, κάντε κλικ είτε στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο είτε στο κουμπί Αποθήκευση & Νέο. Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Νέα, το QuickBooks αποθηκεύει αυτήν την παραγγελία αγοράς και εμφανίζει ξανά μια κενή έκδοση του παραθύρου Δημιουργία παραγγελιών αγοράς, ώστε να μπορείτε να καταγράψετε μια άλλη παραγγελία.