Δημιουργήστε ένα αντίγραφο λογιστή του αρχείου δεδομένων QuickBooks

Το QuickBooks 2012 διευκολύνει τους λογιστές να εργάζονται με αρχεία δεδομένων πελατών. Ο πελάτης σας δημιουργεί το αντίγραφο του λογιστή του αρχείου δεδομένων QuickBooks χρησιμοποιώντας την έκδοση του QuickBooks και το πραγματικό αρχείο δεδομένων και στη συνέχεια είτε δημιουργεί ένα αρχείο που σας στέλνει ο πελάτης (όπως μέσω αλληλογραφίας ή μέσω e-mail) είτε αυτό το Intuit, ο κατασκευαστής των QuickBooks, σας στέλνει.

Δείτε τι πρέπει να κάνει ο πελάτης σας εάν ο πελάτης φροντίσει να σας στείλει το αρχείο:

Επιλέξτε την εντολή Αρχείο→Αντιγραφή Λογιστή→Δραστηριότητες πελάτη→Αποθήκευση αρχείου.

Το QuickBooks εμφανίζει πρώτα ένα μήνυμα που ρωτά τον πελάτη εάν το θέλει

• Ένα λογιστή αντίγραφο του αρχείου

• Ένα φορητό ή εφεδρικό αντίγραφο του αρχείου

Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο λογιστή επιλέγοντας Αρχείο→Δημιουργία αντιγράφου και, στη συνέχεια, επιλέγοντας το κουμπί Αντιγραφή Λογιστή.

Ένα φορητό αρχείο είναι ένα πραγματικό, ζωντανό αντίγραφο του αρχείου δεδομένων QuickBooks το οποίο έχει ελαφρώς μικρύνει σε μέγεθος, ώστε να είναι ευκολότερο να μετακινηθεί (όπως μέσω e-mail του αρχείου ως συνημμένο). Ένα αρχείο αντιγράφου ασφαλείας είναι ένα αντίγραφο ασφαλείας, δεύτερο αντίγραφο του αρχείου QuickBooks που δημιουργείτε (συνήθως), ώστε να έχετε ένα αντίγραφο του αρχείου δεδομένων QuickBooks σε περίπτωση που συμβεί κάτι κακό στο αρχικό αρχείο δεδομένων QuickBooks.

Επιλέξτε Αντίγραφο Λογιστή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Επόμενο για να συνεχίσετε.

Καθορίστε μια ημερομηνία διαίρεσης.

Όταν ένας πελάτης κάνει κλικ στο κουμπί Επόμενο για να συνεχίσει με τη δημιουργία ενός αντιγράφου λογιστή, το QuickBooks του ζητά την ημερομηνία διαίρεσης. Οι συναλλαγές που πραγματοποιούνται πριν από αυτήν την ημερομηνία μπορούν να επεξεργαστούν μόνο μέσα στο αντίγραφο του λογιστή. Οι συναλλαγές που υπάγονται μετά από αυτά τα δεδομένα μπορούν να επεξεργαστούν εντός δύο αντίγραφα του λογιστή και αντίγραφο του πελάτη.

Κάντε κλικ στο Επόμενο για να συνεχίσετε.

Εμφανίζεται ένα άλλο μήνυμα, που λέει στον πελάτη ότι το QuickBooks πρέπει να κλείσει όλα τα παράθυρα για να δημιουργήσει ένα αντίγραφο λογιστή. Το QuickBooks μπορεί επίσης να ζητήσει από τον πελάτη να εισαγάγει έναν δίσκο.

Κάντε κλικ στο OK και τοποθετήστε το δίσκο (αν χρειάζεται).

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Save Accountant's Copy.

Ονομάστε το αντίγραφο του λογιστή.

Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Όνομα αρχείου του παραθύρου διαλόγου Αποθήκευση λογιστή για να ονομάσετε το αντίγραφο του λογιστή του αρχείου δεδομένων QuickBooks. Εάν είναι απαραίτητο, ο πελάτης μπορεί επίσης να χρησιμοποιήσει την αναπτυσσόμενη λίστα Αποθήκευση σε για να καθορίσει πού θα αποθηκευτεί το αντίγραφο του λογιστή του αρχείου δεδομένων QuickBooks.

Ο πελάτης πρέπει να θυμάται πού αποθηκεύεται το αντίγραφο του αρχείου του λογιστή. Αυτό το αρχείο δίνεται στον λογιστή — μέσω e-mail, snail-mail ή αποθηκεύεται σε δίσκο — προκειμένου ο λογιστής να μπορεί να το χρησιμοποιήσει.

Δημιουργήστε το αρχείο.

Αφού ο πελάτης ονομάσει το αντίγραφο του λογιστή του αρχείου δεδομένων και υποδείξει, εάν χρειάζεται, πού πρέπει να αποθηκευτεί το αντίγραφο του λογιστή, ο πελάτης κάνει κλικ στην Αποθήκευση. Στη συνέχεια, το QuickBooks αποθηκεύει το αντίγραφο ενός λογιστή του αρχείου δεδομένων QuickBooks.

Αυτό το αρχείο δεδομένων διαβιβάζεται στη συνέχεια στον λογιστή από τον πελάτη . Με άλλα λόγια, ο πελάτης πρέπει να στείλει σαλιγκάρι ή e-mail το αρχείο.

Ο πάροχος e-mail σας ενδέχεται να περιορίσει το μέγεθος των συνημμένων (συμπεριλαμβανομένων των αρχείων QuickBooks) που μπορείτε να στείλετε μέσω e-mail. Εάν το μέγεθος σας ενοχλεί, μπορείτε να ανεβάσετε το αρχείο QuickBooks στον ιστότοπο Intuit επιλέγοντας Αρχείο→ Αντίγραφο Λογιστή→ Δραστηριότητες πελάτη→ Αποστολή σε Λογιστή. Στη συνέχεια, η Intuit στέλνει στον λογιστή σας ένα μήνυμα με έναν σύνδεσμο με δυνατότητα κλικ που μπορεί να χρησιμοποιήσει για να συλλάβει το αρχείο.

Τα αντίγραφα λογιστών χρησιμοποιούν τρεις τύπους αρχείων. Το Αρχείο Μεταφοράς Λογιστή (με την επέκταση αρχείου .qbx) είναι αυτό που δημιουργεί ένας πελάτης και δίνει στον λογιστή. Το πραγματικό Αντίγραφο Λογιστή (με την επέκταση αρχείου .qba) είναι αυτό με το οποίο συνεργάζεται ο λογιστής αφού ανοίξει το Αρχείο Μεταφοράς Λογιστή. Και τέλος, υπάρχει το Αρχείο Εξαγωγής Λογιστή (με την επέκταση αρχείου .qby).